Номенклатура дел, её значение, виды номенклатур дел, методика составления номенклатур дел.

Значение номенклатуры дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen – имя, название, наименование.

Цель создания номенклатуры дел – закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы, т.е. в дела с конкретными, точными и исчерпывающе понятными исполнителям названиями (заголовками дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и

осуществляется с целью их систематизации, классификации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

Номенклатура дел всегда является одним из основных классификационных справочников организации. Она устанавливает систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая закрепляется в форме главной таблицы номенклатуры дел. Индексы, присвоенные делам по номенклатуре, могут быть непосредственно использованы как основа (часть индекса) в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров.

Виды номенклатуры дел

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная (конкретная). Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения.

Типовая номенклатура дел разрабатывается в целях унификации документов определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов (например, средние школы, научно-исследовательские институты и т.д.). Это позволяет установить типовой состав дел с единой системой индексации, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Типовая номенклатура дел имеет обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств, для своей системы подведомственных организаций (учреждений). Сроки дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения.

Методика составления номенклатуры дел

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

* определение круга документов для включения в номенклатуру;

* составление заголовков (наименований) дел;

* разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

* определение сроков хранения дел;

* определение системы индексации и установление индексов дел;

* оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклатуру. Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации-При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки. В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для

решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров. Не включаются в номенклатуру печатные издания. Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел. Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, и т.д.

 

⇐ Предыдущая1234567Следующая ⇒

Поделиться: