Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


X. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей



10.1. Бланки организационно-распорядительных документов разрабатываются Службой делопроизводства. Виды бланков организационно-распорядительных документов, требования к их оформлению и использованию устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

10.2. Образцы бланков документов утверждаются в составе индивидуальной инструкции по делопроизводству или приказом руководителя в составе комплекта (альбома) бланков.

10.3. В организации для подготовки документов могут использоваться бланки документов, изготовленные типографским способом или средствами оперативной полиграфии.

Организации вправе при подготовке документов использовать электронные шаблоны бланков. Электронные шаблоны бланков должны соответствовать образцам бланков, утвержденных руководителем организации.

10.4. Бланки организационно-распорядительных документов, применяемые в организации, не могут передаваться другим организациям, должностным и физическим лицам.

10.5. Служба делопроизводства организации:

оформляет заказы на изготовление бланков организационнораспорядительных документов типографским способом или средствами оперативной полиграфии;

осуществляет хранение бланков организационно-распорядительных документов и выдачу их в структурные подразделения организации;

осуществляет контроль за правильностью использования бланков организационно-распорядительных документов37.

10.6. В организации в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации»38 и уставом организации используется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - печать организации).

В организации также могут использоваться печати подразделений, печати для пакетов и отдельных категорий документов, а также металлические выжимные печати для опечатывания помещений и удостоверения специальных пропусков.

В организации может использоваться штамп (штампы) с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц.

Порядок использования штампов с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц39, виды документов, подписываемых факсимильной подписью устанавливается локальным нормативных актом организации.

10.7. Печать организации с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должна соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»40.

10.8. Печати и штампы организации изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления подразделениями организации и ее работниками возложенных на них функций. Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает руководитель организации по представлению руководителя Службы делопроизводства организации.

Если печать организации используется в нескольких экземплярах, номер экземпляра печати указывается в клише печати при ее изготовлении.

10.9. Печатью организации заверяют подлинность подписи руководителя организации и иных уполномоченных им лиц, на документах и копиях документов в соответствии с пунктом 2.49 Примерной инструкции.

10.10. Печати и штампы выдаются для использования работникам, ответственным за их использование и хранение под подпись в журнале учета печатей и штампов. Учет печатей и штампов организации ведет Служба делопроизводства или иное подразделение организации.

10.11. При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей и штампов.

10.12. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы организации возможен в исключительных случаях по решению руководства организации (например, при подписании договоров).

10.13. Служба делопроизводства организации ежегодно проверяет соблюдение работниками условий использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях организации.

10.14. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Службу делопроизводства или иное подразделение, на которое возложен учет печатей и штампов, для централизованного уничтожения. Печати уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

10.15. Для обмена электронными документами посредством МЭДО в организации должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи. Состав должностных лиц и работников организации - владельцев усиленных квалифицированных электронных подписей должен определять руководитель организации.

10.16. При передаче организацией электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами посредством СЭД в организации и ее подразделениях могут использоваться усиленные неквалифицированные электронные подписи и/или простые электронные подписи (далее - электронная подпись) в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-Ф3 «Об электронной подписи»41.

10.17. Электронный документ в СЭД организации, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий:

ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на момент подписания электронного документа является действительным (достоверным), не утратил силу (не отозван);

подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе;

дата и время создания электронной подписи зафиксированы в СЭД;

электронная подпись используется в соответствии с установленным в организации распределением права подписи документов между должностными лицами и работниками.

10.18. Генерацию и хранение ключей неквалифицированной и простой ЭП в СЭД должен осуществлять администратор СЭД.

10.19. Служба делопроизводства или иное подразделение организации ведет учет ключей электронных подписей42 в специальном журнале. Выдача материальных носителей электронной подписи и их возврат по истечении срока действия осуществляется под подпись работника в журнале.

10.20. Создание паролей для простой электронной подписи осуществляется в порядке, установленном локальным нормативным актом организации, устанавливающим порядок эксплуатации СЭД и использования электронных подписей при работе с документами.

10.21 Ключ электронной подписи, используемой в СЭД, является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

------------------------------

1 В организациях с небольшим объемом документооборота функции Службы делопроизводства могут выполняться работником (делопроизводителем, секретарем).

2 Статьи 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации; пункты 2; 15.11 статьи 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях; статья 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 50, ст. 7344; 2013, № 26, ст. 3207; 2013, № 27, ст. 3477; 2013, № 30 (Часть I), ст. 4084; 2013, № 44, ст. 5631; 2013, № 51, ст. 6677; 2013, № 52 (Часть I), ст. 6990; 2014, № 45, ст. 6154; 2016, № 22, ст. 3097; 2017, № 30, ст. 4440; 2018, № 1 (Часть I), ст. 65).

3 Раздел 6 «Бланки документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» с Изменением № 1. - М.: Стандартинформ, 2018.

4 Размер шрифта (кегль) измеряется в пунктах (point); один пункт равен 1/72 дюйма, или 0, 376 мм (сокращение: «pt»).

5 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», с Изменением № 1. - М.: Стандартинформ, 2018.

6 Пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165; 2012, № 31, ст. 4368; 2016, № 9, ст. 1263; 2016, № 13, ст. 1833).

7 Часть 4 статьи 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 32, ст. 3283; 2006, № 6, ст. 636; № 52, ст. 5497; 2007, № 31, ст. 4011; 2011, № 29, ст. 4291; 2014, № 11, ст. 1100).

8 Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442), с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. № 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный № 50545).

9 Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации от 12 декабря 1991 г., № 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 31, ст. 3804; 2002, № 50, ст. 4926; 2013, № 27, ст. 3477; 2014, № 11, ст. 1094).

10 Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27 мая 2015 г. № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный № 38956).

11 Индивидуальной инструкцией по делопроизводству могут быть установлены иные сроки согласования проектов документов.

12 Для государственных организаций - участников МЭДО.

13 Индивидуальной инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена распечатка документов, поступивших в форме электронных документов, с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.

14 К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях.

15 В индивидуальной инструкции по делопроизводству устанавливается место регистрации входящих документов (централизованно - в Службе делопроизводства или в Службе делопроизводства и структурных подразделениях), а также способ регистрации (в СЭД или в регистрационно-учетных формах на бумажном носителе).

16 Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410; № 31, ст. 4196; 2012, № 31, ст. 4470; 2013, № 19, ст. 2307; № 27, ст. 3474; 2014, № 48, ст. 6638; 2015, № 45, ст. 6206; 2017, № 49, ст. 7327).

17 Структура регистрационного номера входящего документа определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

18 Состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению в организации, может быть конкретизирован в индивидуальной инструкции по делопроизводству.

19 Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442), с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. № 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный № 50545).

20 Подготовка приказов по личному составу к подписанию руководителем и их регистрация осуществляются подразделением по управлению персоналом.

21 Указанный состав сведений, включаемых в СЭД при регистрации и в ходе рассмотрения и исполнения входящих и исходящих документов, обязателен для организаций - участников МЭДО.

22 Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

23 Состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних документов, зависит от вида регистрируемого документа.

24 Аналогичным образом могут быть внесены изменения в состав исполнителей документа (поручения) с обязательным информированием Службы делопроизводства.

25 Выполняется Службой делопроизводства.

26 Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия - единственный экземпляр документа в организации, а также, если копии необходимы для организации деятельности подразделения.

27 Приложение № 25 к Правилам хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный № 38830) (далее - Правила хранения).

28 Пункт 4.8. Правил хранения.

29 Приложение № 26 к Правилам хранения.

30 В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный № 18380); с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16.02.2016 № 403 «О внесении изменений в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 марта 2016 г., регистрационный № 41414), к административно-хозяйственной деятельности относятся вопросы по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций.

31 Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении Примерного положения об экспертной комиссии организации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15.06.2018, регистрационный № 51357).

32 Приложения № 8, 27, 28 к Правилам хранения.

33 Пункт 4.34 Правил хранения.

34 Приложения № 23, 24 к Правилам хранения.

35 Приложение № 21 к Правилам хранения.

36 Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

37 Индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации может быть предусмотрено ведение учета бланков документов.

38 Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417; 2011, № 1, ст. 1; 2013, № 30, ст. 4022; 2014, № 11, ст. 1088; 2017, № 52, ст. 7916).

39 С учетом положений пункта 2 статьи 160 части I Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации. 1994, № 32, ст. 3301; 2011, № 15, ст. 2038).

40 ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». - М.: ИПК Изд-во стандартов, 2004, с изменениями № 1 - 4.

41 Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-Ф3 «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; № 27, ст. 3880; 2012, № 29, ст. 3988; 2013, № 14, ст. 1668; № 27, ст. 3463, ст. 3477; 2014, № 11, ст. 1098; № 26, ст. 3390; 2016, № 1, ст. 65; № 26, ст. 3889).

42 Виды электронных подписей, используемых в организации, устанавливаются организацией и закрепляются в локальном нормативном акте.

------------------------------

Приложение № 1

рекомендуемый образец

Наименование органа государственной власти

УТВЕРЖДАЮ

Федеральное бюджетное учреждение Директор ФБУ

«НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ «Наименование организации»

ЦЕНТР Подпись И.О. Фамилия

«НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ» Дата

(ФБУ «НИЦ...»)

ПОЛОЖЕНИЕ

________________ № ____________

об отделе научно-технической

информации

Москва

1. Общие положения

1.1. Отдел научно-технической информации (далее - ОНТИ) является

самостоятельным структурным подразделением ФБУ " Наименование

организации", осуществляющим информационное обслуживание

научно-исследовательских и проектных подразделений и организаций

научно-методической информацией по науке и научно-технической политике...

1.2. ОНТИ возглавляется заведующим и непосредственно подчиняется

заместителю директора ФБУ " Наименование организации", курирующему

деятельность ОНТИ.

1.3. Заведующий ОНТИ назначается на должность и освобождается от

должности приказами директора ФБУ " Наименование организации" в

соответствии с заключенным трудовым договором по представлению

заместителя директора ФБУ " Наименование организации", курирующего

деятельность ОНТИ.

1.4. ОНТИ состоит из четырех структурных подразделений: сектора

информационного обеспечения и ведения справочно-информационного фонда,

сектора зарубежной научно-технической информации в сфере инноваций,

сектора электронных ресурсов научно-технической информации и

редакционно-издательского сектора.

1.5. Реорганизация и ликвидация ОНТИ проводится приказами директора

ФБУ " Наименование организации" ...

Приложение № 2

рекомендуемый образец

Наименование органа государственной власти

Федеральное бюджетное учреждение

«НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР

«НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ»

(ФБУ «НИЦ...»)

ПРИКАЗ

25 октября 2017 г. № 125

Москва

О создании экспертной комиссии

и утверждении положения о ней

В целях улучшения организации делопроизводства и архивного хранения

документов, образующихся в деятельности ФБУ " Наименование организации",

соблюдения требований законодательства Российской Федерации в сфере

архивного дела...приказываю:

1. Создать экспертную комиссию ФБУ " Наименование организации" в

составе:

председатель - зам. генерального директора Фамилия И.О.;

секретарь - делопроизводитель Фамилия И.О.;

члены: начальник общего отдела Фамилия И.О., заместитель заведующего

планово-экономическим отделом Фамилия И.О., заместитель главного

бухгалтера Фамилия И.О., заведующий отделом кадров Фамилия И.О.,

заведующий отделом инновационных технологий Фамилия И.О., заведующий

отделом экспериментальных исследований Фамилия И.О.

2. Утвердить Положение об экспертной комиссии (приложение).

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя

генерального директора Фамилия И.О.

Директор Подпись И.О. Фамилия

Приложение № 3

рекомендуемый образец

Наименование органа государственной власти

Федеральное бюджетное учреждение

«НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР

«НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ»

(ФБУ «НИЦ...»)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

____________________ № _____________

Москва

О подготовке предложений к

плану НИОКР на 2018 г.

В связи с формированием Плана НИОКР на 2018 год, финансируемых из

государственного бюджета:

1. Руководителям научно-исследовательских подразделений (Фамилия

И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.) подготовить и представить

ученому секретарю предложения к плану НИОКР на 2018 год в срок до

15.06.2017.

2. Ученому секретарю (Фамилия И.О.) обеспечить формирование проекта

плана НИОКР на 2018 год, финансируемых из государственного бюджета, в

срок до 01.07.2017.

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя

директора по научной работе Фамилия И.О.

Директор Подпись И.О. Фамилия

Приложение № 4

рекомендуемый образец

Наименование органа государственной власти

Федеральное бюджетное учреждение

«НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР

«НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ»

(ФБУ «НИЦ...»)

ПРОТОКОЛ

____________________ № _____________

Москва

заседания дирекции

Председательствующий - Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.

Присутствовали: 17 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации федеральной целевой программы...

Доклад заместителя директора Фамилия И.О.

2....

1. СЛУШАЛИ: Петров П.П. - текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ)

1.1. Сформировать временные творческие коллективы по реализации проектов

федеральной целевой программы...

1.2. Подготовить и утвердить планы работы по проектам федеральной целевой

программы...

2....

Председательствующий Подпись И.О. Фамилия

Секретарь Подпись И.О. Фамилия

Приложение № 5

рекомендуемый образец

Наименование органа государственной власти

Федеральное бюджетное учреждение

«НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР

«НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ»

(ФБУ «НИЦ...»)

ПРОТОКОЛ

____________________ № _____________

Москва

оперативного совещания

у заместителя директора центра

Заместитель директора - Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.

Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О....

1. Об организации обследования по теме НИОКР...

________________________________________________

(Фамилия И.О.*, Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

1. Установить, что...

2. Руководителю темы (Фамилия И.О.) обеспечить контроль....

2. Об участии в заседании рабочей группы по...

___________________________________________________

(Фамилия И.О.*, Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

1. Подготовить к заседанию рабочей группы материалы о....

Заместитель директора Подпись И.О. Фамилия

Секретарь Подпись И.О. Фамилия

------------------------------

* Первой указывается фамилия и инициалы основного докладчика, затем -

фамилии и инициалы лиц, участвовавших в обсуждении вопроса.

Приложение № 6

рекомендуемый образец

Наименование органа государственной власти

Федеральное бюджетное учреждение

«НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ Ректору

ЦЕНТР (Наименование учебного заведения)

«НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ» Фамилия И.О.

(ФБУ «НИЦ...») Почтовый адрес

Ленинский просп., д. 83, Москва, 117296

тел. (495) 934-23-23; тел./факс (495) 718-30-23

e-mail: [email protected]; http: //www.innovation.ru

ОКПО 02842709; ОГРН 1027700380724;

ИНН/КПП 7708033109/771001024

30.08.2017 № 01-22/345

На № _____________ от ________________

Об участии в анкетировании

Уважаемый Имя, Отчество!

Предлагаем Вам принять участие в анкетировании образовательных организаций,

осуществляющих подготовку специалистов по инженерным специальностям.

Анкетирование проводится нами в целях сбора информации о вузах, выпускающих

специалистов необходимых нам специальностей, которых в дальнейшем можно было бы

привлекать для прохождения производственной практики и пополнения штата

специалистов на предприятиях отрасли.

Заполненную анкету просим выслать в наш адрес.

Приложение: Анкета на 2 л. в 1 экз.

С уважением,

Директор

д.т.н., профессор Подпись И.О. Фамилия

Фамилия, имя, отчество, референт директора

(495) 934-23-23; [email protected]

Приложение № 7

рекомендуемый образец

Наименование органа государственной власти

Федеральное бюджетное учреждение

«НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ

ЦЕНТР

«НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ»

(ФБУ «НИЦ...»)

АКТ

05.08.2017 № 5

Москва

проверки технического состояния

оргтехники

Основание: приказ ФБУ «НИЦ...» от 30.07.2017 № 89 «О проверке

технического состояния оргтехники, используемой отделом делопроизводства».

Составлен: зам. начальника информационно-технического отдела Фамилия

И.О.; начальником административно-хозяйственной службы Фамилия И.О.,

зав. отделом делопроизводства Фамилия И.О.

В ходе проверки технического состояния оргтехники отдела

делопроизводства, проведенной 04.08.2017, установлено...

Проверкой признаны непригодными для эксплуатации:

...

Подпись И.О. Фамилия

Подпись И.О. Фамилия

Подпись И.О. Фамилия

Приложение № 8

рекомендуемый образец

ОТДЕЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Директору ФБУ «НИЦ...»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Фамилия И.О.

10 октября 2017 г. № 35

Об увеличении штатной

численности подразделения

Уважаемый Имя Отчество!

В связи со значительным увеличением объемов обрабатываемой

корреспонденции, поступающей в связи с....

прошу Вас изыскать возможность увеличить штатную численность отдела на

одну должность специалиста 2-й категории.

С уважением,

Зав. отделом Подпись И.О. Фамилия

Приложение № 9

рекомендуемый образец

Кому: Руководителям управлений и отделов

От: Фамилия И.О., руководитель административно-хозяйственной службы

Дата: 17 апреля 2017 г.

Тема: Подача заявок на автотранспорт

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

В целях повышения эффективности использования и сокращения простоев

автотранспортных средств центра прошу руководителей подразделений

подавать заявки на автотранспортные средства не позднее 15: 00 дня,

предшествующего поездке.

Руководитель административно-

хозяйственной службы И.О. Фамилия

Приложение № 10

Примерный перечень утверждаемых документов

1. Акты (проверок, ревизий; списания; экспертизы; ликвидации организаций).

2. Графики работ, отпусков, сменности.

3. Инструкции, должностные инструкции.

4. Классификаторы информации, документов.

5. Методические рекомендации, методические указания и методики.

6. Номенклатура дел организации.

7. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).

8. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

9. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).

10. Политики.

11. Положения (о подразделениях, премировании, аттестации).

12. Порядки.

13. Правила.

14. Регламенты (в том числе регламенты бизнес-процессов).

15. Стандарты организации.

16. Уставы.

17. Унифицированные формы документов.

18. Штатное расписание.

Приложение № 11

Примерный перечень документов, заверяемых печатью организации

1. Архивная справка.

2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы).

3. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации.

4. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции.

5. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

6. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).

7. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк).

8. Справки (о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, предоставляемым в суд, - по необходимости).

9. Удостоверения работников.

Приложение № 12

Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов 43

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.

2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).

3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.

6. Конкурсная документация.

7. Научно-техническая и проектная документация.

8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».

9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.

10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

11. Прейскуранты.

12. Пригласительные билеты, приглашения.

13. Программы конференций, совещаний.

14. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).

15. Учебные планы, программы.

16. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

------------------------------

43 Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству организации.

Обзор документа

Утверждена Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях.

В частности, оговорено документирование управленческой деятельности. Урегулированы согласование, подписание (утверждение) проектов документов. Описана организация документооборота. Регламентирован контроль исполнения документов (поручений). Прописана организация работы исполнителя с документами. Оговорено формирование документального фонда организации. Регламентирована организация доступа к документам и их использования. Описаны изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей.

Положения инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

 


Поделиться:



Последнее изменение этой страницы: 2019-06-19; Просмотров: 294; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.2 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь