Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Организация службы ДОУ. Задачи и функции службы ДОУ.



Структура и общая характеристика документопотоков.

Маршрут движения документопотоков

 

Каждый документопоток имеет стабильный маршрут движения, который зависит от функций структурных подразделений и принятых в организации технологий работы с документами, от составления и содержания документов.

Входящие документы образуют 3 направления движения:

· руководству организации;

· руководству структурных подразделений;

· непосредственно специалистам.

Маршрут входящих документов зависит от принятой в организации технологии работы с документами.

Исходящий документопоток охватывает все структурные подразделения. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций: согласования, визирования, подписания, утверждения документов, принятой технологии распечатки текстов документов, их регистрации и отправки.

Маршрут движения внутренних документов, как правило, упорядочен (например, маршрут движения внутренних документов).

Задачей службы ДОУ является разработка наиболее целесообразных маршрутов движения документов. При этом разрабатываются специальные документы, которые называются оперограммой и документограммой.

Оперограммы представляют собой графическую интерпретацию процессов составления документов как по операциям содержащейся в них информации, так и по операциям обработки самих носителей информации. С помощью оперограммможно систематизировать содержание, рационализировать маршруты документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.

Вот, например, как выглядит выдержка из оперограммы подготовки и принятия решения.

 

Операции

Исполнители

Сотрудник Секретарь Руководитель подразделения Руководитель Член коллегии Инспектор по контролю
1.Составить проект решения *   *      
2. Собрать визы заинтересованных лиц   *   * *  
3.Размножить проект     *        
4.Довести проект до членов коллегии         *  
5.Провести обсуждение проекта       * *  
6.Доработать решение по результатам обсуждения * *       *
7. Изготовить текст решения   *        
8.Подписать проект решения   *   *    
9.Зарегистрировать решение   *        
10.Довести решение до заинтересованных лиц. *   * * *  

Для наглядного представления быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучению этому вновь принятого персонала можно разработать документограмму.

 

 

Документограмма управления цехом

 

Операции

Исполнители

Квартальный бизнес-план Месячный план-график заданий Отчет о выполнении суточного задания Отчет о выполнении сменного задания
Периодичность 4 раза в год 12 раз в год ежедневно 2 раза в день
Кол-во документов в год 80 140 510 1080
Рабочие места       *
Контрольные места     * *
Начальник смены   * * *
Диспетчер     * *
Планово-диспетчерское бюро * * *  
Начальник цеха * * *  
Планово-диспетчерский отдел * * *  
Экономический отдел * *    
Директор * *    

 

Построение подобных документограмм – первый этап разработки комплекта унифицированных документов, унификации их текстов.

 

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы средствами электрической связи.

ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

Объем документооборота – это общее количество документов, поступающих в организацию и создаваемых в ней за определенный период. Как правило, этим периодом является календарный год. Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов на участках их первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам службы ДОУ и в структурных подразделениях.

При подсчете документооборота надо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, как в подлинниках, так и в копиях, изготовленными средствами оперативной полиграфии и оргтехники. Подсчет и анализ документооборота надо проводить 1 раз в год, для этого рекомендуется создавать специальную группу сотрудников под руководством службы ДОУ.

Методика подсчета документооборота следующая: подсчет количества документов производится в местах их регистрации по регистрационно-контрольным формам.

Нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения.

Количество копий определяется по журналам машинописных или оперативных работ в копировально-множительном бюро.

Подсчет тиражей – по журналам регистрации заказов на копировально-множительные работы.

Самостоятельно учитываются заявления, предложения, жалобы граждан.

Документы на машиночитаемых носителях подсчитывают по журналам учета документов на машиночитаемых носителях.

Подсчет документооборота целесообразно проводить раздельно по каждому структурному подразделению и по системам документации (обще управленческой и отраслевой).

Результаты должны суммироваться так, чтобы исключить повторный подсчет одного и того же документа. Рекомендуется при подсчете пользоваться карточками формата А5 и А6, содержащими следующие графы: наименование вида документа, тираж, количество листов, количество экземпляров.

Выражение объема документооборота рекомендуется представлять дробью. В числителе количество подлинников, в знаменателе количество копий.

Учет документооборота позволяет:

1. Определить загрузку организации в целом.

2. Определить соответствия маршрутов движения документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц.

3. Позволяет разработать мероприятия по совершенствованию обработки документов в целом и в отдельных операциях.

4. Позволяет установить оптимальный объем информации, необходимый для аппарата управления.

5. Рассчитать численность службы ДОУ.

 

Операции по приему и отправке документов обычно осуществляются централизованно. В крупных организациях этим занимается специализированное структурное подразделение – экспедиция или специальный участок службы ДОУ.

Доставка документов осуществляется почтой, телеграфом, курьерами, факсимильной связью и электронной почтой.

Правила первичной обработки документов сводятся к следующим:

1. Проверяется правильность доставки (ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату).

2. Проверяется целостность упаковки и сохранность печати. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов и приложений к ним, несоответствия документов и приложений, об этом сообщается отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация.

4. Конверты, как правило, уничтожаются. Сохраняют конверты, когда на документе отсутствует обратный адрес, или когда дата на почтовом штемпеле может служить датой получения документов.

5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату.

6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов. На документе проставляется реквизит «отметка о поступлении документа» в виде штампа, где указывается наименование организации, дата, порядковый и учетный номер.

7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям, руководствуясь реквизитом «адресат». Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или отдел ДОУ, туда же передаются документы, адресованные на имя организации. Документы, адресованные структурным подразделениям, передаются в структурные подразделения.

8. Процесс первичной обработки документов заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда их забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях документы раскладываются в папки-регистраторы с разделами, соответствующими названиям структурных подразделений.

Лекция 6. Регистрация документов в учреждении и организация справочно-информационного обслуживания.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как " Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".1

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создан* или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил се го номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения подтвержден.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специально учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания баз данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разработанный службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистриуемых документов. Обычно он дает как приложение к инструкции по делопроизводству организации, может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует подновлять.

К нерегистрируемым документам обычно относят: рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания (книги, брошюры, журналы), пакеты с пометкой " лично", копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов, информационные материалы.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает спой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы регистрируются один раз. В крупном учреждении регистрацию ведет группа регистрации канцелярии. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализованно по группам (в тех отделах, где они создаются и оформляются): в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

q дата получения;

q регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

q дата документа;

q регистрационный номер документа, присвоенный ему учрежде­нием-автором;

q автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

q заголовок (о чем документ);

q резолюция;

q срок исполнения;

q исполнитель (кто с ним работает);

q ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);

q № дела (куда документ помещен после исполнения).

При регистрации отдельных видов документов, например, внутренних обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

 Лекция 7. Контроль за сроками исполнения документов.

Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально упои помоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме - секретарь. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.

Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств.

Учитывая пока еще низкую исполнительскую дисциплину в стране, все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. Например, для исполнения обращений граждан.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

В приложении к " Государственной системе документационного обеспечения управления" дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию но делопроизводству конкретного учреждения.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется и автоматизированная система контроля исполнения документов.

Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения

Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки срокам исполнения, т.е. ставят каждую карточку в картотеку за число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документе. В произвольной форме можно записывать на карточку устные поручения руководства.

Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что какой день должно быть исполнено.

Одна из главных обязанностей инспектора по контролю (или секретаря в небольшой фирме) - в начале рабочего дня вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, его ранее установившим.

Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный контроль. Для этого выявляют по карточкам документы, срок исполнения которых истекает через 3 дня, и предупреждают об этом каждого исполнителя. Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приучаются к тому, что за исполнение всякого задания обязательно спросится в срок.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., все время подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делаете отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения роса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

После снятия документа с контроля, контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, т.п так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.

Периодически (в крупных учреждениях ежемесячно) составляются аналитические справки, в которых указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них по уважительным и неуважительным причинам.

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на ЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не столько по срокам, но и по исполнителям, и таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения , документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документа, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

Лекция 8. Организация делопроизводства по обращениям граждан. Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности.

Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. В обращениях могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и законных интересов как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества.

Обращения делятся на предложения, заявления и жалобы.

Под предложениями обычно понимаются обращения граждан, направленные на улучшение деятельности государственных органов, рыночных структур экономики и общественных организаций, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина. Предложения - это желание автора включиться в общественную жизнь, эффективное средство политической активности гражданина, его непосредственного участия в совершенствовании форм управления. Обычно в них содержатся данные собственных наблюдений или практики работы автора, затрагивающие проблемы государственной и общественной жизни с указанием на недостатки в их решении, допускаемые конкретными органами; предлагаются пути и способы решения затронутых проблем.

Под заявлением подразумевается обращение граждан в целях реализации личных прав и законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов. Юридический энциклопедический словарь дает следующее определение: " Заявление - официальное обращение или (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу, не связанное... с нарушением прав и законных интересов гражданина и не содержащее поэтому требования об устранении такого нарушения. Заявления подаются, во-первых, в целях реализации права или законного интереса гражданина... и, во-вторых, для того, чтобы сообщить о тех или ими недостатках в работе предприятий, учреждений и организаций...".

Термин " жалоба" в словаре определен следующим образом: " жалоба - обращение в государственный либо общественный орган или к должностным лицам по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов конкретного лица (гражданина), общественной организаций предприятия и т.д." Таким образом, под жалобой понимается обращение с требованием о восстановлении законных интересов граждан нарушенных действиями либо решениями государственных органов, владельцами различных форм собственности, должностными лицами и общественными организациями. Жалобой признается также несогласие с решением или действиями государственного либо другого органа, предприятия, учреждения, организации, затрагивающими права и охраняемые законом интересы граждан. Работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным общеотраслевым документом - " Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобами граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях". В нем определен четкий порядок работы с этими документами, независимо от категории и специфики деятельности или иного учреждения.

Прежде всего обращения граждан должны подаваться в те органы и учреждения и тем должностным лицам, от которых зависит разрешение данного вопроса.

Жалобы на общественные организации, не имеющие вышестоящих органов, подаются в местные органы власти.

Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, которые обязаны постоянно держать этот участок работы под контролем.

При организации работы с обращениями надо использовать указанный выше нормативно-методический документ, взяв из него прежде всего порядок работы с этой категорией документов. Технология работы с обращениями граждан требует организации:

Ø приема граждан;

Ø приема и первичной обработки письменных обращений;

Ø регистрации обращений;

Ø направления обращений на рассмотрение;

Ø уведомления заявителя о направлении обращения в другие учреждения;

Ø уведомления заявителя о длительном расследовании обращения;

Ø контроля за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;

Ø информационно-справочной работы по обращениям;

Ø извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для и пополнения в соответствующие органы;

Ø группировки в дела и текущего хранения обращений;

Ø анализа поступивших обращений.

Обращение граждан в государственные и общественные организации на предприятия, в учреждения, организации может быть подано и письменной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, электронной почты, а также устно должностному лицу наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений, или ведущему прием граждан.

Все письменные обращения принимаются централизованно в одном месте. Проверив правильность доставки, письма вскрывают, при этом конверты не уничтожаются, так как штамп на них может являться доказательством даты получения документа. Кроме того адрес автора обращения, по которому предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется вместе с документом до конца решения вопроса и будет подшит в дело.

На самом документе в нижнем правом углу проставляется штамп учреждения, получившего обращение, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним в данном учреждении. Иногда она может не совпасть с датой на конверте, так как последняя проставляется почтовым отделением, которое не всегда в тот же день доставляет письмо адресату. Поэтому именно с даты, проставленной в штамп начинается отсчет срока исполнения обращения. Помимо даты в штампе указывается и регистрационный номер предложения, заявления, жалобы, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения. Например, К 121. Типовое положение о ведении делопроизводства по обращениям граждан допускает дополнение регистрационного индекса другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан.

 Лекция 9. Формирование и хранение дел в делопроизводстве.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями тип " На исполнении", " Срочно", " Для коллегии", " На отправку", " На согласование", " На подпись" и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение тому сотруднику.

После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года. В небольших фи мах формирование и хранение дел ведется централизованно, обычно в секретариате.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов, обеспечит их сохранность.

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как " группировка исполнена документов в соответствии с номенклатурой дел. 1 Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел, являются " Основные правила работы ведомственных архивов" и " Государственная система документационного обеспечения управления".

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

В небольших учреждениях, фирмах дела централизованно формирует, их хранит секретарь.

В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив и соответствующий государственный архив.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Например: Го бачев-Фонд, Атлантиксторм, МГИМО и т.п. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения. Например. Бухгал терия или Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например, Дело № 02-; где 02 значит индекс структурного подразделения, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется " хранить постоянно" ).

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а название дописывается в номенклатуру дел под резервным номере!

Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить исполнен ли он (о чем должна быть помета). Неисполненные, а также лежащие возврату документы подшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа. Требование " Основных правил работы ведомственных архивов" указывает, " каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов" 1, т.е. перед подшивкой еще раз проверяется наличие подписей, заверительной надписи, отметок, дат, индекса и т.п.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Мер новики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 25п листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документы постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и завершения работы такие дела переформируются.

Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва. Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, формируемые по учебным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятельность и группируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи, истории болезни и ряд других.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса.

 


1 ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 65. С.

 

1 ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, п.42

 

1 Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.2.3.

 


Организация службы ДОУ. Задачи и функции службы ДОУ.

1. Организационные формы документационного обеспечения (делопроизводства).

2. Служба ДОУ: назначение и место в структуре организации

3. Типовые структуры службы ДОУ в организациях различных уровней управления.

4. Функции работников службы ДОУ

5. Нормирование труда работников

6. Должностной и численный состав персонала службы ДОУ.

7. Регламентация деятельности службы ДОУ.

 

1. Документационное обеспечение как функция управления присутствует в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов. По определению, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98, документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность деятельности учреждения. Именно поэтому в любой организации чрезвычайно важно обращать особое внимание на организацию деятельности службы делопроизводства и добиваться максимально рациональной постановки работы с документами.

Для этого, прежде всего, необходимо на организационном уровне решить следующие вопросы:

1. Выбор оптимальной организационной формы делопроизводства;

2. Разработка организационно-функциональной структуры службы делопроизводства и выбор ее конкретного наименования;

3. Разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками и их закрепление в соответствующих организационно-правовых документах;

4. Нормирование труда работников службы делопроизводства;

5. Определение численного и должностного состава службы делопроизводства;

6. Выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление ее в Инструкции по делопроизводству;

7. Рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда;

8. Повышение квалификации работников и культуры работы с документами.

Первый вопрос – выбор оптимальной организационной формы делопроизводства - решается на начальном этапе организации службы делопроизводства. При решении этого вопроса следует исходить из того, что исторически сложилось три основных формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма предполагает осуществление всех операций по обработке документов (от получения документов и их регистрации до отправки документов, формирования дел и их хранения) в одном подразделении - службе делопроизводства.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении и в настоящее время крайне редко используется. Децентрализованная форма делопроизводства применяется только в территориально разобщенных организациях, а также в отдельных подразделениях, работающих со специфической документацией,

с документами ограниченного доступа, которые необходимо отделить от документов открытого делопроизводства.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций в службе делопроизводства, других – в подразделениях. Как правило, служба делопроизводства берет на себя получение и отправку документов, их регистрацию, организацию документооборота, контроль исполнения документов, в то время как создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение осуществляются в структурных подразделениях.

 Кроме того, при смешанной форме делопроизводства одна и та же технологическая операция (например, регистрация поступающих и отправляемых документов) может осуществляться в службе делопроизводства и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов. Документы, адресованные руководству, регистрируются в службе делопроизводства, адресованные в структурные подразделения в соответствующих подразделениях.

В большинстве организаций используется смешанная форма организации делопроизводства, реже - централизованная форма, хотя, безусловно, последняя обладает рядом преимуществ.

Централизованная форма организации делопроизводства позволяет сосредоточить все технические операции по обработке документов в одном подразделении, оставив за другими структурными подразделениями творческую работу с документами, она дает возможность формировать единую базу данных по всем поступающим и создаваемым в организации документам, обеспечивая, таким образом, более надежный поиск документов и соответственно справочную работу по документам. Централизованная форма освобождает структурные подразделения от необходимости формировать исполненные документы в дела и хранить их, поскольку эта работа осуществляется службой делопроизводства. Кроме того, централизованная форма позволяет более эффективно и комплексно использовать средства оргтехники и компьютерной техники для выполнения делопроизводственных операций по обработке документов.

Естественно, что при централизованной форме служба делопроизводства выполняет гораздо больший объем работ, чем при смешанной форме, а это, естественно, требует большего штата работников, а поскольку все дела обрабатываются, формируются и хранятся в службе делопроизводства, то соответственно - и большего количества специальных служебных помещений, предназначенных для обработки документов, формирования и хранения текущего архива организации. В то же время следует иметь в виду, что внедрение современных компьютерных, в частности сетевых технологий обработки документов позволяет создавать единую базу данных по документам организации и при смешанной форме, делопроизводства.

Выбранная форма организации делопроизводства во многом определяет технологию работы с документами, которая закрепляется в инструкции по делопроизводству.

 

2. Важно подчеркнуть, что в современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы делопроизводства не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов, контролем их исполнения и хранением документов. Служба делопроизводства принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных технологий для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Служба делопроизводства – управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, отдел делопроизводства – самостоятельное структурное подразделение организации, учреждения, предприятия (далее - организация), осуществляющее функцию документационного обеспечения управленческой деятельности (ДОУ) и подчиненное непосредственно руководителю организации. Конкретное название службы делопроизводства выбирается в зависимости от типа организации, ее организационной структуры, места в иерархии органов управления, объема деятельности и других особенностей. В небольших организациях функции службы делопроизводства, как правило, выполняются одним работником-секретарем.

3. Выбор конкретного наименования службы делопроизводства осуществляется одновременно с разработкой организационно-функциональной структуры службы. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержит рекомендации, позволяющие выбрать наиболее подходящее наименование службы и ее структуру.

В зависимости от статуса организации, ее целей, задач, количества структурных подразделений и должностных лиц служба ДОУ имеет различные наименования организационных форм, структуру, должностной состав.

Для ДОУ в организациях создают:

· управление делами;

· канцелярию;

· общий отдел;

· службу ДОУ или отдел ДОУ.

Государственная система ДОУ (ГСДОУ) рекомендует создавать делопроизводственные службы, учитывая принадлежность организаций, в которых они создаются, к определенной группе.

В федеральных органах исполнительной власти (министерствах, ве­домствах) - это управление делами, которое, как правило, имеет сложную структуру. В него входят: секретариат, инспекция при министре, секретариат коллегии, канцелярия.

Секретариат состоит из приемной министра, секретариата министра, приемной и секретариатов заместителей министра. В секретариате готовятся документы к докладу и осуществляется организация работы с документами, поступающими на имя руководства.

Инспекция при министре контролирует исполнение правительствен­ных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра.

Секретариат коллегии отвечает за техническое и документационное обеспечение заседаний коллегии.

       Канцелярия состоит из структурных подразделений.

В их состав входят: экспедиция, бюро правительственной переписки,    бюро учета и регистрации документов, группа контроля, машинописное бюро или компьютерный центр обработки документов, копировально-множительное бюро, телетайпная, центральный архив.

На различных предприятиях - государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях - создается отдел документационного обеспечения или канцелярия. Они могут иметь структурные подразделения (сектор, группу), или ведение конкретного участка работы может быть поручено конкретным исполнителям (исполнителю).

В канцелярии или отделе ДОУ создаются подразделения, осуществляющие учет и регистрацию документов, контроль, совершенствования, работы с документами и внедрение технических средств, рассмотрение обращений граждан. В их состав могут быть включены секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

В исполнительных органах власти, местного самоуправления создают общий отдел. Структура общего отдела включает подразделения такие же, как канцелярия. Однако его структура обязательно содержит такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. В протокольном отделе готовятся проекты документов от имени руководства, ана­лизируются документы, подготовленные в структурных подразделениях, его сотрудники осуществляют подготовку заседаний органа управления. Группа (бюро, отдел) осуществляет работу с обращениями граждан. В приемной принимают граждан, которые обращаются с предложениями, заяв­лениями, жалобами личного характера.

Положительным фактом следует считать включение в структуру службы ДОУ подразделения, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами.

В канцелярии и в общем отделе (отделе ДОУ), а также как самостоятельное подразделение может быть создан секретариат, в который входят все секретари руководителей организации.

Главное условие создания этой службы независимо от ее наименования, которое должно неукоснительно соблюдаться, состоит в следующем: “Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действую­щей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации ".

 

- в министерствах и ведомствах - управление делами. В состав управления делами, как правило, включаются: секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро. Копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив);

- на предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации документов, контролю исполнения, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению обращений граждан, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

 - в исполнительных органах власти (администрациях, мэриях, префектурах и др.) и аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

- в организациях, не имеющих в структуре службы делопроизводства, ее функции выполняет секретарь руководителя, в структурных подразделениях - секретарь подразделения или другое специально назначенное лицо.

 

4. Служба делопроизводства решает два основных комплекса задач:

- обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности и организация работы с документами;

- совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой делопроизводства, определяют ее функции. Обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности решается выполнением следующих функций:

- разработка и проектирование фирменных бланков, обеспечение их изготовления;

- обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования документов;

- контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.

       Задача организации работы с документами решается выполнением следующих функций:

- установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

- экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов;

- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов организации;

- контроль за исполнением документов;

- систематизация документов, обеспечение их хранения и последующего использования в управленческой деятельности;

- организация работы с обращениями граждан;

- обеспечение защиты документной информации.

Задача совершенствования форм и методов работы с документами включает в себя:

-разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов по делопроизводству (Инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел и др.);

-методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

-повышение квалификации работников учреждения, их консультирование по вопросам работы с документами;

--упорядочение документации учреждения, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

--разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота учреждения, повышение исполнительской дисциплины при работе с документами;

-постановку задач на разработку или совершенствование автоматизированных информационных технологий, используемых при работе с документами.

 

5. Нормативы в сфере труда разработаны на основе проведенных исследований и предназначены для многократного использования при определении конкретных затрат труда.

По своему назначению материалы, применяемые для нормирования труда служащих, делятся на:

· нормативы времени – регламентированные затраты времени на выполнение единицы нормируемого вида работы или ее элемента в определенных организационно-технических условиях;

· нормативы численности – регламентированная численность работников профессионально-квалификационного состава, необходимых для качественного выполнения той или иной функции в определенных организационно-технических условиях;

· нормативы централизации работ – регламентированное отношение численности работников аппарата управления к общей численности служащих предприятия по функциям управления или в целом по предприятию;

· нормативы управляемости – нормативы числа подчиненных (или обслуживаемых) работников;


Поделиться:



Последнее изменение этой страницы: 2019-06-19; Просмотров: 345; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.138 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь