Работа с объектом Календарь

Встроенный электронный календарь программы позволяет планировать и отслеживать ежедневную деятельность пользователя или офиса. Календарь позволяет планировать встречи, отправлять на них приглашения, напоминать о различных событиях, сравнивать расписания и графики, для чего он интегрирован с электронной почтой, контактами и другими средствами Outlook. В папке Календарь существует возможность просмотра сведений для дней, недель и месяцев. В верхней части панели календаря отображается календарик – средство перемещения с одного дня на другой в рамках текущего и любого другого месяца. При стандартной загрузке программы календарик отображается вверху левой панели, а если на экран выведена панель Задач, то его можно видеть вверху правой панели календаря.

С помощью календаря можно планировать следующие виды деятельности:

· Встречи. Встречи назначаются с целью выделить определенное время для работы над каким-либо проектом, встречи с кем-либо, посещения чего-либо или кого-либо. Планирование встреч не требует приглашения других людей. Для каждой встречи можно создать напоминание и можно планировать повторяющиеся встречи.

· Собрания. При планировании собрания указываются люди, приглашенные на собрание, время и место проведения собрания. Outlook автоматически рассылает приглашения всем указанным лицам. В основу работы планировщика собрания Outlook положен анализ данных о занятости конкретных участников и определение наиболее приемлемого для всех участников времени для встречи.

События могут быть повторяющимися.

Настройка Календаря. Изменить представление Календаря можно с помощью команд вкладки Вид и с помощью команды Файл/Параметры/Календарь.

Добавление мероприятий в календарь. Мероприятия в календарь могут быть добавлены автоматически (например, национальные праздники), либо занесены вручную, например, встречи выпускников вуза.

Для добавления в календарь национальных праздников следует выполнить следующие настройки:

1. Задать команду Файл/Параметры, в появившемся окне перейти на вкладку Календарь и нажать кнопку <Добавить праздники>, выбрать из списка название страны, чьи праздники должны отображаться в календаре, и нажать <ОК>.

2. После завершения импорта национальных праздников выбранных стран нажать <ОК>.

Для добавления в календарь информации о приглашениях достаточно подтвердить свое участие в окне приглашения, нажав кнопку <Принять>.

Запланированные мероприятия могут быть помечены цветом. Если окно мероприятия открыто, нужно выбрать соответствующую метку из списка. Если мероприятие не открыто в отдельном окне, следует щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и в контекстном вкладки задать нужную метку. Отмеченные цветом элементы упрощают просмотр календаря.

Планирование встречи. Для внесения в календарь записей о встречах необходимо выполнить следующие операции:

1. В основном окне Outlook выбрать команду Главная/Создать встречу.

2. В появившемся окне ввести тему встречи, задать время ее начала и окончания, а также напоминание (оповещение). В случае необходимости ввести дополнительную информацию.

3. Если встреча будет повторяться через определенные интервалы времени, нажать кнопку <Повторение>. В появившемся окне ввести информацию в группах Повторять – с какой частотой встреча будет повторяться и Пределы повторения – какой период времени встреча будет повторяться.

4. Нажать кнопку <Сохранить и закрыть>.

Планирование собраний. Планирование собраний предполагает не только приглашение участников, но и соотнесение собрания с их расписанием.

Для создания приглашения на собрание необходимо:

1. В основном окне Outlook выбрать команду Файл\Создать\ Приглашение на собрание.

2. В появившемся окне в поле Кому указать электронные адреса лиц, которых необходимо пригласить на собрание.

3. Ввести тему собрания, место, время начала и окончания собрания, а также задать напоминание.

4. Перейти на вкладку Планирование.

5. Найти свободное для всех участников время для проведения собрания и указать время начала и конца собрания. Вернуться на вкладку Встреча. В открывшемся окне отобразится выбранное время для проведения собрания.

6. Нажать кнопку <Отправить> для рассылки приглашения участникам; в результате окно закроется, а информация о собрании отобразится в календаре.

Планирование событий. Существует два типа событий: обычное и приглашенное. Обычное событие означает планирование какого-то мероприятия на целый день. Приглашенное событие означает не только планирование мероприятия, но и возможность пригласить на него участников. Приглашенные события уместны при организации конференций, семинаров и проч.

Для создания обычного события необходимо:

1. Создать встречу, введя в окно Встреча необходимую информацию.

2. На вкладке Встреча установить флажок Целый день. При этом заголовок окна изменится на Событие.

3. В поле Напоминание изменить значение по умолчанию (18 часов) на нужное время.

Для создания приглашенного события сначала создается приглашение на собрание. После установки флажка Целый день собрание преобразуется в приглашенное событие.

При получении приглашений возможно несколько вариантов ответа на эти приглашения: принять; принять под вопросом; отклонить; предложить новое время или дату собрания; проверить календарь; открыть календарь для просмотра расписания.

Внесение изменений в расписание. Существуют следующие варианты манипулирования с мероприятиями:

· Изменить запланированное мероприятие, не являющееся частью повторяющейся задачи. Для этого следует открыть эту встречу или событие двойным щелчком мыши, внести необходимые изменения и нажать кнопку <Сохранить и закрыть>.

· Изменить запланированное Вами неповторяющееся собрание. Для этого следует открыть окно этого собрания и внести необходимые изменения. Чтобы внести изменения в список приглашенных, надо выбрать команду Действия\Добавить или удалить участников, в появившемся окне осуществить выбор новых участников и нажать кнопку <Отправить обновление>.

· Изменить неповторяющееся собрание, запланированное другим человеком. В этом случае можно изменить лишь копию этого собрания, которая хранится в вашем календаре. При этом изменения не будут отправлены другим участникам собрания.

· Изменить приглашение на собрание, присланное другим человеком. В этом случае можно аннулировать принятие приглашения, либо принять его под вопросом или предложить новое время для проведения собрания, нажав одну из кнопок с соответствующим названием в окне чтения приглашения.

· Изменить повторяющееся мероприятие. Для этого следует открыть его, дважды щелкнув мышью, в открывшемся окне выбрать вариант, касающийся именно этого мероприятия, нажать <ОК> и внести изменения.

Упражнение 24

1. Откройте папку Календарь. Просмотрите представление календаря на один день, полную неделю, рабочую неделю и месяц.

2. Измените настройки Календаря, установив шестидневную рабочую неделю, а также новое время начала и окончания рабочего дня.

3. Перейдите в режим отображения завтрашнего дня.

4. Внесите конкретные мероприятия, например, расписание занятий на этот день.

5. Перейдите в режим отображения текущего месяца.

6. Внесите запланированные на ближайшие 30 дней мероприятия, включив в ежедневное расписание время, отведенное на учебные занятия. Используйте возможность планирования повторяющихся встреч (включите в календарь посещение выставок и концертов, другие мероприятия) с указанием их названий, времени и места проведения. Установите для мероприятий соответствующие метки и задайте возможность напоминаний.

7. Добавьте в Календарь дни рождения своих знакомых (не менее 5 повторяющихся событий) и национальные праздники одной -двух стран.

8. Измените Текущее представление календаря на События и Ежегодные события и проверьте правильность выполнения предыдущего задания.

9. Создайте для студентов Вашей группы приглашение на собрание, посвященное какому-либо мероприятию. Если позволяют настройки локальной сети, выберите удобное для всех участников время проведения собрания. Сохраните запланированное собрание.

10.  Просмотрите все события на какой-либо период.

11.  Перейдите в Личные папки в области Почта.

12.  Просмотрите изменения на странице Outlook сегодня.

Работа с папкой Задачи

С помощью папки Задачи пользователь получает возможность планировать свое время, распределяя выполнение личных и рабочих дел в течение дня, недели, месяца и т.д. Задачи могут снабжаться напоминаниями и обновляться по мере их выполнения. Помимо создания собственных задач Outlook позволяет назначать задачи другим пользователям, получать поручения от других и выполнять повторяющиеся задачи.

Создание задач. Для создания новой задачи необходимо выполнить такую последовательность действий:

1. Задать команду Главная/Создать задачу.

2. В открывшемся окне Задача ввести тему задачи, сроки ее выполнения и состояние. Тема задачи является обязательным для заполнения полем. В дальнейшем тема задачи будет являться заголовком окна этой задачи.

3. Нажать кнопку <Сохранить и закрыть>.

Кроме разовых задач можно создавать задачи, повторяющиеся по определенному графику с равными интервалами времени или через определенные промежутки, начиная с момента ее последнего выполнения.

Для создания повторяющейся задачи надо:

1. Открыть окно задачи и нажать кнопку <Повторение> панели инструментов Задача.

2. В появившемся окне Повторение задачи указать интервалы повторения задачи, нажать кнопку <ОК>, а затем кнопку <Сохранить и закрыть>.

Назначение задач. Назначение задач необходимо в тех случаях, когда каждому участнику команды должны быть поставлены определенные задачи. При этом все участники команды должны быть подключены к сети и иметь на своем компьютере установленную программу Outlook.

Для назначения задачи другому пользователю необходимо:

1. Создать новую или открыть существующую задачу.

2. В окне задачи нажать кнопку <Переслать>.

3. В открывшемся окне в поле Кому ввести электронный адрес пользователя, которому следует назначить задачу, или выбрать его из адресной книги.

4. Заполнить поле Тема и установить сроки.

5. Ввести необходимую информацию в поля в нижней части окна.

6. Сохранить и закрыть сообщение.

7. На вкладке Отправка и получение нажать кнопку <Отправить>, чтобы отправить задачу адресату, или нажать кнопку <Отменить все>, чтобы оставить задачу для себя.

Назначенные задачи попадают в папку «Входящие», как обычные электронные сообщения, но со значком .

Контроль выполнения задачи. Отслеживать процесс выполнения задачи позволяет установка флажков в окне Назначение задачи. В случае, когда пользователь, получивший поручение, изменяет его состояние и сохраняет на своем компьютере, вы получаете по почте уведомление о необходимости обновления вашего списка задач. Если поручение помечается пользователем как завершенное, то на ваш компьютер приходит уведомление о завершении поручения. Для удобства контроля над выполнением поручений задачи могут быть отсортированы в зависимости от получателя.

Работа с заметками

Папка Заметки предназначена для создания и хранения любых кратких записей, инструкций и других сведений. Каждая заметка может быть отнесена к определенной категории (мысли, телефонные звонки, планы на будущее и многие другие).

Для создания заметок следует выбрать команду Главная/Создать заметку и в появившемся окне ввести необходимую информацию.

Сохранить заметки можно либо закрыв окно с бланком заметки, нажав клавишу , либо вызвать дополнительное командное вкладки, нажав  в левом верхнем углу окна заметки, указать необходимые настройки заметки и выполнить команду Закрыть. В обоих случаях копия этой заметки автоматически сохраняется в папке Заметки.

Заметка также может быть сохранена в виде документа Word при выполнении команды Сохранить как…

Для просмотра или редактирования заметки необходимо:

1. Выбрать нужную заметку в области заметок и дважды щелкнуть по ней мышью.

2. Отредактировать заметку как обычный текст.

3. Изменить цвет заметки можно с помощью команды Главная/Выбрать категорию.

Упражнение 25

1. Откройте папку Задачи.

2. Создайте и сохраните задачу подготовки реферата по информатике, указав сроки ее выполнения.

3. Создайте и сохраните еще три задачи, например, подготовка доклада на Неделю науки, работа с тестами, выполнение домашней работы, посещение библиотеки.

4. Внесите изменения в задачу посещения библиотеки, сделав ее повторяющейся через две недели.

5. Откройте папку Календарь и отобразите на экране список задач.

6. Вернитесь в папку Задачи.

7. Создайте задачу подготовки доклада по философии группой из трех студентов.

8. Укажите сроки и важность выполнения этой задачи. Напечатайте дополнительные указания (например, распределение функций).

9. Установите флажки для опций, позволяющих контролировать выполнение задачи.

10. Отправьте задачу указанным адресатам.

11. Откройте папку Входящие для просмотра назначенных Вам задач. Ответьте на них, нажав соответствующую кнопку.

12. Перейдите в Личные папки. Просмотрите изменения на странице Outlook сегодня.

13. Отредактируйте назначенные Вам задачи, отметив процент их выполнения.

14. Посмотрите изменения в папке Задачи.

15. Просмотрите различные варианты текущего представления задач.

16. Создайте и сохраните заметку с перечнем срочных дел на сегодня.

17. Откройте папку Заметки и просмотрите созданную заметку.

18. Измените категорию заметки на синюю.

19. Создайте и сохраните еще одну заметку, записав в нее инструкцию по запуску программы Word.

20. Отредактируйте вторую заметку, дописав в нее особенности версии MS Office Outlook 2010.

21. Задайте заметке категорию “мысли”.

22. Сохраните вторую заметку в виде документа Word на рабочем столе Вашего компьютера.

23. Уменьшите размеры окна Outlook таким образом, чтобы на Рабочем столе было видно сохраненную заметку.

Список литературы

1. Экономическая информатика. Учебное пособие. Под редакцией профессора Д.В. Чистова, Москва, Издательство «Кнорус», 2009.

2. Практикум по информатике для экономистов. Учебное пособие. Под редакцией профессора В.П. Косарева, Москва, Издательство «ЦентрЛитНефтеГаз», 2007.

3. ИНТЕРНЕТ без напряга. А. Жвалевский, Г. Кондратьев. Питер, ООО Издательство «Питер», 2010.

4. Новейшая энциклопедия ИНТЕРНЕТ@ 2010. В. Леонтьев. Москва, ОЛМА Медиа Групп, 2009.

5. Весь Office 2010. 8 книг в 1. Полное руководство. Санкт−Петербург, издательство «Наука и техника», 2011.

6. Самоучитель Office 2010+CD/Василий Леонов. – М.: Эксмо, 2010

7. Сводные таблицы и диаграммы в Excel. Просто как дважды два / А.А. Минько. − М.: Эксмо, 2008.

8. Самоучитель Office 2010+CD. В. Леонов. М.: Эксмо, 2010.

9. Excel 2010 с нуля. В. Пташинский. М.: Эксмо, 2010.

10. Просто как дважды два. И.А. Гуляев. Живой журнал. Москва, ООО Издательство «Яуза», 2008.

11. Inomics - Интернет-сайт для экономистов. http:// ecsocman.edu.ru/text/21989915/

12. Другие ресурсы Интернет.

[1] Изменить стиль абзаца на Заголовок1 или другой стиль также можно используя кнопку Экспресс-стили (вкладка Главная). Но если нумерация в этих абзацах была заранее проставлена вручную, после установки автоматической нумерации возможно отображение двух номеров и тот, который был поставлен вручную, нужно будет удалить.

[2] Если нумерация задается для вновь созданных абзацев (в которых не было проставленной вручную нумерации), то достаточно задать нумерацию только для одного абзаца, а затем с помощью кнопки  (вкладка Главная) скопировать формат нумерованного абзаца на другие абзацы.

[3] Ширину столбца также можно установить изменяя значение в поле кнопки Ширина столбца таблицы (Работа с таблицами/Макет).

⇐ Предыдущая11121314151617181920

Поделиться: