Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Анализ эффективность предложенных мероприятий по решению проблем в системе контроля за исполнением управленческих решений



 

Эффективность управленческих решений государства в немалой степени зависит от правильного использования всего многообразия их видов и формального выражения. Оптимальное сочетание различных видов решений и соответствующих им форм способствует лучшей организации государственной власти, совершенствованию ее управленческих связей в воздействии на внешнюю среду. Практическую ценность содержания деятельности госорганов составляют принимаемые и исполняемые ими решения в целях реализации функций государственного управления. Организационной формой их является аппарат, госорганы; госадминистрация юридически оформлена преимущественно административным правом.

По данным западных консалтинговых компаний, при работе с бумажными документами:

около 15% всех документов безвозвратно теряется;

до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на поиски необходимых материалов;

для каждого документа создается в среднем 19 его копий.

Программный продукт «ДЕЛО» создает принципиально новые условия для более эффективной организации работы с документами.

Рассмотрим преимущества автоматизированной технологии делопроизводства (таблица 1).

 

Таблица 1. Сравнение автоматизированной и неавтоматизированной технологий контроля

Не автоматизированная технология

Автоматизированная технология

1

2

ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, электронная почта)

автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам
ручная печать регистрационно-контрольных карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров

автоматическая печать регистрационно-контрольных карточек, формирование сводок, справок и реестров, отчетов

ручное перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения

автоматизированная пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по заранее заданному маршруту

размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям

автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети, возможность удаленного доступа к документам через Internet

ручная регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу

автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети

многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений

однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений

ручной поиск документов по нескольким картотекам

автоматизированный сквозной поиск документов, проектов документов и поручений по значению отдельных реквизитов и их произвольному сочетанию по всем картотекам с учетом прав доступа

сбор сведений об исполнении поручений в разрозненных картотеках различных подразделений и отчетах исполнителей

получение информации о состоянии работы по исполнению поручений «в режиме реального времени», автоматическое формирование напоминаний для исполнителей и сводок об исполнении

почтовая и курьерская отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения с ручным составлением соответствующих реестров

автоматизация функций оформления рассылки, отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения посредством электронной почты с защитой их средствами криптографии

     

 

Внедрение системы «ДЕЛО» предоставляет преимущества для работы всем категориям должностных лиц организации:

руководителям - повышение оперативности принятия решений и эффективные средства контроля за исполнением поручений;

помощникам руководителей и секретарям-референтам - эффективный инструмент для качественного информационного и документационного обеспечения руководства;

служба документационного обеспечения управления - профессиональное решение для ведения, «бумажного», смешанного или электронного документооборота;

исполнители - простые и удобные средства для работы с документами в ежедневной деятельности;

ИТ-специалисты - удобство и простота настройки и администрирования системы, возможность интеграции с различными бизнес-приложениями.

Затраты на установку предложенной системы составят 36 тыс. руб., затраты на обслуживание 2, 5 тыс.руб. в год.

Таким образом, введение предложенной системы автоматизированного контроля за исполнение управленческих решений позволит сократить до 30% рабочего времени сотрудников, в результате возможно сокращение штата сотрудников общего отдела и архивного отдела, что снизит затраты на оплату труда. Увеличится эффективность работы, так как сократится потеря документов на 15%. Так же будут сокращены затраты на расходные материалы.

 


Заключение

 

Установление правового государства в федеративной России предполагает обеспечение беспрепятственного прохождения управленческих решений и надежную обратную связь по всей вертикали - от федерального центра до органов местного самоуправления.

Одним из важнейших элементов процесса управления муниципальным образованием, с помощью которого обеспечивается взаимодействие управляемых и управляющих, является принятие и исполнение решений. Управленческое решение составляет главное средство управляющего воздействия, с помощью которого обеспечивается нормальное функционирование управляемых систем.

Государственно-управленческое решение - осознанно сделанный субъектом государственного управления выбор целенаправленного воздействия на социальную действительность, выраженный в официальной форме. Между тем существует более широкое понятие государственного решения, - это властная воля государства, которая приобретает официально выраженную форму, будучи закрепленной в существующих государственных актах, издаваемых государственным органом либо должностным лицом в соответствии со своей компетенцией и в пределах предоставленных полномочий.

Разработка управленческих решений представляет собой процесс, объединяющий основные функции управления: планирование, организацию, мотивацию, контроль. Решения, принимаемые органами власти, определяют не только качество и эффективность протекающих в управляемой системе процессов, но и возможность устойчивого и адаптивного развития в быстро меняющемся современном мире.

В государственных органах, районного значения, принимается ежегодно несколько тысяч управленческих решений, как текущего оперативного, так и перспективного, нормативного и стратегического значения. Должностные лица отводят исключительно много времени разработке и реализации управленческих решений.

Анализ контроля за исполнением решений был проведен на примере Администрации Тракторозаводского района г. Челябинска. Администрация Тракторозаводского района в городе является территориальным органом Администрации города Челябинска, осуществляющим исполнительно-распорядительные и контрольные функции на территории района в городе.

Целью контроля за исполнение решений в Администрации Тракторозаводского района является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние служебные документы.

Для более эффективного осуществления контроля над исполнением решений были даны рекомендации по внедрению автоматизированной системы контроля. Для Администрации Тракторозаводского района была выбрана Автоматизированная система электронного документооборота «ДЕЛО».

Система «ДЕЛО» - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Введение предложенной системы автоматизированного контроля за исполнение управленческих решений позволит сократить до 30% рабочего времени сотрудников, в результате возможно сокращение штата сотрудников общего отдела и архивного отдела, что снизит затраты на оплату труда. Увеличится эффективность работы, так как сократится потеря документов на 15%. Так же будут сокращены затраты на расходные материалы.

 


Список литературы

 

1.     Алехин Э.В. Государственное и муниципальное управление: Учебное пособие. Пенза: Пенз. гoс. ун-т, 2007. 170 c.

2. Афоничкин А.И., Михаленко Д.Г. Управленческие решения в экономических системах: Учебное пособие. СПб.: Питер, 2009. 480 с.

.   Бабич А.М., Павлова Л.Н. Государственные и муниципальные финансы: Учебник. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. 264 с.

.   Бабун Р.В., Муллагалеева З.З. Вопросы муниципальной экономики: Учебное пособие. М.: Мoск. обществ. науч. фонд, 2009. 143 с.

.   Балдин К.В., Воробьев С.Н., Уткин И.Б.Управленческие решения: Учебник. М.: «Дашков и К», 2008. 496 с.

.   Башкатова Ю.И.. Управленческие решения: Учебник. М.: Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права, 2007. 89 с.

.   Белокрылова О.С., Киселева Н.Н., Хубулова В.В. Региональная экономика и управление: Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2009. 240 с.

.   Бирман Л.А.; Управленческие решения: Учебное пособие для ВУЗов. М.: Дело, 2008. 208 с.

.   Бункина М.К Национальная экономика: Учебник для вузов. М.: Палеотип, 2008. 488 с.

.   Бутов В.И., Игнатов В.Г., Кетова Н.П. Основы региональной экономики. Учебное пособие. М.: МарТ, 2007. 448 с.

.   Бушуева И.В., Шумаев В.А., Платонова Н.А. Государственное регулирование национальной экономики: Учебное пособие. М.: Альфа М, 2008. 653 с.

.   Васильев А.А. Муниципальное управление: Учебное пособие. М.: Эксмо, 2008. 160 с.

.   Видяпин В.И., Степанов М.В. Региональная экономика. Основной курс: Учебник. М.: Инфра-М, 2009. 686 с.

.   Воронин А.Г. Муниципальное хозяйство и управление: проблемы теории и практики: Учебное пособие. М.: Финансы и статистика, 2008. 198 с.

.   Гапоненко Т.В. Управленческие решения: Учебное пособие. М.: Феникс, 2008. 284 с.

.   Глазунова Н.И. Государственное администрирование: Учебное пособие. М.: Проспект, 2008. 560 с.

.   Глазунова Н.И. Государственное и муниципальное управление: Учебник. М.: ТК Велби, 2007. 246 с.

.   Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. 2008. №9. С. 45-73.

.   Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27.04.88. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 3

.   Граждан В.Д. Государственная гражданская служба: Учебник М.: Проспект, 2009. 542 с.

.   Ермасова Н.Б., Миронов М.Г., Ермакова Е.А. Государственные и муниципальные финансы: Учебное пособие. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. 372 с.

.   Ермошина Г.П. Региональная экономика: Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2009. 576 с.

.   Зайцев Н.Л. Экономика, организация и управление предприятием: Учебное пособие. М.: Эксмо, 2008. 455с

.   Злобина Н.В. Управленческие решения: Учебное пособие. Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2007. 80 с.

.   Зотов В.Б. Система муниципального управления: Учебник для вузов. СПб.: Лидер, 2007. 493 с.

.   Карданская Н.Л. Управленческие решения: Учебное пособие. М.: Юнити, 2009. 439 с.

.   Кистанов В.В., Региональная экономика: Учебник. М.: Финансы и статистика, 2009. 120 с.

.   Копылов Н.В. Региональная экономика России: Учебник. М.: Финансы и статистика, 2009. 584 с.

.   Кузнецов В.В., Ваховский В.В. Местное самоуправление в системе государственного управления: Учебное пособие. Ульяновск: УлГТУ, 2009. 127 с.

.   Кузнецова И.А. Государственное и муниципальное управление: Учебное пособие. М.: Эксмо, 2008. 160 с.

.   Кузнецова Т.В. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления // Секретарское дело. 2009. №11. С. 41-45.

.   Лапин В.А., Крестьянинов А.В., Коновалова И.Н. Основы местного самоуправления: Учебное пособие. М.: Дело, 2008. 256 с.

.   Лапыгин Ю.Н. Управленческие решения: Учебное пособие. М.: ЭКСМО, 2009. 448 с.

.   Левина С.Ш. Управленческие решения. Конспект лекций. М.: Феникс, 2010. 255 с.

.   Литвак Б. Г. Разработка управленческого решения: Учебник. М.: Дело, 2007. 392 с.

.   Лифшиц А.С. Управленческие решения: Учебное пособие для ВУЗов. М.: КноРус, 2009. 248 с.

.   Лукичева Л.И., Егорычев Д.Н Управленческие решения: Учебник для ВУЗов. М.: Омега-Л, 2009. 383 с.

.   Лысов О.Е. Государственное и муниципальное управление: Учебное пособие. СПб.: Питер, 2007. 131 с.

.   Мацкуляк И.Д. Государственные и муниципальные финансы: Учебник. М.: РАГС, 2007. 640 с.

.   Морозова Т.Г., Поляк Г.Б., Победина М.П. Региональная экономика: Учебник для студентов вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009, 527 с.

.   Мысляева И.М. Государственные и муниципальные финансы: Учебник. М: ИНФРА-М, 2007. 360с.

.   О муниципальной службе в Российской Федерации (в ред. от 20.09.2010) Федеральный закон от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ // Российская газета. 2007 г. 07 марта; Российская газета. 2010. 22 сентября

.   О реестре муниципальных должностей муниципальной службы: Закон Челябинской области № 109-ЗО от 29 марта 2007 // Южноуральская панорама. 2007. 03 апреля

.   О системе государственной службы Российской Федерации (в ред. от 28.12.2010) Федеральный закон № 58-ФЗ от 27 мая 2003 г. // Российская газета. 2003. 30 мая; Российская газета. 2010 30 декабря

.   Пикулькин А.В. Экономика муниципального сектора: Учебное пособие. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. 464 с.

.   Положением Об Администрации района в городе Челябинске (в ред. Решений Челябинской городской Думы от 28.11.2006 N 17/26, от 27.02.2007 N 19/15, от 21.10.2008 N 36/20)

.   Попов Р.А. Антикризисное управление: Учебное пособие. М.: Высшее образование, 2009. 305 с.

.   Рой О.М. Система государственного и муниципального управления: Учебное пособие СПб.: Питер, 2010. 173 с.

.   Румянцева З.П. Общее управление организацией: Учебник М.: ИНФРА-М, 2007. 304 с.

.   Сапожникова А.А. Государственное и муниципальное управление. Реализация реформ: Учебное пособие. М.: КноРус, 2008. 254 с.

.   Смирнов Э.А. Управленческие решения: Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2009. 264 с.

.   Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов: ГОСТ Р 6.30-97 от 31 июля 1997 г.

.   Уткин Э.А., Денисов А.Ф. Государственное и муниципальное управление: Учебное пособие. М.: Издательство «ЭКМОС», 2009. 304 с.

.   Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения: Учебник для вузов. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2010. 272 с.

.   Фетисов Г.Г. Региональная экономика и управление: Учебник. М.: Инфра-М, 2008. 218 с.

.   Чиркин В.Е. Государственное и муниципальное управление: Учебник. М.: Юристъ, 2009. 320 с.

.   Чихладзе Л.Т., Ежевский Д.О. Муниципальная служба в Российской Федерации: Учебник для вузов. Ростов н/Д: Феникс, 2009. 256 с.

.   Чудновская С.Н. Управленческие решения: Учебник. М.: ЭКСМО, 2007, 368 с.

.   Чуйкин А.М. Разработка управленческих решений: Учебное пособие. Калининград: Калинингр. ун-т, 2008. 150 с.

.   Широков А.Н., Юркова С.Н. Муниципальное управление. Учебник. М.: КноРус, 2010. 248 с.

 


Приложение 1. Структура Администрации Тракторозаводского района

 


Приложение 2. Таблица сравнительных характеристик систем автоматизации делопроизводства

 

Параметры

Системы автоматизации делопроизводства и документооборота

  Company Media БОСС-референт Optima Workflow Documentum LanDocs ДЕЛО
1 2 3 4 5 6 7
На кого рассчитана система Средние и крупные организации Небольшие и средние коммерческие организации Небольшие и средние коммерческие организации Крупные организации Небольшие и средние коммерческие организации Государственные предприятия
Соответствие ГСДОУ Да Да Нет Нет Да Да

Структура организации

Поддержка самостоятельных подразделений или филиалов Да Да Да Да Нет Нет данных
Возможно ли организовать работу с системой нескольких организаций (например, холдинга) Да Нет Да Да Нет Нет
Делегирование полномочий одного пользователя системы другому (постоянное или временное) Да Да Да, список замещающих должен быть определен администратором системы Нет Да, список замещающих должен быть определен администратором системы Да
Поддержка динамично меняющихся структур организации Да Да Да, на основе переопределения бизнес-ролей Да Нет Нет
Возможно ли ведение локальных архивов документов для данного пользователя или группы? Да Нет Нет Да Нет Нет
Возможна ли печать подготовленных документов на стандартных бланках? Да Да Да Да Да Да
Возможно ли создание документов по шаблонам? Да Да Да Да Да Да
Возможно ли формирование личных подборок документов? Да Да Да Да Нет Нет
Возможно ли ведение архива документов организации Да Элементы Да Да Да Да

Поддерживаемые схемы документооборота

Горизонтальная Да Да Да Да Да Да
Вертикальная Да Элементы Элементы Да Элементы Элементы
Внешняя (входящая, исходящая корреспонденция) Да Да Да Да Да Да
«Сквозное» делопроизводство Да Нет Нет Нет Нет Нет
Учет движения бумажных документов и их копий Да, с автоматическим ведением журнала с рабочего места делопроизводителя Нет Нет Нет Нет Да, выполняется делопроизводителем

Регистрация и контроль исполнения документов

Соответствие РКК документов и механизмов работы с ними стандартам  Да Да Нет Нет Да Да
Возможно ли указание ссылок одних документов на другие?  Да Да, без автоматического создания обратных ссылок  Элементы  Да  Элементы  Да
Возможны ли ограничения на права сотрудника регистрировать документ в системе? Да Да Да Да Да Да
Существуют ли гибкие средства идентификации сотрудника? Да Элементы Да Да Элементы Элементы
Хранится ли в системе информация о номенклатуре дел организации? Да Элементы Нет Нет данных Элементы Да
Возможно ли ведение номенклатуры дел по подразделениям или филиалам? Да Нет Нет Нет данных Нет Нет
Возможна ли рассылка распорядительных документов в филиалы организации? Да Нет Да Да Нет Нет
Возможно ли назначение исполнителем документа сотрудника другой организации или филиала? Да Нет Нет Нет Нет Нет

«Сквозной документооборот»

Возможен ли в системе «Сквозной документооборот» Да Нет Элементы Нет данных Нет Нет
Возможно ли получение информации о регистрации документа, направленного в другую организацию (независимое подразделение, филиал)? Да, автоматически Вручную Нет Нет данных Нет Нет
Возможно ли получение сведений об исполнении документа, направленного в другую организацию (независимое подразделение, филиал)? Да, автоматически Вручную Нет Нет данных Нет Нет
Возможна ли автоматическая регистрация входящего документа на основании исходящего, полученного из филиала, независимого подразделения Да Нет Нет Нет Нет Нет

Исполнение и контроль

Существует ли возможность получения сводной информации по исполнительской дисциплине? Да Да Да Нет Да Да
Возможно ли получение выборок по исполнительской дисциплине и формирование отчетов? Да Да Да Нет Да Да
Возможно ли визирование документов и направление на ознакомление? Да Да Да Да Да Да
Возможно ли участие в процессах визирования-ознакомления сотрудников независимых подразделений или филиалов? Да Нет Нет Да Нет Нет
Как производится доставка уведомлений? Специальная система доставки и оповещения (100% гарантия доставки) + ссылка по почте Почта Почта Почта и встроенные механизмы Почта Почта

 


Поделиться:



Последнее изменение этой страницы: 2020-02-16; Просмотров: 169; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.04 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь