Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов[35]. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

¾ Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного

¾ напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

¾ получение информации о ходе и результатах исполнения;

¾ занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;

¾ регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

¾ снятие документов с контроля по указанию руководителя.

Таблица 5

Журнал ведения контроля исполнения документов

№ п/п	№ док-та	Дата док-та	Вид док-та	Краткое содержание	Испол-нитель	Срок испол-нения	Ход испол-нения	Отметка о снятии с контроля
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

После указания руководителя МУП «Рязкомхоз» о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

 Затем снимает копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов МУП «Рязкомхоз», если они не

Ежедневно сотрудники Общего отдела учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные

Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов МУП «Рязкомхоз» проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями[36], так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.[37]

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел[38]. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

документационного обеспечения управления[39], Основными правилами работы ведомственных архивов[40], Перечнем документов с указанием сроков хранения[41], методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо этого используются положения о структурных подразделениях предприятия, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.

В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:

¾ наименование организации;

¾ наименование структурного подразделения;

¾ название вида документа;

¾ место составления;

¾ на какой год;

¾ название разделов;

¾ гриф утверждения;

¾ гриф подписания.

Примерная номенклатура дел, разработанная для МУП «Рязкомхоз», представлена в Приложении 1.

Формирование дел

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку[42].

¾ папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»; [43]

¾ для приложений к документам сформирована отдельная папка;

¾ документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;

¾ в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;

¾ в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.

Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства МУП «Рязкомхоз» необходимо соблюдать следующие общие правила:

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долго­временного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).[44]

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число.[45] Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.[46]

Подготовка документов для передачи в архив

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел;

- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

В структуре МУП «Рязкомхоз» до настоящего момента отсутствует такое– Общего отдела, оборудуется помещения для размещения стеллажей.

Приказом директора МУП «Рязкомхоз» № 39 от 28.02.2005 создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела. В состав комиссии входят:

- начальник Общего отдела;

- юрист;

- секретарь-референт.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения[47]: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения[48].

-референт должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к Акт об уничтожении документов представлен в Приложении 2.

Все лица, ответственные за делопроизводство в МУП «Рязкомхоз», обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства МУП «Рязкомхоз» обладает рядом недостатков:

¾ отсутствует четкий порядок регистрации документов;

¾ встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;

¾ о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.[49]

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

3. Совершенствование системы
документооборота на предприятии

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться: