Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения МУП «Рязкомхоз»
В результате анализа системы документационного обеспечения управления еральных органах исполнительной власти РФ. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы: 1. Общие положения. 2. Правила подготовки и оформления документов. 3. Требования к реквизитам документов. 3.1.. 3.2. Составление номенклатуры дел. 3.3. Формирование и оформление дел. 3.4. Экспертиза ценности документов. При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления.[50] В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты: 1. Общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя. 2. Задачи. 3. Структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция, 4. Ответственность. 5. Взаимосвязи с другими подразделениями. организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты: 1. Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия. 2. Основные задачи экспертной комиссии. 3. Основные функции. 4. Права экспертной комиссии. 5. Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений. Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться директором МУП «Рязкомхоз». Проект соответствующего положения приводится в Приложении 5. В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи: ¾ и справочное значение. с временной перегрузкой[51]. Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она: ¾ закрепляет правовой статус и место работника в системе управления; ¾ определяет его задачи, функции, права и обязанности; ¾ позволяет обоснованно оценить результаты деятельности; ¾ является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности; ¾ устанавливает организационные основы работы секретаря.[52] На основе наблюдений и анализа должностных обязанностей секретаря предлагается его должностная инструкция (Приложение 6). При написании должностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ[53], т. е. исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения, тарифно-квалификационная характеристика секретаря. 1. Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы: 2. Оценка деятельности[54]. Так как секретарь является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям[55]. В целях совершенствования работы с документами в МУП «Рязкомхоз» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства: Первичная обработка входящих документов. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В МУП «Рязкомхоз» должен быть перечень нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации (Приложение 7). Регистрация. У секретаря из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации регистрируются практически все поступающие на предприятие документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ. Составление номенклатуры дел. Систематизация документов – одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления[56], Основными правилами работы ведомственных архивов[57], методическими материалами по разработке номенклатуры дел. Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). К моменту, когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже очень велик. ». В данной организации удобнее всего выделять в виде разделов наименования структурных подразделений. Первым разделом, независимо от его места в штатном расписании, должна быть служба документационного обеспечения управления (Общий отдел). Это связано с тем, что именно в службе документационного обеспечения управления создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность руководства МУП «Рязкомхоз». Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы анализируемого муниципального предприятия. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен[58]. Также в номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные документы и базы данных. - При составлении номенклатуры дел МУП «Рязкомхоз» необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие - место составления; - на какой год составляется номенклатура дел; - названия разделов; - гриф утверждения; - гриф подписания.[59] При составлении номенклатуры дел МУП «Рязкомхоз» необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем.[60] Как было уже сказано выше, номенклатура дел, разработанная для МУП «Рязкомхоз», представлена в Приложении 1. Формирование и оформление дел. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел[61]. В МУП «Рязкомхоз» формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, акты, контракты). В отделах с большим объемом После составления и утверждения номенклатуры дел на предприятии рекомендуется лицам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях МУП «Рязкомхоз», совместно с начальником Общего отдела приступить к работе по проведению экспертизы ценностей документов с последующим оформлением дел. В ходе наблюдения выяснилось, что оформлению дел в МУП «Рязкомхоз» придавалось лишь формальное значение, не указывались обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует основным требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления[62] и Основных правил работы ведомственных архивов[63]. На обложках дел, как долговременного хранения, так и дел временного хранения, указывалось только приблизительное название дела («счета», «разное», «договоры»). В связи с этим секретарю МУП «Рязкомхоз» необходимо оформить все реквизиты обложки дела: - срок хранения дела.[64] Составление описей дел. МУП «Рязкомхоз» является предприятием с достаточно с большим объемом документов все документы поделены на две группы: ¾ планы, отчеты, контракты; в опись №2 заносятся дела по личному составу в следующем порядке: книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные документов, предлагается составить акт (Приложение 2). Акт и описи должны составляться членами экспертной комиссии и подписываться председателем, рассматриваться и утверждаться директором предприятия. 3.2. Совершенствование документационного обеспечения лица) в документе на бумажном носителе. Создание такой автоматизированной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов. ¾ Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна следующим набором При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.[65] аствующих в процессах делопроизводственной деятельности. Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой с бумажными к работе с электронными документов составляет до 80%.[66] ¾ в компьютерной форме; ¾ правильно оформлять обложки дел – указывать все необходимые мхоз»; ¾ только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров; ¾ предлагается приступить к созданию архива для документов МУП «Рязкомхоз». Заключение Основной целью написания данной дипломной работы являлся анализ организации и технологии документационного обеспечения управления МУП «Рязкомхоз» и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления. Муниципальное унитарное предприятие «Рязкомхоз» реорганизовано путем выделения из его состава Муниципального унитарного предприятия «АВТОТРАКТОРНАЯ ТЕХНИКА» в соответствии с распоряжением главы Администрации г.Рязани от 8 июля 1996 года № 727р. 1., положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря МУП «Рязкомхоз». 2. Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства: ¾ первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию); ¾ регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме); формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись 4. Необходимо составить номенклатуру дел МУП «Рязкомхоз» с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем.[67] 5. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления. 6. Необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке сотрудников МУП «Рязкомхоз» предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить бработки документов МУП «Рязкомхоз» позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания предприятия, значительно повысить оперативность обработки документов. Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления. Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации. В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.
|
Последнее изменение этой страницы: 2020-02-17; Просмотров: 167; Нарушение авторского права страницы