Организация управленческого труда на предприятии

 

Управленческое влияние на объект осуществляет не только менеджер как руководитель и лидер трудового коллектива, но и группа людей, которая выполняет вместе с менеджером управленческие функции, то есть сферой профессиональной деятельности, которой являются процессы управления. Этих людей принято называть управленческим персоналом, работниками аппарата управления, кадрами управления.

Для эффективного влияния на объект нужна надлежащая организация труда этой специфической части трудового коллектива организации или предприятия, ее обоснованное деление и кооперация.

Под организацией управленческого труда понимают порядок, правила служебного поведения в аппарате управления, направленные на выполнение текущих и перспективных заданий руководителями, специалистами и другими работниками управления, в соответствии с действующими должностными инструкциями и положениями о структурных подразделениях.

Организация труда в аппарате управления ОДО " Сатурн" основывается на разработке комплекса регламентов, которые определяют место и роль каждого структурного подразделения аппарата управления и каждого работника в системе управления, порядок взаимосвязей между ними, нормы взаимоотношений внутри аппарата управления, формы влияния на деятельность объекта управления, способы контактов с окружающей средой.

Организация управленческого труда как система является результатом упорядоченной деятельности и неотъемлемой составной частью управления.

Первоочередной проблемой создания организационной системы для любого вида деятельности является деление труда, объективно необходимое любом трудовом процессе, который осуществляется коллективом. Это предопределено масштабами работы, трудностями при выполнении отдельных ее частей и этапов, рассредоточенностью во времени и пространстве, разной квалификацией и опытом работников.

При организации управленческого труда в организации " Сатурн" применяют три направления ее деления: функциональный, технологический и квалификационный.

Функциональное деление труда заключается в закреплении конкретных функций управления за подразделами или отдельными работниками.

Технологическое деление труда представляет собой специализацию работников в соответствии с тремя большими группами работ: руководство структурным подразделением, принятие решений на основе информации об осуществлении работ согласно определенной функции; обработка информации, которая поступает как от объекта управления, так и из других источников, и создание комплекса документации, необходимого для осуществления функции; оформление документации, ее пересылка, хранение, учет, сортировка.

Квалификационное деление труда заключается в выполнении сотрудниками организации той работы, которая отвечает их квалификации и опыту.

Заместители руководителя могут отвечать за работу разных структурных подразделений производственного и управленческого направлений. Большой объем работы может быть разделен на одинаковые участки по определенному признаку. Например, при территориальном рассредоточении однотипных предприятий работники отдела, которые входят в состав аппарата управления организации, могут закрепляться за предприятиями, расположенными на определенной территории [11, c.249].

В последние годы организация и оборудование рабочих мест работников аппарата управления, создания ответственных условий, для их труда приобретают в ОДО " Сатурн" все большее значение. С каждым годом увеличивается объем обрабатываемой в процессе управления информации, все шире применяются средства механизации и автоматизации работ - от простой оргтехники к сложным ЭВМ, возникают новые профессии, углубляется деление, кооперация и специализация труда. Все это нуждается в определенной организации рабочих мест, их планирования, оборудования, создания оптимальных условий для труда.

Требования к организации рабочих мест можно сгруппировать таким образом: информационные, экономические, эргономические, гигиенические, эстетичные, технические, организационные.

Информационные требования охватывают комплекс мероприятий по информационному обеспечению рабочего места. К ним относят: определение объемов и структуры информации, которая поступает на рабочее место, обрабатывается на нем, создается и передается на другие рабочие места; проектирование информационных потоков, в систему которых включено рабочее место.

Информация, которая концентрируется на определенном рабочем месте, должна отвечать общим принципам научной организации управленческой информации и быть достаточной для выполнения служебных обязанностей работником.

Экономические требования предусматривают такую организацию рабочего места в аппарате управления, при которой расходы на содержание рабочего места минимальны, однако достаточны для его функционирования. Эффект от деятельности работника на рабочем месте должен превышать расходы на содержание рабочего места и работника.

Эргономичные требования заключаются в том, что все что окружает работающего человека, создавая его рабочую среду, - мебель, помещения, оборудование, машины, механизмы и другие орудия труда, - должно отвечать требованиям эргономики и быть максимально приспособленными к человеку, к его физической, физиологичной, эстетичной природе.

Гигиенические требования - это требования к освещению рабочих мест, воздухообмена, температурного режима, влажности, шума и других факторов, среды, которые влияют на здоровье и работоспособность человека. Для удовлетворения этих требований в офисе ОДО " Сатурн" установлены кондиционеры, стеклопакеты и т.д.

Эстетичные требования. Производительность труда человека в значительной мере зависит от элементов внешнего оформления среды, в которой он работает. Следовательно, такие элементы эстетичного оформления производственной среды, как внешний вид помещения и орудий труда, их цветная гама, наличие цветов в интерьере также учитываются в ОДО " Сатурн" при организации рабочего места.

Технические требования. Для любого труда, в том числе для труда служащего, в первую очередь необходимо определенное пространство. Это площадь, на которой устанавливают необходимую мебель и оборудование, которую занимает сам работник, а также площадь проходов к столу, оборудованию, другого рабочего места и др.

Рабочее место в аппарате управления должно также отвечать организационным требованиям, то есть нужно определить сферу компетенции работника на определенном рабочем месте, его права, обязанности, подчиненность, вертикальные и горизонтальные связки с другими рабочими местами, формы и методы стимулирования эффективного труда. Эти вопросы решают разработкой положений о структурных подразделениях аппарата управления и должностных инструкций работников.

Положения о структурных подразделениях содержат четко сформулированные задания, функции и права каждого звена, с учетом специфических условий организации их деятельности, а также всего предприятия в целом. При разработке положений учитывают конкретные условия осуществления хозяйственно-финансовой деятельности, анализируют внутрихозяйственные связи. При этом нельзя ограничиваться отображением существующего, необходимо пытаться закрепить прогрессивные тенденции усовершенствования системы управления [12, c.307].

Организация информационных технологий управления является необходимым условием функционирования рыночной экономики на современном этапе развития страны. При этом большое значение имеет их исполнение в управлении предприятием, бухгалтерском учете, статистике, банковском деле, налогообложении, в социальной сфере, и т.д.

Основная задача информационных технологий управления - в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.

В ОДО " Сатурн" большое значение для управленческого звена играет функционирование электронного документооборота и привязка его к конкретным бизнес - процессам. Для организации характерны расширение круга решаемых функциональных задач, связанных с деятельностью фирмы, организации автоматизированных хранилищ и архивов информации, которые позволяют накапливать документы в различных форматах. Производится наращивание возможностей различных форм организации хранения и использования данных: разграничение доступа, расширение средств поиска, иерархия хранения, классификации и т.п.

Для исключения узких мест в организации информационной технологии на предприятии используются несколько серверов в различных функциональных подразделениях предприятиях. Так, локальная вычислительная сеть представляет двухуровневую вычислительную сеть, на верхнем уровне которой организована коммуникационная среда для обмена информацией между локальными серверами, а на нижнем уровне - подключение локальных вычислительных сетей различной типологии каждого функционального подразделения к локальному серверу для обеспечения пользователям взаимного обмена информацией и доступа к корпоративным ресурсам.

Механизация и автоматизация управленческого труда в ОДО " Сатурн" осуществляется в двух направлениях. Первый, - внедрение современной вычислительной техники, второй - внедрение средств оргтехники и оперативной полиграфии.

На предприятии используется программное обеспечение 1С: Бухгалтерия 7.7.

Это программное обеспечение позволяет объединить первичные данные, поступающие из разных отделов, в готовые, отвечающие современным требованиям, документы (товарные накладные, счета-фактуры, приходно-кассовые ордеры), кодирует и архивирует документы для удобного и быстрого поиска, позволяет оперативно вносить изменения в исходные данные, выводить на печать выходные документы в любом количестве, позволяет сократить до минимума оформление таких документов как: товарная накладная, удостоверение качества продукции, счета-фактуры, приходного кассового ордера и т.п.

Оператору достаточно ввести в компьютер из бланка-заказа данные и программа сама заполняет остальные строки документов.

Обобщенно процедуру заполнения документов можно условно разбить на три этапа:

1. автоматически устанавливается номер накладной, дата и все реквизиты предприятия изготовителя;

2. оператор вводит наименование клиента (достаточно первых двух - трех символов) и программа сама заполняет в документах строки наименование плательщика, фактический и юридический адрес, платежные реквизиты;

3. оператор вводит наименование продукции (достаточно первых двух - трех символов) при этом программа автоматически находит полное наименование продукции, затем вводится количество (из графы " отпущено" ) - программа сама заполняет строки: код по ОКЕИ, цена с НДС и НП, налоговую ставку и т.д.

Результатом этих операций - полностью заполненные товарная накладная, удостоверение качества, счет-фактура и приходный кассовый ордер, которые отправляются на печать и в архив на жестких дисках, находящейся на сервере.

Каждый документ, заполненный с помощью программного обеспечения 1С: Бухгалтерия 7.7, имеет свой оригинальный номер и дату, отвечает всем требованиям налогового законодательства на настоящий момент, торговой и транспортной инспекции. В этих документах отражены название, количество, сумма к оплате, налоговые издержки, а также условия хранения и транспортировки продукции.

В организации " Сатурн" с каждого компьютера можно выйти в глобальную сеть Internet в любое время. Это говорит о высоком уровне научно-технического развития организации.

2.3 Анализ эффективности использования социально-психологических методов в ОДО " Сатурн"

 

Опыт работы по управлению персоналом в ОДО " Сатурн" показал, что роль социально-психологических методов постоянно возрастает. Это обусловлено тремя моментами: а) повышением образовательного и культурного уровня работников, что вызывает с их стороны ожидание в применении методов управления их деятельностью, основанных на учете их интересов, интересов коллективов, в которых они работают, методов, которые не подавляют их как личность, вызывают рост их творческой активности; б) развитием демократических начал в управлении; в) появляется необходимость некоторого насыщения организационных (административно-правовых) и экономических методов - методами социально-психологического воздействия. Речь идет не об усилении одного метода за счет ослабления другого, а о подкреплении одного метода другим. Это означает, например, что экономические методы, связанные с разработкой систем материального стимулирования труда работников, должны максимально учитывать социально-психологические факторы, которые сложились в коллективе.

По данным экспертов Strategic Management Journal, эффективные технологии нематериального стимулирования позволяют в рамках фонда заработной платы увеличить производительность труда до 20% и сократить до минимума не запланированную руководством текучесть персонала [1].

При разработке программы по стимулированию сотрудников, руководство ОДО " Сатурн" задалось вопросом, - какие факторы оказывают влияние на высоту планки достижений, задаваемой себе работником, а также на интенсивность прилагаемых им усилий для выполнения поставленных задач. И пришли к выводу, что профессиональный энтузиазм исполнителей зависит, прежде всего от четырех моментов.

Во-первых, это уверенность (либо неуверенность) работника в том, что его активность приведет к запланированному рабочему результату - росту объемов продаж, повышения качества обслуживания клиентов и т.д.

Во-вторых, степень уверенности, что достигнутые им успехи не останутся незамеченными, а будут оценены и вознаграждены руководством.

В-третьих, это ценность в глазах работника самого ожидаемого поощрения.

В-четвертых, положительный результат сравнения своего поощрения и поощрения коллег.

Немалую роль играет и оценка степени личного контроля над ситуацией, отсутствие внешних неконтролируемых помех.

На основании этих исследований руководство пришло к выводу, что:

. Начинать работу по мотивированию сотрудников надо уже с момента их прихода в организацию. При проведении вводных бесед с вновь привлеченными специалистами, им сообщают о своих ожиданиях относительно их продуктивности, формируют в них установку на высокие достижения как непременную норму жизни компании. Уже с момента найма четко обговариваются с привлекаемыми специалистами " стоимость" тех или иных из присущих им достоинств с учетом приоритетов компании. Так же в дальнейшем руководитель отдела периодически отслеживает мнение подчиненных по поводу соответствия получаемого ими вознаграждения весомости внесенного вклада.

. Каждому руководителю надо быть образцом уверенности и энтузиазма для окружающих. Если первое лицо не верит в успех сформулированной стратегии или достижимости планируемого проекта, то не стоит удивляться пораженческим настроениям внутри его команды.

. Сообщение о существующих трудностях и барьерах всегда должно сопровождаться конкретными предложениями по их преодолению.

. Так как любой коллектив состоит из людей с разным темпераментом, на предприятии стараются не давать высокотревожным работникам заданий со значительной долей риска и неопределенности. Эти люди оправдывают свое присутствие в компании, прилежно выполняя рутинную работу, с которой хуже справляются их более уверенные и амбициозные коллеги.

В ОДО " Сатурн" руководство считает, что чем больше текущей информации о деятельности компании, о резонах принятия тех или иных управленческих решений получает сотрудник, тем в большей степени он удовлетворяет потребность в контроле, тем более осмысленной становится его деятельность.

Для менеджеров очень важно понимать, почему подчиненные ведут себя так, а не иначе, это дает им ценную информацию о том, какие потребности они хотят удовлетворить в своей работе.

Когда фирма начинала свою деятельность, в торговом отделе работали два менеджера и оператор по выписке документов. В коллективе сложились добрые дружеские отношения. Объемы продаж росли. Но, через полтора года уволился оператор. Как оказалась, оператор потерял интерес к своей работе из-за однообразия выполняемых операций. Проанализировав ситуацию, начальник отдела и кадровик пришли к выводу, что любую работу надо организовывать так чтобы:

·   требовалось использование самых разнообразных навыков;

·   работа была полезной и сама по себе приносила удовлетворение;

·   работа давала служащему значительно большую свободу;

·   допускала поддержание необходимой обратной связи для коррекции работы подчиненных;

·   обеспечивала возможности непрерывного обучения.

В результате исследования организации и планирования труда в отделе и на предприятии в целом, для улучшения работы и большего удовлетворения от нее служащих, было разработано три варианта перестройки работы:

. Чередование работ: ряд работ взаимозаменяются через регулярные интервалы между служащими, чтобы снять проблемы чрезмерной повторяемости, утомляемости от детализированной работы. Сегодня дело обстоит так, что если сотрудник, например, работает с компьютером, завтра идет на переговоры, потому что постоянная работа утомляет и расслабляет.

. Расширение работы: работу расширяют, чтобы дать служащему больше разнообразных взаимосвязанных задач одного и того же профессионального уровня с целью сокращения монотонной работы.

. Обогащение работы: обогащение работы расширяет ее пределы вертикально, чтобы охватить задания, выполнение которых требует большей ответственности при принятии решений и большей свободы при проявлении отдельных инициатив.

Высокие требования предъявляются руководством фирмы к профессионализму и компетентности своих работников. Поэтому особое внимание на предприятии уделяется регулярному обучению и повышению квалификации сотрудников.

В ОДО " Сатурн" разработаны и внедрены в практику социальные программы повышения квалификации, пройдя которые сотрудники приобретают более глубокие профессиональные знания. Весь персонал знает, что от их квалификации зависит качество сервиса, предоставляемого клиентам организации.

Для поддержания соответствующего уровня профессионализма сотрудников, кадровой службой проводится мониторинг ситуации на рынке, что позволяет корректировать уже действующие программы и разрабатывать новые. Так образом, весь персонал постоянно в курсе последних изменений и всех событий.

Обучение сотрудников традиционно ведется по направлениям, необходимым компании. Если сотрудник хочет получить знания в другой области, которые в данный момент в компании в плане не стоят, однако являются перспективными, то решения об оплате такого обучения принимаются в индивидуальном порядке.

Одним из приоритетных направлений морального стимулирования, используемой в ОДО " Сатурн" является корпоративная культура

Корпоративная культура - это система убеждений, норм поведения, установок и ценностей, которые являются теми неписаными правилами, определяющими, как должны работать и вести себя люди в данной организации.

При этом речь идет об убеждениях и ценностях, которые в большей или в меньшей степени разделяются подавляющим большинством членов организации.

Система отношений, лежащая в основе корпоративной культуры, - это те важнейшие отношения, которые формируют и определяют поведенческие нормы и рабочее поведение членов организации. Это, например, отношение руководства к работникам, отношение работников к руководству, отношение персонала к работе, отношение работников к клиентам и т.п.

Поведенческие нормы - это те требования (как зафиксированные в документах, так и негласные) к поведению работников, которые воспринимаются ими как некий свод правил, определяющих, какими должно быть " правильное", " должное" поведение членов организации в тех или иных стандартных ситуациях. Например, быстрое и качественное обслуживание клиентов, безоговорочное исполнение приказов и распоряжений руководства, помощь и сотрудничество в командной работе и. т.п.

Действие и поведение работников, направленные на достижение конкретных результатов или выполнение порученных заданий - это наблюдаемые проявления корпоративной культуры, ее внешняя сторона, но именно по действиям и поведению работников можно судить о том, каково в целом состояние корпоративной культуры, способствует ли она эффективной работе организации, успешному проведению изменений, поддерживает ли выработанную стратегию развития или нет.

Наличие всего комплекса элементов корпоративного стиля рождает у сотрудников чувство принадлежности к компании, чувство гордости за нее. Из разрозненных людей сотрудники превращаются в единый коллектив, со своими законами, правами и обязанностями [13, C.327].

В ОДО " Сатурн" главным элементом корпоративного стиля является экономическое соревнование. Природой в человеке заложено соревновательное начало, желание быть первым. Важно, чтобы высокими наградами премировали действительно лучших работников, никто не хочет, чтобы все выплаты были уравнительными. Основу экономического соревнования создает система оценки труда персонала в компании. Соревнование - это элемент, с одной стороны, обеспечивающий реализацию соревновательного духа сотрудников, с другой - позволяющий администрации выделить лучших и продемонстрировать свою благодарность им. Соревновательный стиль работы обеспечивает наилучшее понимание целей и задач подразделения и компании всеми сотрудниками, а также культивировать чувство причастности каждого к результатам труда всего коллектива.

Проводится программа " Лучший сотрудник месяца": внутренним голосованием выбирается лучший сотрудник отдела.

Корпоративная социальная политика, являясь элементом корпоративной культуры, подразумевает разработку и реализацию мероприятий и программ, обеспечивающих социальную защищенность и высокий социальный статус сотрудника компании. Она определяет условия труда, корпоративные праздники, фирменную спецодежду и защиту, корпоративные здравницы и дома отдыха.

Большое внимание уделяется корпоративным мероприятиям - это прекрасная возможность неформально пообщаться с коллегами. Корпоративные праздники в отрыве от целей компании, от совместной работы теряют всякий смысл, более того приносят немалый вред. Корпоративный праздник предполагает понимание цели данного мероприятия (обсуждения каких-либо рабочих аспектов, создание неформальных отношений, отдых и т.д.).

Праздник должен быть оформлен соответствующим образом, чтобы было понятно - это праздник данной компании, а не любой другой: элементы корпоративного стиля и оформления в соответствии с целями праздника, программа, подчеркивающая элементы корпоративности. Проведение корпоративных праздников четко регламентировано. Прописываются такие аспекты как перечень корпоративный праздников, участие в них руководителей, порядок их проведения, план и бюджет праздников на ближайший год. Также регламентируются все внутренние мероприятия, вне зависимости от их масштабности: собрания молодых сотрудников, ветеранов, уход на пенсию, дни рождения, награждения, делается ли это кулуарно или собираются все сотрудники компании.

В организации " Сатурн" есть традиция - поздравление сотрудников с днем рождения или другими знаменательными датами в их жизни, с вручением премии или ценного подарка. А также совместное проведение общегосударственных праздников с вручением наиболее отличившимся сотрудникам ценных подарков и благодарственных писем, проведение различных шоу, викторин и других развлекательных мероприятий. Это позволяет людям наиболее полно раскрыться в коллективе и сплотиться, наладить взаимопонимание со всеми, кто работает в компании.

Корпоративным кодексом ОДО " Сатурн" принято положение, что среди сотрудников нет места дискриминации по половому, национальному и статусному принципу.

В компании каждый сотрудник в день своего рождения может получить получасовую аудиенцию у генерального директора компании и задать ему любые вопросы.

Это поощряет интерес сотрудника к своей фирме, подчеркивает доступность высшего руководства, обеспечивает обратную связь, позволяющую руководству получить информацию о своих подопечных.

Внешний вид сотрудников организации презентабельный, деловой (минимум для мужчин брюки + рубашка, для женщин - деловой стиль).

У всех одинаковые фирменные ручки и аксессуары.

День образования компании отмечается ежегодно, как правило, поездкой за город.

За каждый проработанный год выплачивается определенный премия.

⇐ Предыдущая123456Следующая ⇒

Поделиться: