Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Теоретические аспекты контроля как функции управления



Природа и сущность контроля в организации

По мере того, как организация движется к намеченным целям, она должна постоянно отслеживать промежуточные результаты, а также изменения во внутренней и внешней среде. В ходе контроля осуществляется систематическое наблюдение за деятельностью отдельных работников и коллективов, целенаправленное воздействие на исполнителей, сравнение фактических результатов деятельности с заданными параметрами для выработки корректирующих воздействий на управляемые факторы.

Базу эффективного управленческого контроля составляет планирование, в ходе которого определяются миссия, цели, задачи, направления и параметры деятельности. Планирование без контроля бессмысленно, а контроль без планирования невозможен, поскольку в процессе контроля менеджеры определяют отклонения от намеченных планов и вносят регулирующие изменения в соответствии с имеющимися ресурсами, технологиями и положениями предприятия на рынке. Таким образом, функция контроля начинает действовать с момента, когда организация приступает к формированию своих целей, то есть с первых шагов своего существования.

Контроль - это постоянный процесс, обеспечивающий достижение целей организации путём своевременного обнаружения возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем и изменений внешней среды.

Главный смысл системы контроля состоит в создании гарантий выполнения планов организации и в повышении эффективности управленческого процесса.

Все объекты контроля можно разделить на две основные группы: объекты контроля на оперативном уровне и объекты контроля на стратегическом уровне.

На оперативном уровне менеджеры контролируют эффективность использования материальных, финансовых, трудовых и информационных ресурсов.

Контроль материальных ресурсов включает в себя: их закупку и изготовление на месте из материалов, сырья или комплектующих деталей, проверку их качества, цены, времени и объёмов поставки; их инвентаризацию - сопоставление количества реального уровня запаса с учётным и требуемым; контроль за оборудованием - обеспечение необходимыми машинами, инструментами и техническим обслуживанием.

Контроль финансовых ресурсов заключается в содействии успешной реализации финансовой политики организации, обеспечении процесса формирования и эффективного использования финансовых ресурсов (наличия, поступления и правильное распределение) во всех формах деятельности и звеньях организации. Данному контролю, как правило, уделяется большое внимание, поскольку при неправильном функционировании финансовой системы организации под угрозой может находиться использование остальных ресурсов организации: покупка материалов, создание благоприятных условий труда, сбор и обработка информации.

Контроль использования трудовых ресурсов - периодически проводимая система мероприятий по сбору информации, анализу и оценке эффективности деятельности предприятия по организации труда и регулированию социально-трудовых отношений. Данный контроль включает правильный отбор, расстановку, обучение, оценку и оплату труда персонала в организации в соответствии с их трудовым потенциалом и вкладом.

Контроль использования информационных ресурсов направлен на обеспечение достоверной, точной и своевременной информацией всех заинтересованных сотрудников предприятия, что значительно облегчает принятие управленческих решений.

На стратегическом уровне отслеживаю положение организации во внешней окружающей среде - это отношения с поставщиками, конкурентами, потребителями, возможности внедрения новых технологий, сложившаяся социально-экономическая и политическая обстановка.

Также следует отметить, что субъектами контроля могут выступать: собственники фирмы, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно, то есть через независимых экспертов; менеджеры фирмы, за которыми закреплен какой-либо отдел или форма деятельности; сотрудники, контролирующие свою небольшую область труда или даже работу одной какой-либо машины, а также специализированные отделы контроля (например, технического) и государственные органы.

Система контроля обладает рядом функций, обеспечивающих существование организации:

. Проверочная - установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений.

. Информационная - сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта контроля.

. Диагностическая - изучение и оценка реального положения дел в организации, выявление основных тенденций изменения окружения организации, а также выявление возможностей и скрытых резервов для организации.

. Прогностическая - создаёт основу предположений о будущем состоянии объекта контроля и возможных отклонений от заданных параметров и плановых показателей.

. Коммуникационная - обеспечивает установление и поддержание обратной связи.

. Ориентирующая - подсказывает, на что нужно обращать особое внимание в ходе осуществления деятельности.

. Стимулирующая - по итогам контроля осуществляются оценка персонала, его поощрение или наказание.

. Корректирующая - на основе полученных результатов состояние и поведение объекта изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые параметры его заданных характеристик или устойчивость функционирования при отклонении от них.

. Защитная - способствует сохранности ресурсов организации.

Ни планирование, ни создание организационной структуры, ни процесс мотивации нельзя рассматривать в отрыве от контроля. Именно поэтому правильно организованная система контроля очень важна, она составляет фундаментальный элемент процесса управления организации.

 

Виды контроля в организации

 

Контроль является сложной системой. Его можно классифицировать по различным признакам. Наиболее распространённой классификацией является классификация по временному признаку. По данному признаку выделяют три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль производится до фактического начала работы. В ходе такого контроля определяют наличие и состояние ресурсов, приоритетные направления их использования, что позволяет избежать проблем в ходе непосредственного выполнения работ. Главная его цель - это проверка готовности организации к осуществлению её деятельности. Планирование и создание организационной структуры позволяют его осуществить. Строгое соблюдение правил и процедур при выработке планов, чёткое написание должностных инструкций, эффективное доведение целей до подчинённых - всё это увеличивает вероятность того, что планы будут реализованы, а структура будет работать так, как задумано, а также всё это находится во власти контроля.

Предварительный контроль в организациях направлен на области человеческих, материальных и финансовых ресурсов.

В отношении человеческих ресурсов предварительный контроль осуществляется путём анализа деловых и профессиональных навыков и знаний, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей. Для этого устанавливаются минимально допустимый уровень образования и стаж работы в данной области, а также проверка документов и рекомендаций, предоставляемых нанимаемым. При приёме на работу с кандидатом проводится собеседование, выявляется, насколько его характеристики соответствуют необходимым требованиям. Сформулировать такие требования помогают внутрифирменные профессиональные стандарты специалистов.

В отношении материальных ресурсов предварительный контроль начинается с выработки стандартов допустимого качества материалов, необходимого для производства, поступающие материалы проверяют на соответствие этим стандартам; тщательно выбираются поставщики для заключения договоров. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов для бесперебойной работы организации и избегания дефицита.

Средством предварительного контроля финансовых ресурсов является финансовый план (бюджет). Он даёт ответ на вопрос: когда, сколько и каких средств требуется организации. Бюджет также устанавливает предельные значения затрат по каждому структурному подразделению и не позволяет тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Следующим видом является текущий контроль. Данный контроль осуществляется непосредственно на стадии производственного процесса, направленного на достижение сначала промежуточных целей, а вследствие этого на достижение стратегического плана в целом. Такие промежуточные цели являются так называемыми «точками контроля». Чем продолжительнее период выполнения плана, тем больше должно быть число таких точек и тем меньше промежуток между ними. Это даёт возможность своевременно выявить отклонения от плана и принять меры по их устранению.

Система текущего контроля включает следующие блоки:

а) информационный блок - перечень параметров, подлежащих проверке в процессе контроля;

б) оценочный блок - воспринимает и анализирует поступающую информацию о событиях внешней и внутренней среды и определяет их соответствие тому, что было запланировано;

в) механизм корректировки - необходим в случае выявления отклонения от намеченного плана в предыдущем блоке.

Текущий контроль осуществляется на основе обратной связи, представляющей собой получение данных о ходе процессов.

Текущий контроль на оперативном уровне призван обеспечить выполнение всех работ в соответствии с планом. На стратегическом же уровне внимание сосредоточено на квартальных результатах и ключевых точках (например, завершение проекта) для того, чтобы оценить весь производственный процесс и траекторию его развития в целом и, соответственно, внести необходимые коррективы.

Последним видом контроля в классификации по временному признаку является заключительный контроль. Он проводится после выполнения работ, это контроль итогов. Несмотря на то, что заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он имеет большое значение. Заключительный контроль на оперативном уровне управления выполняет следующие основные функции:

)   обеспечение менеджеров информацией, необходимой для оценки эффективности деятельности, за которую они ответственны;

)   его результаты образуют базу для оценки и мотивации персонала путём вознаграждения;

)   воздействует на менеджеров, которые ответственны за обеспечение и осуществление производственного процесса, с целью их активизации.

Заключительный контроль на стратегическом уровне управления обеспечивает высшее руководство информацией, используемых для корректировки или изменения будущих планов организации и совершенствование процесса стратегического планирования.

Помимо распространённой классификации по временному признаку, классифицировать контроль можно и по ряду других признаков. Перечислим некоторые классификации.

По отношению к организации различают внешний и внутренний контроль.

Внешний осуществляется руководством или специальными сотрудниками - контролерами. Идея внешнего контроля основывается на том непреложном факте, что люди, по крайне мере формально, лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдает их руководитель или представитель.

В рамках внутреннего контроля исполнители сами следят за своей работой и её результатами и вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.

Производственный процесс осуществляется поэтапно, и на каждом этапе обязательно производится определённый контроль. Таким образом, можно выделить следующие виды контроля, сопровождающие каждый свою стадию производственного процесса: входной, операционный контроль, контроль готовой продукции, транспортирования и хранения.

Можно классифицировать контроль в зависимости от его субъекта: самоконтроль; контроль, выполняемый менеджером, контрольным мастером и/или отделом технического контроля; инспекционный контроль; государственный и международный контроль. А также, классификация в зависимости от объекта контроля. Здесь выделяют: контроль системы в целом, контроль её подсистем, контроль её элементов и конечно же контроль за решением и контроль за результатами.

По степени охвата объекта: сплошной и выборочный контроль.

По регулярности: регулярный, нерегулярный и специальные проверки.

По источникам данных контроль подразделяется на документальный и фактический. Документальный контроль заключается в установлении сущности проверяемой хозяйственной операции (и хозяйственной деятельности в целом) по данным первичных документов, учетных записей и отчетности, в которых она получила отражение.

Объектами фактического контроля являются:

)   наличные деньги в кассе;

)   наличие основных средств;

)   товарно-материальные ценности;

)   незавершённое производство.

Существует ещё одна довольно распространённая классификация контроля по функциональным видам деятельности организации. По ней выделяются следующие виды контроля:

) финансовый контроль - учет и анализ доходов и затрат от производства продукции, бюджеты подразделений, анализ потоков доходов и расходов;

) маркетинговый контроль - контроль поведения конкурентов, клиентов, поставщиков, изменения цен и других рыночных параметров;

) административный контроль - контроль выполнения административных правил, процедур и регламентов;

) экологический контроль - контроль изменения состояния окружающей среды в результате работы организации;

) кадровый контроль - контроль кадровых изменений, текучести кадров, мотивации персонала, возрастной структуры и других кадровых параметров;

) технологический контроль - контроль соответствия технологического процесса установленным параметрам. [2, 222 с.]

Итак, исходи из всех вышеперечисленных классификаций по разным признакам можно сделать вывод, что контроль является весьма сложной системой, которая в зависимости от конкретной ситуации меняет некоторые свои характеристики, приобретая совершенно иной смысл.

 

Этапы процесса контроля

 

В процессе контроля есть три чётко выраженных этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер. Рассмотрим их по порядку (см. Приложение 1).

)   Установление стандартов - первый этап процесса контроля. Он показывает, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования.

Стандарты - это конкретная цель, степень достижения которой поддаётся измерению; это желаемый результат или событие, с которым менеджеры могут сравнить последующую деятельность, исполнения и изменение. Они отбираются из многочисленных целей и стратегий организации и только потом могут использоваться в процессе контроля. Стандарты отличаются двумя важными особенностями: наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению которому можно оценить степень выполнения работы. Примерами целей, которые можно использовать в качестве стандартов контроля могут являться следующие: получить прибыль в размере 2 млн. долл. в 2011 году или уменьшить количество, воздерживающихся от голосования на 4% на следующих выборах. Установление стандартов позволяет сопоставить реально сделанную работу с запланированной.

Достаточно легко установить стандарты для величин, поддающихся количественному измерению (по прибыли, объёму продаж). Но некоторые важные цели и задачи не поддаются количественному выражению напрямую. Например, невозможно точно приписать повышению степени удовлетворённости работой численное значение или выразить его через эквивалентную сумму денег. В подобном случае проводятся различные обследования и опросы, происходит косвенное выражение их через другие показатели. Однако, используя косвенные показатели, менеджер должен уметь отделять симптомы от истинных причин, тщательно анализируя внутренние и внешние факторы, влияющие на показатели. Руководство не может осуществлять эффективный контроль без показателя какого-либо типа.

) Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На данном этапе менеджер должен определить, насколько полученные результаты соответствуют его ожиданиям, насколько допустимы и относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Деятельность на данной стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Она заключается в определении масштаба допустимых отклонений, измерении результатов, передаче информации и её оценке.

Руководство высшего звена устанавливает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги. Это очень ответственный момент, так как, если взят чрезмерно большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести слишком угрожающие очертания. Но если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на незначительные отклонения, что весьма разорительно и требует много времени.

Контроль должен охватывать все сферы и звенья деятельности организации. Однако для этого не требуется проверять каждого работника. Для этого происходит отбор критических точек, заслуживающих особого внимания, и осуществляется контроль лишь их.

Для того, чтобы контроль был экономически эффективным, преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на его функционирование. Это достигается использованием метода управления по принципу исключения. Он состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов и норм.

Следующим шагом данного этапа является измерение результатов работы - самый трудный и дорогостоящий элемент контроля, позволяющий установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты. Здесь важно правильно выбрать единицу измерения (так чтобы её легко можно было преобразить в те единицы, в которых выражен стандарт), определить частоту измерений. Всё это зависит от специфики вида деятельности, подлежащей контролю. И стоит отметить, что из-за больших затрат на данной стадии менеджер должен избегать искушения измерить всё и как можно точнее.

Затем после измерения результатов осуществляется передача и распространение полученной информации, которые играют ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы, система контроля функционировала правильно и приносила пользу, необходимо донести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Данная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведенья ответственных за соответствующий участок работников в удобной форме. И чрезвычайно важно убедиться, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками организации. Для этого должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто должен их выполнять.

И в заключение второго этапа процесса контроля осуществляется оценка полученных данных о результатах. Именно менеджер определяет степень достоверности и необходимости информации. Он должен отобрать лишь важную информацию, ту, которая адекватно описывает исследуемое явление и необходима для принятия правильного решения.

После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Здесь менеджер должен выбрать одну из трёх линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

) Ничего не предпринимать. Основная цель системы контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором контроль действительно заставлял бы организацию функционировать в соответствии с планом. Если сопоставление фактических результатов со стандартами показывает, что установленные цели достигаются, лучше всего поддерживать существующий статус деятельности. Однако если система контроля показала, что в каком-то элементе организации всё идёт по плану, необходимо продолжать измерения результатов, повторяя циклы контроля.

) Устранить отклонения. Данная линия поведения заключается в том, что при обнаружении отклонения от стандартов производится корректировка действий, сконцентрированная на устранении первопричины отклонения. Смысл корректировки состоит в том, чтобы добиться возвращения организации к правильному образу действий.

) Пересмотр стандартов. Не всегда все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основаны на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего, которые не всегда воплощаются. Происходи пересмотр планов организации, а вместе с ними и установленные стандарты.

 


Поделиться:



Последнее изменение этой страницы: 2020-02-17; Просмотров: 577; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.053 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь