Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Модели выражений, объясняющих мотивы ⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 3
«В порядке оказания технической помощи...». «В связи с тяжелым положением...». «В связи с проведением совместных работ по...». «В связи с уточнением плана совместных действий...». «Ввиду срочности заказа...». «В соответствии с предварительной договоренностью...». «В соответствии с письмом заказчика...». «В соответствии с протоколом от. «Согласно Вашей просьбе...». «Согласно постановлению министерства от...». «В целях усиления охраны государственного имущества...». «В связи с возникшей необходимостью...». «В связи с переходом на новую технологию производства...». «В связи с требованием банка...». «В ответ на Вашу просьбу...». Просьба Варианты реализации (Прошу; просим): «... Вас проверить ходвыполнения заказа...», «... выслать более подробную информацию по данному вопросу», «... включить в план изданий...», «... принять меры...», «... сообщить данные о производительности...», «... направить нам каталоги...», «... подтвердить по телефону получение...». Отправка документов или материальных ценностей Варианты реализации (Высылаем; направляем): «... комплект чертежей сборки машин...», «... запрошенные Вами протоколы испытаний...», «... дополнительные технические данные...», «... подписанный с нашей стороны договор...», «... отдельным пакетом образцы...», «... интересующую Вас документацию заказной бандеролью...». Модели синтаксической конструкции «С благодарностью подтверждаем...». «ОАО «Прогресс» подтверждает...». «Напоминаем, что...». «Напоминаем Вам, что...». «Несмотря на неоднократные напоминания...». «Сообщаем, что...». «Ставим Вас в известность, что...». «Доводим до Вашего сведения, что...». «Извещаем, что...». «Оплату...». «Качество изделий...». «Сроки выполнения работ...». «Соответствие требованиям...». Подтверждение Варианты реализации (Подтверждаем): «... получение спецификаций на...», «... Ваши условия поставки оборудования...», «... получение Вашего письма от...», «... получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...», «... свой запрос о проекте гаража...», «... условия поставки оборудования...». Напоминание Варианты реализации (Напоминаем Вам, что): «... по плану совместных работ Вы должны...», «... в соответствии с... Вы должны...», «Ваша задолженность по оплате... составляет...», «... срок представления рукописи истекает...», «Ваше объединение до сих пор не представил...», «... мы до сих пор не получили...». Извещение Варианты реализации (Извещаем Вас, ставим Вас в известность, что): «... к сожалению, не можем Вам выслать...», «... запрошенные Вами копии счетов будут высланы в ближайшее время...», «... задержка в отгрузке... произошла ввиду...», «... руководство предприятия приняло решение...», «... Ваше предложение принято...», «... Вашей организации выделено 100 тыс. руб. для...», «... срок оплаты... истекает...», «... перечисленная Вами сумма получена...», «... семинар... состоится... в...». Гарантия «... гарантируем...», «ОАО «Прогресс» гарантирует...», «... качество продукции...», «... возврат оборудования в указанный срок...», «... исправность оборудования...». Предложение «Мы можем предложить Вам...», «Предлагаем Вам... автоматическую систему управления в счет взаимных поставок на...», «... приобрести... на взаимовыгодных условиях...», «Мы можем рекомендовать Вам... подрядчика, который гарантирует выполнение указанной работы в период с... по...». Приглашение Моделъ синтаксической конструкции: «Приглашаем...». Варианты реализации: «... представителя Вашего предприятия посетить...», «... Вас принять участие в обсуждении проекта...», «... Просим принять участие...» «в качестве оппонента в обсуждении...» «в обсуждении проблемы...», «... Всесоюзная торговая палата...», «приглашает Вас на официальное открытие выставки...», «... приглашают Вас на торжественное заседание, посвященное 40-летию завода». Отклонение предложения (проекта) «Ваше предложение отклонено по следующим причинам...». «Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму... нами не может быть утвержден по следующим причинам: 1.... 2....». «Считаем нужным сообщить Вам, что одной из основных причин нашего отказа является...». «К сожалению, присланные Вами чертежи не отвечают современным техническим требованиям». «Предлагаемые Вами сроки строительства нас не устраивают...». «Ваше предложение не получило поддержки». «В ответ на Ваш запрос от... сообщаем, что, к сожалению, не можем выслать Вам предложение на поставку товаров этой марки». «С сожалением сообщаем, что наш завод не может поставить... в соответствии с Вашими спецификациями». «Принять Вас на работу в настоящее время не представляется возможным из-за отсутствия вакантных мест». Интерпретация собственной позиции «Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам». «Фирма «Протон» присоединяется к Вашему мнению о необходимости... и сообщает...». «Создавшееся положение с жилым фондом вынуждает университет обратиться к Вам с просьбой...». «ООО «Рассвет» не имеет возможности.... В связи с этим вынужден временно прекратить оплату счетов». «В связи со срывом... по вине... завод «Прибор» лишен возможности...». «Учитывая изложенное выше, объединение «Прогресс» в ближайшие два года не сможет выполнить...». «Мы удовлетворены качеством изделий и готовы заключить с Вами договор». «К сожалению, должны сообщить Вам, что наше предприятие...». «Мы не можем поставить Вам...». «Мы не принимаем на себя обязательства...». «Мы не несем ответственности за... и просим Вас принять срочные меры относительно...». «Нас интересует...». Интерпретация действий другой стороны «Совершенно необъяснимо, почему Ваша фирма задерживает высылку заказа». «Данные Вами обещания не выполняются...». «Сообщаем Вам, что у нас нет Вашего подтверждения (мы еще не имеем...)». «К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам о неточном оформлении Вами железнодорожных накладных». «Такая задержка может привести...». Заключительные слова «Убедительно просим Вас не задерживать ответ». «Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку)». «Надеемся, что наша просьба будет исполнена». «Просим выслать ответ незамедлительно». «С интересом ожидаем Ваших новых заказов и дальнейших сообщений». «Мы уверены, что исполнение нашего заказа находится под Вашим постоянным наблюдением, и будем благодарны Вам, если Вы изыщете возможность начать поставку уже в...». «Благодарим за оказанную помощь». «Благодарим за быстрый ответ». «Ваше предложение принято с благодарностью». «Мы разделяем Ваше удовлетворение по случаю успешного испытания на Вашем предприятии опытной партии грузоподъемников». «Выражаем признательность за Вашу готовность оказать помощь...». «Все Ваши замечания очень ценные. Еще раз благодарим за оказанную помощь...». «Со своей стороны, мы готовы уже с января 2007 года один из цехов полностью переоснастить». «Мы сделаем все от нас зависящее...». «Наше решение сообщим в ближайшее время». «Просим Вас вернуться к этому вопросу в...». «Результаты рассмотрения Вашего предложения сообщим дополнительно». «По получении заключения завода ответ на Ваш запрос будет выслан незамедлительно». «По получении ответа от нашего заказчика мы поставим Вас в известность». Начало письма не должно повторять того, что будет сказано в теме письма, и должно «вводить» адресата в проблему, поставленную в письме 3. Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой Электронными письмами называют документы, передаваемые по каналам электронной почты, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений. Электронная почта используется как для пересылки сообщений между средствами ЭВТ внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными письмами осуществляется через эти почтовые ящики. Подключившись к ЭП, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами международных сетей. Электронная почта предоставляет абонентам следующие возможности: · взаимодействовать через электронные почтовые ящики и доски объявлений с подразделениями организации, между собой и с другими абонентами сети ЭП; · иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций; · обмениваться сообщениями с абонентами других сетей; · получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять сообщения на телеконференции. Электронное письмо включает адрес или несколько адресов получателей, заголовок, содержащий служебную информацию, и текст. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком например: @[email protected] — имя@домен. Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. В сети Интернет допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации: СОМ — коммерческие организации; EDU — учебные и научные заведения; GOV — правительственные учреждения; MIL — военные организации; NET — сетевые узлы Интернет; ORG — прочие организации. Служебный заголовок электронного письма содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой. Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму. Посылать электронное письмо, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать. Адресат электронной почты получает изображение письма на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства. Требования к оформлению документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны изложенным требованиям в отношении традиционной почтовой переписки. Этикет в деловой переписке Деловой этикет вообще — это порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет, в частности, проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращения, выражении просьб, напоминаний, отказов, претензий, в способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах. Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в служебных письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. Распространенными формулами обращения являются, например, такие: «Уважаемый господин (госпожа)...» с указанием фамилии; «Уважаемые коллеги» (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности); «Уважаемый Сергей Иванович» (в письмах-приглашениях, обращениях к известным лицам) и т. д. Обращение «товарищ» находит применение в деловой переписке в военном делопроизводстве. В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы». Следует помнить, что страдательные конструкции предпочтительнее действительных: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «Вы предлагаете», а «Вами предложено»... и т. д. Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т. д. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите адресату об этом, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ. Извинитесь за задержку: «Мы сожалеем о непредвиденной задержке и беспокойстве, причиненном Вам». Если вы ждали ответа и он важен для вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ. Например: «Благодарим Вас за Ваше письмо от 16 ноября текущего года с запросом на...». Если к вам обратились с просьбой, которую вы не можете выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте адресату обратиться в другую организацию или к вам же, но позднее. Не прибегайте к тому, что широко известно под названием «отписка». В деловой переписке неуместно применение вычурных, слащавых выражений типа «Будьте так любезны...», «Не откажите в любезности сообщить...» и т. п. Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, формулируйте напоминание в спокойной манере, без резких выражений, например: «Напоминаем Вам, что срок выполнения договора от 16.12.2005 № 25/42 истекает...». В ответ на жесткое письмо-претензию также придерживайтесь этой нормы: «Мы должны извиниться за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказчикам вследствие несвоевременной отправки груза...». При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита «Адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо — на имя данного должностного лица. Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: «С уважением...»; в отдельных случаях — «Ваш...», «ИскреннеВаш...». Контрольные вопросы 1. Каковы значение и функции организационно-правовых документов? 2. Устав организации и его структура. 3. Расскажите о назначении и содержании положения (на примере Типового положения о канцелярии организации). 4. Каковы требования к содержанию и оформлению инструкции? Должностная инструкция секретаря-референта, ее содержание. 5. Что такое «штатное расписание»? Его назначение в комплексе документации организации. 6. Каковы основные функции распорядительных документов? 7. Перечислите стадии подготовки распорядительных документов. 8. Дайте определение документам: постановление, решение, указание, распоряжение. Дайте им краткую характеристику. 9. Приказ. Понятие и виды приказов. 10. Значение, структура и содержание приказа по основной деятельности. 11. Каково назначение информационно-справочных документов? 12. Охарактеризуйте основные информационно-справочные документы (протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление). 13. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению актов? 14. Что представляют собой справка, сводка, заключение? 15. Что такое «служебное письмо»? Его место в переписке организации. 16. Какие требования необходимо соблюдать при ведении переписки? 17. Классификация служебных писем. 18. Какова структура служебного письма? 19. Приведите примеры распространенных языковых формул служебного письма. 20. Каковы особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой? 21. Изложите основные положения об этикете в служебной переписке.
|
Последнее изменение этой страницы: 2020-02-17; Просмотров: 249; Нарушение авторского права страницы