Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Модели выражений, объясняющих мотивы



«В порядке оказания технической помощи...».

«В связи с тяжелым положением...».

«В связи с проведением совместных работ по...».

«В связи с уточнением плана совместных действий...».

«Ввиду срочности заказа...».

«В соответствии с предварительной договоренностью...».

«В соответствии с письмом заказчика...».

«В соответствии с протоколом от.

«Согласно Вашей просьбе...».

«Согласно постановлению министерства от...».

«В целях усиления охраны государственного имуще­ства...».

«В связи с возникшей необходимостью...».

«В связи с переходом на новую технологию производ­ства...».

«В связи с требованием банка...».

«В ответ на Вашу просьбу...».

Просьба

Варианты реализации (Прошу; просим):

«... Вас проверить ходвыполнения заказа...»,

«... выслать более подробную информацию по данному вопросу»,

«... включить в план изданий...»,

«... принять меры...»,

«... сообщить данные о производительности...»,

«... направить нам каталоги...»,

«... подтвердить по телефону получение...».

Отправка документов или материальных ценностей

Варианты реализации (Высылаем; направляем):

«... комплект чертежей сборки машин...»,

«... запрошенные Вами протоколы испытаний...»,

«... дополнительные технические данные...»,

«... подписанный с нашей стороны договор...»,

«... отдельным пакетом образцы...»,

«... интересующую Вас документацию заказной бан­деролью...».

Модели синтаксической конструкции

«С благодарностью подтверждаем...».

«ОАО «Прогресс» подтверждает...».

«Напоминаем, что...».

«Напоминаем Вам, что...».

«Несмотря на неоднократные напоминания...».

«Сообщаем, что...».

«Ставим Вас в известность, что...».

«Доводим до Вашего сведения, что...».

«Извещаем, что...».

«Оплату...».

«Качество изделий...».

«Сроки выполнения работ...».

«Соответствие требованиям...».

Подтверждение

Варианты реализации (Подтверждаем):

«... получение спецификаций на...»,

«... Ваши условия поставки оборудования...»,

«... получение Вашего письма от...»,

«... получение Вашего заказа и приступаем к его вы­полнению...»,

«... свой запрос о проекте гаража...»,

«... условия поставки оборудования...».

Напоминание

Варианты реализации (Напоминаем Вам, что):

«... по плану совместных работ Вы должны...»,

«... в соответствии с... Вы должны...»,

«Ваша задолженность по оплате... составляет...»,

«... срок представления рукописи истекает...»,

«Ваше объединение до сих пор не представил...»,

«... мы до сих пор не получили...».

Извещение

Варианты реализации (Извещаем Вас, ставим Вас в из­вестность, что):

«... к сожалению, не можем Вам выслать...»,

«... запрошенные Вами копии счетов будут высланы в ближайшее время...»,

«... задержка в отгрузке... произошла ввиду...»,

«... руководство предприятия приняло решение...»,

«... Ваше предложение принято...»,

«... Вашей организации выделено 100 тыс. руб. для...»,

«... срок оплаты... истекает...»,

«... перечисленная Вами сумма получена...»,

«... семинар... состоится... в...».

Гарантия

«... гарантируем...»,

«ОАО «Прогресс» гарантирует...»,

«... качество продукции...»,

«... возврат оборудования в указанный срок...»,

«... исправность оборудования...».

Предложение

«Мы можем предложить Вам...», «Предлагаем Вам... автоматическую систему управле­ния в счет взаимных поставок на...»,

«... приобрести... на взаимовыгодных условиях...», «Мы можем рекомендовать Вам... подрядчика, кото­рый гарантирует выполнение указанной работы в период с... по...».

Приглашение

Моделъ синтаксической конструкции: «Приглашаем...». Варианты реализации:

«... представителя Вашего предприятия посетить...», «... Вас принять участие в обсуждении проекта...», «... Просим принять участие...» «в качестве оппонента в обсуждении...» «в обсуждении проблемы...»,

«... Всесоюзная торговая палата...», «приглашает Вас на официальное открытие выставки...»,

«... приглашают Вас на торжественное заседание, по­священное 40-летию завода».

Отклонение предложения (проекта)

«Ваше предложение отклонено по следующим причи­нам...».

«Присланный Вами проект титульного списка по объек­там строительства на сумму... нами не может быть утвер­жден по следующим причинам:

1....

2....».

«Считаем нужным сообщить Вам, что одной из основ­ных причин нашего отказа является...».

«К сожалению, присланные Вами чертежи не отвечают современным техническим требованиям».

«Предлагаемые Вами сроки строительства нас не устра­ивают...».

«Ваше предложение не получило поддержки».

«В ответ на Ваш запрос от... сообщаем, что, к сожале­нию, не можем выслать Вам предложение на поставку товаров этой марки».

«С сожалением сообщаем, что наш завод не может по­ставить... в соответствии с Вашими спецификациями».

«Принять Вас на работу в настоящее время не представ­ляется возможным из-за отсутствия вакантных мест».

Интерпретация собственной позиции

«Наши обращения по данному вопросу не привели к по­ложительным результатам».

«Фирма «Протон» присоединяется к Вашему мнению о необходимости... и сообщает...».

«Создавшееся положение с жилым фондом вынуждает университет обратиться к Вам с просьбой...».

«ООО «Рассвет» не имеет возможности.... В связи с этим вынужден временно прекратить оплату счетов».

«В связи со срывом... по вине... завод «Прибор» лишен возможности...».

«Учитывая изложенное выше, объединение «Прогресс» в ближайшие два года не сможет выполнить...».

«Мы удовлетворены качеством изделий и готовы за­ключить с Вами договор».

«К сожалению, должны сообщить Вам, что наше пред­приятие...».

«Мы не можем поставить Вам...».

«Мы не принимаем на себя обязательства...».

«Мы не несем ответственности за... и просим Вас при­нять срочные меры относительно...».

«Нас интересует...».

Интерпретация действий другой стороны

«Совершенно необъяснимо, почему Ваша фирма задер­живает высылку заказа».

«Данные Вами обещания не выполняются...».

«Сообщаем Вам, что у нас нет Вашего подтверждения (мы еще не имеем...)».

«К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам о неточ­ном оформлении Вами железнодорожных накладных».

«Такая задержка может привести...».

Заключительные слова

«Убедительно просим Вас не задерживать ответ».

«Просим извинить нас за задержку с ответом (за допу­щенную ошибку)».

«Надеемся, что наша просьба будет исполнена».

«Просим выслать ответ незамедлительно».

«С интересом ожидаем Ваших новых заказов и даль­нейших сообщений».

«Мы уверены, что исполнение нашего заказа находится под Вашим постоянным наблюдением, и будем благодар­ны Вам, если Вы изыщете возможность начать поставку уже в...».

«Благодарим за оказанную помощь».

«Благодарим за быстрый ответ».

«Ваше предложение принято с благодарностью».

«Мы разделяем Ваше удовлетворение по случаю успеш­ного испытания на Вашем предприятии опытной партии грузоподъемников».

«Выражаем признательность за Вашу готовность ока­зать помощь...».

«Все Ваши замечания очень ценные. Еще раз благода­рим за оказанную помощь...».

«Со своей стороны, мы готовы уже с января 2007 года один из цехов полностью переоснастить».

«Мы сделаем все от нас зависящее...».

«Наше решение сообщим в ближайшее время».

«Просим Вас вернуться к этому вопросу в...».

«Результаты рассмотрения Вашего предложения сооб­щим дополнительно».

«По получении заключения завода ответ на Ваш запрос будет выслан незамедлительно».

«По получении ответа от нашего заказчика мы поста­вим Вас в известность».

Начало письма не должно повторять того, что будет ска­зано в теме письма, и должно «вводить» адресата в пробле­му, поставленную в письме

3. Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой

Электронными письмами называют документы, пере­даваемые по каналам электронной почты, которая позво­ляет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

Электронная почта используется как для пересылки со­общений между средствами ЭВТ внутри одной организа­ции, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется ин­дивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), ко­торому присваивается код пользователя. Обмен электрон­ными письмами осуществляется через эти почтовые ящики.

Подключившись к ЭП, пользователь получает возмож­ность переписываться с другими абонентами международ­ных сетей.

Электронная почта предоставляет абонентам следующие возможности:

· взаимодействовать через электронные почтовые ящи­ки и доски объявлений с подразделениями организации, между собой и с другими абонентами сети ЭП;

· иметь оперативный доступ к информации, хранящей­ся в базах данных различных организаций;

· обмениваться сообщениями с абонентами других сетей;

· получать сообщения с телеконференций по интересу­ющим темам и отправлять сообщения на телеконференции.

Электронное письмо включает адрес или несколько ад­ресов получателей, заголовок, содержащий служебную ин­формацию, и текст.

Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, кото­рый описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разде­ляются знаком например:

@[email protected] — имя@домен.

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделен­ных точками.

В сети Интернет допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

СОМ — коммерческие организации;

EDU — учебные и научные заведения;

GOV — правительственные учреждения;

MIL — военные организации;

NET — сетевые узлы Интернет;

ORG — прочие организации.

Служебный заголовок электронного письма содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.

Посылать электронное письмо, содержащее закодирован­ную информацию, разрешается в том случае, если у получа­теля информации есть возможность его раскодировать.

Адресат электронной почты получает изображение пись­ма на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носите­ле, полученной при помощи печатающего устройства.

Требования к оформлению документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны изложенным требовани­ям в отношении традиционной почтовой переписки.

Этикет в деловой переписке

Деловой этикет вообще — это порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет, в ча­стности, проявляет себя в форме изложения текста пись­ма, прежде всего в формулах обращения, выражении просьб, напоминаний, отказов, претензий, в способах ар­гументации, формулировках указаний, в заключительных словах.

Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применять­ся и в служебных письмах, если письмо адресуется непос­редственно должностному лицу. Распространенными фор­мулами обращения являются, например, такие: «Уважае­мый господин (госпожа)...» с указанием фамилии; «Уважаемые коллеги» (при обращении к группе лиц, свя­занных общим родом деятельности); «Уважаемый Сергей Иванович» (в письмах-приглашениях, обращениях к извес­тным лицам) и т. д. Обращение «товарищ» находит при­менение в деловой переписке в военном делопроизводстве.

В деловой переписке должны быть исключены местоиме­ния «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы». Следует помнить, что страдательные конструкции предпочтительнее действительных: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «Вы предлагаете», а «Вами пред­ложено»... и т. д.

Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делово­го этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т. д. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите адреса­ту об этом, а также о том, когда сможете дать окончатель­ный ответ. Извинитесь за задержку: «Мы сожалеем о не­предвиденной задержке и беспокойстве, причиненном Вам».

Если вы ждали ответа и он важен для вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ. Например:

«Благодарим Вас за Ваше письмо от 16 ноября текуще­го года с запросом на...».

Если к вам обратились с просьбой, которую вы не може­те выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте адреса­ту обратиться в другую организацию или к вам же, но по­зднее. Не прибегайте к тому, что широко известно под назва­нием «отписка».

В деловой переписке неуместно применение вычурных, слащавых выражений типа «Будьте так любезны...», «Не от­кажите в любезности сообщить...» и т. п.

Если требуется напомнить партнеру о необходимости вы­полнения его обязательств, формулируйте напоминание в спокойной манере, без резких выражений, например: «На­поминаем Вам, что срок выполнения договора от 16.12.2005 № 25/42 истекает...». В ответ на жесткое письмо-претензию также придерживайтесь этой нормы: «Мы должны извинить­ся за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказ­чикам вследствие несвоевременной отправки груза...».

При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита «Адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо — на имя дан­ного должностного лица.

Проявлением этикета является также употребление за­ключительных формул вежливости. Если текст письма начи­нается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная фор­мула вежливости: «С уважением...»; в отдельных случа­ях — «Ваш...», «ИскреннеВаш...».

Контрольные вопросы

1. Каковы значение и функции организационно-правовых доку­ментов?

2. Устав организации и его структура.

3. Расскажите о назначении и содержании положения (на при­мере Типового положения о канцелярии организации).

4. Каковы требования к содержанию и оформлению инструк­ции? Должностная инструкция секретаря-референта, ее со­держание.

5. Что такое «штатное расписание»? Его назначение в комп­лексе документации организации.

6. Каковы основные функции распорядительных документов?

7. Перечислите стадии подготовки распорядительных доку­ментов.

8. Дайте определение документам: постановление, решение, ука­зание, распоряжение. Дайте им краткую характеристику.

9. Приказ. Понятие и виды приказов.

10. Значение, структура и содержание приказа по основной дея­тельности.

11. Каково назначение информационно-справочных документов?

12. Охарактеризуйте основные информационно-справочные до­кументы (протокол, докладная записка, объяснительная за­писка, заявление).

13. Какие требования предъявляются к составлению и оформ­лению актов?

14. Что представляют собой справка, сводка, заключение?

15. Что такое «служебное письмо»? Его место в переписке орга­низации.

16. Какие требования необходимо соблюдать при ведении пере­писки?

17. Классификация служебных писем.

18. Какова структура служебного письма?

19. Приведите примеры распространенных языковых формул служебного письма.

20. Каковы особенности оформления писем, передаваемых элек­тронной почтой?

21. Изложите основные положения об этикете в служебной пе­реписке.

 


Поделиться:



Последнее изменение этой страницы: 2020-02-17; Просмотров: 249; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.044 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь