Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии 


Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения:




Делопроизводитель, допущенный к конфиденциальным документам прежде должен прежде должен пройти инструктаж о сохранении коммерческой тайны. Для сохранения КТ в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо, которое несет ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Документ , имеющий гриф КТ формируется в отдельное дело. На обложке документа в правом верхнем углу ставится гриф (на внутренней обложке пишется список сотрудников, имеющих право его использования) листы дела нумеруются карандашом в правом верхнем углу.

Технология обработки документов:

Конфиденциальные, как и открытые документы находятся в постоянном движении, перемещении множества документов по множеству иерархий. Создаются серьезные предпосылки требующиеся от секретаря и делопроизводства в целом.

Тема№5: Этапы подготовки делопроизводителей конфиденциальных документов.

Под исполнением конфиденциального документа понимается процесс документирования делопроизводителя управленческих решений и действий, результат выполнения руководителем и сотрудниками организации поставленных задач и отдельных заданий, поручений, а также реализации функций в закрепленных за ними должностных инструкциях.

Факторами, инициирующими процесс исполнения являются:

1. Поручение руководителям, сотрудникам поступившего документа

2. Письменное или устное указание вышестоящего руководителя

3. Устный запрос на информацию или принятие решения от других организаций и отдельных лиц

4. Задание и поручение, включенное в рабочие планы, графике работы, должностные инструкции и другие организационные и плановые документы

5. Полезная информация получена из реферативных и информационных сборников, рекламных изданий

В ходе исполнения конфиденциальные документы подвергаются максимально возможному спектру угроз.

Тема№6: Охрана конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений.

Ст.11. Федеральный закон от 29.07.2004г. №98 ФЗ о коммерческой тайне.

Этапы подготовки делопроизводителем конфиденциальных документов.

Выделяются следующие основные этапы:

1. установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;

2. оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;

3. составление вариантов и черновика текста документа;

4. учет подготовленного черновика конфиденциального документа;

5. изготовление проекта конфиденциального документа;

6. издание конфиденциального документа.

 

Основные операционные технологические схемы обработки конфиденциальных документов.

Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение делопроизводителем поступивших документов включает следующие процедуры:

1.Процедура приема пакетов:

  • Получение от курьера пакетов и сдаточного документа.
  • Проверка правильности доставки пакетов, целостности упаковки, печати и наклеек.
  • Проверка соответствия содержания реквизитов на пакете и сдаточном документе.
  • Подсчет количества принятых документов.
  • Проставление в сдаточном документе отметки о приеме пакета.

2.Процедура учета пакетов:

  • Внесение в журнал учета пакетов сведений о количестве поступивших пакетов и проставление росписи курьера доставившего пакет с удостоверением росписи, штампом службы доставки.
  • Возвращение курьеру экземпляра сдаточного документа.
  • Внесение в журнал по каждому поступившему пакету исходных сведений о вложенных в него документах.
  1. Процедура распределения/вскрытия пакета.
    • Передача по принадлежности пакетов, не подлежащих вскрытию н7а входящем участке.
    • Передача пакета для вскрытия уполномоченному лицу.
    • Вскрытие пакета конверта.
    • Проверка соответствия содержания реквизитов, подсчет количества листов.
    • Проверка наличия приложений, их комплексности, соответствия содержания их реквизитов и количества листов данных, указанных в сопровождающем листе.
    • Скрепление листов документа и передача его на регистрацию, в том числе на другие участки службы документации.

Оформление и учет делопроизводителем носителей конфиденциальной информации включает следующие процедуры:



Процедура традиционной или автоматической регистрации документа:

Процедура окончательного оформления носителя:

· Проставление в штампе предварительного учета на носители регистрационного номера.

· Проставление регистрационного номера на всех листах носителя.

· Маркировка технического носителя.

Тема№7:Организация документооборота

Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправление или направление дела.

Документооборот оперирует официальными т.е полностью официальными документами и как правило рассматривает движение только отдельных документов , в то время как на практике значительная часть документооборота занимает работу с проектами и пакетами документов , необходимых для документирования того или иного действия.

Масштаб документа.

Соответственным масштабом движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, организации как юридического структурного, подразделения, корпорации с рядом филиалов, отраслями управления государства в целом. Но для нормативно – методической разработкой необходимо выбрать базовый объект, обладающий полным набором технологических процессов с одной стороны и быть достаточно простым для описания этих процессов.

Основываясь на этом критерии и методическом пособии в частности ГСДОУ (государственная система документа обеспечения управления ) рассматривает в качестве базового объекта документооборота организация как юридически независимого самостоятельного управленческого элемента.

Порядок движения документов в организации вторичных по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальных систем субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

Тема№8: Документопотоки.

Документ состоит в организации из документопотоков, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации структурных подразделений и специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедиции секретариата и канцелярии и др. Поступающие в организацию документы образуют потоки входящей корреспонденции, которые пройдя необходимые стадии обработки попадают в конечном итоге к конкретным сотрудникам на ознакомление и их исполнение. В подразделениях из документов подготовленных сотрудниками так же формируются документопотоки , которые в руководстве сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции , кроме того в организации как правило циркулируют документы , созданные в ней и не предназначенные только к выходу за ее пределы – это потоки внутренней документации. Их путь начался у одних у одних сотрудников – авторов и закончился у других сотрудников исполнителей , так что в начале их путь это путь отправленных документов а продолжение это путь получаемых документов :

Рядовой состав документов:

1.Распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций

2.Акты и справки проведения вне ведомственных проверок

3.Статическая отчетность

4.Письма – запросы о деятельности организации

5.Письма – ответы на инициативны своих сотрудников

6.Материалы ( приглашения, тезисы и др ) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных общественных мероприятий и тд.

Большое значение в организации документооборота имеет авторство документов. Предложения заявления и жалобы граждан, докладные, объяснительные и др. имеют разные технологии обработки. Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документов потоков, но и цикличностью. С учетом этих факторов организуются службы ДОУ : определяется количество, составов сотрудников , режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождений документов в учреждении комплектации необходимыми организационной технике. Значительно распространяющиеся методы обработки документации, в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения и степени ограничения доступа к составу информации критерии различными между группами документов могут быть иными , но их поиск и выделении имеет смысл только при одном условии существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

Технология обработки поступающих документов. Применяют несколько способов передачи документов от одного адресата к другому. Документы посылаются с официальными курьерами , передаются посыльными , передаются по почте.





Рекомендуемые страницы:


Читайте также:

  1. A. между органами государственного управления и коммерческими организациями
  2. II. Организация выполнения выпускной квалификационной работы
  3. II. Организация Российского флота в 1914–1918 гг
  4. III. Организация деятельности службы
  5. IV. Организация и несение караульной службы в подразделениях
  6. IV. Организация функционирования сооружений и устройств железнодорожного транспорта
  7. Автономная некоммерческая организация
  8. Акционерное общество (АО) – коммерческая организация, образованная одним или несколькими лицами, с уставным капиталом, разделенным на доли, права на которые удостоверяются ценными бумагами – акциями.
  9. В роли займодавца по кредитному договору может выступать только банк или иная кредитная организация, имеющая соответствующую лицензию Центробанка.
  10. Вначале организация проводит реформацию баланса и списывает прибыль после уплаты налогов проводкой: Дебет 99 Кредит 84.
  11. Внутренняя организация СовФед ФедСоб РФ
  12. Вопрос 34.Административно-правовая организация управления экономикой




Последнее изменение этой страницы: 2016-04-10; Просмотров: 1088; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2021 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.016 с.) Главная | Обратная связь