Развитие российской государственной системы делопроизводства

Российское делопроизводство в своем становлении прошло три периода, каждый из которых в свою очередь может быть подразделен на отдельные этапы:

1. Делопроизводство в дореволюционной России:

— от появления первых документов до приказного делопроизводства включительно.

— коллежское делопроизводство.

— исполнительное делопроизводство.

2. Делопроизводство в СССР:

— от разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки Единой государственной ситемы делопроизводства

— от традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления.

3. Современное российское делопроизводство

Документ и информация, их свойства и функции.

Свойства:

1)атрибутивность документа, т.е наличие неоьемленных слагаемых, без которых он существовать не может

2)функциональность документа, т.е его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени

3)структурность документа, т.е тесная взаимосвязь его элементов и подсистем

Функции:

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1) информационные функции (собственно информационная, соци­альная, политическая и коммуникативная);

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Развитие документационных технологий

Сначала люди писали документы рукописным способом. Это было очень сложно и долго. Они подкладывали под документ копировальную бумагу, для того, чтобы было немного проще.Затем, использовали печатающие машины и электроно пишущие машинки. И теперь люди составляют документы при помощи компьютера.

 

Роль документационного обеспечения управления в современной организации.

Состав практически применяемых правил документирования, форм документов, технологий обработки и хранения документов напрямую зависит от функций организации. Этим можно объяснить то, что проблемы управления документационным обеспечением находятся в постоянном развитии. Значительно отличаются в различных организациях количественно и качественно службы ДОУ. С точки зрения документирования можно выделить три основные функции современной организации:
1.документационное обеспечение, т. е. документирование процедур управления;
2.коммуникации, или технологии документационного обеспечения;
3.организация учета и хранения документируемой информации в оперативных и перспективных целях.
Исходя из этого можно сделать вывод, что реализация функций управления невозможна без хорошо поставленной службы документационного обеспечения управления.

Классификация управленческих документов

Основные группы документов:

1)организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

2)Распорядительные документы предприятия (акт, приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указания, постановления);

3)Документы по личному составу предприятия (приказы, заявления, автобиографи, личный листок по учёту кадров, личная карточка формы Т-2);

4) Информационно-справочные документы предприятия (письма, справки, , докладные записки, объяснительные записки протоколы и др.)

Общероссийские системы документации

В настоящее время действуют восемь унифицированных систем документации:

— унифицированная система организационно-распорядительной документации;

— унифицированная система банковской документации;

— унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

— унифицированная система отчетно-статистической документации;

— унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

— унифицированная система документации по труду;

— унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

— унифицированная система внешнеторговой документации.

Унифицированная система управленческой документации

Основным направлением совершенствования работы с документа­ми является унификация. Под унификацией пони­мается приведение чего-либо к единой системе, форме. Унификация документов производится в целях сокращения количе­ства применяемых в управленческой деятельности документов. Совокуп­ность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назна­чения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации. Системы документации могут быть функциональными и отрасле­выми.Унификация документов предполагает:

1. установление номенклатуры действующих в рамках системы уни­фицированных форм документов;

2.разработку единой модели построения документов систе­мы с использованием, как правило, формуляра-образца;

3.разработку структур документов;

4. создание общих синтаксических правил построения документов.

10)Реквизиты документа, их значение и оформление.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

(с 1 – 17, 19 заголовочная, 18, 20 основная, 21-30 оформляющая)

 

11)Обязательные реквизиты и их хар-ка.

К обязательным относятся следующие реквизиты: наименование организации, т. е. автора документа, дата, регистрационный номер до­кумента, заголовок к тексту, текст документа, подпись и др.

Наименование организации

Этот реквизит характеризует автора документа. Наименования (полные или сокращенные), приводимые в данном рек­визите, должны соответствовать наименованиям, приведенным в учре­дительных этих организаций, и все­гда приводятся в именительном падеже.Наименование организации на иностранном языке воспроизводит­ся в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.

Дата

Явля­ется датой подписания, датой заседа­ния. Существует два способа оформления даты: цифровой и словесно-цифровой.

Регистрационный номер документа

Реквизит помещается справа от даты и представляет собой порядко­вый номер документа, присваиваемый ему после подписания, который может дополняться другой информацией.Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каж­дой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например № 231/435/385.

Заголовок к тексту документа

Реквизит должен быть проставлен на всех документах, оформ­ленных на бумаге формата А4. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.Заголовок к тексту документа включает в себя краткое содержание документа и оформляется перед текстом документа.

Текст документа

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерациии и субъектов Российской Федерации о государственных языках.Текст документа должен быть точным, лаконичным, исключать воз­можность неоднозначного толкования, а также нейтральным и не со­держать эмоциональной окраски.Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, рекомендации. Текст может состоять из одной части, если вторая часть не нуждается в обосновании.

Подпись

Наименование должности печатается от границы левого поля; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Расшифровка дается без кавычек и ско­бок, Должностные лица подписывают документы в пределах их компетен­ции. На документе проставляются одна, две или несколько подписей в зави­симости от вида документа, содержания, способов принятия

⇐ Предыдущая123456Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. I) Получение передаточных функций разомкнутой и замкнутой системы, по возмущению относительно выходной величины, по задающему воздействию относительно рассогласования .
2. I. РАЗВИТИИ ЛЕКСИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ ЯЗЫКА У ДЕТЕЙ С ОБЩИМ НЕДОРАЗВИТИЕМ РЕЧИ
3. II. О ФИЛОСОФСКОМ АНАЛИЗЕ СИСТЕМЫ МАКАРЕНКО
4. II. ОБЩЕСТВЕННОЕ РАЗВИТИЕ РОССИИ в 1917 г.
5. III. Технология проведения государственной кадастровой оценки земель поселений
6. V) Построение переходного процесса исходной замкнутой системы и определение ее прямых показателей качества
7. VII. Проблема личности как таковой. Развитие защиты так называемых прав личности и ее конкретных особенностей
8. X. Прикомандирование сотрудников к представительным органам государственной власти и органам государственного управления.
9. А. Разомкнутые системы скалярного частотного управления асинхронными двигателями .
10. А.Р.Лурия. РАЗВИТИЕ КОНСТРУКТИВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДОШКОЛЬНИКА
11. АВИАЦИОННЫЕ ПРИБОРЫ И СИСТЕМЫ
12. Автоматизированные информационно управляющие системы сортировочных станций