Систематизация отдельных категорий документов

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 6Следующая ⇒

1. Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируют в дела по видам документов и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности учреждений и поличному составу группируют отдельно.

2. Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

3. Поручения вышестоящих органов группируют дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

4. Лицевые счета рабочих и служащих и другие документы группируют в самостоятельные дела в пределах года и располагают по алфавиту.

5. Предложения, заявления и жалобы граждан формируют раздельно. Документы в этих делах располагают в хронологическом или алфавитном порядке.

6. Переписку группируют в дела за период календарного (учебного) года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-вопросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения.

Экспертиза ценностей документов, её критерии.

1)Критерии происхождения документов

2)Критерии содержания документов

3)Критерии внешних особенностей документов

55)Экспертиза ценностей документов, её этапы и задачи.

Этапы: Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в дело производстве, в архиве организации и государственном архиве.

Задачи:

1)Установление сроков хранения документов.

При выполнении этой задачи идет разделение документов по срокам хранения на три группы: постоянного хранения; долговременного (свыше 10 лет) хранения; временного хранения.

2. Установление профильности документов тому или иному государственному архиву.

3. Обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов.

4. Определение уникальных и особо ценных дел и документов.

Состав и функции экспертной комиссии

Состав:

В любой организации, учреждении, предприятии независимо от формы собственности должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия. Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Все члены комиссии должны хорошо знать структуру и функции своей организации, состав и содержание документов. Обычно в состав ЭК включают еще и специалистов по научной, технической, производственной и другим видам документации.

Функции:

1)рассмотрение ежегодно пересоставляемой номенклатуры дел; актов о выделении к уничтожению документов и дел; годовых разделов описей дел постоянного хранения; описей дел свыше 10 лет хранения;

2)решение вопроса о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

3) установление и изменение сроков хранения отдельных категорий документов;

4)проверка правильности оформления комплексов документов для постоянного и долговременного хранения и др.

Оформление дел

Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации или другими структурными подразделениями.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, составляется внутренняя опись– документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме.. При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.¹⁶

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Опись документов, находящихся в деле

Указания по заполнению описи

1. Сведения о каждом приобщенном к делу документе вносятся отдельной строкой.

2. В графе 5 " Отметка об изъятии документа из дела" указываются дата и причина изъятия документа.

3. Изъятие документа из дела производится по заявлению лица, подавшего документ, или уполномоченного им лица. Лицо, получившие документ, ставит на заявлении отметку о выдаче документа, подпись и дату.

В конце ставится подпись лица, оформившего дело, фио и в низу дату заполнения.

Заявление об изъятии документа хранится в деле заявителя.

Составление описей дел

Опись представляет собой архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения. Она предназначена для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве.

Опись составляется на документы одного года. Дела в описи располагаются по степени важности. На дела с документами постоянного хранения и со сроком хранения более 10 лет составляются отдельные описи.

В зависимости от объема документооборота в организации, могут составляться как общие описи дел, так и описи на дела каждого структурного подразделения. Описи дел структурных подразделений согласовываются с руководителем службы делопроизводства организации, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: дела по основной (производственной) деятельности организации и дела по личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные описи (опись № 1 - для основной деятельности и опись № 2 - для дел по личному составу).

60)Хранение дел в текущем делопроизводстве.

Все документы, поступающие на предприятия после их регистрации, передают исполнителям, которые отвечают за их сохранность. Эти документы необходимо хранить в специальных папках. В конце рабочего дня папки с документами закрывают в сейфах, шкафах или ящиках столов.

Исполненные документы подшивают в папки и хранят в соответствующих отделах предприятия. Ответственность за них несут руководители этих отделов. За документы, находящиеся в канцелярии предприятия, отвечают секретари и делопроизводители, бланки хранят в закрытых шкафах.

Штампы или простые печати хранятся у должностных лиц, которым предоставлено право пользования ими и которые отвечают за их сохранность. Ответственность за пользование гербовой печатью несет руководитель предприятия, он же отвечает за состояние делопроизводства, виновные подвергаются дисциплинарным взысканиям, а в отдельных случаях – могут нести ответственность в уголовном порядке.

Основные понятия об архивном хранении

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы,.

При хранении в течение установленных сроков должны обеспечиваться сохранность, учет, отбор и подготовка документов для передачи их на хранение в государственные и муниципальные архивы в соответствии с нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой делоорганизации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

63) Акт о выделении дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение. Акт о выделении дел к уничтожению составляется на дела всей организации. В том случае, если в акте указываются дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным.

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 Следующая ⇒