Система приема, передачи и вручения электронных сообщений с использованием корпоративной сети РУП «Белпочта»

Руководство пользователя

Версия 1.0

Листов 30

АННОТАЦИЯ

Данный документ предназначен пользователям, которые занимаются передачей, приемом и доставкой электронных сообщений.

Настоящий документ содержит пошаговые инструкции по созданию электронных сообщений и их передаче, обработке входящих сообщений и подтверждению их доставки, формированию отчетов о количестве входящих и исходящих электронных сообщений, обработанных системой за отчетный период.

Для администраторов ОПС, которые занимаются настройкой АРМов операторов ОПС, документ содержит пошаговые инструкции по настройке.

Состояние документа – август 2006 г.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Введение. 4

1.1. Основные понятия, термины и сокращения. 4

1.2. Статусы электронного сообщения. 5

1.3. Назначение клавиш для перемещения курсора. 6

1.4. Особенности ввода даты. 7

2. Описание процесса передачи, приема и доставки электронных сообщений. 9

3. Создание нового электронного сообщения и его передача. 12

4. Поиск электронного сообщения. 16

4.1. Фильтрация сообщений. 16

4.2. Сортировка сообщений. 17

5. Прием и доставка электронного сообщения. 19

5.1. Обработка входящего электронного сообщения. 19

5.2. Подтверждение доставки электронного сообщения. 23

6. Распечатка копии электронного сообщения. 26

7. Получение отчетов. 27

8. Настройка АРМа оператора ОПС. 28

8.1. Изменение пароля. 28

9. Известные проблемы. 30

Введение

«Система передачи, приема и доставки электронных сообщений посредством корпоративной сети РУП «Белпочта»» автоматизирует процесс формирования и передачи электронных сообщений между отделениями почтовой связи, обеспечивает контроль доставки электронных сообщений и предоставляет возможность формировать отчеты о количестве входящих и исходящих электронных сообщений, обработанных системой за отчетный период.

1.1. Основные понятия, термины и сокращения

ЭС	Электронное сообщение
ОПС	Отделение почтовой связи
ЦОЭС	Центр обработки электронных сообщений
АРМ СЭС ОПС	Автоматизированное рабочее место оператора ОПС
Оператор АРМ СЭС ОПС (Оператор)	Должностное лицо ОПС РУП «Белпочта», осуществляющее свои должностные обязанности по формированию и передаче исходящих сообщений, обработке входящих сообщений, контролю своевременности выполнения операций и формированию отчетности на уровне ОПС.
Тип электронного сообщения	В системе предусмотрены два типа электронных сообщений: 1. Информационные электронные сообщения 2. Уведомления о вручении ЭС различаются способом формирования. Уведомление о вручении создается на основе данных первичного ЭС и сведений о доставке в момент подтверждения доставки информационного электронного сообщения, для которого требуется уведомление отправителя о факте доставки.
Журнал исходящих электронных сообщений	Содержит реквизиты исходящих электронных сообщений: номер сообщения, присвоенный при создании; дата отправки; статус; индекс получателя; категория сообщения и имя оператора подтвердившего доставку. Журнал отображается в окне АРМа под закладкой «Исходящие».
Журнал входящих электронных сообщений	Содержит реквизиты входящих электронных сообщений: номер, присвоенный при поступлении в ОПС; номер СКС; дата получения сообщения в ОПС; статус; индекс отправителя; категория сообщения и имя оператора подтвердившего доставку. Журнал отображается в окне АРМа под закладкой «Входящие» сообщения.

Статусы электронного сообщения

Наименование	Описание
Новое ЭС	Статус присваивается АРМ СЭС ОПС отправителя новому электронному сообщению, которое прошло контроль правильности заполнения, зарегистрировано в «Журнале исходящих сообщений» с присвоением уникального исходящего номера и даты создания, но информация о котором пока не передавалась в ЦОЭС. Дата создания определяется как текущая дата и время сохранения ЭС в «Журнале исходящих сообщений» ОПС отправителя.
Принято ЦОЭС	Статус присваивается в момент передачи электронного сообщения от ОПС отправителя. Электронное сообщение сохраняется в базе данных ЦОЭС, ему присваивается уникальный идентификатор и дата принятия. Дата принятия определяется как текущая дата и время сохранения ЭС в базе данных ЦОЭС. Уникальный идентификатор и дата принятия в ЦОЭС сохраняются в базе данных АРМ СЭС ОПС. ЭС в ОПС отправителя переводится из статуса «Новое ЭС» в статус «Принято ЦОЭС».
Принято ОПС	Статус присваивается АРМ СЭС ОПС получателя после получения нового электронного сообщения, его регистрации в «Журнале входящих сообщений» и присвоении входящего номера и даты приема. Дата приема определяется как текущая дата и время сохранения ЭС в «Журнале входящих сообщений» ОПС получателя. Дата приема в ОПС получателя сохраняются в базе данных ЦОЭС. ЭС в ЦОЭС переводится из статуса «Принято ЦОЭС» в статус «Принято ОПС». Дата приема электронного сообщения в ОПС получателя передаются в ОПС отправителя из ЦОЭС и сохраняются в базе данных АРМ СЭС ОПС отправителя. Электронное сообщение переводится из статуса “Принято ЦОЭС» в статус «Принято ОПС».
Просмотрено	Статус присваивается АРМ СЭС ОПС получателя при просмотре нового входящего электронного сообщения. В ЦОЭС передается дата просмотра, которая определяется как текущая дата и время просмотра ЭС в ОПС получателя. ЭС в ЦОЭС переводится из статуса «Принято ОПС» в статус «Просмотрено». Электронное сообщение в ОПС отправителя переводится из статуса “Принято ОПС» в статус «Просмотрено».
Распечатано	Статус присваивается АРМ СЭС ОПС получателя после распечатки полученного электронного сообщения. В ЦОЭС передается дата распечатки, которая определяется как текущая дата и время распечатки ЭС в ОПС получателя. Дата распечатки в ОПС получателя сохраняется в базе данных ЦОЭС. ЭС в ЦОЭС переводится из статуса «Просмотрено» в статус «Распечатано». Дата распечатки электронного сообщения в ОПС получателя передается в ОПС отправителя из ЦОЭС и сохраняется в базе данных АРМ СЭС ОПС отправителя. Электронное сообщение переводится из статуса «Просмотрено» в статус «Распечатано».
Доставлено	Статус присваивается АРМ СЭС ОПС получателя после осуществления физической доставки распечатанного ЭС получателю. Оператор находит соответствующее ЭС в списке входящих, помечает его как доставленное и вводит необходимые реквизиты доставки. В ЦОЭС передается информация о доставке и сохраняется в базе данных. ЭС в ЦОЭС переводится из статуса «Распечатано» в статус «Доставлено». Информация о доставке электронного сообщения передается в ОПС отправителя из ЦОЭС и сохраняется в базе данных АРМ СЭС ОПС отправителя. Электронное сообщение переводится из статуса «Распечатано» в статус «Доставлено».

Назначение клавиш для перемещения курсора

В работе с системой Вы должны заполнять форму «Новое сообщение» для создания нового электронного сообщения, а также форму «Сведения о доставки» для подтверждения физической доставки ЭС получателю. При заполнении форм кроме использования мыши для последовательного перемещения курсора к полям ввода данных, система предоставляет возможность использовать клавишу Enter (Ввод). Перемещение по тексту внутри поля можно осуществлять как с помощью мыши, так и с помощью стрелок на клавиатуре.

Поля, содержащие дату, заполняются особым образом. Особенности ввода даты описаны ниже.

Особенности ввода даты

Поле Вручить формы «Новое сообщение» доступное для сообщений вида «с доставкой в срок, указанный отправителем» и поле Дата доставки формы «Сведения о доставке» содержат текущую дату, которую Вы можете изменить.

Вы можете установить дату одним из следующих способов:

· Щелкнуть мышкой по иконке и в выпадающем календаре выбрать дату.

· Выбрать день, месяц или год и установить нужную дату, нажимая клавишу « ↑ » или « ↓ » на клавиатуре или стрелки на иконке

Пример

Чтобы установить дату в поле Вручить, Вы можете выполнить одно из следующих действий:

· Используя календарь:

1. Щелкните по иконке .

На экране появляется календарь:

2. Установите месяц одним из следующих способов:

Щелкните по иконке и из выпадающего списка выберите нужный Вам месяц как показано на рисунке ниже:

Или щелкните по нужной Вам стрелке иконки как показано на рисунке ниже:

3. Установите год, щелкая по нужной Вам стрелке иконки , как показано на рисунке ниже:

4. Установите число, щелкнув в календаре мышкой по нужной Вам цифре, как показано на рисунке ниже:

· Используя клавиши и иконку

1. Чтобы изменить месяц:

а. Щелкните мышкой по названию месяца .

б. Нажмите клавишу « ↑ » или стрелку вверх на иконке , чтобы увеличить месяц, или клавишу « ↓ » или стрелку вверх на иконке , чтобы уменьшить месяц.

2. Выполните аналогичные действия, чтобы изменить число и год.

Фильтрация сообщений

Для удобства поиска нужного Вам сообщения (входящего или исходящего) система предоставляет возможность фильтровать сообщения по дате, статусу, виду и категории. Вы можете отобразить входящие или исходящие сообщения:

по дате: все; за сегодня; за неделю; за месяц (если Вы выбрали «за неделю» или «за месяц», то отобразятся сообщения за текущую неделю или месяц соответственно);

по статусу: все; Новое ЭС; Принято ЦОЭС; Передача на ОПС; Принято ОПС; Просмотрено; Распечатано; Не доставлено; Доставлено;

по виду: все; с уведомлением о вручении; с доставкой в срок, указанный отправителем; заверенные; служебные;

по категории; срочные; обыкновенные.

Например, чтобы отобразить исходящие сообщения по дате за текущую неделю и имеющих категорию «срочные», выполните следующие действия:

1. В окне Вашего АРМа щелкните по закладке Исходящие. «Журнал исходящих электронных сообщений» будет выглядеть, например как на рисунке ниже:

2. В верхней части окна Вашего АРМа в поле По дате щелкните по иконке и из раскрывающегося списка значений: «все» (по умолчанию), «за сегодня», «за неделю», «за месяц», выберите значение «за неделю», как показано на рисунке ниже:

В журнале отобразятся все ЭС, созданные за текущую неделю.

3. В верхней части окна Вашего АРМа в поле По категории щелкните по иконке и из раскрывающегося списка значений: «все» (по умолчанию), «срочные», «обыкновенные», выберите значение «срочные», как показано на рисунке ниже:

Результат выше описанных действий может быть, например как на рисунке:

Сортировка сообщений

Система позволяет отсортировывать сообщения (входящие или исходящие) по возрастанию или убыванию реквизитов «Журнала исходящих электронных сообщений» и «Журнала входящих электронных сообщений». По умолчанию в «Журнале исходящих электронных сообщений» сообщения отсортированы по возрастанию номеров, присвоенных при создании электронных сообщений. Рядом с реквизитом расположена иконка :

По умолчанию в «Журнале входящих электронных сообщений» сообщения отсортированы по возрастанию номеров СКС. Рядом с реквизитом расположена иконка :

Если Вы хотите отобразить сообщения по убыванию реквизита, Вы должны щелкнуть по названию нужного Вам реквизита. Рядом с названием выбранного реквизита появится иконка , которая означает, что сообщения отсортированы по возрастанию выбранного реквизита. Щелкните по иконке . Иконка поменяется, и будет иметь следующий вид , а сообщения отобразятся по убыванию выбранного реквизита как показано на рисунке ниже:

Получение отчетов

Вы можете получить отчет о количестве входящих и исходящих электронных сообщений, обработанных системой за интересующий Вас период. Система может сформировать отчет за день, за месяц или за произвольный период времени. Отчет формируется в формате RTF.

Чтобы получить отчет о количестве входящих и исходящих электронных сообщений за интересующий Вас период, выполните следующие действия:

1. В верхней части окна Вашего АРМа щелкните по кнопке . Откроется окно Генератор отчета:

2. Укажите период, за который Вы хотите получить отчет о входящих и исходящих электронных сообщениях, одним из способов, описанным в инструкции 1.4. Особенности ввода даты.

3. Щелкните по кнопке . Система оповестит Вас, что отчет создан. Нажмите OK. Система открывает созданный отчет в Microsoft Word.