Тема 7. Технологии работы с документами

Учащиеся закрепляют знания, полученные на лекции, оформляют поступающие («входящие») и отправляемые («исходящие») документы. Ведут учет объема документооборота. Отрабатывают правила заполнения основных реквизитов, регистрационно-контрольных форм (РКФ).

Обучаются порядку составления и утверждения номенклатуры дел организации, предприятия, учреждения; правилам формирования различных категорий документов в дела и технологии подготовки дел к передаче в ведомственный архив.

Тема 8. Особенности работы с документированной информацией ограниченного доступа

На практике рассматриваются нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с документированной информацией ограниченного доступа. Учатся принимать и регистрировать конфиденциальные документы, формировать их в дела.

Тема 9. Организация работы с письменными обращениями граждан

Студенты составляют различные виды письменных обращений граждан (заявления, предложения, жалобы) в государственные органы, на предприятия, в учреждения и организации.

Тема 10. Компьютерные технологии делопроизводства

Семинарское занятие не предусмотрено.

IV. Формы текущего, промежуточного и итогового контроля

По итогам 4 семестра проводится зачет. В конце 5 семестра - экзамен.

Контрольная работа

Контрольная работа пишется по вариантам и предполагает ответ на 5 вопросов из представленных ниже + практические задания по составлению и оформлению управленческих документов.

 

Перечень вопросов итогового контроля

 

1. Каковы сроки исполнения документов при работе с обращениями граждан?

2. Дать определение термину «делопроизводство».

3. В каких случаях номенклатура дел организации подлежит пересоставлению?

4. Какая форма регистрации документов, на ваш взгляд, является наиболее рациональной?

5. Сколько раз документы регистрируются в организации?

6. Для чего необходим учет документов?

7. Описать процесс регистрации документов.

8. Для чего используется показатель объема документооборота?

9. Перечислить общие функции документа.

10. Чем понятие «документопоток» отличается от понятия «документооборот»?

11. Дать полное определение термину «номенклатура дел».

12. Какие документы подвергаются предварительному рассмотрению?

13. Что придает юридическую силу документу?

14. В процессе чего создается информационно-поисковая система по всем документам организации?

15. Кто осуществляет контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса?

16. С какого момента исчисляются сроки исполнения документов?

17. Сроки исполнения документов исчисляются в рабочих днях или в календарных?

18. Что является названиями разделов номенклатуры дел организации?

19. Что входит в понятие «формуляр документа»?

20. Какие дела подлежат полному оформлению?

21. Что входит в понятие «полное оформление дел»?

22. Сколько реквизитов предусмотрено ГОСТом Р 6.30-2003?

23. Что входит в нормативно-методическую базу делопроизводства?

24. Какую роль играет Инструкция по делопроизводству конкретной организации?

25. Какая служба осуществляет контроль за сроками исполнения документов?

26. Перечислить основные виды организационно-распорядительных документов.

27. Чем распоряжение отличается от постановления?

28. В каком случае составляется служебная записка?

29. Перечислить основные реквизиты письма.

30. Из каких частей состоит структура текста документов?

31. Какие поля должен иметь каждый лист документа?

Примерная тематика рефератов

1. Документирование управленческой деятельности.

2. Назначение и виды управленческих документов, используемых при выполнении различных видов управленческих действий.

3. Виды управленческих документов в соответствии с общероссийским классификатором управленческой документации.

4. Требования к содержательной части информационно-распорядительных реквизитов управленческих документов.

5. Расположение и графическое оформление информационно-распорядительных реквизитов управленческих документов

6. Методы, обеспечивающие выполнение требований к содержательной части управленческих документов.

7. Унификация стиля содержательной части.

8. Составление основных управленческих документов, используемых в органах государственной власти и местного самоуправления.

9. Акт. Виды актов. Состав содержательной части. Реквизиты акта.

10. График. Виды графиков. Состав содержательной части.

11. Договор. Виды договоров. Состав содержательной части. Реквизиты договоров.

12. Докладная записка. Виды докладных записок. Состав содержательной части. Реквизиты докладных записок.

13. Должностная инструкция. Состав содержательной части. Реквизиты должностных инструкций.

14. Заявление. Виды заявлений. Состав содержательной части. Реквизиты заявлений.

15. Контракт. Виды контрактов. Состав содержательной части. Реквизиты контрактов.

16. Объяснительная записка. Виды объяснительных записок. Состав содержательной части. Реквизиты объяснительных записок.

17. Письмо. Виды писем. Состав содержательной части. Реквизиты писем.

18. План. Виды планов. Состав содержательной части. Реквизиты планов.

19. Положение о структурном подразделении. Состав содержательной части. Реквизиты положений.

20. Постановление. Виды постановлений. Состав содержательной части. Реквизиты постановления.

21. Правила. Виды правил. Состав содержательной части. Реквизиты правил.

22. Представление. Виды представлений. Состав содержательной части. Реквизиты представлений.

23. Приказ. Виды приказов. Состав содержательной части. Реквизиты приказов.

24. Протокол. Виды протоколов. Состав содержательной части. Реквизиты протоколов.

25. Распоряжение. Виды распоряжений. Состав содержательной части. Реквизиты распоряжений.

26. Решение. Виды решений. Состав содержательной части. Реквизиты решений.

27. Справка. Виды справок. Состав содержательной части. Реквизиты справок.

28. Предметные действия, производимые с управленческими документами при разработке, и их сущность.

29. Технология разработки индивидуальных управленческих документов. Проектирование и описание технологии разработки индивидуальных управленческих документов.

30. Технология разработки коллективных управленческих документов. Проектирование и описание технологии разработки коллективных управленческих документов.

31. Внешние и внутренние управленческие документы. Виды состояний управленческих документов (движение, использование, хранение). Этапы жизненного цикла для внешних и внутренних документов.

32. Предметные действия, производимые с управленческими документами на различных этапах их жизненного цикла, и их сущность.

33. Набор базовых операций, производимых с управленческими документами. Связь базовых операций с этапами жизненного цикла управленческого документа и предметными операциями.

34. Технология работы с документами. Описание технологии работы. Проектирование технологии работы с управленческими документами.

35. Характеристика информационной проблемы поиска управленческих документов.

36. Поиск и организация хранения управленческих документов.

37. Общие характеристики методов поиска управленческих документов.

38. Характеристика компьютерных методов поиска управленческих документов.

39. Классификация методов поиска управленческих документов.

40. Определение теории классификации управленческих документов. Понятие классификационного признака управленческих документов.

41. Перечень наиболее употребительных признаков управленческих документов.

42. Одно- и многоуровневая классификация.

43. Правила классификации. Правило соразмерности. Правило единого основания. Правило непересекаемости. Правило непрерывности. Примеры нарушения правил классификации.

44. Поиск документов по классификационным признакам.

45. Оперативное хранение документов и дел.

46. Маршрутизация движения документов. Маршрутные карты. Отслеживание движения документов на маршруте.

47. Учет движения дел.

48. Отличительные особенности оперативного хранения документов, выполненных на различной материальной основе.

49. Группировка управленческих документов. Понятие дела, его назначение и состав. Заголовок дела и правила его составления. Определение управленческих документов, подлежащих хранению в деле

50. Понятие о номенклатуре дел. Виды и состав номенклатуры дел. Определение индекса дела.

51. Определение срока хранения дела. Нормативная база сроков хранения управленческих документов.

52. Правила разработки и ведения номенклатуры дел. Оформление номенклатуры дел.

53. Правила формирования дел. Оформление дел.

54. Поиск управленческих документов при использовании номенклатуры дел.

55. Использование системы управления файлами для организации хранения поиска управленческих документов. Достоинства и недостатки способа.

56. Регистрационный индекс документа. Структура регистрационного индекса, правила его образования и нанесения.

57. Формы регистрации документов, их виды и назначения.

58. Основные этапы исполнения управленческих документов. Предварительное рассмотрение и группировка управленческих документов.

59. Работа руководителя с документами. Определение резолюции. Направление документов исполнителям.

60. Планирование исполнения и работа исполнителя с управленческими документами.

61. Виды и типовые сроки исполнения управленческих документов.

62. Понятие экспертизы ценности документов.

63. Критерии определения ценности документа.

64. Этапы проведения экспертизы. Основные группы документов, рассматриваемых экспертной комиссией.

65. Составы и функции экспертных комиссий. Организация и правила проведения экспертизы.

66. Архив. Архивный документ. Виды архивов.

67. Определение и структура архивного фонда России.

68. Порядок приема документов в ведомственный архив и передачи дел на государственное хранение.

Тесты

Тест по Темам 1 – 5

1. Каковы основные характеристики организационно - делового стиля, используемого при составлении документов?

а) краткость и точность изложения;

б) конкретность содержания и последовательность аргументации;

в) жесткое соблюдение грамматических норм;

г) все вышеперечисленное.

2. Какие виды бланков устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003?

а) бланк конкретного вида документа;

б) общий бланк;

в) бланк протокола, акта, докладной записки, приказа;

г) бланк письма, конкретного вида документа, общий бланк.

3. Каким реквизитом отличается бланк письма от общего бланка?

а) государственный герб РФ, место составления;

б) справочные данные об организации;

в) наименование организации;

г) эмблема;

д) код формы документа.

4. Формуляр-образец документа – это:

а) обязательный элемент, присущий определенному виду документов;

б) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов;

в) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами.

5. В основу унификации документов положен принцип:

а) общей модели документа;

б) оформления и создания трафаретных текстов;

в) учета и хранения документа.

6. По каким признакам классифицируются управленческие документы?

а) по видам, срочности;

б) по срокам хранения, унификации, стандартизации;

в) по типу, стадиям обработки;

г) по месту прохождения, содержанию, срокам хранения, гласности, видам.

7. Что обеспечивает единство правил документирования управленческой деятельности?

а) ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»;

б) общероссийский классификатор управленческой документации;

в) ГСДОУ и УСД;

г) типовая инструкция по делопроизводству.

8. Какие реквизиты являются обязательными для всех ОРД:

а) герб, эмблема, код организации;

б) справочные данные об организации, место составления, дата;

в) наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись;

г) ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле.

Тест по Теме 6

1. Организация считается созданной:

а) со дня государственной регистрации;

б) с момента утверждения устава.

2. Наличие устава является обязательным для регистрации коммерческих и некоммерческих организаций?

а) да;

б) нет.

3. В каком документе определяется фонд заработной платы организации?

а) в штатной численности;

б) в штатном расписании.

4. Какой документ обсуждается на собрании трудового коллектива?

а) должностные инструкции;

б) правила внутреннего распорядка;

в) положения о структурных подразделениях организации.

5. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?

а) положения о структурных подразделениях;

б) должностные инструкции;

в) штатное расписание;

г) правила внутреннего распорядка;

д) все перечисленные документы.

6. На основании какого документа разрабатываются структуры организации и определяется ее штатная численность?

а) на основании Положения об организации;

б) на основании Устава организации.

7. В каком документе могут быть оговорены условия реорганизации и ликвидации организации?

а) в Уставе организации;

б) в договоре учредителей;

в) во всех перечисленных документах.

8. При поступлении граждан на работу в организацию их обязательно должны познакомить с:

а) уставом организации;

б) положением о структурном подразделении, куда поступает на работу граждан;

в) должностной инструкцией;

г) всеми перечисленными документами.

9. Какие распорядительные документы принимаются в результате обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов?

а) приказы;

б) указания;

в) постановления;

г) решения;

д) все перечисленные документы.

10. Какие документы рассылаются членам коллегиального органа перед заседанием?

а) извещения;

б) повестку дня;

в) проекты решений;

г) информационные справки;

д) все перечисленные документы.

11. Кто имеет право внести изменения в повестку дня заседания?

а) председатель коллегиального органа;

б) секретарь коллегиального органа.

12. Что является датой протокола?

а) дата заседания;

б) дата подписания протокола;

в) дата регистрации.

13. Кто подписывает протокол?

а) руководитель организации;

б) председатель собрания;

в) председатель и секретарь собрания.

14. Ставится ли на протоколе печать?

а) да;

б) нет.

15. Каким документом доводятся до сведения исполнителей решения коллегиального органа в учреждениях, действующих на основе единоначалия?

а) приказом;

б) указанием;

в) решением.

16. В каком случае правильно оформлен реквизит, если о приложении не упоминалось в тексте служебного письма?

а) Приложение: на 3 л. в 2 экз.

б) Приложение: 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз. 2. Отзывы по проекту на 2 л. в 1 экз.

17. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» в служебном письме?

а) Директор ОOO «Мария» В.А. Щеголькова

б) Главный бухгалтер В.А. Овчинникова

в) Директор УП О В.А. Петров

г) Директор школы Коленкина И.А.

д) Директор ТУ Н.Н. Новиков

18. С какой целью на письме указывают фамилию и телефон Исполнителя?

а) для оперативной связи;

б) для придания документу юридической силы.

19. Печать ставится на служебных письмах:

а) сопроводительных;

б) запросах;

в) гарантийных;

г) информационных;

д) на всех служебных письмах.

20. Резолюцию на служебном письме можно писать:

а) по тексту;

б) на отдельном листе бумаги;

в) на свободном от текста месте.

21. На чье имя адресуется заявление?

а) на имя руководителя организации;

б) на имя начальника отдела кадровой организации;

в) на имя руководителя структурного подразделения, куда поступают на работу.

22. Приказ по личному составу подписывает:

а) руководитель организации;

б) начальник отдела кадров;

в) юрисконсульт.

23. Испытательный срок:

а) Обязательное условие трудового контракта;

б) Не может превышать 6 месяцев;

в) Не устанавливается при приеме на работу молодых специалистов по окончании высших и средних специальных учебных заведений.

24. В каком случае трудовой договор (контракт) не считается заключенным:

а) если не оговорены условия о месте работы;

б) если не оговорены условия о характере трудовой функции;

в) если не оговорены условия о времени действия трудового договора;

г) если не оговорены условия о размере оплаты труда;

д) в любом из этих случаев.

25. На основании каких документов может быть издан приказ по личному составу:

а) на основании заявления;

б) на основании трудового контракта;

в) на основании докладной записки;

г) на основании акта;

д) на основании любого из перечисленных документов.

26. Трудовые книжки заводятся впервые:

а) в день поступления на работу;

б) на проработавших свыше 5 дней;

в) по окончании испытательного срока;

г) в другие сроки.

27. При поступлении на работу необходимо предъявить следующие документы:

а) заявление, автобиографию, копии документов об образовании, личный листок по учету кадров, трудовую книжку, паспорт;

б) заявление, автобиографию, копии документов об образовании, характеристику с прежнего места работы, личный листок по учету кадров, трудовую книжку.

28. Документы, относящиеся к внешнеэкономической деятельности организации, условно можно разделить на следующие виды:

а) договоры, докладные записки, акты, контракты;

б) протоколы, письма, указания, внешнеторговые контракты;

в) деловая переписка, документы, оформляющие внешнеторговые сделки (коносаменты, контракты, акты), претензионные документы;

г) коммерческие письма, бартерный договор, трудовые контракты, личные карточки формы № Т-2.

Тест по Теме 7

1. Документооборот – это:

а) первичная обработка и предварительное рассмотрение;

б) контроль за исполнением;

в) движение документов с момента их создания до завершения исполнения;

г) списание исполненного документа в дело.

2. Регистрация документов необходима для:

а) обеспечения сохранности документов, учета их количества;

б) классификации и контроля;

в) правильности оформления документов, отправки.

3. Какие основные признаки используются при формировании документов в дела?

а) географический, региональный, календарный;

б) номинальный, предметно-возрастной, авторский, хронологический;

в) секретный, номенклатурный.

4. Номенклатура дел организации необходима для:

а) правильного формирования и учета дел в организации;

б) обеспечения сохранности документов, устранения возможности повтора документов;

в) учета количества документов.

5. Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит из:

а) кода структурного подразделения, даты документа;

б) кода организации, корреспондентов;

в) порядкового номера, номера дел по номенклатуре дел.

6. Контроль исполнения документов включает:

а) формирование картотеки контролируемых документов;

б) проверку своевременного доведения документа до исполнителя, регулирование хода исполнения;

в) передачу документа на исполнение;

г) списание исполненного документа в дело.

7. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроля за исполнением документов?

а) с даты утверждения, согласования;

б) с даты подписания, поступления.

8. Какие основные процессы включает технология работы с документами?

а) первичную обработку, составление и оформление документов;

б) подготовку документов к архивному хранению;

в) организацию документооборота на предприятии, регистрацию, контроль исполнению;

г) предварительное рассмотрение, исполнение.

Итоговый тест

* – правильные ответы.

1. Как располагаются реквизиты документа при центрованном способе их размещения?

− Начало и конец каждой строчки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов. *

− Каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

 

2. Сокращенное наименование организации располагают:

− выше полного наименования.

− ниже полного наименования. *

− на одном уровне с полным наименованием.

 

3. Гриф утверждения документа располагают:

− в правом нижнем углу документа.

− в левом нижнем углу документа.

− в правом верхнем углу документа. *

 

4. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают:

− на одном уровне.

− одну под другой, в последовательности, соответствующей занимаемой должности. *

− в произвольном порядке.

 

5. Когда при написании документов используют сокращенное название организации?

− по усмотрению составителя документа.

− когда оно закреплено в учредительных документах организации.*

− при любых обстоятельствах.

 

6. Наименование организации на иностранном языке воспроизводят на документе:

− когда оно закреплено в уставе организации.*

− по усмотрению составителя документа.

− при адресовании документа иностранному партнеру.

 

7. Наименование организации на иностранном языке следует располагать:

− выше наименования на русском языке.

− ниже наименования на русском языке.*

− на одной строке с наименованием на русском языке.

 

8. Наименование филиала, структурного подразделения организации, являющегося автором документа, располагают:

− ниже наименования организации.*

− выше наименования организации.

− на одной строке.

 

9. При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают:

− по алфавиту.

− на одном уровне.*

− произвольно.

 

10. В расшифровке подписи инициалы проставляются:

− после фамилии.

− перед фамилией.*

− вообще не проставляются.

 

11. Отметка о контроле ставится:

− в верхнем правом углу первого листа документа.

− на поле документа рядом с заголовком.*

− в нижнем правом углу первого листа документа.

 

12. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется:

− в верхнем поле первого листа документа.

− у нижнего поля первого листа документа.*

− на оборотной стороне первого листа.

 

13. Документы должны иметь нижнее и левое поля:

− не менее 10 мм.

− не менее 15 мм.

− не менее 20 мм.*

 

14. Отметка для автоматического поиска документа ставится:

− 1.в границах нижнего поля документа.*

− 2. в границах верхнего поля документа.

− на оборотной стороне первого листа.

 

15. Отметка о заверении копии документа ставится:

− выше реквизита «Подпись».

− ниже реквизита «Подпись».*

− в правом верхнем углу документа.

 

16. Отметку об исполнителе располагают:

− на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.*

− только на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

− на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

 

17. Грифы согласования документа располагаются:

− ниже текста или на отдельном листе согласования.

− ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования.*

− на отдельном листе согласования.

 

18. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение их наименования пишут:

− в дательном падеже.

− в именительном падеже.*

− произвольно.

 

19. Какой максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, установлен Госстандартом:

− 32 реквизита.

− 28 реквизитов.

− 30 реквизитов.*

 

20. Каков срок хранения трудовых контрактов?

− 50 лет.

− 75 лет.*

− 15 лет.

 

21. Назовите основной документ, подтверждающий стаж работы

− справка пенсионного фонда:

− трудовой контракт.

− трудовая книжка.*

 

22. Общий бланк документа используется для составления:

− любых видов документов.

− любых документов, кроме писем.*

− для писем.

 

23. Сроки исполнения документов исчисляются:

− в рабочих днях.

− в календарных днях.*

− в часах.

 

24. Каков срок хранения невостребованных трудовых книжек?

− не менее 50 лет.

− не менее 75 лет.*

− не менее 20 лет.

 

25. Как называются документы, составляемые работниками предприятия?

− внутренние.*

− исходящие.

− входящие.

 

26. Как называются документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц?

− внутренние.

− исходящие.

− входящие.*

 

27. Какой из ниже перечисленных документов нельзя назвать распорядительным?

− приказ.

− учредительный договор.*

− распоряжение.

 

28. Какой из ниже перечисленных документов нельзя назвать организационным?

− устав

− правила внутреннего трудового распорядка.

− распоряжение.*

 

29. Какой из ниже перечисленных документов не относится к информационно-справочным?

− акт.

− личное дело.*

− протокол.

 

30. Как нумеруются многостраничные документы?

− нумеруются все страницы.

− нумеруются все страницы, кроме первой.*

− не нумеруются вообще.

 

31. Чем можно заменить слово, повторяющееся в таблице, не имеющей горизонтальных линий?

− прочерком.

− кавычками.*

− словами «то же».

 

32. В конце заголовков и подзаголовков таблиц:

− ставятся точки.

− точки не ставятся.*

− возможны оба варианта.

 

33. Какие формы регистрации документов существуют?

− централизованная.

− централизованная, децентрализованная, смешанная.*

− централизованная, децентрализованная.

 

34. Сколько экземпляров номенклатуры дел необходимо составлять?

− два экземпляра.

− один экземпляр.

− три экземпляра.*

 

35. Как называется совокупность документов, содержащих сведения о работнике?

− личная карточка.

− резюме.

− личное дело.*

 

36. Как называется список заголовков дел, заводимых на предприятиях, с указанием сроков их хранения?

− журнал регистрации.

− номенклатура дел.*

− акт регистрации.

 

37. Каков оптимальный срок использования документов в делопроизводстве?

− 3 года.*

− 5 лет.

− 50 лет.

 

38. Как называется документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка?

− акт.

− объяснительная записка.*

− инструкция.

 

39. Датой протокола является:

− день его утверждения.

− день проведения заседания.*

− день его подписания.

 

40. Каков срок хранения протоколов?

− не менее 15 лет.

− не менее 10 лет.*

− не менее 5 лет.

 

41. Как называется письмо, составляемое с целью подтверждения определенных обещаний?

− письмо-ответ.

− гарантийное письмо.*

− информационное письмо.

 

42. Назовите сведения, которые не могут являться коммерческой тайной?

− сведения деловой переписки.

− кадровый состав.

− сведения об участии должностных лиц предприятия в организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.*

 

43. Какая информация составляет коммерческую тайну?

− план развития предприятия.*

− документы о платежеспособности.

− документы об уплате налогов.

 

44. Защита служебной и коммерческой тайны от неправомерных посягательств может осуществляться:

− на основе норм уголовного права.

− на основе норм гражданского, административного и уголовного права.*

− на основе норм гражданского права.

 

45. При исчислении сроков хранения документов учитываются:

− месяцы и годы.

− дни, месяцы и годы.

− только годы.*

 

46. Как называется совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую оболочку, оформленную по определенным правилам?

− папка.

− дело.*

− коробка.

 

47. Какой документ не включается в номенклатуру дел?

− учредительные документы.

− научно-технические документы.*

− приказы по личному составу.

 

48. Как называется заранее заготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией?

− трафарет.*

− таблица.

− бланк.

 

49. Как называется письмо, содержащее предложение принять участие в семинарах, совещаниях?

− письмо-просьба.

− письмо-предложение.

− письмо-приглашение.*

 

50. Как называется письмо, составленное для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей?

− сопроводительное письмо.*

− письмо-предложение.

− письмо-просьба.

 

51. Акт подписывается:

− только руководителем организации.

− лицом, непосредственно составляющим документ.

− всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.*

 

52. Как называется правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные или иные специальные стороны деятельности организации?

− положение.

− инструкция.*

− распоряжение.

 

53. Как называется документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий?

− объяснительная записка.

− докладная записка.

− справка.*

 

54. Как называется документ, адресованный должностному лицу и содержащий какую-либо просьбу заявителя?

− докладная записка.

− заявление.*

− объяснительная записка.

 

55. Как называется документ, предоставляемый составителем, при устройстве на работу и содержащий биографические данные, изложенные в обратно хронологическом порядке?

− заявление.

− письмо.

− резюме.*

 

56. Как называется документ, в произвольной форме описывающий этапы жизни и трудоустройства работника в хронологическом порядке?

− резюме.

− автобиография.*

− заявление.

 

57. Как называется нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач?

− письмо.

− инструкция.

− приказ.*

 

58. Приказы оформляются:

− на общем бланке предприятия.*

− на бланке письма.

− на чистом листе бумаги.

 

59. Датой приказа является:

− дата его написания.

− дата его подписания руководителем.*

− дата его визирования юристом.

 

60. Нумерация приказов производится:

− в валовом порядке с января по декабрь в пределах года.*

− в валовом порядке с момента государственной регистрации организации.

− с даты государственной регистрации организации в пределах года.

 

61. Каков срок хранения приказов по личному составу?

− 75 лет.*

− 50 лет.

− 25 лет.

 

62. Каков срок хранения докладных записок по вопросам деятельности предприятия?

− 10 лет.

− 15 лет.

− 5 лет.*

 

63. Как называется документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события?

− протокол.

− акт.*

− записка.

 

64. Как называется документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями?

− объяснительная записка.

− акт.

− докладная записка.*

 

65. Как называется документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях?

− акт.

− протокол.*

− докладная записка.

 

66. Как называется нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудников предприятия?

− устав.

− положение.

− должностная инструкция.*

 

67. Датой документа является:

− дата составления документа.

− дата подписания документа.*

− дата регистрации документа.

 

68. Укажите дату, оформленную неверно:

− 20.05.98

− 1 сентября 2003 г.

− 10.16.02 *

 

69. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является:

− дата первой подписи на документе.

− наиболее поздняя дата подписания.*

− возможны 1 и 2 варианты.

 

70. Какое количество адресатов может содержать документ?

− только 1 адрес.

− не более 10 адресатов.

− не более 4 адресатов.*

 

71. Если приложения к документу сброшюрованы:

− то указывается общее количество листов.

− то количество листов не указывается.

Критерии оценки результатов выполнения тестовых заданий следующие:

60-71 правильных ответов – «отлично»;

47-59 правильных ответов – «хорошо»;

36-46 правильных ответов – «удовлетворительно»;

35 и менее правильных ответов – «неудовлетворительно».

Экзаменационные вопросы

1. Делопроизводство в Древнерусском государстве.

2. Приказное делопроизводство XV-XVII вв.

3. Система коллежского делопроизводства.

4. Система министерского делопроизводства XIX-начала XX.

5. История управления и делопроизводства в советсие годы.

6. Терминология, используемая в области документационного обеспечения управления.

7. Нормативно-методическая база делопроизводства.

8. Порядок обработки поступающих документов.

9. Порядок обработки отправляемых документов.

10. Передача документов внутри организации.

11. Учет количества документов.

12. Информационно-поисковая система (ИПС).

13. Правила регистрации и индексирования документов.

14. Формы регистрации.

15. Организация контроля за исполнением документов.

16. Виды контроля.

17. Сроки исполнения документов.

18. Автоматизированный контроль за исполнением документов.

19. Составляющие контроля исполнения.

20. Номенклатура дел, ее предназначение.

21. Составление номенклатуры дел.

Поделиться: