Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Тема 4.1. Унификация и стандартизация
Одним из важнейших видов технической документации являются стандарты. Стандартизация – деятельность по установлению определенного порядка в области производства и потребления материальных объектов [4]. В настоящее время международная стандартизация осуществляется Международной организацией по стандартизации (ИСО – ISO – International Organisation for Standartisation), которая была основана в 1946 г. и находится в ведении ООН. Ее членами являются 146 стран мира (на конец 2004 г.), в том числе и Российская Федерация. Одним из важнейших направлений в деятельности ИСО является международная стандартизация документации, решение проблем совместимости информационных систем. В составе ИСО действует, в частности, специальный технический комитет ТС 46 «Информация и документация» (всего же в ИСО насчитывается 188 технических комитетов и 546 подкомитетов). Основные нормативные документы по стандартизации: стандарты и технические условия. Стандарты – это нормативные документы, которые содержат правила, требования к объекту стандартизации, установленные на основе достижений науки, техники и передового опыта и утвержденные в соответствии с действующим законодательством. Различают следующие виды стандартов: международные, региональные, межгосударственные, национальные. Международные стандарты разрабатываются и принимаются Международной организацией по стандартизации. В соответствии с принципами стандартизации в Российской Федерации, закреплёнными в Федеральном законе от 27 декабря 2002 г. «О техническом регулировании», международные стандарты применяются как основа разработки национальных стандартов. Региональные стандарты разрабатываются и принимаются региональной международной организацией по стандартизации. Межгосударственные стандарты разрабатываются и принимаются межгосударственной организацией, в частности Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации для стран СНГ с центром в г. Минске. Национальные стандарты нашей страны – это Государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р), утверждаемые Госстандартом России. В настоящее время фонд государственных стандартов РФ насчитывает более 25 тыс. единиц. Уровень их гармонизации с международными стандартами составляет в среднем около 40 %, что соответствует показателям развитых стран. Кроме того, существуют: отраслевые стандарты; стандарты научно-технических и инженерных обществ; стандарты предприятия и технические условия. В настоящее время существуют ГОСТы: · на ряд систем документации; · терминологические стандарты; · стандарты, содержащие общие требования к издательскому оформлению отдельных разновидностей документов; · технологические стандарты, унифицирующие различные процессы работы с документами; · стандарты на материальные носители информации; · стандарты на средства документирования, начиная от ручек и карандашей и заканчивая сложными автоматизированными комплексами и т.д. Унифицированная система документации (УСД), согласно ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности». Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей. УСД способствует: 1) сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов); 2) широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т. п.); 3) упорядочению информационных потоков; 4) сокращению количества документов; 5) дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры. Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов. В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории: - общероссийские; - отраслевые (ведомственные); - формы документов субъектов Федерации; - формы документов объединений, предприятий, организаций. В настоящее время в Российской Федерации действует 8 УСД, в том числе: унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД); унифицированная система банковской документации; унифицированная система отчётно-статистической документации; унифицированная система документации по труду; унифицированная система Пенсионного фонда РФ; унифицированная система внешнеторговой документации и др. Стандартизация охватывает не только управленческую, но и техническую документацию. В частности, разработаны и широко используются в нашей стране: Единая система конструкторской документации (ЕСКД); Единая система технологической документации; Система проектной документации для строительства и т. д.
Тема 4.2. Оформление реквизитов При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты [1]: 01 – Государственный герб Российской Федерации; 02 – герб субъекта Российской Федерации; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 – код организации; 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 – код формы документа; 08 – наименование организации; 09 – справочные данные об организации; 10 – наименование вида документа; 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 – место составления или издания документа; 15 – адресат; 16 – гриф утверждения документа; 17 – резолюция; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле; 20 – текст документа; 21 – отметка о наличии приложения; 22 – подпись; 23 – гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа; 25 – оттиск печати; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка об исполнителе; 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 – отметка о поступлении документа в организацию; 30 – идентификатор электронной копии документа. Реквизиты, включенные в ГОСТ Р 6.30-2003, можно подразделить на три группы: 1) реквизиты бланка и ограничительные отметки: 01 – 15, 18; 2) реквизиты, определяющие юридическую силу документа: 08, 10 – 12, 16, 20, 22, 23, 25; 3) реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки): 13, 15, 17 – 19, 21, 24, 26 – 30.
Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон документа на формате А4 углового бланка согласно ГОСТ Р 6.30-2003
Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон документа на формате А4 продольного бланка согласно ГОСТ Р 6.30-2003
Расположение реквизитов и границы зон документа на формате А4 углового бланка приведено на рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон документа на формате А4 продольного бланка приведено на рис. 2. Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021). Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Реквизит 03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Реквизит 04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит 07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Реквизит 08. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Реквизит 09. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Реквизит 10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Реквизит 11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05. Реквизит 12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Реквизит 14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Реквизит 15. Адресатом может быть организация, ее структурные подразделения, должностное или физическое лицо. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Реквизит 16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Реквизит 17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Реквизит 18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Реквизит 19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Реквизит 20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). Реквизит 21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Реквизит 22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Реквизит 23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Реквизит 24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Реквизит 25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. Реквизит 26. Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Реквизит 27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Реквизит 30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Тема 4.3. Требования к бланкам документов Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А4 и А5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки документов оформляют в соответствии ГОСТ Р 6.30-2003. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой (рис. 1) и продольный (рис. 2). Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: - центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: 1) общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14; 2) бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20; 3) бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Тема 4.4. Составление и оформление научно-технических Документов Требования к составлению и оформлению технической документации определены соответствующими стандартами. Например, конструкторская документация регламентируется стандартами ЕСКД, технологическая документация – стандартами Единой системы технологической документации (ЕСТД). ЕСКД – комплекс стандартов, устанавливающих взаимосвязанные нормы и правила по разработке, оформлению и обращению конструкторской документации, разрабатываемой и применяемой на всех стадиях жизненного цикла изделия (при проектировании, изготовлении, эксплуатации, ремонте и т.д.). Основное назначение стандартов ЕСКД состоит в установлении единых оптимальных правил выполнения, оформления и обращения конструкторской документации. Техническое задание (ТЗ) на НИР, согласно ГОСТ РВ 15.101-95 «Тактико-техническое задание на выполнение НИР», в общем случае состоит из следующих разделов: § основание для выполнения НИР; § цели и задачи НИР; § требования к выполнению НИР; § технические требования к образцу, предлагаемому к созданию; § этапы НИР; § требования к разрабатываемой документации; § порядок выполнения и приемки НИР (этапов НИР); § технико-экономические требования; § сроки выполнения НИР; § исполнители НИР. ТЗ на НИР может быть дополнено приложениями. Состав и удержание разделов ТЗ на НИР определяет заказчик с учетом специфики и особенностей НИР. Основание для выполнения НИР. В этом разделе указывают полное наименование документа, на основании которого должна выполняться данная работа, номер и дата его утверждения, а также организацию, утвердившую документ. Цели и задачи НИР. В этом разделе приводят общую характеристику и оценку состояния вопросов, решаемых НИР, излагают цели данной работы, а также задачи, решение которых обеспечивает достижение поставленных целей. Требования к выполнению НИР. В этом разделе указывают основные требования, предъявляемые к НИР, обеспечивающие выполнение стоящих перед НИР задач. Кроме того, следует указывать, чем должна заканчиваться работа по теме, а также возможное практическое использование и целесообразность внедрения результатов исследований в организациях заказчика и промышленности. При наличии в НИР составных частей в ТЗ должны быть указаны составные части НИР, ТЗ на которые подлежат согласованию с заказчиком. Порядок выполнения и приемки НИР (этапов НИР). В этом разделе указывают порядок выполнения и приемки НИР и ее этапов, а также необходимость разработки программы приемки НИР (этапов НИР) в соответствии с требованиями, установленными в стандартах на выполнение НИР. Технико-экономические требования. В этом разделе устанавливают: предельное значение стоимости выполнения НИР в целом и при необходимости предельные значения стоимости отдельных этапов НИР; модель цены и ее значение, которые должны быть установлены в договоре; этап, на котором головной исполнитель (исполнитель) НИР должен проводить при необходимости технико-экономическое обоснование целесообразности продолжения исследований и др. Сроки выполнения НИР. В этом разделе указывают сроки выполнения НИР в целом, а также наиболее важных этапов составных частей НИР. Исполнители НИР. В этом разделе указывают головного исполнителя (исполнителя НИР и исполнителей основных составных частей НИР). ТЗ на НИР должно быть оформлено в соответствии с общими требованиями к текстовым документам, установленным в ГОСТ 2.105-95 на листах формата А4 по ГОСТ 2.301-68 без рамки, основной надписи и дополнительных граф к ней. Номера листов (страниц) проставляют в правом верхнем углу листа (над текстом). Титульный лист ТЗ на НИР выполняют с полями, расположенными в соответствии с требованиями ГОСТ 2.105-95; при этом поля 1, 5 и 6 не заполняют; на поле 2 указывают гриф конфиденциальности (при необходимости) и номер экземпляра документа; на поле 3 указывают: в левой части – должность и подпись лица, утвердившего документ от имени заказчика; в правой части – должность и подпись лица, согласующего документ от исполнителя НИР. Справа от каждой подписи проставляют инициалы и фамилию лица, подписавшего документ, а ниже подписи – дату, месяц и год его подписания; на поле 4 помещают наименование документа, наименование и шифр темы, номер государственной регистрации НИР. На последнем листе ТЗ на НИР после основного текста документа помещают подписи разработчиков ТЗ и согласующие подписи головного исполнителя (исполнителя) НИР и других организаций. Структура и правила оформления отчетов о научно-исследовательских работах установлены ГОСТ 7.32-2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о НИР. Структура и правила оформления». Стандарт устанавливает следующую структуру отчета о НИР: титульный лист, список исполнителей, реферат, содержание (оглавление), нормативные ссылки, определения, обозначения и сокращения, введение, основная часть, заключение, список использованных источников, приложения. На титульном листе отчета о НИР указывают: наименование вышестоящей организации; наименование организации – исполнителя НИР; индекс Универсальной десятичной классификации (УДК); коды Высших классификационных группировок Общероссийского классификатора промышленной и сельскохозяйственной продукции для НИР (ВКГОКЛ), предшествующих постановке продукции на производство; номера, идентифицирующие отчет; грифы согласования и утверждения; наименование работы; наименование отчета; вид отчета (заключительный, промежуточный); номер (шифр) работы; должности, ученые степени и звания, фамилии и инициалы руководителей организации – исполнителя НИР, руководителей НИР; место и дату составления отчета. В списке исполнителей в алфавитном порядке перечисляются фамилии руководителей, ответственных исполнителей, исполнителей и соисполнителей НИР с указанием занимаемой должности, ученой степени и ученого звания, в скобках указывается выполненная ими часть работы. В реферате содержатся: перечень ключевых слов; текст с краткими сведениями об основном содержании проведенной работы, отражающими сущность и методы исследования. В реферате указывается объем отчета в машинописных страницах, иллюстраций, таблиц, приложений, количестве частей отчета, количестве использованных источников. Основная часть отчета о научно-исследовательской работе состоит из введения, разделов и глав, в которых изложены методика, содержание и результаты выполненной работы. В заключении даются выводы и предложения, рекомендации в отношении возможности внедрения в производство.
Контрольные вопросы к разделу 4 1. Что такое «стандартизация»? 2. Дайте определение УДК. 3. Сколько УДК действуют в настоящее время в Российской Федерации? 4. Каким нормативным документом определены общие требования составлению и оформлению управленческих документов? 5. Дайте определения понятию «реквизит документа». 6. Назовите реквизиты, определяющие юридическую силу документа. 7. Назовите реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки); 8. Назовите требования, предъявляемые к бланкам документов; 9. Какие существуют типы бланков, их реквизиты и отличия? 10. Изложите основные особенности составления и оформления ТЗ на НИР. 11. Изложите основные особенности составления и оформления отчета о НИР.
РАЗДЕЛ 5. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
После изучения данного раздела студент будет знать: · понятие «система документации»; · основания классификации систем документации; · состав систем документации, обеспечивающих функциональную деятельность предприятия; · содержание организационных (организационно-правовых) документов; · классификацию распорядительных документов; · назначение информационно-справочных документов; · документирование деятельности коллегиальных органов (протокол); · систему плановой документации; · систему отчетной документации; · состав кадровой документации в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ); · систему бухгалтерской документации: первичные и сводные учетные документы, регистр бухгалтерского учета.
|
Последнее изменение этой страницы: 2017-03-14; Просмотров: 334; Нарушение авторского права страницы