Электронный документ: понятие, достоинства

и проблемы использования

 

Термин «электронный документ» впервые в России официально был определен Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1 -ФЗ «Об  электронной цифровой подписи»¹ и сформулирован в нем как «до-кумент, в котором информация представлена в электронно- цифровой форме». Если сказать проще, то электронный документ — это набор на компьютере некой информации (текст, изображение, звукозапись) и сохраненный на нем в форме файлов Word, Excel и т.п. Такой вид документа дает возможность работать намного эффективнее, проще и  быстрее, чем с бумажными документами. Речь идет не только о за-мене готовых типографских форм электронными шаблонами, храня-щимися на компьютере. Хотя одно это способно на порядок увеличить производительность офисного труда. Прежде всего электронный документ выгоден с точки зрения перемещения документов — их до-кументооборот. Ведь документ в компьютерной форме — это всего лишь набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям и электронной почте, легко тиражируются, редактируются и  до-полняются. Охарактеризуем требования, которым должен отвечать электронный документ. Он должен:

 

zz содержать реквизиты, которые позволяют подтвердить егоцелостность и подлинность;

 

zz создаваться, обрабатываться, храниться, приниматься и пере-даваться при помощи технических программных средств;

 

zz быть воспроизведенным (отображенным) в понятной для вос-приятия форме.

 

Подлинность электронного документа устанавливается с исполь-зованием средств контроля электронной подписи. Документ считается подлинным, если проверкой электронной подписи установлена неиз-менность всех реквизитов. Электронная подпись (ЭП) — это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. Электронная подпись позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания. В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом. Выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специ-

 

¹ Закон утрачивает силу с 1 июня 2012 г.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 67

ализированного программного обеспечения генерирует так называемые сертификаты ключей для каждого пользователя. Ключ ЭП — это уни-кальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа (он доступен только своему владельцу, с его помощью владелец может подписать документ ЭП) и открытого ключа (он доступен всем, с его по-мощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ).

 

Перечислим подробнее преимущества применения электронных документов:

 

zz существенно ускоряется компьютерная обработка документов; zz упрощается и ускоряется сбор, обработка и систематизация

 

всей информации;

 

zz оперативная передача документов на любые расстояния прирассылке их по электронной почте, в том числе рассылка одновременно нескольким адресатам;

 

zz при хранении электронных документов не требуются большиеплощади для архивов;

 

zz создание электронных архивов позволяет использовать ужеимеющуюся информацию для подготовки новых документов;

 

zz наличие базы шаблонов документов уменьшает время на соз-дание новых;

 

zz уменьшение расходования бумаги при работе с проектомэлектронного документа и внесении каких-либо изменений до вывода на бумагу;

 

zz рассылка проекта документа одновременно нескольким визи-рующим.

 

К недостаткам применения электронных документов следует от-нести:

 

zz необходимость наличия определенных дорогостоящих техниче-ских средств для создания и дальнейшей работы, а также для хранения документов;

 

zz защита информации, содержащейся в документах, от несанк-ционированных изменений и копирования. Простота копирования создает угрозу для секретной, конфиденциальной информации, по-скольку ее несанкционированное распространение практически ничем не сдерживается.

 

При работе с электронными документами также следует иметь в  виду, что есть некоторые виды документов (кадровые документы, счета-фактуры и др.), существование которых пока допускается только

 

в бумажном виде.

 

В заключение подчеркнем, что положительных сторон применения электронного документа намного больше, чем отрицательных. В  на-стоящее время уже никуда не уйти от утвердившейся практики обмена

 

68 Тюменский государственный университет №ИК-00948

информацией в электронном виде. В самом общем случае безбумажный документооборот легко поддерживается известными программами пакета Microsoft Office. Текстовый редактор Word, электронные та-блицы Excel, пакет для презентаций Power Point помогают создавать электронные документы. Почтовый клиент Outlook их транспортирует. Существуют также готовые средства для создания и ведения баз данных. Таким образом, уже при наличии стандартного офисного набора про-граммных средств возможна организация электронного документообо-рота в пределах организации и даже между организациями.

 

4.5.5. Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой

 

Электронными письмами называют документы, передаваемые поканалам электронной почты. Электронная почта используется как для пересылки сообщений между средствами электронно-вычислительной техники внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями.

 

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуаль-ный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя.

 

Подключившись к электронной почте, пользователь получает воз-можность переписываться с другими абонентами международных сетей.

 

Электронная почта предоставляет абонентам следующие возмож-ности:

 

zz оперативно взаимодействовать через электронные почтовыеящики и доски объявлений с подразделениями организации, между собой и с иными абонентами сети электронной почты;

 

zz иметь доступ к информации, хранящейся в базах данных раз-личных организаций;

 

zz обмениваться сообщениями с абонентами других сетей, полу-чать подтверждение о доставке документов;

 

zz получать сообщения с телеконференций по интересующимтемам и отправлять собственные сообщения на телеконференции.

 

Электронное письмо включает адрес или нескольких адресов по-лучателей, заголовок, содержащий служебную информацию, и текст.

 

Адрес в системе электронной почты состоит из имени электрон-ного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и  домен разделяются знаком «@», например:

 

[email protected] — имя@домен.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 69

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.

 

В Интернете допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

 

COM — коммерческие организации; EDU — учебные и научные заведения; GOV — правительственные учреждения; MIL — военные организации;

 

NET — сетевые узлы Интернета; ORG — прочие организации.

 

Служебный заголовок электронного письма содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически до-бавляются системой.

 

В целом требования к оформлению текста документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны нормам, изложенным выше для обыч-ных писем. Однако текст электронного письма должен отвечать правилам, принятым для данного вида услуги Интернета, именуемой нэтикетом¹.

 

Принятые правила главным образом относятся к создателям и  владельцам web-страниц и web-серверов. Для простого пользователя существует одно важное правило: не использовать размещенную в www информацию (текстовую, графическую, справочную и т.д.) в коммер-ческих целях без предварительного согласования с авторами или вла-дельцами соответствующих web-серверов и web-страниц.

 

Дополнительно с другими правилами можно ознакомиться в учеб-ной и специальной литературе [2 и др.].

 

Оформление телеграммы, телекса, факса

 

Телеграмма — документ, отличающийся от других письменныхдокументов способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.

 

Порядок телеграфной связи регламентирован Правилами предо-ставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 222.

 

Адрес телеграммы часто является условным (например: РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть предельно кратким («телеграфный язык»), без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используются сокращения типа: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая и др. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью.

 

¹ Нэтикет — специальный термин для обозначения правил сетевого этикета. Netiquette — производное от InterNET etI-QUETTE.

 

70 Тюменский государственный университет №ИК-00948

Пример оформления телеграммы:

 

Телекс — разновидность телеграммы, отличающийся от обычнойособым способом передачи — по абонентской телексной сети, т.е. по телетайпу (телепринту) — аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией. Телексная связь отличается быстротой передачи сообще-ния, она получена практически в момент передачи.

 

Факс (телефакс) — получаемая на бумажном носителекопия до-кумента (письменного, графического, изобразительного).

 

Факс как способ передачи информации получает все большее рас-пространение. Он удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факса. Осо-бых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного — текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

 

Приведем один из вариантов оформления факса.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 71

Телефонограмма — документ, содержащий оперативную инфор-мацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки.

 

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наиме-нования учреждений адресанта и адресата; реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера теле-фонов; текст и подпись.

 

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соот-ветствии с ГОСТ Р 6.30—2003 как для служебного письма. Например: «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара».

 

Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефоно-граммы не должен превышать 50 слов.

 

Рекомендуется следующая форма телефонограммы.

 

Оформление акта и протокола

 

Акт и протокол относят к информационно-справочному виду организационно-распорядительной документации.

 

Актом называют документ, составленный несколькими лицами(комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием за-конченных работ и т.д.

 

72 Тюменский государственный университет №ИК-00948

Текст акта состоит из двух частей — вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствовавших при актировании. В необходимых случаях в состав реквизитов акта включается реквизит утверждения.

 

В тексте акта допускается заключительная часть, которая может содержать выводы или заключение комиссии.

 

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых от-ражается в акте. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано под-писать его с оговоркой о несогласии, оформив его на отдельном листе.

 

Требования к оформлению акта в краткой форме были приведены на рис. 4.13 в тексте макета акта.

 

Протокол — документ, в котором фиксируются последователь-ность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещани-ем, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений.

 

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развер-нутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, предпочтительнее.

 

Текст протокола состоит из вводной и основной части. В вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последовательности: СЛУШАЛИ — ВЫСТУ-ПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

 

В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола.

 

Оформление протокола было представлено на рис. 4.12 текстом

 

в поле формата.

 

4.5.8. Контроль качества подготовки документов

 

Контроль качества подготовки документов и оформления дело-вой документации осуществляют непосредственные исполнители, их руководители, лица, визирующие документы, секретари руководителя организации, сами руководители организации.

 

В сущности, контроль качества составления документа сводится к  редактированию текста и оформлению его согласно требованиям ГОСТ Р 6.30—2003.

 

Контроль качества документа можно разбить на три этапа: первое чтение, проверка фактического материала и правка текста.

 

На первом этапе следует сделать лишь карандашные пометки на полях (при сложном и объемном тексте замечания рекомендуется за-

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 73

писывать на отдельном листе бумаги). Кроме того, на данном этапе собираются необходимые справки, ранее составленные документы по этому вопросу, другие дополнительные сведения.

 

На втором этапе проверяется фактический материал, исполь-зуемый составителем документа, проверяются ссылки на правовые, нормативные акты, наличие виз согласования, сведения, включаемые в документ.

 

На третьем этапе правки документа используются пометки и  за-мечания, сделанные при первом прочтении документа, проводится языковая и стилистическая правка. Существенные исправления со-гласовываются с автором документа. Все исправления — слова, цифры и др. должны быть отчетливыми, аккуратными. Правка производится с помощью общепринятых в практике корректировки корректурных знаков.

 

Различают следующие виды правок:

 

1. Правка-вычитка — сличение перепечатанного текста с от-редактированным, ранее выверенным документом. При правке-вы-читке могут встречаться пропущенные буквы, неверные написания, возможны пропуски отдельных строк и т.д. Изменения в текст вносят черной пастой. При обнаружении существенных недочетов текст пере-печатывают.

 

2. Правка-сокращение — устранение из текста длинного, несуще-ственного материала.

 

При корректировке документов правка-сокращение применяется

 

в текстах, изобилующих общими рассуждениями, загроможденных однотипными примерами, и для упрощения сложных синтаксических конструкций. Одной из важных причин такой правки может быть пре-вышение заранее установленного объема текста. Как известно, напри-мер, служебное письмо не должно содержать более двух-трех страниц текста, если только вопрос не касается глубокого анализа и обоснования поднимаемой проблемы.

 

Следует подчеркнуть, что в обязанности, в частности, секретаря, нередко представляющего документ на подпись руководителю органи-зации, не входит составление за автора документа новой его редакции. Речь идет о предъявлении обоснованных замечаний, обнаружении ошибок, рекомендаций по их исправлению.

 

При корректировке текста документов используют корректурные знаки согласно ГОСТ 7.62—2008.

 

74 Тюменский государственный университет №ИК-00948

Оформление документов по трудовым правоотношениям

 

⇐ Предыдущая567891011121314Следующая ⇒

Поделиться: