Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Персональный компьютер как средство делового общения
Эффективным способом обмена сообщениями с использованием ПК через Интернет является средство мгновенного обмена сообщениями
(от англ. instant messenger, IM ). Обмен сообщениями осуществляется в реальном времени через службы мгновенных сообщений (instant Messaging Service, IMS ) с использованием программы- клиента. При этом могут передаваться текстовые сообщения, звуковые сигналы, изо-бражения, видео и др. Многие из таких программ могут применяться для организации групповых текстовых чатов или видеоконференций.
Для осуществления данного вида коммуникации необходима кли-ентская программа, так называемый мессенджер (от англ. messenger — курьер). Отличие от электронной почты состоит в том, что обмен со-общениями здесь идет в реальном времени — мгновенно. Большинство IM-клиентов могут видеть, подключены ли в данный момент абоненты, занесенные в список контактов. В первых версиях программ все, что печатал пользователь, тут же передавалось адресату. Если пользователь допускал ошибку и исправлял ее, это тоже было видно сразу. В совре-менных программах сообщения появляются на мониторе собеседника после окончания редактирования и отправки сообщения.
Как правило, мессенджеры не работают самостоятельно, а под-ключаются к центральному компьютеру сети обмена сообщениями —
116 Тюменский государственный университет №ИК-00948 серверу. Широкому кругу пользователей известен ряд популярных сетей обмена сообщениями, таких как Skype, AIM, ICQ, MSN и др. Каждая из этих сетей имеет отдельный сервер и протоколы, отличается своими правилами и особенностями. Таким образом, пользователь, например, сети Skype не может связаться с пользователем сети ICQ, что, однако, не мешает пользователю одновременно работать в нескольких сетях.
В России широко используется несколько IM-клиентов: ICQ, QIP, Mail.ru Agent и Skype. Skype проигрывает в популярности тройке лидеров среди программ мгновенного обмена сообщениями — QIP, Mail.ru Agent и ICQ. Но Skype больше подходит для обслуживания бизнеса — треть зарегистрированных пользователей данного сервиса использует его для делового общения. С помощью программы Skype можно:
zz записывать аудио- и видеозвонки. С помощью дополненияк Skype — Pamela пользователь получает электронного секретаря, ко-торый отчасти может заменить обычного секретаря: работать в режиме автоответчика, отправлять факсы и звонить клиенту в заданное время. Но самая интересная функция Pamela — запись всех входящих и ис-ходящих аудио- и видеовызовов;
zz управлять корпоративными расходами на междугородние раз-говоры. Через Skype можно звонить и на обычные телефоны — на Skype приходится 12% всех международных телефонных звонков в мире. Платить за расходы сотрудников, распределять между ними деньги на связь и контролировать расходы с помощью программы Skype Manager;
zz проводить презентации в Skype. В последних версиях Skypeпоявилась новая возможность показать собеседнику экран своего компьютера или отдельной программы: для этого в версии для Windows нужно выбрать в окне диалога раздел «Поделиться», потом «Показать экран», а затем «Показать весь экран» или «Показать выбранное». С по-мощью этой версии можно показать через Skype презентацию в Power Point или, например, попросить у коллеги совета при работе над любым документом;
zz устраивать видеоконференции;
zz связать номер своего мобильного телефона с «номером» Skype.Таковы возможности одной из доступных программ мгновенного
обмена сообщениями.
Здесь уместным будет упомянуть еще об одном из способов ис-пользования ПК в качестве средства делового общения. Речь идет о со-циальных сетях, хорошо известных пользователям компьютера.
Социальные сети играют все более заметную роль не только в жизни, но и в бизнесе. Крупнейшие производители программного обеспечения всерьез задумались о важности внедрения в свои про-дукты социальной функциональности. Разработчики пытаются за-
Тюменский государственный университет №ИК-00948 117 ставить сотрудников компаний активно пользоваться социальными сетями в своей работе. Для заинтересованных студентов, желающих самостоятельно познакомиться с некоторыми технологиями исполь-зования социальных платформ в сфере бизнеса, назовем некоторые из них — это: Microsoft Outlook Social Connector; IBM Lotus Connections и Google Wave.
Контрольные вопросы
1. Дайте общий обзор оргтехники и программного обеспечения ПК со-временной системы ДОУ. 2. В чем состоят основы автоматизации и компьютеризации работы с документами? 3. Какие задачи документооборота можно решать с помощью ПК? 4. Какие прикладные программы входят в Microsoft Office? 5. Что вы знаете о защите данных и основах компьютерной безопас-ности? 6. Дайте определение вычислительной сети. 7. Какие программные продукты обеспечивают функционирование электронной почты в ПК? 8. Каков порядок оформления и передачи документов через Интернет? 9. Изложите возможности ПК как средства делового общения.
Тюменский государственный университет №ИК-00948
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Общие положения
Под документооборотом понимается движение документов в учреж-дении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполни-телю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равно-мерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
Основными принципами организации документооборота явля-ются следующие:
zz прохождение документов должно быть оперативным. Чтобысократить время их пребывания в сфере ДОУ, следует различные опе-рации по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно);
zz каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения до-кументов. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований;
zz порядок прохождения и процессы обработки основных видовдокументов должны быть единообразными.
Таким образом, основные задачи организации документообо-рота — прямоточность в движении документов и однократность их обработки.
По отношению к аппарату управления различают потоки посту-пающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют
Тюменский государственный университет №ИК-00948 119 эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).
Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:
zz объем потока, который определяется количеством докумен-тов, проходящих через канцелярию (секретаря) за год, полугодие или квартал;
zz структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
zz режим потока, который определяется периодичностью движе-ния документов через канцелярию (секретаря-референта).
Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала службы ДОУ, вы-бора технических средств при механизации и компьютеризации дело-производственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.
Для выбора оптимальных маршрутов движения документов в орга-низации разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов — оперограм-мы. Схемы позволяют установить рациональные маршруты и этапы об-работки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их категорий и установить на этой основе оптимальный режим работы с документами в организации.
Маршрутные схемы разрабатываются для различных категорий документов (входящих, исходящих и внутренних; приказов по основ-ной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т.д.). Схемы документооборота включаются в Ин-струкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.
Пример маршрутной схемы (оперограммы) будет приведен ниже. Здесь дадим лишь принципиальные схемы документооборота для малых и крупных организаций (рис. 8.1, 8.2).
Рис. 8.1. Принципиальная схема документооборотамалого предприятия
120 Тюменский государственный университет №ИК-00948
Рис. 8.2. Принципиальная схема документооборотасреднего и крупного предприятия
Приведенные рисунки отражают характерную для отечественной трехуровневой («вертикальной») структуры работу с документами: руководитель — служба ДОУ — структурные подразделения. Западная практика ориентирована на «горизонтальный» вариант прохождения документов, минуя руководство, когда решение многих вопросов осу-ществляется непосредственно в структурных подразделениях, базируясь на работе с электронными документами.
|
Последнее изменение этой страницы: 2017-03-15; Просмотров: 1448; Нарушение авторского права страницы