Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Контроль за исполнением документов
Контроль за исполнением документов и принятых решений — важная функция управления организацией. Различают две стороны контрольной деятельности: контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и контроль с точки зрения со-ответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных документов и за своевременностью исполнения. Первую сторону кон-трольных операций выполняют руководители всех рангов и секретарь, вторую — служба ДОУ организации с входящей в ее состав службой конт
142 Тюменский государственный университет №ИК-00948 роля исполнения. В небольших организациях контроль за соблюдением формы и сроков исполнения осуществляет секретарь. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной дея-тельностью, — в должностной инструкции.
Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов ис-полнения контролируемых документов. Действия по контролю за-ключаются в обязательном учете определенных категорий документов
в соответствии с разработанным в организации Перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюдении за их фак-тическим исполнением, в принятии мер, способствующих своевремен-ному исполнению.
В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами вышестоящих органов и распорядительных документов самой организации включают другие важные документы, имеющие конкретные сроки исполнения. Вместо перечня включаемые
в него сведения могут войти отдельной графой и в Табель документов организации, также утверждаемый директором. Перечень независимо от выбранной формы разрабатывается службой документационного обеспечения.
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее регулярно создаваемых в масштабах государства, отдельных направ-лений деятельности или конкретной организации, устанавливаются типовые сроки исполнения. Так, типовые сроки установлены законо-дательно в указах Президента РФ, правительственных нормативных актах и, конечно, в федеральных законах Российской Федерации, на-пример, для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов, для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, на-пример, о предоставлении статистической и финансовой отчетности. Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней.
Руководитель указывает в резолюции срок исполнения документа только в тех случаях, когда этот срок отличается от установленного пе-речнем либо конкретно указанного срока вышестоящей организацией.
Сроки исполнения для исходящих и внутренних документов ис-числяются в календарных днях с даты подписания (утверждения) до-кумента, а для входящих — с даты его поступления.
Тюменский государственный университет №ИК-00948 143 Исполнение документа контролируется с момента постанов-ки его на контроль (в месте, отведенном для этого реквизита ГОСТ Р 6.30—2003).
Различают по срокам исполнения следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков.
Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за два-три дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невоз-можность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывается руководителю.
Текущий и предупредительный контроль помогает при планиро-вании рабочего дня руководителя.
Срок исполнения документа может продлить только лицо или организация, его установившие. Это может быть сделано в устной или письменной форме не менее чем за два-три дня до истечения срока. В ином случае документ считается неисполненным в срок. При продлении срока на карточке делают соответствующую отметку
и помещают ее в картотеку под рубрикой, соответствующей новому сроку исполнения.
Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационной карточке в поле «Ход исполнения».
Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удостоверенная подписью ответственного исполнителя,
и карточка поступила к секретарю или в подразделение службы ДОУ, осуществляющее контроль. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.
Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для боль-ших организаций) или по организации в целом (рис. 9.3).
На основе анализа задержки исполнения документов устанавли-ваются причины (перегрузка руководителя, недисциплинированность
144 Тюменский государственный университет №ИК-00948 сотрудников, слабость системы документооборота и т.п.) и вырабаты-ваются соответствующие предложения по исправлению недостатков.
Рис. 9.3. Форма перечня неисполненных документов
В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Компьютеризированный контроль ведет секретарь.
Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения».
Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и рас-печатки списка документов, срок исполнения которых истекает се-годня (поле «Контрольная дата»). Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.
Аналитические справки по установленной форме могут автомати-чески составляться и выводиться на компьютер руководителя.
При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется предусмотреть все периодически используемые формы справок по документам организации. Аналитические справки о ходе исполнения заданий являются важным критерием оценки эффективности работы отдельных сотрудников и системы ДОУ организации в целом.
Тюменский государственный университет №ИК-00948 145 Контрольные вопросы
1. Что такое регистрация документов, какие документы подлежат регистрации и какие системы регистрации находят применение на практике? 2. Дайте сравнительную характеристику существующим формам регистрации документов. 3. Как организована в организации справочно-информационная работа? Как оценить степень исполнения документов? 4. Каковы задачи и виды контроля исполнения документов? 5. Изложите порядок анализа данных об исполнении документов.
Тюменский государственный университет №ИК-00948
10. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР, ТЕКУќЕЕ И ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ
Составление номенклатур дел
Важными функциями делопроизводственной службы ДОУ явля-ются систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации — это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длитель-ного хранения документы комплектуются в дела.
Государственный стандарт ГОСТ Р 51141—98 определяет дело как «совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку» [5]. На каждой обложке помещается этикетка-заголовок типа «Приказы ректора университета за 2004 г.», «Переписка с организациями о по-ставке комплектующих» и т.п.
Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в ор-ганизации, с указанием сроков их хранения составляет номенклатуру дел. Наличие номенклатуры дел в каждой организации, на предприятии обязательно. Она используется как схема распределения и группировки ис-полненных документов в дела, в качестве указателя индексации документов и дел, а также как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел является учетным документом в делопро-изводстве и архиве организации для дел временного хранения (до 10 лет). Ведение дел вне номенклатуры не допускается. В номенклатуру не включаются всевозможные платные издания и другие материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.
Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит изноменклатуры дел структурных подразделений.
В целях унификации группировки документов для организаций определенной категории существуют примерные и типовые номенкла-туры дел. Примерные и типовые номенклатуры дел являются методиче-
Тюменский государственный университет №ИК-00948 147 скими пособиями и служат основой для составления индивидуальных (конкретных) номенклатур.
Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкрет-ной организации или отдельного структурного подразделения.
В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура. Ее подготавливает секретарь. Сводную номенклатуру большой организации составляет работник службы ДОУ (документовед, секретарь-референт) под непосредственным руковод-ством руководителя службы. Работа по подготовке номенклатур дел структурных подразделений координируется службой ДОУ. Номен-клатура дел структурного подразделения составляется секретарем или лицом, ответственным за документацию, согласовывается с ведущими специалистами подразделения и службой ДОУ организации, подписы-вается руководителем подразделения.
Форма номенклатуры дел структурного подразделения подобна форме сводной номенклатуры дел (см. с. 153), выполняется упрощен-но, подписывается руководителем подразделения и согласовывается с руководителем службы ДОУ организации.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс (графа 1). Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового но-мера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д. Если индекс подразделения — 01, а заголовок дела обозначен — 10, то индекс дела будет 01—10. Индексация структурных подразделений должна быть постоянной. Переходящие дела вносятся в номенклатуру под одним и тем же номером.
Заголовок каждого дела, включенного в номенклатуру, должен по наи-менованию совпадать с заголовком на обложке дела. Количество дел (гра-фа 3) фиксируется в номенклатуре в соответствующей графе в конце года.
В графе 4 «Срок хранения и номера статей по Перечню» проставля-ются сроки хранения дел с указанием статей согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
[10]. Поскольку Перечень представляет собой весьма объемный документ, приведем для представления о нем только один фрагмент (см. с. 149).
В графе «Примечания» номенклатуры дел могут представляться отметки об ответственных лицах, об уничтожении дел, передаче в архив и другие указания.
Сводная номенклатура дел строится так, чтобы расположение ее раз-делов и дел в них соответствовало действующим положениям об организа-ции и ее структурных подразделениях, а также другим документам, опре-деляющим ее организационную структуру и направления деятельности.
148 Тюменский государственный университет №ИК-00948
Ô î ð ì à ñ â î ä í î é í î ì å í ê ë à ò ó ð û ä å ë î ð ã à í è ç à ö è è
Тюменский государственный университет №ИК-00948 149 Примерная последовательность расположения разделов может выглядеть следующим образом: канцелярия, секретарь-референт, про-изводственно-технический отдел, отдел организации труда и заработной платы, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный отдел и т.д.
Сводная номенклатура дел организации на предстоящий кален-дарный год составляется в последнем квартале предшествующего ему года. Первый лист номенклатуры оформляется на общем бланке орга-низации формата А4.
После окончания делопроизводственного года сводную номен-клатуру дел закрывают. Закрытие номенклатуры оформляют итоговой записью, в которой указывают количество фактически заведенных за годдел по категориям учета и их общее число. Итоговую запись подписы-вает руководитель службы ДОУ организации. О фактическом наличии заведенных за год дел сообщается архиву организации.
В соответствии с требованиями к формированию дел в одно дело может быть подшито не более 250 листов документов, поэтому количе-ство томов может быть известно только по окончании года, и именно тогда заполняется третья графа. Индекс дела, естественно, остается один и тот же для всех томов.
Требует особого внимания заполнение графы «Сроки хранения и номера статей по Перечню». При определении сроков хранения дел за основу принимают указанный выше Перечень типовых управленче-ских документов.
Кроме того, сроки хранения могут корректироваться с ориенти-ром на Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы.
Негосударственные коммерческие организации могут пользовать-ся справочным пособием «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)».
В графе 4 указывают срок хранения данной группы документов и особые указания — отметки типа «ЭК» (экспертная комиссия). Дела, для которых проставлена отметка «ЭК», тщательно просматриваются экспертной комиссией по истечении установленного срока хранения. Экспертная комиссия должна продлить сроки хранения документов, имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение. Изменение сроков хранения дел при необходимости должно быть согласовано с архивом организации.
150 Тюменский государственный университет №ИК-00948 В конце каждого раздела номенклатуры дел оставляют два-три резервных номера для заведения дел, не предусмотренных по каким-либо причинам.
Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземп лярах. Первый экземпляр (контрольный) хранится в службе ДОУ (у секретаря), второй — используется в качестве рабочего экземпляра, третий — находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый — в государственном (ведомственном, муници-пальном) архиве, в который передаются документы данной организации.
Номенклатура дел пересматривается не реже чем один раз в пять лет. В конце каждого года она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России
|
Последнее изменение этой страницы: 2017-03-15; Просмотров: 827; Нарушение авторского права страницы