Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Контроль за исполнением документов



 

Контроль за исполнением документов и принятых решений — важная функция управления организацией. Различают две стороны контрольной деятельности: контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и контроль с точки зрения со-ответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных документов и за своевременностью исполнения. Первую сторону кон-трольных операций выполняют руководители всех рангов и секретарь, вторую — служба ДОУ организации с входящей в ее состав службой конт­


 

142 Тюменский государственный университет №ИК-00948


роля исполнения. В небольших организациях контроль за соблюдением формы и сроков исполнения осуществляет секретарь. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной дея-тельностью, — в должностной инструкции.

 

Работа по контролю за исполнением документов включает в  себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов ис-полнения контролируемых документов. Действия по контролю за-ключаются в обязательном учете определенных категорий документов

 

в соответствии с разработанным в организации Перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюдении за их фак-тическим исполнением, в принятии мер, способствующих своевремен-ному исполнению.

 

В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами вышестоящих органов и распорядительных документов самой организации включают другие важные документы, имеющие конкретные сроки исполнения. Вместо перечня включаемые

 

в него сведения могут войти отдельной графой и в Табель документов организации, также утверждаемый директором. Перечень независимо от выбранной формы разрабатывается службой документационного обеспечения.

 

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее регулярно создаваемых в масштабах государства, отдельных направ-лений деятельности или конкретной организации, устанавливаются типовые сроки исполнения. Так, типовые сроки установлены законо-дательно в  указах Президента РФ, правительственных нормативных актах и,   конечно, в федеральных законах Российской Федерации, на-пример, для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов, для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, на-пример, о предоставлении статистической и финансовой отчетности. Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней.

 

Руководитель указывает в резолюции срок исполнения документа только в тех случаях, когда этот срок отличается от установленного пе-речнем либо конкретно указанного срока вышестоящей организацией.

 

Сроки исполнения для исходящих и внутренних документов ис-числяются в календарных днях с даты подписания (утверждения) до-кумента, а для входящих — с даты его поступления.


 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 143


Исполнение документа контролируется с момента постанов-ки его на контроль (в месте, отведенном для этого реквизита ГОСТ Р 6.30—2003).

 

Различают по срокам исполнения следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

 

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о  фактах неисполнения установленных сроков.

 

Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за два-три дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невоз-можность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывается руководителю.

 

Текущий и предупредительный контроль помогает при планиро-вании рабочего дня руководителя.

 

Срок исполнения документа может продлить только лицо или организация, его установившие. Это может быть сделано в устной или письменной форме не менее чем за два-три дня до истечения срока. В  ином случае документ считается неисполненным в срок. При продлении срока на карточке делают соответствующую отметку

 

и помещают ее в картотеку под рубрикой, соответствующей новому сроку исполнения.

 

Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационной карточке в поле «Ход исполнения».

 

Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удостоверенная подписью ответственного исполнителя,

 

и карточка поступила к секретарю или в подразделение службы ДОУ, осуществляющее контроль. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

 

Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для боль-ших организаций) или по организации в целом (рис. 9.3).

 

На основе анализа задержки исполнения документов устанавли-ваются причины (перегрузка руководителя, недисциплинированность


 

144 Тюменский государственный университет №ИК-00948


сотрудников, слабость системы документооборота и т.п.) и вырабаты-ваются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

 

Рис. 9.3. Форма перечня неисполненных документов

 

В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Компьютеризированный контроль ведет секретарь.

 

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения».

 

Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и рас-печатки списка документов, срок исполнения которых истекает се-годня (поле «Контрольная дата»). Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.

 

Аналитические справки по установленной форме могут автомати-чески составляться и выводиться на компьютер руководителя.

 

При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется предусмотреть все периодически используемые формы справок по документам организации. Аналитические справки о ходе исполнения заданий являются важным критерием оценки эффективности работы отдельных сотрудников и системы ДОУ организации в целом.


 

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 145


Контрольные вопросы

 

1. Что такое регистрация документов, какие документы подлежат регистрации и какие системы регистрации находят применение на практике?

2. Дайте сравнительную характеристику существующим формам регистрации документов.

3. Как организована в организации справочно-информационная работа? Как оценить степень исполнения документов?

4. Каковы задачи и виды контроля исполнения документов?

5. Изложите порядок анализа данных об исполнении документов.


 

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948


 

 

10. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР, ТЕКУќЕЕ И ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

 

Составление номенклатур дел

 

Важными функциями делопроизводственной службы ДОУ явля-ются систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации — это своеобразная память организации, обращение к  которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длитель-ного хранения документы комплектуются в дела.

 

Государственный стандарт ГОСТ Р 51141—98 определяет дело как «совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку» [5]. На каждой обложке помещается этикетка-заголовок типа «Приказы ректора университета за 2004 г.», «Переписка с организациями о  по-ставке комплектующих» и т.п.

 

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в  ор-ганизации, с указанием сроков их хранения составляет номенклатуру дел.

Наличие номенклатуры дел в каждой организации, на предприятии обязательно. Она используется как схема распределения и группировки ис-полненных документов в дела, в качестве указателя индексации документов и дел, а также как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел является учетным документом в делопро-изводстве и архиве организации для дел временного хранения (до 10 лет).

Ведение дел вне номенклатуры не допускается. В номенклатуру не включаются всевозможные платные издания и другие материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

 

Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит изноменклатуры дел структурных подразделений.

 

В целях унификации группировки документов для организаций определенной категории существуют примерные и типовые номенкла-туры дел. Примерные и типовые номенклатуры дел являются методиче-


 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 147


скими пособиями и служат основой для составления индивидуальных (конкретных) номенклатур.

 

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкрет-ной организации или отдельного структурного подразделения.

 

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура. Ее подготавливает секретарь. Сводную номенклатуру большой организации составляет работник службы ДОУ (документовед, секретарь-референт) под непосредственным руковод-ством руководителя службы. Работа по подготовке номенклатур дел структурных подразделений координируется службой ДОУ. Номен-клатура дел структурного подразделения составляется секретарем или лицом, ответственным за документацию, согласовывается с ведущими специалистами подразделения и службой ДОУ организации, подписы-вается руководителем подразделения.

 

Форма номенклатуры дел структурного подразделения подобна форме сводной номенклатуры дел (см. с. 153), выполняется упрощен-но, подписывается руководителем подразделения и согласовывается с  руководителем службы ДОУ организации.

 

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс (графа 1). Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового но-мера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д. Если индекс подразделения — 01, а заголовок дела обозначен — 10, то индекс дела будет 01—10. Индексация структурных подразделений должна быть постоянной. Переходящие дела вносятся в номенклатуру под одним и тем же номером.

 

Заголовок каждого дела, включенного в номенклатуру, должен по наи-менованию совпадать с заголовком на обложке дела. Количество дел (гра-фа  3) фиксируется в номенклатуре в соответствующей графе в  конце года.

 

В графе 4 «Срок хранения и номера статей по Перечню» проставля-ются сроки хранения дел с указанием статей согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций

 

[10]. Поскольку Перечень представляет собой весьма объемный документ, приведем для представления о нем только один фрагмент (см. с. 149).

 

В графе «Примечания» номенклатуры дел могут представляться отметки об ответственных лицах, об уничтожении дел, передаче в архив и другие указания.

 

Сводная номенклатура дел строится так, чтобы расположение ее раз-делов и дел в них соответствовало действующим положениям об организа-ции и ее структурных подразделениях, а также другим документам, ­ опре-деляющим ее организационную структуру и направления деятельности.


 

148 Тюменский государственный университет №ИК-00948


(í à è ì å í î â à í è å î ð ã à í è ç à ö è è )         Ó Ò Â Å Ð Æ Ä À Þ                  
Í Î Ì Å Í Ê Ë À Ò Ó Ð À Ä Å Ë                                          
            (í à è ì å í î â à í è å ä î ë æ í î ñ ò è ð ó ê î â î ä è ò å ë ÿ î ð ã à í è ç à ö è è )  
                                 
                                                           
  (ì å ñ ò î ñ î ñ ò à â ë å í è ÿ )                                        
                                                           
Í à         ã î ä                     (ï î ä ï è ñ ü )       (ð à ñ ø è ô ð î â ê à ï î ä ï è ñ è )    
                    Ä à ò à                      
                                                 
                                             
È í ä å ê ñ Ç à ã î ë î â î ê     Ê î ë è ÷ å ñ ò â î   Ñ ð î ê õ ð à í å í è ÿ è í î ì å ð Ï ð è ì å ÷ à í è å  
ä å ë à ä å ë à     å ä. õ ð.       ñ ò à ò å é ï î Ï å ð å ÷ í þ      
                     
                                                   
                           
                                                     
                    Í à ç â à í è å ð à ç ä å ë à                      
                                                     
                                                           
                                                           
Í à è ì å í î â à í è å ä î ë æ í î ñ ò è                                          
ð ó ê î â î ä è ò å ë ÿ                                        
ñ ë ó æ á û Ä Î Ó î ð ã à í è ç à ö è è                                
          (ï î ä ï è ñ ü ) (ð à ñ ø è ô ð î â ê à ï î ä ï è ñ è )    
Ä à ò à                                                        
 è ç à ð ó ê î â î ä è ò å ë ÿ à ð õ è â à                                        
(ë è ö à, î ò â å ò ñ ò â å í í î ã î ç à à ð õ è â )                                    
Ñ Î Ã Ë À Ñ Î Â À Í Î                   Ñ Î Ã Ë À Ñ Î Â À Í Î            
Ï ð î ò î ê î ë Ý Ê                     Ï ð î ò î ê î ë Ö Ý Ê (Ý Ê )          
                                                   
î ò       ¹               î ò         ¹            
È ò î ã î â à ÿ ç à ï è ñ ü î ê à ò å ã î ð è ÿ õ è ê î ë è ÷ å ñ ò â å ä å ë, ç à â å ä å í í û õ â       ã î ä ó â î ð ã à í è ç à ö è è  
                                                   
  Ï î ñ ð î ê à ì õ ð à í å í è ÿ Â ñ å ã î               Â ò î ì ÷ è ñ ë å      
                                 
          ï å ð å õ î ä ÿ ù è õ   ñ î ò ì å ò ê î é «Ý Ï Ê »  
                                       
                                         
                                 
                                             
Ï î ñ ò î ÿ í í î ã î                                        
 ð å ì å í í î ã î (ñ â û ø å 10 ë å ò )                                        
 ð å ì å í í î ã î (ä î 10 ë å ò                                            
â ê ë þ ÷ è ò å ë ü í î )                                        
È ò î ã î                                                      
                                               
Í à è ì å í î â à í è å ä î ë æ í î ñ ò è                                          
ð ó ê î â î ä è ò å ë ÿ ñ ë ó æ á û Ä Î Ó                                        
Ä à ò à                                                        
                            (ï î ä ï è ñ ü ) (ð à ñ ø è ô ð î â ê à ï î ä ï è ñ è )    
È ò î ã î â û å ñ â å ä å í è ÿ ï å ð å ä à í û â à ð õ è â                                
Í à è ì å í î â à í è å ä î ë æ í î ñ ò è                                          
ï å ð å ä à â ø å ã î ñ â å ä å í è ÿ                                        
Ä à ò à                         (ï î ä ï è ñ ü ) (ð à ñ ø è ô ð î â ê à ï î ä ï è ñ è )    
                               

Ô î ð ì à ñ â î ä í î é í î ì å í ê ë à ò ó ð û ä å ë î ð ã à í è ç à ö è è


 

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 149


Примерная последовательность расположения разделов может выглядеть следующим образом: канцелярия, секретарь-референт, про-изводственно-технический отдел, отдел организации труда и заработной платы, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный отдел и т.д.

 

Сводная номенклатура дел организации на предстоящий кален-дарный год составляется в последнем квартале предшествующего ему года. Первый лист номенклатуры оформляется на общем бланке орга-низации формата А4.

 

После окончания делопроизводственного года сводную номен-клатуру дел закрывают. Закрытие номенклатуры оформляют итоговой записью, в которой указывают количество фактически заведенных за годдел по категориям учета и их общее число. Итоговую запись подписы-вает руководитель службы ДОУ организации. О фактическом наличии заведенных за год дел сообщается архиву организации.

 

В соответствии с требованиями к формированию дел в одно дело может быть подшито не более 250 листов документов, поэтому количе-ство томов может быть известно только по окончании года, и именно тогда заполняется третья графа. Индекс дела, естественно, остается один и тот же для всех томов.

 

Требует особого внимания заполнение графы «Сроки хранения и  номера статей по Перечню». При определении сроков хранения дел за основу принимают указанный выше Перечень типовых управленче-ских документов.

 

Кроме того, сроки хранения могут корректироваться с ориенти-ром на Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы.

 

Негосударственные коммерческие организации могут пользовать-ся справочным пособием «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)».

 

В графе 4 указывают срок хранения данной группы документов и  особые указания — отметки типа «ЭК» (экспертная комиссия). Дела, для которых проставлена отметка «ЭК», тщательно просматриваются экспертной комиссией по истечении установленного срока хранения. Экспертная комиссия должна продлить сроки хранения документов, имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение. Изменение сроков хранения дел при необходимости должно быть согласовано с  архивом организации.


 

150 Тюменский государственный университет №ИК-00948


В конце каждого раздела номенклатуры дел оставляют два-три резервных номера для заведения дел, не предусмотренных по каким-либо причинам.

 

Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземп­ лярах. Первый экземпляр (контрольный) хранится в службе ДОУ (у  секретаря), второй — используется в качестве рабочего экземпляра, третий — находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый — в государственном (ведомственном, муници-пальном) архиве, в который передаются документы данной организации.

 

Номенклатура дел пересматривается не реже чем один раз в пять лет. В конце каждого года она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

 

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России

 


Поделиться:



Последнее изменение этой страницы: 2017-03-15; Просмотров: 827; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.059 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь