Нормативно-правовое обеспечение деятельности архивов в Российской Федерации

 

Управление любой организацией немыслимо без ее документного обеспечения. Ежегодно в стране создаются сотни миллионов служебных документов, обладающих юридической силой, в силу чего требующих своего обязательного хранения. Основополагающим нормативно-пра-вовым актом по организации архивного дела в России является Закон об архивном деле в России [24].

 

Кроме названного Закона в стране действует ряд других нормативно-правовых документов как федерального уровня, так и  отдельных органов исполнительной власти, которые освещают вопросы организации работы архивов в отдельных отраслях народ-ного хозяйства, на уровне субъектов Российской Федерации и на

 

158 Тюменский государственный университет №ИК-00948

муниципальном уровне. По мере необходимости на данные доку-менты в дальнейшем изложении учебного материала будут делаться соответствующие ссылки.

 

Выделим особо основные положения упомянутого выше Закона: Закон регулирует отношения в сфере организации, хранения, ком-плектования, учета и использования документов, не только входящих в состав Архивного фонда РФ, но и других архивных документов неза-висимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управ-ления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан,

 

общества и государства; право собственности на архивные документы охраняется Законом,

 

изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными за-конами, воспрещается. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ может быть осуществлено только с согласия собственника, на основании договора, после прове-дения экспертизы ценности документов;

 

сроки хранения документов, вошедших в состав Архивного фонда РФ, являющихся собственностью юридического лица, определяются его договором с соответствующим архивом. Сроки хранения докумен-тов, остающихся в государственной собственности, установлены ст. 22 Закона об архивном деле в России. Для специальных видов документов, представляющих особый интерес для владельцев частных юридических лиц, срок составляет от трех до 20 лет, для документов по личному со-ставу срок хранения установлен 75 лет и т.д.;

 

хранение документов юридического лица, отнесенных к составу Архивного фонда РФ, и документов по личному составу (кадрам) госу-дарственные и муниципальные архивы осуществляют бесплатно. Плата взимается только за документы временного хранения, не входящие в  состав Архивного фонда РФ.

 

В целом Закон об архивном деле в России достаточно четко очерчи-вает правовые основы, в которых могут существовать и организовывать свою деятельность архивы всех уровней, однако разработка необхо-димых нормативных и методических документов, определяющих все стороны работы архивов, еще является актуальной.

 

Нормативная регламентация работы архивов организаций

 

Задачи и функции архивной службы любой организации и  ее сотрудников определяются рядом внутренних документов локально-правового характера, содержание которых базируется на Законе об архивном деле в России и ряде других нормативных документов феде-ральных органов исполнительной власти Российской Федерации.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 159

Важнейшим нормативным документом, определяющим задачу и  функции архивной службы конкретной организации, является Поло-жение об архиве организации, которое разрабатывается с использованием Примерного положения об архиве государственного учреждения, органи-зации, предприятия, утвержденного приказом Роскомархива от 18  августа 1992 г. № 176 [6]. Текст примерного положения приводится ниже.

 

Примерное положение об архиве организации ¹

Общие положения

1.1. Документы организации, имеющие историческое, культур-ное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда РФ, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в го-сударственных архивах Российской Федерации.

 

До передачи на государственное хранение эти документы времен-но, в пределах, установленных Росархивом, хранятся в организациях, на предприятиях.

 

1.2. Организация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядо-чение и использование документов Архивного фонда РФ, образующихся

 

в ее деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

 

За утрату и порчу документов Архивного фонда РФ должностные лица организаций несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

 

1.3. В организации для хранения документов Архивного фонда РФ и законченных делопроизводством документов практического на-значения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

 

Организация обеспечивает архив необходимым помещением, обо-рудованием и кадрами.

 

1.4. Архив организации создается как самостоятельное подразделе-ние, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

 

1.5. В своей работе архив организации руководствуется законода-тельством РФ, законодательными актами по архивному делу, прика-зами, указаниями вышестоящих ведомств, руководства организации,

 

¹ Отвечает требованиям приказа Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176 «О  при-мерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия». При подготовке положения об архиве конкретной организации текст может быть под-вергнут корректировке с учетом масштабов документооборота организации.

 

160 Тюменский государственный университет №ИК-00948

правилами и другими нормативно-методическими документами Ко-митета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Росархива

 

и настоящим Положением.

 

1.6. Положение об архиве организации разрабатывается на основа-нии Примерного положения и утверждается руководством организации по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы РФ.

 

1.7. Архив организации работает по планам, утверждаемым ру-ководством организации, и отчитывается перед руководством в своей работе.

 

1.8. Контроль за деятельностью архива организации осуществляет руководство организации.

 

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива организации осуществляет соответствующее учреждение Госу-дарственной архивной службы РФ.

Состав документов архива

 

В архив поступают:

 

2.1. Законченные делопроизводством организации документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу¹.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу уч-реждений-предшественников.

 

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу лик-видированных организаций, непосредственно подчиненных данной организации.

 

2.4. Личные фонды ведущих работников организации, поступив-шие в архив.

 

2.5. Служебные и ведомственные издания.

 

2.6. Научно-справочный аппарат к документам архива.

 

3. Задачи и функции архива 3.1. Основными задачами архива являются:

 

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения.

 

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справоч-ного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

 

¹ Документы по личному составу (пп. 2.1—2.3) могут поступать в соответствующий архив документов по личному составу при местном органе исполнительной власти.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 161

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом.

 

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве организации.

 

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осу-

 

ществляет следующие функции:

 

3.2.1. Принимает не позднее чем через три года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных под-разделений организации, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом.

 

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения Росархива и пе-редачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение.

 

3.2.3. Составляет и представляет на позднее чем через два года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел по-стоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы организации и экспертно-проверочной комиссии соответству-ющего учреждения (Росархив).

 

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность при-

 

нятых дел.

 

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива.

 

3.2.6. Организует использование документов:

 

zz информирует руководство и работников организации о составе

и содержании документов архива;

 

zz выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;

zz исполняет запросы организаций и заявления граждан об уста-

 

новлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и  архив-ные справки;

 

zz ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

 

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в  архиве, участвует в работе экспертной комиссии организации.

 

3.2.8. Оказывает методическую помощь службе ДОУ в составлении номенклатуры дел организации, контролирует правильность формиро-

 

162 Тюменский государственный университет №ИК-00948

вания и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к  передаче в архив организации.

 

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квали-фикации работников архива и службы ДОУ организации.

 

3.2.10. Ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

 

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на

 

хранение в соответствующий государственный архив документы Ар-хивного фонда РФ.

Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

 

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с  документами в структурных подразделениях организации.

 

4.2. Запрашивать от структурных подразделений организации

 

сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения вы-полнения всех возложенных на архив задач и функций.

⇐ Предыдущая16171819202122232425Следующая ⇒

Поделиться: