Понятие информация и сущность документирования.

ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ ПО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЮ.

1. Документоведение как наука.

Документоведение — это наука, которая изучает классификацию документов, варианты организации документооборота, систему строительства документирования. Документоведение занимается всеми типами, жанрами и формами документов, а также всеми системами и подсистемами документации. При этом в основном акцент ставится на документы и системы документации, связанные со стороной руководства. Документоведение является теоретической базой для делопроизводства, документной лингвистики, организации секретарского обслуживания. Документоведение является наукой о документе и документно-коммуникационной активности. Документоведение исследует документ, который является источником информации и средством социальной коммуникации. Рассмотрим более детально, что значит термин документоведение. Это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, занимающаяся исследованием в истории, современности и прогностическом смысле процессами создания, распространения и применения документных источников информации в обществе.

Составляющие документоведения. Составление документоведения как научной дисциплины содержит в себе очевидность основных ее составляющих: объекта, предмета, структуры, методов, понятного аппарата — в их единстве и целостности, по своей сути, как системной научной дисциплины. Документоведение исследует документ как предмет на теоретическом, историческом и методическом (практическом) уровнях. Таким подходом исследуется документ как система: его свойства, параметры, структуру, функции, методы и способы документирования, классификацию и типологизацию документов. В поле его внимания находятся общие закономерности создания, распространения, хранения и применения документов. Причем предметом изучения может быть документ, как полностью, так и его отдельные стороны, специфические особенности документно-коммуникационной деятельности.

Особенности документоведения. Документы имеют различный «цикл жизни». Сначала проводится интенсивная работа по их подготовке, созданию, согласованию. Затем документы набирают необходимую юридическую силу и вводятся в документооборот. Затем после применения документов они отправляются в архивы, а малозначащие документы, после определённого времени хранения утилизируются. Когда проходит время, часть документов снова может быть взято в работу, но теперь как историческое или культурное наследие. Документоведение прямо сотрудничает с такими науками, как история, лингвистика, теория информации, архивоведение, право, криминалистика и многими другими. Документоведение можно отнести к разряду ещё очень молодых наук, и фактически, еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность информации о документе. Эта наука создавалась постепенно. Это развитие происходило в несколько этапов. Как и любая научная дисциплина, документоведение строится как структура, в настоящее время, находится в стадии формирования. Структурно документоведение разделяется на две подсистемы: общее и особенное документоведение. В настоящий момент в Российской Федерации имеется значительно большая нормативная база документационного обеспечения управления, она же так же можно сказать, очень важный источник для изучения неудобств в документоведении. В неё вошли: нормативные правовые акты федеральных органов власти и субъектов Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления (Гражданский кодекс РФ, федеральные законы); ведомственные и обще отраслевые нормативные, инструктивные и методические документы, издаваемые органами исполнительной власти самого разного уровня; инструктивные и методические материалы, устанавливающие требования к документам, технологии их создания и обработки на уровне отдельной организации или ее структурного подразделения. Мы коротко рассмотрели термин документоведение, постарались раскрыть его главные особенности и суть. Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу.

2. Документоведение в структуре наук и сфер практической деятельности.

Документоведение и науковедение. Наука представляет собой особую область человеческой деятельности, нацеленную на познание окружающей действительности. Любой фрагмент пространства, в том числе и социальные взаимоотношения, проявления внутреннего мира человека, а также природные феномены являются объектами научного познания.

В самом общем представлении науковедение - дисциплина, изучающая историю, современное состояние и перспективы развития какого-либо научного направления.

Тесные связи у документоведения с библиотековедением, изучающим процессы комплектования, обработки, расстановки, хранения и выдачи в пользование книг, периодических и продолжающихся изданий, нормативно-технических, патентных и т.д. документов. Естественно, что эти же направления органично присущи документоведению. Но в то же время документы, подлежащие комплектованию библиотеками, не исчерпывают всего их видового многообразия.

Документы, существующие в единственном экземпляре и имеющие историко-культурную ценность, подлежат хранению в архиве и служат объектом изучения архивоведения — еще одной родственной документоведению дисциплине.

Еще одна пересекающаяся с документоведением дисциплина — информатика, в задачу которой входит анализ и синтез сведений, содержащихся в публикациях научного и производственного характера с целью обеспечения ускоренного их внедрения.

Документоведение служит методологической платформой для библиографии. Буквально «библиография» означает книгоописание. Но сегодня сфера библиографической деятельности не ограничивается лишь описанием книг. Объект библиографии расширен до понятия «документ», включая и периодические, продолжающиеся издания, изоиздания, аудио-визуальные, нормативные, патентные документы, а также некоторые разновидности неопубликованных документов.

Документоведение и книговедение — наиболее близкие между собой дисциплины, ибо книга — самый яркий, популярный, универсальный представитель семейства документов.

Такой дисциплиной, к примеру, является патентоведение. Объектом патентоведения выступает совокупность патентных документов: описаний к дипломам на открытия, описания к патентам, а также документация к промышленным образцам, полезным моделям, товарным знакам. Эти документы, во-первых, информируют общественность о сути

открытий и изобретений, а во-вторых, охраняют права автора или владельца патента на их интеллектуальную собственность.

Аналогично развиваются взаимоотношения с технологией документационного обеспечения управления (делопроизводством).

Довольно сложные взаимоотношения у документоведения с комплексом исторических наук, ввиду особой роли и существенного влияния документов на ход развития истории и исследовательский процесс.

Текст исторического документа является объектом еще одной вспомогательной исторической дисциплины — текстологии. Вспомогательной исторической дисциплиной, изучающей исторические документы, является историография. Документоведение и историография стыкуются в плане изучения именно исторического документа, его формы, содержания, роли, которую он сыграл в становлении общества.

Палеография изучает материалы и орудия письма, историю способов записи и особенности графики. Филигранология и сфрагистика также существенно пополняют объем знаний документоведения. Филигранология — дисциплина, изучающая историю возникновения и бытования водяных знаков на бумаге. Филигрань — проволочный рисунок на дне отливной сетки, применявшийся в прошлые века при изготовлении бумаги.

Археография — вспомогательная историческая дисциплина, изучающая возможности публикации исторических документов. Любой исторический документ понятен и функционально значим лишь в собственном историческом контексте.

В смежные с документоведением науки можно отнести и комплекс естественнонаучных дисциплин, решающих проблемы сохранности документов на бумажной или иной основе.

 

Эволюция материальных носителей информации. Требования к материальных носителям информации.

Материальный носитель - документ, содержащий данные с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. В качестве носителей, на которых вырезались, высекались и писались документы, использовались самые разные материалы.

Эволюция - развитие явления или процесса, в результате постепенных изменений, переходящих одно в другое без скачков и перерывов. Развитие наблюдается практически везде, и конечно эволюция не обошла стороной материальные носители информации.

Человечество за тысячелетия своего существования накопило огромное количество информации. Мозг человека не в состоянии хранить такой объем ее и без искажения передавать. Появление письменности - одной из первых информационных технологий - стимулировало поиски и изобретение специальных материалов для письма. Однако на первых порах человек использовал для этой цели наиболее доступные материалы, которые можно было без особых усилий найти в окружающей природной среде: пальмовые листья, раковины, древесная кора, черепаховые щитки, кости, камень, бамбук и т.д.

Носители информации непрерывно совершенствовались, появились: пергамент, папирус, береста, бумага, фотопленка, перфорационные носители, магнитные, оптические носители. Любой вид материального носителя информации имеет свои достоинства и недостатки. Способы документирования информации и формы передачи информации модернизируются, становятся все более удобными в использовании [7, с.231].

Носители информации - это любой материальный объект (или среда), содержащий информацию, способный достаточно длительное время сохранять в своей структуре занесенную в него информацию - глина, камень, пергамент, папирус, кость, береста, бумага и другие носители. Носители информации в быту, науке (библиотеки), технике, общественной жизни применяются для записи, хранения, чтения, передачи (распространения).

Классификация носителей информации:

По основному назначению: общего (широкого) назначения, например, бумага; специализированные (например, только для цифровой записи);

По количеству циклов записи: для однократной записи; для многократной записи;

По долговечности: для кратковременного хранения (накопления); для долговременного хранения [6, c.157].

Появление письменности стимулировало поиски и изобретение специальных материалов для письма. Однако на первых порах человек использовал для этой цели наиболее доступные материалы, которые можно было без особых усилий найти в окружающей природной среде.

В настоящее время в музеях мира, частных коллекциях храниться не менее 500 тыс. носителей информации, обнаруженных археологами при раскопках древних городов Ассирии, Вавилона, Шумера [1, c.98].

 

Свойства документа.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

Юридическая сила документа. Какое свойство документа можно назвать юридической силой? Это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.

Что влияет на приобретение документом юридической силы? Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации – автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Оригинальность документа. Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis», что означает – первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. Нередки «умноженные оригиналы», т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.

Черновик – это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Беловик – это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.

Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках. Различают автографы – документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою автора.

Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копийность документов. Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.

Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia – множество) связано с размножением оригинала любого вида.

Среди копий различаются:

Юридическая сила копий:

Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т.д.). Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений.

Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.).

Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или зав. канцелярией). Заверенные копии, направляемые в организации, удостоверяются печатью.

 

Объем понятие документ.

Слово " документ" в переводе с латинского означает " свидетельство", " способ доказательства".

документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления). Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков – исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

Важнейшей функцией документа является как раз информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации. Еще есть управленческая функция, которая позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; учетная, с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; историческая, которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняют факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.
Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными;

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию: простые (посвященные одному вопросу)

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Документооборот.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;

• исходящие (отправляемые) документы;

• внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Наряду с организацией документооборота в понятие " организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

документирование деятельности;

организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

• прием и первичная обработка документов;

• предварительное рассмотрение и распределение документов;

• регистрация;

• контроль за исполнением;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов и отправка.

 

Функции документа.

Любой документ полифункционален, что позволяет ему удовлетворять различные социальные потребности и выступать средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций. В документах, выступающих одновременно средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций, отражаются все формы управленческой деятельности.

Главная, единая для всех документов функция – хранение и передача (распространение) информации во времени и в пространстве.

Функции документа подразделяются на общие – свойственные любому документу, и специфические – присущие отдельным видам документов. К общим функциям относятся:

• информационная, т.е. любой документ является носителем информации, его цель – удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний, сохранять эту информацию во времени и в пространстве;

• социальная, г.е. всякий документ является выражением той или иной социальной потребности;

• функция фиксации, т.е. документ является средством фиксации информации о принятых управленческих решениях и результатах функционирования системы управления;

• коммуникативная, т.е. документ является информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности, выступая средством прямой и обратной связи между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна;

• кумулятивная, т.е. с помощью документа информация не только передается, но и накапливается, собирается, упорядочивается с целью ее сохранения для нынешнего и будущих поколений;

• культурная, т.е. документ – это письменный исторический источник, памятник истории и культуры, выступающий средством закрепления и передачи культурных традиций.

Особенности различных сфер управленческой деятельности обусловили наличие также ряда специфических функций, которыми наделяются лить некоторые группы документов.

Одна из основных функций управления, реализуемых в деятельности властных структур, – функция организации системы и процессов управления, находит выражение в комплексе организационных документов. Это устав, положения, правила, устанавливающие статус, границы компетенции, функциональное содержание деятельности органа управления, его структуру, штатную численность, должностной состав и другие аспекты.

Функция планирования реализуется в результатах планирования деятельности организации, которые фиксируются в плановых документах.

Решение административных вопросов, вопросов взаимодействия, обеспечения, регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций и их структурных подразделений, отдельных должностных лиц находит отражение в распорядительных документах. Созданием информационно-справочной и справочно-аналитической документации завершается процесс сбора и обработки объективной и достоверной информации, которая составляет важный элемент и условие принятия обоснованных, своевременных и реальных управленческих решений.

Правовой функцией наделены законодательные и правовые нормативные документы, фиксирующие правовые нормы и правоотношения в обществе, или документы, которые временно исполняют эту функцию (например, любой документ, выступающий в качестве судебного доказательства).

Результаты деятельности любой организации фиксируются в отчетной документации, выполняющей роль обратной связи и обеспечивающей необходимый и своевременный контроль за выполнением принимаемых решений, что позволяет сопоставлять реальные результаты с запланированными и на основании этого корректировать деятельность организации.

Научно-историческую функцию исполняют документы, реализовавшие свои основные функции и поступившие в архив. В общем массиве документации такие документы составляют около 12–14%.

Знание функций документа позволяет:

• определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;

• произвести научную классификацию и типологизацию документа;

• оптимизировать процесс его создания, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т.п.;

• сформировать понятийный аппарат делопроизводства.

 

Текстовое документирование

Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ ПО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЮ.

1. Документоведение как наука.

Документоведение — это наука, которая изучает классификацию документов, варианты организации документооборота, систему строительства документирования. Документоведение занимается всеми типами, жанрами и формами документов, а также всеми системами и подсистемами документации. При этом в основном акцент ставится на документы и системы документации, связанные со стороной руководства. Документоведение является теоретической базой для делопроизводства, документной лингвистики, организации секретарского обслуживания. Документоведение является наукой о документе и документно-коммуникационной активности. Документоведение исследует документ, который является источником информации и средством социальной коммуникации. Рассмотрим более детально, что значит термин документоведение. Это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, занимающаяся исследованием в истории, современности и прогностическом смысле процессами создания, распространения и применения документных источников информации в обществе.

Составляющие документоведения. Составление документоведения как научной дисциплины содержит в себе очевидность основных ее составляющих: объекта, предмета, структуры, методов, понятного аппарата — в их единстве и целостности, по своей сути, как системной научной дисциплины. Документоведение исследует документ как предмет на теоретическом, историческом и методическом (практическом) уровнях. Таким подходом исследуется документ как система: его свойства, параметры, структуру, функции, методы и способы документирования, классификацию и типологизацию документов. В поле его внимания находятся общие закономерности создания, распространения, хранения и применения документов. Причем предметом изучения может быть документ, как полностью, так и его отдельные стороны, специфические особенности документно-коммуникационной деятельности.

Особенности документоведения. Документы имеют различный «цикл жизни». Сначала проводится интенсивная работа по их подготовке, созданию, согласованию. Затем документы набирают необходимую юридическую силу и вводятся в документооборот. Затем после применения документов они отправляются в архивы, а малозначащие документы, после определённого времени хранения утилизируются. Когда проходит время, часть документов снова может быть взято в работу, но теперь как историческое или культурное наследие. Документоведение прямо сотрудничает с такими науками, как история, лингвистика, теория информации, архивоведение, право, криминалистика и многими другими. Документоведение можно отнести к разряду ещё очень молодых наук, и фактически, еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность информации о документе. Эта наука создавалась постепенно. Это развитие происходило в несколько этапов. Как и любая научная дисциплина, документоведение строится как структура, в настоящее время, находится в стадии формирования. Структурно документоведение разделяется на две подсистемы: общее и особенное документоведение. В настоящий момент в Российской Федерации имеется значительно большая нормативная база документационного обеспечения управления, она же так же можно сказать, очень важный источник для изучения неудобств в документоведении. В неё вошли: нормативные правовые акты федеральных органов власти и субъектов Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления (Гражданский кодекс РФ, федеральные законы); ведомственные и обще отраслевые нормативные, инструктивные и методические документы, издаваемые органами исполнительной власти самого разного уровня; инструктивные и методические материалы, устанавливающие требования к документам, технологии их создания и обработки на уровне отдельной организации или ее структурного подразделения. Мы коротко рассмотрели термин документоведение, постарались раскрыть его главные особенности и суть. Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу.

2. Документоведение в структуре наук и сфер практической деятельности.

Документоведение и науковедение. Наука представляет собой особую область человеческой деятельности, нацеленную на познание окружающей действительности. Любой фрагмент пространства, в том числе и социальные взаимоотношения, проявления внутреннего мира человека, а также природные феномены являются объектами научного познания.

В самом общем представлении науковедение - дисциплина, изучающая историю, современное состояние и перспективы развития какого-либо научного направления.

Тесные связи у документоведения с библиотековедением, изучающим процессы комплектования, обработки, расстановки, хранения и выдачи в пользование книг, периодических и продолжающихся изданий, нормативно-технических, патентных и т.д. документов. Естественно, что эти же направления органично присущи документоведению. Но в то же время документы, подлежащие комплектованию библиотеками, не исчерпывают всего их видового многообразия.

Документы, существующие в единственном экземпляре и имеющие историко-культурную ценность, подлежат хранению в архиве и служат объектом изучения архивоведения — еще одной родственной документоведению дисциплине.

Еще одна пересекающаяся с документоведением дисциплина — информатика, в задачу которой входит анализ и синтез сведений, содержащихся в публикациях научного и производственного характера с целью обеспечения ускоренного их внедрения.

Документоведение служит методологической платформой для библиографии. Буквально «библиография» означает книгоописание. Но сегодня сфера библиографической деятельности не ограничивается лишь описанием книг. Объект библиографии расширен до понятия «документ», включая и периодические, продолжающиеся издания, изоиздания, аудио-визуальные, нормативные, патентные документы, а также некоторые разновидности неопубликованных документов.

Документоведение и книговедение — наиболее близкие между собой дисциплины, ибо книга — самый яркий, популярный, универсальный представитель семейства документов.

Такой дисциплиной, к примеру, является патентоведение. Объектом патентоведения выступает совокупность патентных документов: описаний к дипломам на открытия, описания к патентам, а также документация к промышленным образцам, полезным моделям, товарным знакам. Эти документы, во-первых, информируют общественность о сути

открытий и изобретений, а во-вторых, охраняют права автора или владельца патента на их интеллектуальную собственность.

Аналогично развиваются взаимоотношения с технологией документационного обеспечения управления (делопроизводством).

Довольно сложные взаимоотношения у документоведения с комплексом исторических наук, ввиду особой роли и существенного влияния документов на ход развития истории и исследовательский процесс.

12345Следующая ⇒

Поделиться: