В редакции приказов: от 23.04.2013 № П/51

В редакции приказов: от 23.04.2013 № П/51

От 30.12.2014 № П/150

От 11.02.2015 № П/20

Приложение

К приказу Управления Федеральной службы государственной регистрации,

Кадастра и картографии

По Удмуртской Республике

От 20.01.2011 № П/01

ИНСТРУКЦИЯ

По делопроизводству в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии

По Удмуртской Республике

 

 

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Удмуртской Республике (далее – Инструкция, Управление) устанавливает единые требования для всех федеральных государственных гражданских служащих Управления (далее – государственные служащие) к подготовке, обработке, хранению и использованию документов в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

Работа с секретными документами в Управлении осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.

Порядок работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования, определен постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. II), ст. 3165).

2. Правовой основой Инструкции является Конституция Российской Федерации (Российская газета, 25.12.1993, № 237), Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (ч. 1), ст. 5021), федеральные законы от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 23, ст. 2199), от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3448), от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3451), от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 52, ст. 5140), от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060), от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169) и другие законодательные акты, а также постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 08.06.2001 № 450 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, № 24, ст. 2461), от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. II), ст. 3165), от 28.07.2005 № 452 «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» с изменениями, внесенными 15.10.2007, 21.02.2008, 28.03.2008, 07.11.2008, 17.03.2009, 30.04.2009, 15.06.2009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233), от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060); государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД, Издательство стандартов, 2003), Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, иные нормативные правовые акты.

Основные понятия, используемые в настоящей Инструкции приведены в приложении № 1.

3. Обработка входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, включая личный прием, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, редактирование проектов приказов, распоряжений, служебных писем, контроль исполнения поручений, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в Управлении, а также координация работы с документами и контроль за соблюдением Инструкции структурными и территориальными отделами Управления осуществляется отделом общего обеспечения в соответствии с положением об отделе и должностными регламентами государственных служащих.

Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, не зависимо от вида носителя осуществляются в Управлении с применением автоматизированной системы обработки документов – СЭД, функционирование которой обеспечивается в соответствии с положениями Инструкции.

Получение и отправка документов, их регистрация, доведение до исполнителей, учет, контроль, формирование номенклатурных дел, иные процедуры документооборота в структурных и территориальных отделах Управления осуществляются государственными служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствии с их должностными регламентами.

4. Ответственность за организацию и соблюдение установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы с обращениями граждан, в структурных и территориальных отделах Управления возлагается на их начальников.

Государственные служащие несут ответственность за несоблюдение требований Инструкции, нарушение правил обеспечения сохранности служебных документов и порядка доступа к содержащейся в них информации.

5. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя Управления.

О неисправимом повреждении, утрате документов и в случаях нарушения правил работы с ними, установленными Инструкцией, государственные служащие обязаны в течение одного часа после выявления данных фактов устно сообщить начальнику своего отдела и начальнику отдела общего обеспечения. На основании полученного сообщения организуется служебная проверка указанных фактов в установленном порядке.

При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка, отстранение от работы и др.) или увольнении государственный служащий обязан передать по акту, оформленному в произвольной форме, находящиеся у него официальные документы своему непосредственному начальнику или иному должностному лицу (государственному служащему), устно определенному начальником структурного или территориального отдела.

 

II. Создание документов

6. Документы, создаваемые в Управлении, оформляются на бланках, на стандартных листах белой бумаги формата А4 (210 х 297 мм), A5 (148 x 210 мм), либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Каждый вид служебного документа имеет свой состав обязательных реквизитов, отсутствие или неправильное указание которых делает документ недействительным. Набор реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Документы Управления печатаются шрифтом Times New Roman № 14 от одного до полутора межстрочных интервала без помарок и исправлений. Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники.

Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные записки и т.д.), авторами которых являются работники Управления, могут быть написаны от руки.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля:

левое – 30 мм,

правое – 15 мм

верхнее – 20 мм,

нижнее - 20 мм.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1, 25 см от левой границы текстового поля. На бланке печатается только первая страница документа, остальной текст – на стандартных листах бумаги.

Документы на двух и более страницах нумеруются в центре верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания, на первом листе номер не ставится.

Приложения к документам имеют самостоятельную нумерацию.

 

Бланки документов

7. В Управлении применяются общие бланки, бланки писем, бланки конкретных видов документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации с продольным или угловым расположением реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - по середине листа вдоль верхнего поля.

Бланки с продольным расположением реквизитов (Приложения № 2 и № 2.1.) применяются в Управлении для оформления приказов, распоряжений, свидетельств о государственной регистрации прав, бланки с угловым расположением реквизитов (Приложение № 5) используются для служебных писем, положений, регламентов, доверенностей и других официальных документов.

Введение в обращение новых видов бланков документов осуществляется по мере необходимости по решению руководителя.

8. При изготовлении гербовых бланков (в зависимости от вида) используются следующие реквизиты:

для бланка с продольным расположением реквизитов:

Государственный герб Российской Федерации;

полное и сокращенное наименование Управления, над которым указываются наименования Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии и Министерства экономического развития Российской Федерации;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

для бланка с угловым расположением реквизитов:

Государственный герб Российской Федерации;

полное и сокращенное наименование Управления, над которым указываются наименования Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии и Министерства экономического развития Российской Федерации;

справочные данные об Управлении (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

Не разрешается использование и изготовление гербовых бланков с помощью компьютерной и копировальной техники.

Земельного законодательства

В заголовки приказов (распоряжений) по личному составу включаются наименование действия, инициалы, фамилия государственного служащего (государственных служащих), в отношении которого(ых) это действие осуществляется. Если приказ издается в отношении четырех государственных служащих и более, то составляется обобщенный заголовок. Например: «О назначении И.И.Петрова», «О переводе В.В. Иванова», «Об увольнении С.С. Зорина», «О дисциплинарной ответственности В.П.Савельева», «О поощрении государственных служащих финансово-экономического отдела»;

5) текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается через полтора интервала и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12, 5 мм от левой границы текстового поля. Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями.

В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, факты, события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания документа, раскрываются цели, механизм реализации и ожидаемый результат управленческих решений. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками: «В связи», «В соответствии», «Во исполнение», «На основании», «В целях» и т.п.

Не допускается замена содержательной констатирующей части краткими формулами-отписками: «В связи с производственной необходимостью»; «В целях совершенствования деятельности» и т.п.

В констатирующей части приказа, издаваемого на основании другого документа, указывается его наименование в родительном падеже, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть приказов (распоряжений) завершается распорядительными словами: «п р и к а з ы в а ю: » - в приказах или «п р е д л а г а ю: » и «о б я з ы в а ю: » - в распоряжениях, которые печатаются вразрядку строчными буквами. После этих слов ставится двоеточие. Предписания в пунктах приказа должны согласовываться в падеже с распорядительным словом «п р и к а з ы в а ю: » и «п р е д л а г а ю: » - кому? (дат. п.); «о б я з ы в а ю: » - кого? (род. п.). В совместном с другими государственными органами приказе (распоряжении) распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: «п р и к а з ы в а е м: »; «п р е д л а г а е м: » и «о б я з ы в а е м: ».

При невозможности юридического согласования распорядительного слова с предписаниями пунктов приказа (распоряжения) допускается исключение распорядительного слова из текста. В этом случае констатирующая часть приказа (распоряжения) заканчивается двоеточием, а предписания каждого пункта приказа (распоряжения) излагаются от первого лица единственного числа, например, вместо конструкции текста:

«…в соответствии с перечисленными поручениями п р е д л а г а ю:

1. Утвердить Правила…» (когда правила не утверждаются, а дается поручение кому-то их утвердить) может использоваться конструкция:

«… в соответствии с перечисленными поручениями:

1. Утвердить Правила…».

В приказах (распоряжениях) по личному составу (кроме юридической ответственности) и в отдельных приказах (распоряжениях) по основной деятельности констатирующая часть может быть исключена при отсутствии необходимости в обосновании и разъяснении. В этом случае распорядительные слова исключаются.

В распорядительной части текста обязательно указываются адресаты предписаний в дательном или родительном (распоряжения с распорядительным словом «обязываю») падеже – структурные (территориальные) отделы Управления и/или их начальники (фамилия, инициалы указываются в скобках в именительном падеже или без скобок – в дательном или родительном (распоряжения с распорядительным словом «обязываю») падеже, когда предписание адресовано конкретному руководителю), затем предписываемое действие (глагол повелительного наклонения) и могут устанавливаться сроки исполнения. Не допускается разрыв фамилий и инициалов руководителей - адресатов предписаний при их переносе на другую строку текста.

Распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Одно предписание, адресованное нескольким исполнителям, а также несколько предписаний, адресованных одному исполнителю, помещаются в одном пункте. Пункты могут разделяться на абзацы.

Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа (распоряжения) таблиц, списков комиссий, рабочих групп, других перечислений более четырех субъектов, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста помещаются в тематические разделенные приложения к приказу (распоряжению), юридически связанные с распорядительной частью текста.

В последнем пункте приказа (распоряжения) по основной деятельности, как правило, указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения), которое должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении предписаний приказа (распоряжения) в соответствующей сфере деятельности Управления и не может быть одним из этих адресатов.

В конкретных случаях контроль за исполнением приказа может возлагаться на Руководителя или Заместителя руководителя, подписывающего приказ (распоряжение) со следующей формулировкой последнего пункта: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

В текст приказа (распоряжения) не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица) получают копию приказа (распоряжения) в соответствии с указателем рассылки, который исполнитель представляет вместе с проектом приказа.

В приказе (распоряжении), изданном с целью изменения или отмены действующих приказов (распоряжений), в том числе и их приложений, должны быть указаны дата, номер, заголовок изменяемого или отменяемого приказа (распоряжения) и/или номера отдельных пунктов (абзацев, страниц) распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению). Отмена приказа (распоряжения) или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению) обозначается формулировкой «Признать утратившим силу…»

Приказ (распоряжение) может применяться с его даты, если в тексте документа не указан другой срок;

6) приложения в приказе (распоряжении) допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста. Например: «Утверждаю прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Удмуртской Республике»; «Внести изменения в приказ Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 26 октября 2009 г. № 236 «Об утверждении Инструкции по организации планирования и контроля за выполнением планов в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии» согласно приложению». Несколько приложений нумеруются с указанием знака «№», например:

«1. Утверждаю:

состав Высшей аттестационной комиссии Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение № 1);

регламент Высшей аттестационной комиссии Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение № 2);

график аттестации федеральных государственных гражданских служащих (Приложение № 3).

На лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу помещаются: написанное прописными буквами слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» со знаком «№» (при наличии нескольких приложений), затем наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер. Указанный текст центруется относительно самой длинной строки, например:

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к распоряжению Управления

Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии

по Удмуртской Республике

от ________________ № _______

При утверждении приказом (распоряжением) только одного приложения гриф утверждения может состоять из слов «УТВЕРЖДЕНО» (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН, в зависимости от рода и числа с видом утверждаемого приложения), например:

 

УТВЕРЖДЕНО

приказом Управления

Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии

по Удмуртской Республике

от ________________ № _______

 

Приложения к приказу подписывает (визирует) начальник структурного отдела, подготовившего проект. Подпись ставится в нижней части последнего листа (виза на обороте последнего листа) приложения.

При оформлении приложения к приказу (распоряжению) на двух и более страницах вторая и последующие страницы приложения должны быть пронумерованы. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно;

7) обязательное внутреннее (визирование) и внешнее согласование приказов осуществляется до представления их на подпись Руководителю или его заместителю.

Виза внутреннего согласования приказа помещается на оборотной стороне последнего листа в верхней части листа и включает фамилию и инициалы, личную подпись согласующего, дату визирования. В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ (распоряжение), и исполнителя его подпись ставится один раз. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз, одна под другой в алфавитном порядке, например:

Соковикова Л.Ю. (личная подпись) дата

Шкуратов И.В. (личная подпись) дата

Абих В.О. (личная подпись) дата

Зворыгина Ф.А. (личная подпись) дата

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа (распоряжения) оформляются на отдельном листе. При этом реквизит «виза» дополняется словами «с прилагаемыми замечаниями», помещаемыми перед личной подписью визирующего.

Оформление виз совместного с другими государственными органами приказа осуществляется на отдельном для каждого государственного органа листе согласования (Приложение № 4).

Внешнее согласование (с иными организациями) приложения к приказу оформляется: грифом «СОГЛАСОВАНО» с указанием должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписью, ее расшифровкой и датой согласования, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Управления

Федеральной налоговой службы

по Удмуртской Республике

личная подпись, инициалы, фамилия,

дата

 

Согласование, оформление письмом, протоколом и другим документом осуществляется следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания рабочей группы

от 15.06.2010 № 02

 

Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» в левом нижнем поле документа;

8) Приказы (распоряжения) подписывает Руководитель. Отдельные распоряжения по направлению деятельности, по поручению Руководителя, могут подписывать его заместители.

В состав реквизита « подпись » входят: сокращенное наименование должности – Руководитель или Заместитель руководителя, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем, например:

 

Заместитель руководителя (личная подпись) С.В. Шишкин

 

Если Руководитель отсутствует, то приказ (распоряжение) подписывает Заместитель руководителя, исполняющий его обязанности на основании соответствующего приказа Росреестра.

При этом к должности Руководителя добавляется сокращение «И.о.» (исполняющий обязанности), а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия Заместителя руководителя, подписавшего приказ (распоряжение), например:

 

И.о. руководителя (личная подпись) Л.Ю. Соковикова

 

При подписании совместного с другими государственными органами приказа (распоряжения) несколькими руководителями федеральных органов исполнительной власти их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, предусмотренной структурой федеральных органов исполнительной власти, утвержденной Указом Президента Российской Федерации, например:

 

Руководитель Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Удмуртской Республике   (личная подпись) В.С. Осипов

Руководитель Управления Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Удмуртской Республике   (личная подпись) М.А. Лапин

 

Не допускаются подписи с предлогом «за» или косой чертой перед наименованием должности.

Внесение изменений в приказ (распоряжение) после его подписания допускается только соответствующим приказом (распоряжением);

9) исполнитель указывает свои инициалы, фамилию, номер телефона в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа приказа (распоряжения)и ставит личную подпись справа от фамилии.

10) надпись, удостоверяющая копию приказа (распоряжения), осуществляется в следующем виде:

Верно

Старший специалист 2 разряда

отдела общего обеспечения

(личная подпись) О.М. Бекмансурова

дата

19. Грифом «УТВЕРЖДАЮ» может придаваться юридическая сила следующим документам:

1) планы, графики работы, дежурств, режим сменности, повестки заседаний коллегий, комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов (утверждаются Руководителем, Заместителями руководителя, курирующими направления деятельности, закрепленные в распределении обязанностей);

2) должностные регламенты федеральных государственных гражданских служащих (утверждаются Руководителем);

3) финансово-хозяйственные документы: сметы, счета, ведомости, балансы, альбомы учетной документации, акты передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации (утверждаются Руководителем, Заместителем руководителя, курирующим финансовую и хозяйственную деятельность);

4) архивные документы: описи дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения и др. (утверждаются Руководителем);

5) положения об отделах, являющихся структурными (территориальными) отделами Управления (утверждаются Руководителем).

Гриф утверждения документа оформляется на бланках Управления с угловым расположением реквизитов (Приложение № 5), (кроме установленных форм финансовых, кадровых и архивных документов и документов с альбомным расположением текста) в их правом верхнем углу Текст реквизита центруется относительно самой длинной строки, например:

 

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Управления

Федеральной службы государственной

регистрации, кадастра и картографии

по Удмуртской Республике

(личная подпись) В.С.Осипов

Дата

 

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При необходимости личная подпись должностного лица Управления в грифе утверждения заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами.

Первый лист документа с альбомным и иным нестандартным расположением текста оформляется на стандартном листе бумаги, в верхнем левом углу которого отделом общего обеспечения помещается штамп с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, полным и сокращенным наименованием Управления, расположенным под наименованием вышестоящих организаций – Росреестра и Министерства экономического развития Российской Федерации.

Документы с грифом «УТВЕРЖДАЮ» подписываются начальниками структурных отделов Управления и согласовываются в том же порядке, что и приказы (визы согласования помещаются на обороте последнего листа документа), регистрируются в отделе общего обеспечения (кроме нерегистрируемых специальных форм финансово-хозяйственных и архивных документов) в отдельном журнале с проставлением в угловом штампе даты и регистрационного номера.

Зарегистрированные документы помещаются в соответствующие номенклатурные дела структурных подразделений-исполнителей.

20. Начальники структурных отделов, осуществляющие оформление и согласование проектов организационно-распорядительных документов, несут персональную ответственность за нарушение установленных Инструкцией правил.

 

Регламенты, положения, правила, инструкции, порядки, наставления

Протоколы

29. Протоколами в Управлении оформляются решения, принятые на совещаниях у Руководителя, Заместителей руководителя, начальников структурных (территориальных) отделов, иных совещаниях в Управлении (далее – Совещания).

30. Протокол Совещания оформляет секретарь (ответственный за проведение Совещания государственный служащий (работник) на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman № 14.

Протоколы могут издаваться в полной (Приложение № 6) или краткой (Приложение № 7) форме.

При краткой форме оформления протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали (подчеркивается) – список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня, т.е. перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, которая печатается от границы левого поля и его наименование начинается с предлога «О» («Об»).

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола, после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «ПРИСУТСТВОВАЛИ» печатается от границы левого поля после указания должностей, фамилий и инициалов председателя и секретаря совещания, подчеркивается, в конце ставится двоеточие, после которого помещаются должности, фамилии и инициалы остальных участников совещания. Наименование должностей могут указываться обобщенно, например: «начальники структурных (территориальных) отделов Управления».

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.

Перечень присутствующих отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

31. Протокол имеет следующие реквизиты:

1) наименование документа – слово «П Р О Т О К О Л» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру;

2) название (вид) совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

3) место проведения совещания. Указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола сплошной линией;

4) дата протокола оформляется словесно-цифровым способом

(пп. 2 п. 18 Инструкции) и печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата совещания;

5) номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера. Государственный служащий (работник), ответственный за подготовку протоколов, перед представлением на подпись присваивает им номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний у Руководителя, протоколы совещаний у Заместителя руководителя, протоколы совещаний у начальника структурного (территориального) отдела, протоколы межведомственных совещаний и др.;

6) подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами, оформляется в соответствии с пп. 8 п. 18 Инструкции.

Протокол подписывают должностное лицо, председательствующее на Совещании, и секретарь Совещания, после чего протокол помещается в дело, предусмотренное номенклатурой дел Управления.

32. По решению должностного лица, председательствующего на Совещании, секретарь Совещания тиражирует протоколы и/или оформляет выписки из протоколов, а также сопроводительные письма и рассылает их через отдел общего обеспечения заместителям Руководителя в соответствии с распределением обязанностей, в структурные (территориальные) отделы Управления, заинтересованные государственные органы и иные организации.

 

Служебные письма

33. Служебными письмами оформляются:

ответы об исполнении поручений Администрации Президента Российской Федерации, Правительства и Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики, Главного федерального инспектора по Удмуртской Республике, членов Совета Федерации и Депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по обращениям граждан, относящимся к компетенции Управления и др.;

ответы об исполнении поручений Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики, Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском Федеральном округе, членов Совета Федерации и Депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, относящимся к компетенции Управления и др.;

ответы об исполнении поручений Росреестра;

ответы на запросы организаций и обращений граждан;

инициативные письма по вопросам компетенции Управления.

Редактированию подлежат следующие служебные письма:

проекты документов, подготовленные за подписью Руководителя;

проекты документов, подготовленные за подписью Заместителей руководителя в случае их направления в вышестоящие организации (Администрацию Президента и Правительства Удмуртской Республики, Росреестр, и т.п.).

34. Реквизиты служебных писем:

1) служебные письма печатаются в структурных отделах Управления на гербовых бланках (Приложение № 5), формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman № 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции, в территориальных отделах - на стандартных листах бумаги в верхнем левом углу которого проставляется мастичный штамп с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В совместном с другими организациями служебном письме бланк не применяется;

2) адресат служебного письма печатается от центра текстового поля тремя межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

12345678Следующая ⇒

Поделиться: