Обработка входящих документов

 

44. Доставка документов в Управление осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, специальной, телефонной связи, электронной почтой, а также по системе электронного документооборота Росреестра (далее СЭД Росреестра).

Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской связью – срочная корреспонденция государственных органов; телефонной связью – факсимильные сообщения, телефонограммы; электронной почтой – электронные сообщения, по СЭД Росреестра – документы из центрального аппарата Росреестра.

45. Обработка, регистрация, распределение и движение входящей корреспонденции:

1) прием, обработка, регистрация и распределение корреспонденции, поступающей в аппарат Управления осуществляется отделом общего обеспечения, в территориальные отделы – специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в отделе.

Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные отделы и должностным лицам Управления, также оперативно передаются ими в отдел общего обеспечения для регистрации;

Если один и тот же документ прислан в два адреса, то регистрируется и передается на рассмотрение только один документ, предназначенный вышестоящему должностному лицу;

2) перед вскрытием почтовых отправлений проверяется целостность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению или пересылается надлежащему адресату. Наличие заказных писем проверяется по записям почтовых реестров;

3) затем вскрываются все конверты (за исключением конвертов с пометкой «лично»). По сведениям, указанным на конверте, проверяется наличие в нем документов с соответствующими номерами, а также всех документов и приложений. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт вскрытия в трех экземплярах, первый экземпляр которого остается в отделе общего обеспечения, второй приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресанту. Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают начальник отдела общего обеспечения (в территориальном отделе – начальник территориального отдела) и государственный служащий, вскрывший указанный конверт.

Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело;

4) вся входящая корреспонденция (за исключением обращений граждан, телефонограмм, личной переписки и справочных документов) подлежит обязательной децентрализованной регистрации по месту расположения структурных подразделений по направлениям деятельности отделом общего обеспечения в электронной базе данных.

Корреспонденция, поступившая из центрального аппарата Росреестра, его территориальных органов и подведомственных организаций, подлежит обязательной централизованной регистрации отделом общего обеспечения в электронной базе данных «Канцелярия экспедиции».

Реквизит «Отметка о поступлении документа» оформляется отделом общего обеспечения и состоит из порядкового номера в электронной базе данных и индекса структурного отдела, а в территориальных отделах только из порядкового номера по журналу регистрации входящих документов (Приложение № 8).

Факт регистрации входящего документа подтверждается регистрационным штампом, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу. В указанный штамп от руки вписываются дата получения документа, регистрационный номер и количество листов поступившего документа.

5) документы, поступившие факсимильной связью и электронной почтой, регистрируются в соответствующих журналах (Приложение № 9) факсимильных сообщений и электронной почты;

6) не подлежит регистрации в отделе общего обеспечения (фиксируется только дата поступления) следующая входящая корреспонденция:

- копии документов и иная справочная информация, присланная для сведения;

- поздравительные письма;

- пригласительные билеты;

- бухгалтерские документы (счета, платежные поручения и т.д.);

- печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

- формы статистической отчетности;

7) отдел общего обеспечения осуществляет предварительное рассмотрение содержания входящих документов с целью их распределения;

8) зарегистрированная и предварительно рассмотренная корреспонденция направляется:

Руководителю;

Заместителям руководителя;

в структурные отделы;

9) документы, направленные на рассмотрение Руководителю распределяются помощником руководителя или начальником отдела общего обеспечения в следующем порядке:

приказы, распоряжения Министерства экономического развития Российской Федерации, Росреестра, поручения, содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых руководством Министерства экономического развития Российской Федерации и Росреестра, поручения руководителя Росреестра, его заместителей, начальников структурных подразделений;

постановления, распоряжения Правительства Удмуртской Республики, протоколы совещаний с руководителями исполнительных органов государственной власти Удмуртской Республики, заседаний комиссий и рабочих групп Правительства Удмуртской Республики;

поручения Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики, Главного федерального инспектора по Удмуртской Республике, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, которые требуют вмешательства в профессиональную деятельность Управления, а также обращения, в которых обжалуются действия должностных лиц Управления (Заместителей руководителя, начальников и заместителей начальников структурных и территориальных отделов) и рассматриваются с целью необходимости их постановки на контроль.

Запросы и обращения о предоставлении информации по вопросам, касающимся профессиональной деятельности Управления, и разъяснения по вопросам, относящимся к установленной сфере деятельности, докладываются Заместителям руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Все документы, касающиеся персональной деятельности федеральных государственных гражданских служащих Управления докладываются Руководителю.

Обращения, переадресованные в Управление и не требующие ответов в органы, переадресовавшие обращения, направляются на рассмотрение Заместителям руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Все документы после рассмотрения с указаниями руководства (Приложение № 10) возвращаются в отдел общего обеспечения для внесения резолюции в журнал регистрации входящей корреспонденции и передачи документов исполнителям.

Если исполнителей несколько, то ответственному исполнителю передается оригинал документа, а остальным исполнителям - копии документа.

10) заявления о государственной регистрации прав на объекты недвижимого имущества, направленные посредством почтового отправления, принимаются в организации почтовой связи сотрудником отдела общего обеспечения, который:

перед вскрытием почтовых отправлений проверяет сохранность их упаковки;

сличает представленные заявления и иные необходимые для регистрации прав документы с перечнем документов, включенных в опись вложения к поступившим документам;

при отсутствии документа, включенного в опись вложения, сотрудник организации почтовой связи в присутствии сотрудника отдела общего обеспечения составляет акт в трех экземплярах, два из которых прилагает к поступившим документам, третий оставляет в организации почтовой связи с копиями конверта (упаковки) и описью вложения к поступившим документам;

регистрирует заявление и обеспечивает доставку пакета документов с конвертом (упаковкой) в течение 2-х часов с момента регистрации в отдел приема документов Управления (ул. Пушкинская, д.120, г. Ижевск).

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться: