|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУСтр 1 из 3Следующая ⇒
ПРОТОКОЛЫ ПРОТОКОЛ - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. (См. Приложение № 5) Протокол ведётся во время заседания секретарём, который конспектирует или записывает выступления участников заседания. Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на чистом бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование учреждения. Далее указываются реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Дата – день проведения, а номер порядковый с начала года. В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: Ø ПРОТОКОЛ Заседания попечительского совета. Вводная часть оформляется в следующей последовательности: Ø Председатель – ФИО; 8. Секретарь – ФИО; Присутствовали – ФИО в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашённых. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чём?» например: Ø Об итогах работы за первое полугодие Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
Ø СЛУШАЛИ: Ø ВЫСТУПИЛИ: Ø ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся ФИО выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления. Если представлен текст выступления, то указывается: «текст выступления прилагается (приложение1)» Если в ходе выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, то они фиксируются вместе с ответами. Записи должны быть краткими в лаконичной форме.
Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа. Протокол подписывается председателем и секретарём.
К протоколу подшиваются представленные для рассмотрения материалы: справки, акты, доклады и т.д., которые оформляются как приложения
Решения, принятые на собрании, доводятся до сотрудников в виде копии протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.
Протоколы относятся к числу важных документов, поэтому хранятся 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.
АКТЫ АКТ – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты события. (См. Приложение№ 6) Акты составляются в самых различных ситуациях и имеют много разновидностей: акт приема-передачи документов, акт списания материалов, акт приема работ и т.д. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителя. Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами. Если акт является внешним документом, то должен содержать справочные данные об организации Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, или устное распоряжение руководителя, на какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: ФИО председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих. Акт может иметь заголовок, например: 9. Ø Акт о контроле за закладкой продуктов питания на пищеблоке Ø Акт о недостаче материальных ценностей в ст. группе Ø Акт о списании малоценного инвентаря В основной части излагаются цели и задачи, существо и сроки проведённой комиссией работы, её результаты (выводы, заключения, предложения). Текст может делиться на пункты, подпункты и иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения и адресате, которому отправлены. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью учреждения С актом ревизии или проверки знакомя всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка Ø С актом ознакомлены: повар подпись Иванова М.Ю. 01.03.2001 Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза. Такой акт составляется на специальном типографском бланке.
ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями (см. Приложение № 7) Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка, адресованная руководителю учреждения (внутренняя), может быть составлена с помощью ПК, машинописным или рукописным способом. Докладная записка должна иметь заголовок к тесту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию Докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять в связи с изложенными фактами. Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы должны быть подписаны руководителем. Датой докладной записки считается дата ее подписания. Докладные записки по основным вопросам деятельности учреждения хранятся 5 лет.
ПИСЬМА ПИСЬМО – обобщённое название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером и т.д. По содержанию и назначению письма могут быть: инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, письма-запросы, письма-приглашения, письма-извещения, письма-ответы и т.д. Для составления письма используется специальный бланк (см. Приложение№8) В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: Ø «Дата», «номер», «ссылка на регистрационный номер и дату документа» (если письмо является ответом) «заголовок к тексту», изложенный одной фразой В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма, структурное подразделение, должность, ФИО, почтовый адрес получателя. Если письмо направляется в дополнение посланного, то указывается номер ранее посланного письма
10. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма обычно состоит из вводной и основной части. В водной части письма указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: Ø « В связи с аварией водопровода МУП «Водоканал» прекратил подачу холодной воды (телефонограмма от 11.05.2002 ) с 15.00.часов.» Во второй части письма, формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.д.), например: Ø «Прошу разрешить приостановку работы детского сада до устранения аварии и восстановления водоснабжения». В зависимости от назначения письма и от того, на чем автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять различные текст писем. (См. Приложение № 9)
ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ - нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника учреждения. (См. Приложение № 10) На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с сотрудником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Кроме того, они практически реализуют разделение труда между персоналом. Должностная инструкция разрабатывается инспектором отдела кадров или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается руководителем. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя. Должностная инструкция содержит следующие разделы:
В 1 разделе (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчинённость работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности. Во 2 разделе (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника. В 3 разделе (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые работником. В 4 разделе (Права) устанавливаются права работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей В 5 разделе (Ответственность) указывается, за что конкретно несёт ответственность данный работник 11. В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введён раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчётов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др. Хранятся должностные инструкции 3 года после замены новыми.
СПРАВКИ СПРАВКА – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий. (См. Приложение № 11) В делопроизводстве чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство обязано выдать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже. На справке обязательно должна стоять дата её подписания, подпись и печать Справки, составляемые по запросу внешних организаций должна быть, подписана руководителем. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке. Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один направляется адресату, другой подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – составляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям. (См. Приложение№ 12) Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя.
ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Трудовые правоотношения учреждения с работником регулируются Трудовым Кодексом РФ. На основании статей Кодекса в учреждении должен быть установлен единый порядок оформления приёма, увольнения, перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся: · Трудовые договоры, заключенные между работодателем и работником; · Приказы по личному составу (о приёме, увольнении, переводе работника); · Трудовые книжки; · Личные карточки формы Т-2; · Личные дела; · Лицевые счета по заработной плате.
12. Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации. Схему документов при приеме, увольнении, переводе см Приложение № 13 Прием на работу:
Увольнение:
При переводе:
ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются учреждение и работник (см Приложение № 14) В соответствии со статьёй 67 ТК РФ трудовой договор должен заключаться в письменной форме. Письменная форма повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договорённостей по важнейшим условиям труда. При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия: ü Место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес) ü Конкретную работу в соответствии с квалификацией по определённой профессии или должности, которую должен выполнять работник. ü Дату начала работы и ее окончания, если заканчивается срочный договор ü Оплату труда ü Обязанности учреждения по обеспечению охраны труда.
Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести испытательный срок, совмещение профессий; повышение квалификации; дополнительные отпуска и т.д. Договорная форма найма, учреждения и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих:
13. ü На постоянных работников; ü На временных; ü Работающих на основном месте работы; ü Работающих по совместительству.
В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией ил должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утверждённую руководством учреждения. Содержание трудового договора определяется на основании ст. 57 ТК.РФ. Согласно ст. 58 ТК РФ трудовой договор может заключаться на неопределённый срок, на определённый, но не более 5 лет, на время выполнения определённой работы.
При заключении трудового договора не могут устанавливаться по соглашению сторон следующие условия:
ü Основания увольнения работника; ü Дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством ü Введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев предусмотренных ТК РФ.
Контракт составляется в двух экземплярах, подписываются обеими сторонами, заверяются печатью. Один экземпляр хранится в учреждении, другой у работника. Трудовой договор включается в состав личных дел работников. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, договоры формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые договоры хранятся 75 лет – «В» (75 лет минус возраст работника).
ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПРИКАЗАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ оформляются приём, увольнение и перевод сотрудников учреждения. Заключение трудового договора с работником не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» № 1 л/с; № 2 л/с…) (См. Приложение № 15) Приказ составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем. Работник ставит свою подпись и дату ознакомления с приказом. Особенно эта отметка необходима на приказах об увольнении, так как при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом ст. 392 ТК РФ Приказы по личному составу хранятся 75 лет. В процессе деятельности учреждения могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т.д., срок хранения которых не превышает 3 года. Такие приказы имеют индекс (№1к; № 2 к…) и формируются в самостоятельное дело.
ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ ТРУДОВАЯ КНИЖКА – относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (ст. 66 ТК РФ) 14. При приёме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу. На работника поступающего впервые заводится трудовая книжка в его присутствии не позднее недельного срока после приёма на работу. Записи в трудовую книжку вносятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
См. «НОВЫЕ ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК» Л.В.Санкина Москва МЦФЭР 2004
ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА Т -2 – является основным документом по учёту персонала учреждения. Приложение № 16. Личная карточка заводится на всех работников учреждения, принятых на постоянную или временную работу. Все записи делаются на основании документов, предоставленных работником. ü На основании паспорта в разделе I «Общие сведения» указывается ФИО, год и месяц рождения, номер и серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. ü Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учёте» данные берутся из военного билета работника. В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника. ü Главным разделом карточки является раздел III «Приём на работу», назначения, перемещения Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, т. к. они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка. Заполняются карточки рукописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится в одном экземпляре, хранится в сейфе. Карточки уволенных сотрудников формируются в отдельное дело по алфавиту (по первым трём буквам фамилий) срок хранения карточки 75 лет
ЛИЧНЫЕ ДЕЛА ЛИЧНЫЕ ДЕЛА – представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников учреждения, но чаще всего на руководителей и специалистов (при этом личные карточки заводятся на всех) Учреждение в праве само решить вопрос о заведении личных дел сотрудников.
В состав личного дела должны входить следующие документы: v Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; v Анкета или личный листок по учёту кадров; v Автобиография или резюме; v Копии документов об образовании; v Трудовой договор; v Копии приказов о назначении, перемещении, увольнении; v Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
15.
«Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле» см. Приложение № 17 содержит сведения о порядковых номерах документов дела, индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Анкета – документ аналогичный листку по учёту кадров (Новая форма личной карточки Т – 2 предусматривает все пункты личного листка по учёту кадров) Копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и т.д.) помещают в личное дело при его формировании. Копии можно снимать только с подлинников. Трудовой договор, заключенные с работником могут формироваться в личное дело или храниться отдельно. Личное дело заводят после издания приказа о приёме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку -скоросшиватель. На ее обложке указывается полностью: фамилия, имя, отчество работника При увольнении работника личные дела хранятся 75 лет.
Внутренние и Исходящие Документы ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ. Формирование дел называется группировка исполнительных документов в дела. ДЕЛОМ является совокупность документов, сформированных по какому то признаку, и оформленных по определённым правилам. Правильное оформление дел способствует оперативному поиску необходимых документов. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА осуществляется в соответствии с заголовком дел по номенклатуре. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
ПОДГОТОВКА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ Значение и практическая ценность документов различна. Одни используются длительное время для справочно-инфрормационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Для долговременного хранения документов создаётся архив. Лучше всего расположить его в отдельном помещении или шкафу или полке. Определение сроков хранения конкретных документов проводится по «Перечню документов, образующихся в деятельность госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, с указанием сроков хранения».
В зависимости от значимости документов устанавливается срок хранения: 6 мес., 1г., 3 г., 5 л., 10 л., 15л., 50 л., 75 л.. Документы, поступившие из вышестоящих организаций (инструкции, методики, правила, решения и т.д.) хранятся до истечения их актуальности или замены новыми. При истечении сроков хранения учитывается только год. День и месяц значения не имеют. Например: переписка за 1996 г. с трёх летним сроком хранения должна включиться в акт на уничтожение не раньше 01.01.2000г.
19. К документам, передаваемым в архив, относятся:
Документы делятся на три группы:
Документы 1 группы: на архивное хранение, требуют дополнительного оформления
- документы в деле располагаются в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дел. - Произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом - Подшить в конце дела заверительный лист, в котором указано количество листов в деле - на наиболее важные документы (по личному составу) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела. См .Приложение № 20 -переплести дело или прошить его в четыре прокола -дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела. Дела временного хранения (до 10 л. включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности.
Все дела, переданные на архивное хранение делятся на две группы: - дела по личному составу - дела по основной деятельности учреждения.
На каждую группу дел составляются отдельные описи: см. Приложение № 21 Опись № 1 (дел по основной деятельности) Опись № 1 л/с (дел по личному составу) Опись составляется, как правило, на документы одного года, причём документы располагаются в ней по степени важности, например: - в опись № 1 дела заносятся в последовательности: устав, протоколы собраний, заседаний, приказы по основной деятельности, перспективные, годовые планы и т.д.
20. - в описи № 1 по личному составу дела располагаются в порядке: книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, невостребованные трудовые книжки. Допускается вносить в опись документы за несколько лет. В этом случае дела в описи разбиваются по годам и опись состоит из годовых разделов. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включённых в не дел. Каждое дело получает порядковый номер, который проставляется на обложке соответствующего дела
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт см . Приложение № 22 Только после передачи документов в архив разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт Документы постоянного хранения и по личному составу могут передаваться в госархивы только после проведения экспертизы их ценности в упорядоченном состоянии или при условии выделения ликвидируемой организацией государственному или муниципальному архиву необходимых средств на их обработку.
Приложение № 2
МДОУ «Детский сад № 00»
_________________ №
┌ ┐┌ ┐
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА САРАТОВА АДМИНИСТРАЦИЯ ОКТЯБРЬСКОГО РАЙОНА
ОТДЕЛ ОБРАЗОВАНИЯ _______________________________________________________________________ Россия, 410028, г. Саратов ┌ ┐ ул. М.Горького, 21 Тел. (845-2) 72-15-97, 26-56-69
______________________№ __________ На№______________________________
┌ ┐┌ ┐
Приложение № 4 МДОУ «Детский сад № 00» _____________________________________________________________________________ ПРИКАЗ 05.04.2004 № 35 О мероприятиях по благоустройству и санитарной очистке территории ДОУ
Согласно приказу Отдела образования от 03.04.2004 № 56 «О санитарной очистке территории ОУ»
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Еженедельно по четвергам проводить санитарный день; по пятницам – санитарный час. 2. Старшему воспитателю ШаровойЕ.В. 2.1. Составить план мероприятий по благоустройству и санитарной очистке территории ДОУ в срок до 06.04.2004 2.2. Составить график работы воспитателей в санитарный день. 2.3. Провести инструктаж по технике безопасности с педагогическим персоналом 07.04.2004 3. Завхозу Ивановой Е.Б.: 3.1. Подготовить необходимый уборочный инвентарь до 07.04.2004 3.2. Провести инструктаж по технике безопасности с техническим персоналом 06.04.2004 3.3. План мероприятий и график работ сдать в ХЭГ 07.04.2004. 4. Контроль за выполнением приказа возлагаю на старшего воспитателя ШаровуЕ.В.
Заведующая Подпись Л.В.Петрова
Приложение № 5 МДОУ ''ДЕТСКИЙ САД № 54 ''
ПРОТОКОЛ Г. № 1 заседания родительского комитета Председатель: Молчанова И.Г. Секретарь: Виноградова Л.С.
Присутствовали: все члены родительского комитета. Приглашены: заведующая Л.В.Петрова
ПОВЕСТКА ДНЯ
СЛУШАЛИ: Л.В.Петрова ознакомила с Положением ''О родительском комитете'' и задачах работы с родителями детского сада.
ВЫСТУПИЛИ: Молчанова И.Г. предложила освободить её от должности председателя и внесла предложение по выбору председателем Багдасарян С.Б.
Багдасарян С. Б. ознакомила с планом работы на 2004/2005 учебный год. РЕШИЛИ:
1. Утвердить председателем Багдасарян С.Б. 2. Утвердить план работы родительского комитета. 3. Заседания родительского комитета проводить 1 раз в квартал
Секретарь Виноградова
Приложение № 6
МДОУ «Детский сад № 54» УТВЕРЖДАЮ
АКТ Заведующая 12.12.2001 № 6 Подпись А.И.Маркина Списания материалов 21.12.2001
В связи с износом и пришедшим в негодное состояние материалов комиссия в составе: Председатель заведующая А.И.Маркина Члены комиссии: воспитатель О.И. Иванова завхоз С.И. Петрова бухгалтер О.В.Трофимова председатель профкома В.Н.Яшина составили настоящий акт в том, что в результате износа списываются: простынь детская – 25 шт наволочка - 18 шт полотенце - 20 шт Все материалы были порваны и сданы на ветошь для мытья столов.
Председатель комиссии Подпись А.И.Маркина Члены комиссии Подпись О.И. Иванова Подпись С.И. Петрова Подпись О.В.Трофимова Подпись В.Н.Яшина
Приложение № 7
МДОУ «Детский сад № 00» Начальнику отдела образования М.И.Ипатовой Докладная записка
21.04.2001 О приостановки работы ДОУ
В связи с аварией прекращена подача холодной воды МУП «Водоканал» 21.04.2001 с 17.00. Прошу Вас разрешить приостановку работы ДОУ 22.04.2001 до восстановления водоснабжения ДОУ.
Заведующая Подпись М.И.Маркина
Приложение № 8 МДОУ «Детский сад № 00» Депутату Саратовской Клиническая, 20/24 Областной думы Саратов, Россия, 410054 С.П.Аржанову Тел. 527155
20.10.2001 О финансовой помощи ДОУ
Уважаемый Сергей Петрович!
В МДОУ «Детский сад № 00» пришли в непригодное состояние детские стульчики и столы, бюджетного финансирования не хватает. Просим ВАС оказать финансовую помощь на приобретение необходимой мебели стоимостью 15 тысяч рублей. Мы рассчитываем на Вашу помощь и дальнейшее сотрудничество
С уважением Подпись Л.В.Петрова
Приложение № 9 Начало письма может иметь следующие варианты обращения: · «Уважаемый Игорь Леонидович!»; · «Господин Зорин!»; · «Игорь Леонидович!»; · «Уважаемый господин Зорин!»; · «Уважаемые господа!»; (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма);
Большинство писем продолжается далее словами: · «В связи с …»; · «Согласно приказу от … №…»; · «Нами рассмотрены Ваши предложения»; · «В соответствии с вашей просьбой…» и т.д.
Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.
В письмах используют следующие формы изложения: · от первого лица множественного числа (« направляем на согласование», «просим рассмотреть»); · от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым») · от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает») В зависимости от вида письма при составлении текста используются следующие обороты: Приложение № 13 Приём на постоянную работу сопровождается составлением документов по схеме:
Увольнение работника производится по схеме:
При переводе работника на другую должность в рамках учреждения порядок оформления документов осуществляется по схеме:
Приложение № 15 МДОУ «Детский сад № 00»
ПРИКАЗ 00.00.2001 № 5 л/с Об увольнении Петрова А.И.
УВОЛИТЬ: Петрова Александра Ивановича, рабочего комплексной уборки территории, с 21.11.2001 по собственному желанию. Пункт 3 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Основание: заявление Петрова А.И. от 09.11.2001.
С приказом ознакомлен: Петров 21.1.2001
Заведующая Подпись И.О.Фамилия
______________________________________________________________________
О приёме Сидорова Г.И.
ПРИНЯТЬ:
Сидорова Геннадия Ивановича на должность сторожа с 01.12.2001 с окладом по штатному расписанию
Основание: трудовой договор от 01.12.2001 № 21
С приказом ознакомлен: Сидоров Г.И. 01.12.201
Заведующая Подпись И.О.Фамилия
Приложение № 17
Приложение № 22 МДОУ «Детский сад № 00» УТВЕРЖДАЮ АКТ Заведующая 10.01.2001 № 3 Подпись И.О.Фамилия О выделении документов к 10.01.2001 уничтожению М.П.
Н а основании «Перечня документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», М.1998 г. Экспертной комиссией отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и ценности документы:
Итого __________________________________ дел за _________________годы (цифрами и прописью)
Описи дел за ______________ годы утверждены руководителем учреждения
Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия Члены ЭК Подпись И.О.Фамилия
ПРОТОКОЛЫ ПРОТОКОЛ - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. (См. Приложение № 5) Протокол ведётся во время заседания секретарём, который конспектирует или записывает выступления участников заседания. Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на чистом бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование учреждения. Далее указываются реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Дата – день проведения, а номер порядковый с начала года. В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: Ø ПРОТОКОЛ Заседания попечительского совета. Вводная часть оформляется в следующей последовательности: Ø Председатель – ФИО; 8. Секретарь – ФИО; Присутствовали – ФИО в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашённых. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чём?» например: Ø Об итогах работы за первое полугодие Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
Ø СЛУШАЛИ: Ø ВЫСТУПИЛИ: Ø ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся ФИО выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления. Если представлен текст выступления, то указывается: «текст выступления прилагается (приложение1)» Если в ходе выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, то они фиксируются вместе с ответами. Записи должны быть краткими в лаконичной форме.
Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа. Протокол подписывается председателем и секретарём.
К протоколу подшиваются представленные для рассмотрения материалы: справки, акты, доклады и т.д., которые оформляются как приложения
Решения, принятые на собрании, доводятся до сотрудников в виде копии протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.
Протоколы относятся к числу важных документов, поэтому хранятся 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.
АКТЫ АКТ – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты события. (См. Приложение№ 6) Акты составляются в самых различных ситуациях и имеют много разновидностей: акт приема-передачи документов, акт списания материалов, акт приема работ и т.д. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителя. Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами. Если акт является внешним документом, то должен содержать справочные данные об организации Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, или устное распоряжение руководителя, на какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: ФИО председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих. Акт может иметь заголовок, например: 9. Ø Акт о контроле за закладкой продуктов питания на пищеблоке Ø Акт о недостаче материальных ценностей в ст. группе Ø Акт о списании малоценного инвентаря В основной части излагаются цели и задачи, существо и сроки проведённой комиссией работы, её результаты (выводы, заключения, предложения). Текст может делиться на пункты, подпункты и иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения и адресате, которому отправлены. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью учреждения С актом ревизии или проверки знакомя всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка Ø С актом ознакомлены: повар подпись Иванова М.Ю. 01.03.2001 Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза. Такой акт составляется на специальном типографском бланке.
ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями (см. Приложение № 7) Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка, адресованная руководителю учреждения (внутренняя), может быть составлена с помощью ПК, машинописным или рукописным способом. Докладная записка должна иметь заголовок к тесту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию Докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять в связи с изложенными фактами. Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы должны быть подписаны руководителем. Датой докладной записки считается дата ее подписания. Докладные записки по основным вопросам деятельности учреждения хранятся 5 лет.
ПИСЬМА ПИСЬМО – обобщённое название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером и т.д. По содержанию и назначению письма могут быть: инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, письма-запросы, письма-приглашения, письма-извещения, письма-ответы и т.д. Для составления письма используется специальный бланк (см. Приложение№8) В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: Ø «Дата», «номер», «ссылка на регистрационный номер и дату документа» (если письмо является ответом) «заголовок к тексту», изложенный одной фразой В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма, структурное подразделение, должность, ФИО, почтовый адрес получателя. Если письмо направляется в дополнение посланного, то указывается номер ранее посланного письма
10. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма обычно состоит из вводной и основной части. В водной части письма указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: Ø « В связи с аварией водопровода МУП «Водоканал» прекратил подачу холодной воды (телефонограмма от 11.05.2002 ) с 15.00.часов.» Во второй части письма, формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.д.), например: Ø «Прошу разрешить приостановку работы детского сада до устранения аварии и восстановления водоснабжения». В зависимости от назначения письма и от того, на чем автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять различные текст писем. (См. Приложение № 9)
ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ - нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника учреждения. (См. Приложение № 10) На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с сотрудником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Кроме того, они практически реализуют разделение труда между персоналом. Должностная инструкция разрабатывается инспектором отдела кадров или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается руководителем. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя. Должностная инструкция содержит следующие разделы:
В 1 разделе (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчинённость работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности. Во 2 разделе (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника. В 3 разделе (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые работником. В 4 разделе (Права) устанавливаются права работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей В 5 разделе (Ответственность) указывается, за что конкретно несёт ответственность данный работник 11. В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введён раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчётов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др. Хранятся должностные инструкции 3 года после замены новыми.
СПРАВКИ СПРАВКА – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий. (См. Приложение № 11) В делопроизводстве чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство обязано выдать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже. На справке обязательно должна стоять дата её подписания, подпись и печать Справки, составляемые по запросу внешних организаций должна быть, подписана руководителем. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке. Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один направляется адресату, другой подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – составляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям. (См. Приложение№ 12) Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя.
ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Трудовые правоотношения учреждения с работником регулируются Трудовым Кодексом РФ. На основании статей Кодекса в учреждении должен быть установлен единый порядок оформления приёма, увольнения, перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся: · Трудовые договоры, заключенные между работодателем и работником; · Приказы по личному составу (о приёме, увольнении, переводе работника); · Трудовые книжки; · Личные карточки формы Т-2; · Личные дела; · Лицевые счета по заработной плате.
12. Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации. Схему документов при приеме, увольнении, переводе см Приложение № 13 Прием на работу:
Увольнение:
При переводе:
ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются учреждение и работник (см Приложение № 14) В соответствии со статьёй 67 ТК РФ трудовой договор должен заключаться в письменной форме. Письменная форма повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договорённостей по важнейшим условиям труда. При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия: ü Место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес) ü Конкретную работу в соответствии с квалификацией по определённой профессии или должности, которую должен выполнять работник. ü Дату начала работы и ее окончания, если заканчивается срочный договор ü Оплату труда ü Обязанности учреждения по обеспечению охраны труда.
Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести испытательный срок, совмещение профессий; повышение квалификации; дополнительные отпуска и т.д. Договорная форма найма, учреждения и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих:
13. ü На постоянных работников; ü На временных; ü Работающих на основном месте работы; ü Работающих по совместительству.
В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией ил должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утверждённую руководством учреждения. Содержание трудового договора определяется на основании ст. 57 ТК.РФ. Согласно ст. 58 ТК РФ трудовой договор может заключаться на неопределённый срок, на определённый, но не более 5 лет, на время выполнения определённой работы.
При заключении трудового договора не могут устанавливаться по соглашению сторон следующие условия:
ü Основания увольнения работника; ü Дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством ü Введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев предусмотренных ТК РФ.
Контракт составляется в двух экземплярах, подписываются обеими сторонами, заверяются печатью. Один экземпляр хранится в учреждении, другой у работника. Трудовой договор включается в состав личных дел работников. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, договоры формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые договоры хранятся 75 лет – «В» (75 лет минус возраст работника).
ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПРИКАЗАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ оформляются приём, увольнение и перевод сотрудников учреждения. Заключение трудового договора с работником не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» № 1 л/с; № 2 л/с…) (См. Приложение № 15) Приказ составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем. Работник ставит свою подпись и дату ознакомления с приказом. Особенно эта отметка необходима на приказах об увольнении, так как при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом ст. 392 ТК РФ Приказы по личному составу хранятся 75 лет. В процессе деятельности учреждения могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т.д., срок хранения которых не превышает 3 года. Такие приказы имеют индекс (№1к; № 2 к…) и формируются в самостоятельное дело.
ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ ТРУДОВАЯ КНИЖКА – относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (ст. 66 ТК РФ) 14. При приёме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу. На работника поступающего впервые заводится трудовая книжка в его присутствии не позднее недельного срока после приёма на работу. Записи в трудовую книжку вносятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
См. «НОВЫЕ ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК» Л.В.Санкина Москва МЦФЭР 2004
ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА Т -2 – является основным документом по учёту персонала учреждения. Приложение № 16. Личная карточка заводится на всех работников учреждения, принятых на постоянную или временную работу. Все записи делаются на основании документов, предоставленных работником. ü На основании паспорта в разделе I «Общие сведения» указывается ФИО, год и месяц рождения, номер и серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. ü Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учёте» данные берутся из военного билета работника. В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника. ü Главным разделом карточки является раздел III «Приём на работу», назначения, перемещения Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, т. к. они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка. Заполняются карточки рукописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится в одном экземпляре, хранится в сейфе. Карточки уволенных сотрудников формируются в отдельное дело по алфавиту (по первым трём буквам фамилий) срок хранения карточки 75 лет
ЛИЧНЫЕ ДЕЛА ЛИЧНЫЕ ДЕЛА – представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников учреждения, но чаще всего на руководителей и специалистов (при этом личные карточки заводятся на всех) Учреждение в праве само решить вопрос о заведении личных дел сотрудников.
В состав личного дела должны входить следующие документы: v Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; v Анкета или личный листок по учёту кадров; v Автобиография или резюме; v Копии документов об образовании; v Трудовой договор; v Копии приказов о назначении, перемещении, увольнении; v Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
15.
«Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле» см. Приложение № 17 содержит сведения о порядковых номерах документов дела, индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Анкета – документ аналогичный листку по учёту кадров (Новая форма личной карточки Т – 2 предусматривает все пункты личного листка по учёту кадров) Копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и т.д.) помещают в личное дело при его формировании. Копии можно снимать только с подлинников. Трудовой договор, заключенные с работником могут формироваться в личное дело или храниться отдельно. Личное дело заводят после издания приказа о приёме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку -скоросшиватель. На ее обложке указывается полностью: фамилия, имя, отчество работника При увольнении работника личные дела хранятся 75 лет.
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2019-04-01; Просмотров: 278; Нарушение авторского права страницы
Приложение № 1 Не менее 15 мм
Не менее 10-15 мм
Не менее 10 мм
Не менее 20 мм
Приложение №3
