ОБРАБОТКА ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 3Следующая ⇒

Отправляемые документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа исполнителем

- проверка правильности оформления документа

- согласование проекта документа

- подписание документа руководителем

- регистрация документа

- отправка по адресу

- подшивка второго экземпляра документа в дело.

Проект исходящего документа выполняется исполнителем

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах

Проект предоставляется руководителю на подписание

После подписания двух экземпляров регистрируется в журнале.

В тот же день отправляется адресату. Подшивается второй экземпляр в дело с исходящей перепиской.

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Порядок работы с внутренними документами такой же, как с входящими и исходящими.

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ: представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков хранения.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ПРЕДНАЗНАЧЕНА ДЛЯ ГРУППИРОВКИ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА, ИХ УЧЁТА И ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ.

В номенклатуру дел включаются все дела учреждения, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются только научно-технические документы и печатные издания.

См Примерную номенклатуру Приложение № 1

18.

ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ.

Формирование дел называется группировка исполнительных документов в дела.

ДЕЛОМ является совокупность документов, сформированных по какому то признаку, и оформленных по определённым правилам.

Правильное оформление дел способствует оперативному поиску необходимых документов.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА осуществляется в соответствии с заголовком дел по номенклатуре.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

в дело помещаются документы, по которым работа завершена;
документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
в дело включается, как правило, один экземпляр документа;
каждый документ, помещённый в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);
в дело формируются документы одного года;
в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а так же черновики документов;
документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности (02.01.2000, 01.01.2000 и т.д.)
Устав и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.
Протоколы общих собраний формируются отдельно от протоколов заседаний
Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу
Документы по личному составу (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников
При небольшой переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма
Планы и отчёты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения

ПОДГОТОВКА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

Значение и практическая ценность документов различна. Одни используются длительное время для справочно-инфрормационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создаётся архив. Лучше всего расположить его в отдельном помещении или шкафу или полке.

Определение сроков хранения конкретных документов проводится по «Перечню документов, образующихся в деятельность госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, с указанием сроков хранения».

В зависимости от значимости документов устанавливается срок хранения: 6 мес., 1г., 3 г., 5 л., 10 л., 15л., 50 л., 75 л..

Документы, поступившие из вышестоящих организаций (инструкции, методики, правила, решения и т.д.) хранятся до истечения их актуальности или замены новыми.

При истечении сроков хранения учитывается только год. День и месяц значения не имеют. Например: переписка за 1996 г. с трёх летним сроком хранения должна включиться в акт на уничтожение не раньше 01.01.2000г.

19.

К документам, передаваемым в архив, относятся:

Устав, учредительный договор, решение о создании общества;
Свидетельство о государственной регистрации;
Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
Положения о филиалах или представительствах общества;
Годовые отчёты
Документы финансовой отчетности
Протоколы общих собраний, заседаний
Акты проверок
Внутренние документы, утверждаемые общим собранием
Документы по личному составу
Другие документы.
Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки Т-2, книги учета сотрудников, лицевые с чета по зарплате) вычисляются по формуле 75 л. – «В», что означает 75 лет минус возраст работника, на которго составлении документ.

Документы делятся на три группы:

предназначенные для архивного хранения.
для уничтожения.
для дальнейшего использования.

Документы 1 группы: на архивное хранение, требуют дополнительного оформления

- документы в деле располагаются в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дел.

- Произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом

- Подшить в конце дела заверительный лист, в котором указано количество листов в деле

- на наиболее важные документы (по личному составу) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела. См .Приложение № 20

-переплести дело или прошить его в четыре прокола

-дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Дела временного хранения (до 10 л. включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности.

Все дела, переданные на архивное хранение делятся на две группы:

- дела по личному составу

- дела по основной деятельности учреждения.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: см. Приложение № 21

Опись № 1 (дел по основной деятельности)

Опись № 1 л/с (дел по личному составу)

Опись составляется, как правило, на документы одного года, причём документы располагаются в ней по степени важности, например:

- в опись № 1 дела заносятся в последовательности: устав, протоколы собраний, заседаний, приказы по основной деятельности, перспективные, годовые планы и т.д.

20.

- в описи № 1 по личному составу дела располагаются в порядке: книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, невостребованные трудовые книжки.

Допускается вносить в опись документы за несколько лет. В этом случае дела в описи разбиваются по годам и опись состоит из годовых разделов.

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включённых в не дел. Каждое дело получает порядковый номер, который проставляется на обложке соответствующего дела

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт см . Приложение № 22

Только после передачи документов в архив разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт

Документы постоянного хранения и по личному составу могут передаваться в госархивы только после проведения экспертизы их ценности в упорядоченном состоянии или при условии выделения ликвидируемой организацией государственному или муниципальному архиву необходимых средств на их обработку.

Приложение № 1 Не менее 15 мм

МДОУ «Детский сад № 00» ┌ ┐ ул. Клиническая, 20/24 Генеральному директору Саратов. Россия 410008 Саратовского Агрегатного Тел. (083) 528641 завода В.М.Ипатову ОКПО 56217834 ОКУД 0200200 01.02.2000 № 1-3/115 На № ____ от _____________ ┌ ┐ О семинаре « ТЕМА» Уважаемый Вадим Михайлович! Приглашаем Вас принять участие в работе семинара «Тема», проводимого компанией «Название», который состоится 07.02.2000 в помещении школы-лицей №5 (Советская, 45). Начало семинара в 11.00. предполагаемая продолжительность 4 часа. В программе семинара: рассмотрение вопросов по теме делопроизводство, механизация, и т.д. Просим подтвердить участие в семинаре до 05.02 2000. заявку необходимо выслать по телефону (523486) Приложение: 1. Программа семинара «Тема» на 1 л. 2. Программа выставки «Тема» на 3 л. Председатель оргкомитета Личная подпись И.В.Нестеров Майрина Мария Ивановна 523689 Отправлен курьером 02.02.2000 ФГУП САз В дело № 1-8 Вх № 00052 Иванова Н.П. 02.02.2000 02.02.2000 15:35

Не

менее 15 мм

20 мм

Не менее 10-15 мм

Не менее 10 мм

Не менее 20 мм

Приложение № 2

МДОУ «Детский сад № 00»

_________________ №

┌ ┐┌ ┐

Приложение №3

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА САРАТОВА

АДМИНИСТРАЦИЯ ОКТЯБРЬСКОГО РАЙОНА

ОТДЕЛ ОБРАЗОВАНИЯ

_______________________________________________________________________

Россия, 410028, г. Саратов ┌ ┐

ул. М.Горького, 21

Тел. (845-2) 72-15-97,

26-56-69

______________________№ __________

На№______________________________

┌ ┐┌ ┐

Приложение № 4

МДОУ «Детский сад № 00»

_____________________________________________________________________________

ПРИКАЗ

05.04.2004 № 35

О мероприятиях по благоустройству и

санитарной очистке территории ДОУ

Согласно приказу Отдела образования от 03.04.2004 № 56 «О санитарной очистке территории ОУ»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Еженедельно по четвергам проводить санитарный день; по пятницам – санитарный час.

2. Старшему воспитателю ШаровойЕ.В.

2.1. Составить план мероприятий по благоустройству и санитарной очистке территории

ДОУ в срок до 06.04.2004

2.2. Составить график работы воспитателей в санитарный день.

2.3. Провести инструктаж по технике безопасности с педагогическим персоналом

07.04.2004

3. Завхозу Ивановой Е.Б.:

3.1. Подготовить необходимый уборочный инвентарь до 07.04.2004

3.2. Провести инструктаж по технике безопасности с техническим персоналом

06.04.2004

3.3. План мероприятий и график работ сдать в ХЭГ 07.04.2004.

4. Контроль за выполнением приказа возлагаю на старшего воспитателя ШаровуЕ.В.

Заведующая Подпись Л.В.Петрова

Приложение № 5

МДОУ ''ДЕТСКИЙ САД № 54 ''

ПРОТОКОЛ

Г. № 1

заседания родительского комитета

Председатель: Молчанова И.Г.

Секретарь: Виноградова Л.С.

Присутствовали: все члены родительского комитета.

Приглашены: заведующая Л.В.Петрова

ПОВЕСТКА ДНЯ

О знакомстве новых членов с Положением ''О Родительском комитете''
О распределении обязанностей и перевыборы председателя родительского комитета.
Об утверждении плана работы родительского комитета на новый учебный год.

СЛУШАЛИ:

Л.В.Петрова ознакомила с Положением ''О родительском комитете'' и задачах работы с родителями детского сада.

ВЫСТУПИЛИ:

Молчанова И.Г. предложила освободить её от должности председателя и

внесла предложение по выбору председателем Багдасарян С.Б.

Багдасарян С. Б. ознакомила с планом работы на 2004/2005 учебный год.

РЕШИЛИ:

1. Утвердить председателем Багдасарян С.Б.

2. Утвердить план работы родительского комитета.

3. Заседания родительского комитета проводить 1 раз в квартал

Секретарь Виноградова

Приложение № 6

МДОУ «Детский сад № 54» УТВЕРЖДАЮ

АКТ Заведующая

12.12.2001 № 6 Подпись А.И.Маркина

Списания материалов 21.12.2001

В связи с износом и пришедшим в негодное состояние материалов комиссия в составе:

Председатель заведующая А.И.Маркина

Члены комиссии: воспитатель О.И. Иванова

завхоз С.И. Петрова

бухгалтер О.В.Трофимова

председатель профкома В.Н.Яшина

составили настоящий акт в том, что в результате износа списываются:

простынь детская – 25 шт

наволочка - 18 шт

полотенце - 20 шт

Все материалы были порваны и сданы на ветошь для мытья столов.

Председатель комиссии Подпись А.И.Маркина

Члены комиссии Подпись О.И. Иванова

Подпись С.И. Петрова

Подпись О.В.Трофимова

Подпись В.Н.Яшина

Приложение № 7

МДОУ «Детский сад № 00» Начальнику отдела

образования

М.И.Ипатовой

Докладная записка

21.04.2001

О приостановки работы ДОУ

В связи с аварией прекращена подача

холодной воды МУП «Водоканал» 21.04.2001 с 17.00.

Прошу Вас разрешить приостановку работы ДОУ

22.04.2001 до восстановления водоснабжения ДОУ.

Заведующая Подпись М.И.Маркина

Приложение № 8

МДОУ «Детский сад № 00»

Депутату Саратовской

Клиническая, 20/24 Областной думы

Саратов, Россия, 410054 С.П.Аржанову

Тел. 527155

20.10.2001

О финансовой помощи ДОУ

Уважаемый Сергей Петрович!

В МДОУ «Детский сад № 00» пришли в непригодное состояние

детские стульчики и столы, бюджетного финансирования не хватает. Просим ВАС оказать финансовую помощь на приобретение необходимой мебели стоимостью 15 тысяч рублей.

Мы рассчитываем на Вашу помощь и дальнейшее сотрудничество

С уважением Подпись Л.В.Петрова

Приложение № 9

Начало письма может иметь следующие варианты обращения:

· «Уважаемый Игорь Леонидович!»;

· «Господин Зорин!»;

· «Игорь Леонидович!»;

· «Уважаемый господин Зорин!»;

· «Уважаемые господа!»; (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма);

Большинство писем продолжается далее словами:

· «В связи с …»;

· «Согласно приказу от … №…»;

· «Нами рассмотрены Ваши предложения»;

· «В соответствии с вашей просьбой…» и т.д.

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В письмах используют следующие формы изложения:

· от первого лица множественного числа (« направляем на согласование», «просим рассмотреть»);

· от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»)

· от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»)

В зависимости от вида письма при составлении текста используются следующие обороты:

⇐ Предыдущая 123 Следующая ⇒

Последнее изменение этой страницы: 2019-04-01; Просмотров: 232; Нарушение авторского права страницы