Свойства полей. Типы полей

Стр 1 из 5Следующая ⇒

Основные понятия баз данных.

План

1. Структура базы данных

2. Свойства полей. Типы полей

3. Типы данных

4. Проектирование баз данных

4.1. Режимы работы с базами данных

4.2. Объекты базы данных

4.3. Разработка схемы данных. Ключевые поля

База данных — это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом. С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). СУБД — это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных наполнять их и работать с ними. В мире существует немало различных систем управления базами данных. Многие из них на самом деле являются не законченными продуктами, а специализированными языками программирования, с помощью которых каждый освоивший данный язык, может сам создавать такие структуры, какие ему удобны, и вводить в них необходимые элементы управления. К подобным языкам относятся Clipper, Paradox, FoxPro и другие.

Структура базы данных

Базы данных могут содержать различные объекты, но основными объектами любой базы данных являются его таблицы. В табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов. В базах данных столбцы называются полями, а строки — записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Для того чтобы легко усвоить понятие структуры базы данных, надо представить себе пустую базу, в которой пока еще нет никаких данных. Несмотря на то, что данных в базе нет, информация в ней все-таки есть. Это структура базы, то есть набор полей. Они определяют, что будет записано в эту базу, и в каком виде. Простейший некомпьютерный вариант базы данных – деловой ежедневник, в котором каждому календарному дню выделено по странице. Если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру., отличающую его от тетрадей.

Свойства полей. Типы полей

Поля — это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Например, данные, содержащиеся в поле Цена, можно просуммировать, чтобы определить итоговый результат. Суммировать данные, содержащиеся в поле Номер телефона, совершенно бессмысленно, даже если номера телефонов записаны цифрами. Очевидно, что эти поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.

Ниже перечислены основные свойства полей таблиц:

Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой. Одна база данных не может иметь двух полей с одинаковым именем, поскольку компьютер запутается в их содержимом.

Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Размер поля – определяет предельную длину данных (в символах). Символы кодируются одним или двумя байтами, поэтому можно условно считать, что длина поля измеряется в байтах.

Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).

Подпись — это та информация, которая отображается в заголовке столбца. Ее не надо путать с именем поля, если подпись не задана, то в заголовке отображается имя поля. Разным полям. например, можно задать одинаковые подписи. Это не помешает работе компьютера, поскольку поля при этом по-прежнему сохраняют разные имена.

Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).

Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

Индексированное поле – если поле обладает эти свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видеоклипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойство не имеют смысла.

Типы данных

При изучении электронных таблиц MS Excel мы видели, что они работают с тремя типами данных: с текстами, числами и формулами. Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных.

Так базы данных MS Access работают со следующими типами данных:

1. Текстовый — тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

2. Поле Memo – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него.

3. Числовой - служит для ввода числовых данных. Оно тоже имеет размер, но числовые поля бывают разными, например, для ввода целых чисел и для ввода действительных чисел. В последнем случае кроме размера поля задается также размер десятичной части числа.

4. Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

5. Денежный – тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа. В этом случае компьютер изображает числа вместе с денежными единицами, различает рубли и копейки, фунты и пенсы, доллары и центы.

6. Счетчик. На первый взгляд это обычное числовое поле, но оно имеет свойство автоматического наращивания. Если в базе есть такое поле, то при вводе новой записи в него автоматически вводится число, на единицу большее, чем значение того же поля в предыдущей записи. Это поле удобно для нумерации записей.

7. Логический тип для хранения логических данных, имеющих только два значения (Да или Нет; 0 или 1; Истина или Ложь и т. п. Нетрудно догадаться, что длина такого поля всегда равна 1 байту, поскольку этого более чем достаточно, чтобы выразить логическое значение.

8. Поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов, например мультимедийных, вставляемых внедрением или связыванием (OLE). Реально, конечно, такие объекты в таблице не хранятся, как и в случае с Memo, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них.

9. Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.

10. Мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

Проектирование баз данных

Объекты базы данных

В версии MS Access 2000 СУБД позволяет создавать и использовать объекты семи различных типов:

Таблицы — основные объекты базы данных. Во-первых, в них хранятся все данные, во-вторых, таблицы хранят структуру базы (поля, их типы и свойства). Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных таблиц.

Запросы — позволяют использовать поиск, сортировку и извлечение определенных данных. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять простейшие вычисления в таблицах и пр.

Формы — это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся. Смысл их в том, чтобы предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено.

Отчеты- — позволяет отображать и печатать отформатированные данные, включая результаты вычислений и итоговые значения.

Страницы- это специальные объекты баз данных, реализованные в последней версии СУБД MS Access (Access 2000).Физически это особый объект, выполненный в коле HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере.

Модули и макросы — эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. Макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, языка Visual Basic for Applications.

План

1. Назначение СУБД ACCESS.

2. Режимы работы с Access 9x

3. Таблицы. Создание таблиц

4. Создание связей между таблицами

5. Назначение запроса. Создание запроса с помощью конструктора.

6. Назначение форм ввода данных. Отличие формы от таблицы. Типы форм и способы их создания в ACCESS

7. Назначение и классификация отчетов. Способы описания отчетов. Создание отчета при помощи мастера или конструктора.

Назначение СУБД ACCESS.

Microsoft Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных (персональных) программных систем управления базами данных. Наиболее известными (в некотором смысле этапными) стали Access 2.0, Access 7.0 (он впервые был включен в состав программного комплекса MS Office 95). Позже появились версии Access 97 (в составе MS Office 97) и Access 2000 (в составе MS Office 2000).

Режимы работы с Access 9x

Стартовое окно базы данных содержит три командные кнопки: Открыть, Конструктор, Создать. С их помощью и выбирается режим работы с базой.

Кнопка Открыть открывает избранный объект. Если это таблица, то ее можно просмотреть, внести новые записи или изменить те, что были внесены ранее.

Кнопка Конструктор тоже открывает избранный объект, но по-другому. Она открывает его структуру и позволяет править не содержимое, а устройство. Если это таблица, в нес можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления. Этот режим служит не для пользователей базы, а для ее разработчиков.

Действие командной кнопки Создать соответствует ее названию. Она служит для создания новых объектов. Этот элемент управления предназначен для проектировщиков базы. Таблицы, запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими разными способами: автоматически, вручную или с помощью Мастера.

Таблицы. Создание таблиц

Существует 5 способов создания таблицы:

Таблица – ввод данных в режиме таблицы.

Конструктор – создание структуры таблицы.

Мастер таблиц – выбор построенной таблицы.

Импорт таблиц – импорт данных внешних форматов в новую таблицу.

Связь с таблицами – связь с существующими внешними источниками данных.

Таблицы — основные объекты базы данных. Создание таблицы состоит в задании ее полей и назначении их свойств. Оно начинается с щелчка на кнопке Создать в окне База данных.

Создание структуры таблицы выполняется в окне конструктора таблицы, которое состоит из 2 областей:

области описания полей

области свойств полей

В области описания полей вводятся имена, типы полей, а также необязательные описания. В области свойств вводятся другие характеристики полей, именуемые свойствами. Это размер поля, формат, маска ввода, подпись, значения по умолчанию, условие на значение, сообщения об ошибке, признак «обязательное поле», признаки допустимости пустых строк и признак индексированности поля.

Переключаться между областями можно, щелкая кнопкой мыши после размещения ее указателя на соответствующей области или «F6».

Поля создаются путем ввода их имен и типов в соответствующие строки области описания полей окна конструктора таблиц. В столбце описание можно указать назначение поля. После ввода и типа данных поля можно определить порядок его использования.

Для ввода поля необходимо соблюдать следующие условия:

Имена полей могут быть длиной от 1-64

Имена полей могут включать буквы, цифры и специальные символы

Имена полей не могут включать “,”; “!”; “[]” и знаков ударения “ ’ ”.

Не допускаються ASCII символы с кодами в диапазоне 0-31.

Имя поля не может начинаться с пробела.

Существует 10 основных типов данных:

Тип данных	Описание	Размер
Текстовый	Алфавитно-цифр. сим.	0-255
Поле МЕМО	Алфавитно-цифр. сим.	0-64000
Числовой	Числовые значения	1,2,4, или 8 байт
Дата/ время	Дата и время	8 байт
Денежный	Денежные значения	8 байт
Счетчик	Автоматич. увел. номера	4 байта
Логический	Да/нет, истина/ложь	1 бит (0 или –1)
Поле объекта OLE	Рисунки, диаграммы, звук и видео	До 1Гбайта
Гиперссылка	Связь с ресурсами Internet	0-6144 симв
Мастер подстановок	Отображаемые данные из другой таблицы или подставляемые фиксированные значения	4 байт

С помощью кнопок сортировки и фильтрации, находящихся на панели инструментов можно отобразить на экране только необходимые для работы записи, а также отсортировать их в нужном порядке. Для сортировки всей таблицы используются 2 кнопки сортировки, а для выбора определенных записей – 3 кнопки фильтрации.

Для быстрой сортировки необходимо выбрать поле, а затем щелкнуть на кнопке Сортировка по возрастанию (А – Я) или сортировка по убыванию (Я-А). С помощью клавиши <Shift> можно выделить несколько полей, затем нажать на клавишу сортировки.

Фильтр по выделенному используется для быстрого отбора записей по выделенному образцу. Предположим в базе KARTSTUD мы пометили курсор в поле “МАТ” с оценкой 5, тогда будут выбраны только те записи, для которых оценка по математике будет равна 5, т.е. будут выведены отличники по математике. Фильтр можно включить или отключить. Функция Фильтр по выделенному обладает свойством накопления критериев выбора.

Например, после перемещения курсора в поле GEOG с оценкой 5 мы получим данные по студентам, которые получили отличные оценки по математике и географии.

Кнопка «Фильтр по выделенному» – это один из способов фильтрации данных. Другой способ – кнопка «Изменить фильтр». Появляется одна запись, в которой можно задавать условие выборки. Выбор вкладки «ИЛИ» позволяет создать еще одну строку с условиями. На экране дисплея появятся записи, удовлетворяющие одному из условий (строк), организованных в фильтре.

4. Создание связей между таблицами

Основные преимущества систем управления базами данных реализуются при работе не с отдельными таблицами, а с группами взаимосвязанных таблиц. Для создания связей между таблицами СУБД Access 9x имеет специальное диалоговое окно, которое называется Схема данных.

· Окно Схема данных открывают щелчком на одноименной кнопке панели инструментов или командой Сервис > Схема данных.

· Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей.

· Если связи между таблицами уже были заданы, то для введения в схему данных новой таблицы надо щелкнуть правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выбрать пункт Добавить таблицу.

· Введя в схему данных все таблицы, которые надо связать, можно приступать к созданию связей между полями таблиц.

· Связь между полями устанавливают путем перетаскивания имени поля из одной в таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле.

· После перетаскивания открывается диалоговое окно Связи, в котором можно задать свойства образующейся связи.

· Включение флажка Обеспечение условия целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым, и оба поля должны иметь одинаковый тип.

· Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. Если клиент Соколова выйдет замуж и изменит фамилию на Воронову, то придется внести изменение только в поле фамилия таблицы Клиенты. В прочих таблицах изменения произойдут автоматически.

Диалоговое окно Схема данных наглядно отображает связи между таблицами. Чтобы удалить связь, надо щелкнуть на линии связи правой кнопкой мыши и воспользоваться командой Удалить контекстного меню.