Назначение запроса. Создание запроса с помощью конструктора.

Запросы в СУБД MS Access являются универсальным инструментом обработки информации в базе данных.

Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая в данный момент необходима.

В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующую запросу.

Важным свойством запросов является то, что при создании результирующей таблицы можно не только выбирать информацию из базы, но и обрабатывать ее. При работе запроса данные могут упорядочиваться (сортироваться), фильтроваться (отсеиваться), объединяться, разделяться, изменяться, и при этом никаких изменений в базовых таблицах может не происходить.

И еще одним ценным свойством запросов является их способность выполнять итоговые вычисления. Запрос может не только выдать результирующую таблицу, но и найти, например, среднее (наибольшее, наименьшее, суммарное и т. п.) значение по какому-то полю.

Наиболее часто используемым типом запросов является запрос на выборку.

Цель запроса на выборку состоит в создании результирующей таблицы, в которой отображаются только нужные по условию запроса данные из базовых таблиц. Для создания запросов к базам данных существует специальный язык запросов. Он называется SQL { Structured Query Language — структурированный язык запросов}. К счастью, те, кто пользуются СУБД Access 9x, могут позволить себе не изучать этот язык. Вместо него в Access 9x есть простое средство, которое называется бланком запроса по образцу. С его помощью можно сформировать запрос простыми приемами, перетаскивая элементы запроса между окнами.

В СУБД MS Access имеются следующие варианты перехода в режим конструктора запроса на выборку:

Переход в режим конструктора из режима мастера при создании нового запроса выполняется, автоматически.

Для создания нового запроса в режиме конструктора необходимо выбрать строку «Конструктор» после щелчка по кнопке <Создать> на вкладке «Запросы».

Для изменения структуры уже созданного запроса необходимо выделить его имя в списке на вкладке «Запросы» и щелкнуть кнопку <Конструктор>.

Структура окна конструктора запросов имеет следующие элементы :

Заголовок, содержащий имя и тип запроса.

Область отображения таблиц (запросов), являющихся источниками данных для запроса.

Бланк запроса, служащий для задания сортировки, групповых операций, условий отбора и других параметров запроса.

Для добавления таблицы (запроса) – источника данных выполняется через диалоговое окно «Добавление таблицы», вызываемое командой меню «Запрос» «Добавить таблицу» или кнопкой «Добавить таблицу» панели инструментов. При создании нового запроса в режиме конструктора это окно выводится на экран автоматически. Для добавления таблицы или запроса выбирается вкладка типа объекта и имя таблицы (запроса) из списка. Щелчком по кнопке <Добавить> выбранная таблица (запрос) переносится верхнюю область окна конструктора запроса.

Если было выполнено предварительное описание связей между таблицами, включаемыми в запрос, в окне конструктора эти связи отобразятся автоматически. Если связи между таблицами-источниками отсутствуют их можно создать непосредственно в окне конструктора запросов .

Бланк запроса предназначен для указания имен столбцов, включаемых в запрос, описания параметров запроса и задания вычисляемых столбцов. Каждому столбцу запроса отводится столбец бланка, который имеет следующие строки описания:

Поле – строка, служащая для указания имени столбца запроса или выражения для вычисляемого столбца. Значение можно выбрать из раскрывающегося списка полей.

Имя таблицы – строка, служащая для указания имени таблицы (запроса), из которой берется столбец, включаемый запрос. Значение можно выбрать из раскрывающегося списка таблиц.

Групповая операция (только для итоговых запросов) – строка, задающая тип групповой операции для текущего столбца, например «Группировка», функция вычисления итогового значения для группы, условие включения в группу и т.д. Значение строки выбирается из списка.

Сортировка – строка, служащая для задания сортировки по текущему столбцу. В эту строку из списка заполняется три возможных значения: «по возрастанию», «по убыванию», «Отсутствует».

Вывод на экран – поле-флажок, разрешающий или запрещающий отображение столбца запроса в режиме таблицы.

Условие отбора – строка задает одно или не логического выражения условия отбора записей в запрос. Эта строка содержит знаки операторов сравнения: (=, <, >, <=, >=, <>,, Between), константы или выражения, логические операторы (And, Or и др.) для задания составных условий отбора.

Для включения в запрос нового столбца необходимо установить точку ввода в строку «Поле» пустого столбца бланка запроса, щелчком мыши по кнопке 6 раскрыть список полей таблиц, включенных в запрос, и выбрать имя поля для текущего столбца. Кроме того, столбец в бланк запроса можно добавить перетаскиванием имени поля из области отображения таблиц в строку «Поле» бланка запроса.

Для добавления вычисляемого столбца в строке «Поле» следует ввести формулу для вычисления. Если введенное выражение не содержит имени столбца, СУБД MS Access выполняет самостоятельное присвоение имени вычисляемому столбцу, например, «Выражение 1», которое впоследствии можно откорректировать. Для самостоятельного задания имени вычисляемого столбца требуется ввести текст имени в начале строки и отделить имя от формулы знаком двоеточие. Для облегчения формирования выражения вычисляемого столбца удобно пользоваться построителем выражения, который запускается щелчком по кнопке «Построить» на панели инструментов. Подробно работа с построителем рассматривается в пункте 3.2.4.

Значение в строке «Имя таблицы» заполняется автоматически в случае, если имя поля для столбца запроса уже выбрано. Если строка «Поле» пустая, то выбрать имя таблицы можно из списка включенных в запрос таблиц щелчком мыши по кнопке 6 в правой части строки. Для вычисляемых столбцов данная строка не заполняется.

Строка «Групповая операция» отображается только в итоговых запросах. Включить или отключить эту строку можно через меню «Вид» командой «Групповые операции» или кнопкой S («Групповые операции») панели инструментов. По умолчанию пустой бланк запроса этой строки не имеет. Значение в строке «Групповая операция» выбирается из списка.

В СУБД MS Access поддерживаются следующие виды групповых операций:

Группировка – выбирается для столбца, по которому производится группировка записей для формирования итогов.

Для задания условий отбора записей в запрос в строку «Условия отбора» вводится логическое выражение. Его можно ввести как вручную, так и при помощи построителя выражений. Логическое выражение обычно состоит из оператора сравнения и сравниваемого значения или значений.

В качестве операторов сравнения используются:

=           равно

<>         не равно

<           меньше

>           больше

<=         меньше или равно

>=         больше или равно

between между (аргументами выражения являются два сравниваемых значения

В качестве логических операторов используются:

AND – выполняет операцию логического «И» (логического умножения);

OR – выполняет операцию логического «ИЛИ» (логического сложения);

NOT – выполняет над выражением операцию логического отрицания;

EQV – используется для проверки логической эквивалентности двух выражений;

IMP – выполняет операцию логической импликации двух выражений;

XOR – выполняет операцию исключающего «ИЛИ» для двух выражений.

 

Если требуется задать составное логическое выражение, т.е. несколько операций сравнения, их необходимо ввести в строку, разделяя при этом логическими операторами «И» для одновременного выполнения условий или «ИЛИ» для выполнения хотя бы одного условия. Если условия отбора задаются одновременно по нескольким столбцам и требуют одновременного выполнения, выражения условия отбора должны быть введены в строке «Условие отбора» в разных столбцах. Если несколько условий для разных столбцов связаны логической операцией «ИЛИ», дополнительные выражения должны быть введены в соответствующих столбцах в дополнительных строках «или».

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться: