Анализ информационной системы

 

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий. Информационная система представляет собой комплекс, который включает в себя индивидуальные процедуры и ресурсы, в задачу которого входит сбор первичных данных, преобразование их в информацию и её распространение. Не маловажным фактором является управление информационной системой. Управление информационной системы – это планирование, приобретение, модернизация и использование индивидуальных систем.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой комплекс технических средств, необходимых для классификации и кодировки определенных массивов информации, имеющихся в организации.

Для руководителя организации очень важно своевременно, точно и эффективно владеть информацией, это служит повышению качества работы.

В данной организации, для работы используется программа Excel.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровой службе. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровый службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно – распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). В состав кадровой документации входят следующие документы:

 

Таблица 2.8. Состав кадровой документации ООО «Мехколонна»

Кадровая документация

– трудовой договор (контракт); – приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т – 1); – личная карточка (форма №Т – 2); – учетная карточка научного работника (форма №Т – 4); – приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма №Т-5); – приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма №Т-6); – приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №Т-8); – табель учета рабочего времени (форма №Т-13); – личные заявления работников организации; – графики отпусков. – и др.

 

В отделе кадров ведется следующая номенклатура дел:

1) Руководящие нормативные документы вышестоящих органов (приказы, постановления, указания по вопросам работы с кадрами).

2) Штатное расписание предприятия.

3) Приказы о назначении, повышении в должности, увольнении сотрудников предприятия.

4) Приказы по основной деятельности (копии).

5) Приказы о командировании, кратковременных замещения должности.

6) План работы отдела кадров и отчетов его выполнении.

7) Протоколы оперативных совещаний.

8) Материалы профессиональной учебы.

9) Необходимые нормативные документы по назначению пенсий.

10) График отпусков сотрудников, предприятия.

11) Описи личных дел сотрудников, передаваемых в архив.

12) Картотека трудовых книжек.

13) Акты на уничтожение дел, временных пропусков и служебных удостоверений.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. Качество информации определяет качество Направления воздействия управления. Правовое обеспечение носит централизованный и локальный характер. К централизованным нормам можно отнести Трудовой кодекс РФ, Закон РФ «О занятости населения в Российской Федерации», Федеральный закон «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» и др.

Информационные потоки в логистических системах имеют некоторые специфические особенности, которые отличают их от всех других видов информационных потоков. Логистические информационные потоки имеют характеристики:

· неоднородность (информация, используемая в логистических системах, качественно разнородна);

· множественность подразделений – поставщиков информации;

· множественность подразделений – потребителей информации;

· сложность и трудность практической обозримости информационных маршрутов;

· множественность числа передач единиц документации по каждому маршруту;

· многовариантность оптимизации информационных потоков.

Известно, что информационный поток, как правило, выражается в определенном виде документации (накладные, счета-фактуры, приказы и пр.). В соответствии с существующим делением документации по видам деятельности, логистические информационные потоки могут быть классифицированы на:

– распорядительные (приказы, распоряжения);

– организационные (инструкции, протоколы, положения);

– аналитические (обзоры, сводки, докладные записки);

– справочные (справки), научные (статьи, рефераты);

– технические (документации по технике безопасности).

Передача и прием информационных потоков осуществляется с помощью носителей памяти человека, документа, магнитного носителя, устной речи и т.п. По виду носителя информации логистические информационные потоки могут быть переданы на бумажные, электронные, смешанные. Носитель информации – это любое материальное средство, фиксирующее информацию. В настоящее время для регистрации информации используются бумажные и электронные носители. Информационный поток может состоять из бумажных и электронных носителей, которые дублируют или дополняют друг друга.

Для того чтобы человек мог воспринять любой вид информации, должна быть осуществлена её индикация. В зависимости от индикации информационные потоки делятся:

· цифровые (цифровая запись в документе, цифровое изображение на мониторе);

· алфавитные (словесная запись в документе, на экране монитора);

· символические (условное изображение на чертежах, организационных схемах);

· предметно-визуальные (телеизображение, фотография).

Оптимизационный характер ряда задач построения систем документооборота вытекает из основных технологических требований к документообороту.

 

Таблица 2.9. Требования, предъявляемые к документообороту в ООО «Мехколонна»

Прохождение документов кратчайшим путем

Избирательность распределения документов между руководителями и специалистами

Обусловленность перемещения документов деловой необходимостью

Единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов

Однократность выполнения каждой операции

 

Автоматизированная информационная система электронного документооборота предназначена для организации движения документов между подразделениями предприятия (организации), группами пользователей или пользователями.

Система реализует следующие функции:

· создание документов;

· регистрация входящих документов;

· рассмотрение документа и вынесение резолюции;

· просмотр документов;

· редактирование документов;

· ведение информации по версиям документа;

· поиск документов по различным критериям;

· организация контроля доступа к документам;

· ведение системы словарей, справочников, классификаторов.

Информационная система реализована на основе технологии клиент-сервер и представляет собой сервер баз данных и несколько клиентских приложений. Каждый пользователь системы имеет несколько папок с документами («Входящие», «Исходящие» и «На исполнении»), с которыми он работает.

Пользователь может создавать, просматривать, редактировать документ (при этом создаётся новая версия документа, старая версия документа при этом не теряется) и выносить резолюцию по документу. Схема информационных потоков, это способ наглядного представления маршрутов, потоков управленческой информации между подразделениями какой-либо организации. Составляется в соответствии с разделом «Информационные взаимосвязи» Положения о подразделении. Показывает наименование документов, информации, которая поступает в данное подразделение аппарата управления, от кого, с какой периодичностью, а также какие документы выходят из подразделения, кому передаются и их периодичность.

 

⇐ Предыдущая6789101112131415Следующая ⇒

Поделиться: