В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, именно в этот период появилось название «архив».

«Генеральный регламент» установил право иметь два архива – общий для всех коллегий и специальный архив для коллегий иностранных дел и финансовой.

Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами.

Он подробно определял порядок работы коллегий и решения в них дел, давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий.

Существенные изменения претерпевают и сами формы документов.

Петр I вместо столбцовой формы документов ввел тетрадную, которой мы продолжаем пользоваться и сегодня. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. По мере необходимости тетради собирались вместе, переплетались и составлялись книги. В книгах велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

Появилось понятие «гербовая бумага», на которой изготовлялись документы для высших органов управления.

Самостоятельными элементами формуляра становятся дата документа и наименование документа. Появляются ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и другие.

Именно в XVIII в., при Петре I, в русский язык пришло слово «документ», заимствованное из немецкого и польского языков. Слово документ (лат. documentum – образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола docere – учить, обучать. В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки. В значении письменного свидетельства оно пришло и в петровскую Россию.

Для многих типовых документов разрабатываются «генеральные формуляры» – образцы, по которым следовало составлять документы.

Так, например, предлагалась единая форма ведомости для присылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоящая из 22 пунктов.

Особо строго каралась подделка документов, их хищение, неправильное составление, искажение смысла документов. Наказания предусматривались весьма строгие: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезанием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина.

Видовой состав док-тов эпохи: царь-»коллегии(указы); обратно – рапорты и доношения. В военной документации: рескрипты, рапорты, ордеры, предписания, приказы.(во время войны: списки, табели, штаты, ведомости(учет состава); дислокации, предположения, диспозиции( во время войны)); договоры, конвенции, протоколы, инструменты, трактаты, + ноты, письма, меморандумы ( общение с др. странами); судебная документация: допросы, обещания, клятвы, приговоры, определения.

11) Понятия " вида" и " разновидности" документа.

Документ как способ фиксации управленческой информации и инструмент управления.

Вид документа - классификационная группировка документов одинакового наименования, выполняющих однородные функции.

Разновидности документов –

12) Понятие оперативной и ретроспективной (исторической) документной информации. Понятие ценности документной информации, факторы, влияющие на информационную ценность документа.

Регламентация оформления документов в 20-30-е годы XX века. Первые советские стандарты на документы.

Оперативная информация – информация, предоставляющая ценность сейчас, либо будет представлять ее в ближайшем будущем.

Ретроспективная информация – информация, имеющая ценность как исторический источник.

13) Функции документа. Полифункциональность документа.

Современные материалы, используемые для документирования.

Функции документа: информационная, закрепления, коммуникативная( организация, упорядочение и поддержание инф свойств в обществе), сохранения информации, исторический источник, культурная(каждый документ в той или иной степени отражает уровень культуры, образования, морально-нравственной составляющей общества), управленческая, правовая, учета(потребность общества в документировании информации, подлежащей учету( перепись населения)), политическая(док-ты партий), идеологическая( иксация на матер носитель идей и взглядов на матер действительность), защиты информации.

Материалы:

14) Понятие носителя информации. Краткая характеристика современных носителей информации.

Формуляр документа. Типовой и индивидуальный формуляр, формуляр-образец документа.

Носитель информации – среда, физическое тело для передачи, хранения, воспроизведения информации.

Жёсткие магнитные диски, называемые винчестерами, предназначены для постоянного хранения информации, используемой при работе с персональным компьютером и устанавливаются внутри него.Винчестеры значительно превосходят гибкие диски. Они имеют лучшие характеристики ёмкости, надёжности и скорости доступа к информации. Поэтому их применение обеспечивает скоростные характеристики диалога пользователя и реализуемых программ, расширяет системные возможности по использованию баз данных, организации многозадачного режима работы, обеспечивает эффективную поддержку механизма виртуальной памяти. Однако стоимость винчестеров намного выше стоимости гибких дисков.

Оптические носители

Они представляют собой пластиковые или алюминиевые диски, предназначенные для записи или воспроизведения звука, изображения, буквенно-цифровой и другой информации при помощи лазерного луча. К оптическим документам относятся оптические диски и видеодиски: компакт-диски, CD-ROM, DVD-диск.

• Видео-компакт-диск – диск, на котором в цифровой форме записывается текстовая, изобразительная и звуковая информация, а также программы ЭВМ;

• DVD-диск – разновидность нового поколения оптических дисков, на котором в цифровой форме записывается текстовая, видео и звуковая информация, а также компьютерные данные;

• Магнитооптический диск – диски состоящие из разных комбинаций гибкого магнитного диска, винчестера и оптического диска.

Твердотельная флэш-память, представляющая собой микросхему на кремниевом кристалле. Носители на базе флэш-памяти могут хранить записанную информацию очень длительное время (от 20 до 100 лет). Будучи упакованы в прочный жёсткий пластиковый корпус, микросхемы флэш-памяти способны выдерживать значительные механические нагрузки (в 5-10 раз превышающие предельно допустимые для обычных жёстких дисков) Кроме того, эти носители очень компактны.

Формуляр документа= формуляр-образец – набор реквизитов в официальном документе, расположенных в определенном порядке.

Индивидуальный формуляр – реквизиты, характерные для конкретного документа

Типовой формуляр – реквизиты, арактерные для определенного документа.

Древнейшие материалы для письма и способы изготовления документов.

Понятие реквизита документа. Постоянные и переменные реквизиты. Обязательные реквизиты документа.

Древнейшие материалы для письма и способы изготовления документов:

Твердые: камень, кости, металл, дерево

Мягкие: папирус, глина, листья пальмы, шелк, кожа ягнят, пергамент.

Реквизиты документа – совокупность обязательных данных о документе, установленных стандартом или положением.

Постоянные реквизиты: эмблема организации или товарный знак, наименование организации, справочные данные об организации(индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, телеграфный адрес, факс, e-mail, название банка и номер счета в банке).

Переменные реквизиты: наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; место составления или издания документа; гриф ограничения доступа к документу; адресат; гриф утверждения документа; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; печать; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; отметка для автоматического поиска документа.

16) Нормативная регламентация формуляра современного документа.

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Поделиться: