Основные возможности MS Word

Текстовый процессор MS Word– лидер программных средств данного класса, т.к. он универсален в исп-и (диапазон области применения широк) и локализует пользовательский интерфейс.

Базовая концепция т.п. семейства MS Word – использование шаблонов для создания док-в.

Шаблон следует рассматривать как «библиотеку» средств, доступных всем документам, создаваемых на его основе. Средства:

- стили (именованные форматы), используемые для форматирования текстового документа

- макросы для автоматизации выполнения операций обработки данных

- элементы автотекста/автозамены, используемые для вставки фрагментов текстового документа

- компоненты пользовательского интерфейса (панели инструментов и «горячие» клавиши, используемые для ускоренного выполнения операций обработки текстовых документов)

Режим работы с документами.

Обычный – режим чернового набора текста, без возможностей форматирования большинства компонентов текстового документа

Веб-документ – работа с электронным документом и его форматирование

Разметка страницы – форматирование всех компонентов текстового документа, окончательная подготовка к печати документа.

Структура – структурное представление для работы с масштабными документами и их структурными частями, планирование структуры документа, построение оглавления и указателей

Чтение – режим просмотра и редактирование документа в его приближении к печатному виду.

Схема документа – выводит стилевые заголовки структурных частей текстового документа в отдельном окне, режим гиперссылок обеспечивает быструю навигацию в документе.

Форматирование документа. Применение для компонентов:

- раздел – обособленная часть текст-го док-та для форматирования печатной стр-цы

- символ – основа набора слов текста, где слово – совокупность символов, отделяемая пробелом и пунктуационными знаками

- абзац – набор предложений, по отношению к которому может применяться особое форм-е.

- элемент списка

- табуляция

- колонка текста

- таблица – матрица, состоящая из ячеек на пересечении строк и столбцов

Формат раздела документа. Печатная стр. для текстового док-та имеет определенный размер по ширине и высоте, ориентацию для печати, размеры полей отступов, размер и положение переплета, число колонок текста, колонтитул.

Формат знака (символа). Для форм-я знаков выбирается шрифт, содержащий набор букв, цифр и знаков с их свойствами, указывается размер шрифта (расстояние между верхним и нижним выносными элементами, измеряется в пунктах). Текст-е процессоры используют шрифтовые гарнитуры – наборы текстовых знаков определенного рисунка, отличающиеся насыщенностью, пропорциями, наклоном. По начертанию выделяют прямой и курсив, по насыщенности – светлый, полужирный.

Формат абзаца. Абзац создается нажатием клавиши Enter.Форматирование абзацев выполняется командой Формат - > Абзац, которая вызывает диалоговое окно, имеющее вкладки: Отступы и интервалы, Положение на стр-це. Форматирование абзаца распространяется на текущий и предварительно выделенный абзац.

Формат колонки текста. Табуляция включает в себя

- определение позиции значка табуляции на горизонтальной линейке (для каждой «колонки»)

- выбор способа выравнивания текста относительно позиции табуляции

- выбор символа заполнителя

Формат таблицы. Таблица Word состоит из ячеек, образованных из пересечения строк и столбцов. Формат задается командой Формат -> Свойства таблицы.

Таблица – позволяет указать ширину таблицы в сантиметрах от ширины печатной страницы, ее выравнивание, обтекание текстом, параметры полей для ячеек таблицы, использование графических элементов.

Строка – задается высота всех или отдельных строк таблицы, возможность переноса строк внутри отдельной ячейки на следующую страницу док-та

Столбец – задание ширины столбца таблицы

Ячейка – задание ширины ячейки, способа вертикального выравнивания текста в ячейке, параметры ячейки.

Формат объекта. Внешний вид объектов, вставляемых в текстовый док-т, форматируется с помощью команды Формат - > Объект (Формат, Рисунок)

8. Электронные таблицы.

Excel – это табличный процессор. Табличный процессор - это прикладная программа, которая предназначена для создания электронных таблиц и автоматизированной обработки табличных данных.

Электронная таблица – это электронная матрица, разделенная на строки и столбцы, на пересечении которых образуются ячейки с уникальными именами. Ячейки являются основным элементом электронной таблицы, в которые могут вводиться данные и на которые можно ссылаться по именам ячеек. К данным относятся: числа, даты, время суток, текст или символьные данные и формулы.

К обработке данных относится:

- проведение различных вычислений с помощью формул и функций, встроенных в редактор;

построение диаграмм;

- обработка данных в списках (Сортировка, Автофильтр, Расширенный фильтр, Форма, Итоги, Сводная таблица);

- решение задач оптимизации (Подбор параметра, Поиск решения, Сценарии " что - если" и другие задачи);

статистическая обработка данных, анализ и прогнозирование (инструменты анализа из надстройки " Пакет анализа" ).

Excel является не только средством автоматизации расчетов, но и средством моделирования различных ситуаций.

Область применения Excel: планово – финансовые и бухгалтерские расчеты, учет материальных ценностей, системы поддержки принятия решений (СППР) и другие области применения.

При запуске Excel открывается окно приложения, в котором отображается новая рабочая книга – Книга 1.

Рабочие книги - это файлы MS Excel, которые могут содержать один или несколько рабочих листов. Такие файлы имеют расширение xls.

Рабочий лист - это собственно электронная таблица, основной тип документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки, и всегда является частью рабочей книги.

Окно приложения Excel имеет пять основных областей:

строка меню;

панели инструментов;

строка состояния;

строка ввода;

область окна рабочей книги.

Блок - прямоугольная область ячеек рабочего листа произвольной конфигурации. При работе со списками, построении формул, форматировании и выделении ячеек рабочего листа удобно использовать блоки ячеек, к которым обращаются по имени.

На рабочем листе может находиться несколько блоков. Блоки могут быть перекрывающимися, состоять из несмежных ячеек.

Для выделения несмежных ячеек одного листа блока используется клавиша < Ctrl>.

Объемные блоки содержат ячейки различных листов одной рабочей книги, имеют одинаковую конфигурацию ячеек на каждом листе (количество строк и столбцов в каждом диапазоне).

Имя блока - непрерывная последовательность символов, соответствующая следующим ограничениям:

♦ первый символ имени блока - буква или символ подчеркивания;

♦ имя блока отличается от ссылок на ячейки рабочего листа;

♦ запрещены пробелы и спецсимволы в имени блока;

♦ максимальная длина имени - 255 символов;

♦ строчные и прописные буквы в именах блоков не различаются.

Создать именованный блок ячеек одного листа можно несколькими способами, например:

Способ 1 (без использования команды меню).

1. Выделить диапазон ячеек.

2. Ввести имя блока в окне имен (слева от символа ▼ в строке

формул).

3. Нажать клавишу ENTER.

Способ 2 (предварительное выделение диапазона ячеек).

1. Выделить диапазон ячеек.

2. Выполнить команду меню Вставка, Имя, Присвоить.

3. Ввести имя создаваемого блока ячеек в поле ввода Имя.

4. Нажать кнопку ОК.

При редактировании таблицы каждая ее ячейка может быть задана с помощью адреса ячейки, состоящего из номера строки и номера столбца.

По левому краю панели таблицы располагается столбец номеров строк, а по верхнему краю – строка с номерами столбцов. Как принято в программах, работающих с электронными таблицами, строки таблицы нумеруются сверху вниз числами, начиная с 1, а столбцы – слева направо буквами латинского алфавита A, B, …, Y, Z. Если количество столбцов превышает 26, то далее используются двухбуквенные номера: AA, AB, … AZ, BA, BB и т.д., вплоть до ZZ, потом трехбуквенные от AAA до ZZZ и т.д.

Адрес ячейки состоит из номера столбца и номера строки, записанных без пробела, например, A1, B50 или FQD678.

Прямоугольный блок ячеек может быть задан с помощью диапазона адресов. Диапазон состоит из адресов левой верхней и правой нижней ячеек блока, разделенных двоеточием. Например, диапазон C12: AB14 означает все ячейки, лежащие в столбцах от C до AB и строках 12, 13 и 14.

Основным свойством электронной таблицы является следующее: изменение значения в ячейке приводит к мгновенному пересчету формул, содержащих ссылки на адрес этой ячейки.

Принцип относительной адресации обозначает следующее: адреса ячеек, используемые в формулах, определены не абсолютно, а относительно места расположения формулы. Это приводит к тому, что при всяком перемещении формулы в другое место таблицы изменяются адреса ячеек в формуле.

Применение этого принципа, помогает заполнять таблицы, содержащие большое количество формул одного типа.

Принцип абсолютной адресации. В некоторых случаях необходимо отменить принцип относительной адресации для того, чтобы при переносе формулы адреса ячейки не изменялись. Для этой цели в имени ячейки употребляется символ $. Для замораживания всего адреса значок $ ставится дважды перед адресом строки и столбца.

Абсолютным может быть и часть адреса ячейки (только номер строки или номер столбца). Такой адрес принято называть смешанным.

Форматирование в Excel включает в себя решение следующих вопросов:

- изменение шрифта, размеров, начертания и цвета символов;

- выравнивание и изменение ориентации текста и чисел в ячейках;

- форматирование чисел, дат и времени;

- форматирование строк и столбцов;

- создание и использование пользовательских форматов;

- условное форматирование;

- защита ячеек, листов и рабочих книг;

- использование стилей при форматировании;

- применение автоформатов.

Большинство операций по форматированию таблиц сосредоточено в пункте меню Формат|Ячейки на соответствующих вкладках, но наиболее употребляемые операции (цвет заливки, цвет шрифта, выравнивание по различным признакам, границы, разрядность и т.п.) выведены в качестве пиктограмм панели инструментов Форматирование.

При вводе данных можно применять условное форматирование: оформление ячейки меняется в зависимости от выполнения сформулированных условий. Для условного форматирования ячейки:

1. Выделить ячейку.

2. Выполнить команду Формат, Условное форматирование.

3. В диалоговом окне задать условия форматирования. Для одного диапазона ячеек может быть задано до 3 условий проверки значений, которые соединены между собой логической связкой

ИЛИ.

Экспресс-стили

Темы позволяют изменять цвета, шрифты и эффекты, используемые в документе, а экспресс-стили (или стили) определяют сочетания различных цветов, шрифтов и эффектов, а также то, какие из них являются доминирующими. При наведении указателя на эскиз экспресс-стиля можно увидеть, каким образом изменится таблица, объект SmartArt, диаграмма или фигура после его применения.

Стиль ячеек представляет собой набор параметров форматирования, таких как шрифты и размеры шрифтов, числовые форматы, границы и заливка ячеек. Чтобы предотвратить изменение конкретных ячеек другими пользователями, можно использовать также стиль, блокирующий ячейки. Office Excel 2007 включает несколько встроенных стилей ячеек, которые можно применять или настраивать. Кроме того, можно изменить или дублировать стиль ячеек для создания собственного пользовательского стиля.

Стили ячеек основаны на теме документа, применяемой ко всему листу. При выборе другой темы стили ячеек изменяются соответствующим образом.

Excel использует два основных типа данных:

- текст, то есть последовательность символов (при вводе они автоматически выравниваются по левому краю ячейки);

- числа, различая их как числовые константы, формулы, встроенные функции или даты. При вводе чисел Excel автоматически выравнивает их по правому краю ячейки и производит над ними необходимые поль-зователю вычисления.

Ввод формулы всегда начинается со знака «равно» ( = ) или «плюс» (+).

Примечания:

- В ячейке, содержащей формулу (по умолчанию), виден только результат вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, когда данная ячейка станет активной.

- Excel вычисляет формулу каждый раз, когда изменяется содержимое таблицы, ссылающееся на данную формулу.

- Если результат вычислений не помещается в ячейке таблицы, Excel может вывести на экран последовательность символов «#######», говорящую о том, что необходимо увеличить ширину столбца.

- При вводе десятичных чисел используется запятая (, ) в качестве десятичного разделителя.

Функции Excel – это заранее определенные формулы, позволяющие производить расчеты в финансовой, статистической, математической, логической и других областях деятельности. Они сгруппированы по категориям и имеют одинаковый синтаксис: имя функции и ее аргументы.

Функции задаются с помощью математических и других формул, в соответствии с которыми выполняются вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке, определяемом синтаксисом. Синтаксис встроенных функций достаточно прост:

Имя функции(< аргумент1; аргумент2; аргумент3 и т.д.), где:

Имя функции показывает, о каких вычислениях идет речь. Примеры имен функции – СУММ, СРЗНАЧ и др.

Аргументы – значения, которые функция использует, вычисляя результат. Аргументы перечисляются в скобках следом за именем функции. В качестве аргументов могут выступать числовые значения, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки, дата/время, а также другие функции и формулы. В Excel различают обязательные (которые всегда нужно задавать) и необязательные аргументы. Отдельные аргументы разделяются символом «точка с запятой» (; ).

Результат – значение, полученное при вычислении функции.

Функции могут быть выбраны из списка функций с помощью меню Вставка|Функция или с помощью нажатия пиктограммы f(x) на стандартной панели инструментов с соответствующим выбором необходимой функции.

После выбора требуемой функции подключается Мастер функций, позволяющий пользователю пошагово заполнять ее аргументы.

Функции в Excel подразделяются на следующие основные группы:

• Математические, арифметические и тригонометрические функции.

• Функции для работы с датами и временем.

• Финансовые функции.

• Логические функции.

• Функции для работы со ссылками и массивами.

• Функции для работы с базами данных.

• Статистические функции.

• Текстовые функции и др.

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться: