Диагностика ошибок в формулах Excel

Если Excel не может выполнить обработку формулы в ячейке и вывести результат, то он генерирует сообщение об ошибке и выводит его в данной ячейке (вместо самой формулы или ее результата). Сообщение об ошибке всегда начинается со знака «#».

Сообщения об ошибках в Excel могут принадлежать к одному из 8 типов:

• ######

• #ЗНАЧ!

• #ДЕЛ/0!

• #ИМЯ?

• #Н/Д

• #ССЫЛКА!

• #ЧИСЛО!

• #ПУСТО!

Как правило, ошибка ###### возникает, когда полученный результат не умещается в ячейке. В этом случае необходимо увеличить ширину столбца.

Ошибка #ЗНАЧ! возникает, когда используется недопустимый тип аргумента, например, пользователь пытается сложить текстовое и числовое значение.

Ошибка #ДЕЛ/0 появляется, когда в формуле делается попытка деления на ноль.

Сообщение об ошибке типа #ИМЯ? появляется, когда Excel не может найти имя, используемое в формуле. Например, такая ситуация возникнет, если:

- при наборе имени произошла опечатка;

- текст ошибочно не был заключен в двойные кавычки;

- в ссылке на диапазон ячеек пропущен знак двоеточия (: ).

Ошибка #Н/Д является сокращением термина «Неопределенные Данные».

Ошибка #ССЫЛКА! появляется, когда при ссылке на ячейку указывается недопустимый адрес.

Сообщение об ошибке вида #ЧИСЛО! возникает в том случае, когда в формуле задан неприемлемый аргумент для функции.

Сообщение об ошибке типа #ПУСТО! появляется, когда используется ошибочная ссылка на ячейку или диапазон, например, задано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек.

Итоговые таблицы создаются для отображения сводной информации. (создаются добавлением в новую таблицу искомых данных из созданных таблиц).

Объединение и связывание нескольких электронных таблиц.

EXCEL дает возможность создания итоговых или сводных таблиц различными способами. Можно просто суммировать данные рабочих листов и помещать результаты на итоговый лист, можно использовать команду Консолидация из меню Данные, которая может объединить информацию из исходных листов (до 255 листов) в одном итоговом листе.

Команду Консолидация можно использовать несколькими способами. Можно связать консолидированные данные с исходными данными, чтобы последующие изменения в исходных листах отражались в итоговом листе. Или можно просто консолидировать исходные данные без создания связей.

Объединять данные можно, используя некоторые функции, например, Сумма, Среднее значение, Максимум, Минимум, Произведение и т.д., которые приведены в окне с раскрывающимся списком Функция в диалоговом окне Консолидация. По умолчанию используется функция Сумма, которая суммирует данные из каждого исходного листа и помещает результат в итоговый лист.

Консолидировать данные можно по расположению или по категории. При консолидации по расположению Excel применяет итоговую функцию к ячейкам с одинаковыми адресами в каждом исходном листе. Это простейший способ консолидации, при котором консолидируемые данные во всех исходных листах должны иметь совершенно одинаковое расположение. Консолидация по категории в качестве основы для объединения использует заголовки строк или столбцов.

Типы диаграмм

В зависимости от выбранного типа диаграммы можно получить различное отображение данных:

- линейчатые диаграммы и гистограммы могут быть использованы для иллюстрации соотношения отдельных значений или показа динамики изменения данных за определенный период времени;

- график отражает тенденции изменения данных за определенные промежутки времени;

- круговые диаграммы предназначены для наглядного отображения соотношения частей и целого;

- точечная диаграмма отображает взаимосвязь между числовыми значениями нескольких рядов данных и представляет две группы чисел в виде одного ряда точек, часто используется для представления данных научного характера;

- диаграмма с областями подчеркивает величину изменения данных во времени, показывая сумму введенных значений, а также демонстрирует вклад отдельных значений в общую сумму;

- кольцевая диаграмма показывает вклад каждого элемента в общую сумму, но, в отличие от круговой диаграммы, может содержать несколько рядов данных (каждое кольцо – отдельный ряд);

- лепестковая диаграмма позволяет сравнивать общие значения из нескольких рядов данных;

- поверхностная диаграмма используется для поиска наилучшего сочетания двух наборов данных;

- пузырьковая диаграмма представляет разновидность точечной диаграммы, где два значения определяют положение пузырька, а третье – его размер;

- биржевая диаграмма часто используется для демонстрации цен на акции, курсов валют, для определения изменения температуры, а также для научных данных.

Кроме того, можно строить диаграммы так называемого нестандартного типа, позволяющие совмещать в одной диаграмме различные типы представления данных. Такие диаграммы называются смешанными.

При работе с нестандартным типом диаграмм предусмотрена возможность быстрого просмотра диаграммы. Каждый нестандартный тип диаграммы основывается на стандартном типе и содержит дополнительные формат и параметры, такие как легенда, сетка, подписи данных, вспомогательная ось, цвета, шаблоны, заливки и места расположения различных элементов диаграммы.

Можно использовать либо один из встроенных нестандартных типов диаграмм, либо создать свой собственный.

Основные компоненты диаграммы представлены на следующей схеме:

Для объемной диаграммы составные части несколько отличаются.

Для создания диаграммы на рабочем листе необходимо выделить данные, которые будут в ней использованы, и вызвать Мастер диаграмм. Может быть выбран как один ряд данных (или отдельная строка в таблице, или отдельный столбец), так и несколько.

Для вызова Мастера диаграмм используется:

- пункт меню Вставка|Диаграмма;

- кнопка Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов.

Данные автоматически разделяются на ряды данных и категории. Данные каждого ряда выделены своим цветом. Категории – это метки по оси Х, расположенной горизонтально.

Можно добавлять новые ряды данных и удалять с изображения диаграммы существующие.

 

Бывают ситуации, когда значения рядов существенно отличаются, тогда одна ось значений (Ось Y) не отражает все числовые значения рядов. Идентифицировать значения точек ряда с меньшими показателями в этом случае практически невозможно. Для устранения этого неудобства просмотра диаграммы можно использовать вспомогательную ось значений (вторую ось Y). Для включения вспомогательной оси Y необходимо:

- При помощи окна Элементы диаграммы на панели Диаграммы выделить ряд с меньшими значениями на диаграмме.

- Поместив курсор мыши на выделенный ряд, нажать правую кнопку мыши, вызвать контекстное меню, где выбрать команду Формат рядов данных.

- В открывшемся диалоговом окне на вкладке Ось выбрать в опции Построить ряд - по вспомогательной оси. Нажать ОК. Вспомогательная ось значений будет отражена справа от основной.

Создание пользовательских списков

Если в работе с таблицами приходится повторять ввод конкретной последовательности в рабочем листе, например список имен, то можно создать пользовательский список. После создания такого списка его можно ввести в диапазон ячеек, путем простого ввода в ячейку любого элемента из этого списка с последующим перетаскиванием маркера заполнения в нужные ячейки.

Пользовательский список можно создать при помощи команды меню Сервис|Параметры|Списки, при выполнении которой открывается диалоговое окно Параметры с вкладкой Списки, путем ввода элементов нового списка в соответствующее окно Элементы списка. Также можно использовать кнопку Импорт, расположенную в правой нижней части вкладки Списки диалогового окна Параметры.

Управление базами данных ( списками ) и анализ данных

Возможность работы с базами данных (списками) у программ, предназначенных для обработки таблиц, становится в настоящее время все более важной в экономической работе. Excel имеет развитые инструментальные средства поддержки баз данных. Виды работ с ними можно разбить на 2 категории:

• Организация встроенных, расположенных непосредственно на рабочем листе баз данных с помощью списков.

• Работа с внешними данными с помощью специальных запросов.

Современные базы данных представляют собой набор таблиц, имеющих между собой сложные связи. Каждая такая таблица состоит из множества строк, называемых записями. Каждая из строк делится на части, называемые полями, для которых жестко определены требования к типу содержащихся в них данных.

Чтобы достичь максимальной эффективности при работе со списками, необходимо следовать следующим правилам:

- Каждый столбец должен содержать информацию одного типа

- Одна или две верхние строки списка должны содержать уникальные заголовки, каждый из которых описывает содержимое расположенного ниже столбца.

- Список не должен включать пустые строки и столбцы.

- Лучше всего, если для списка отводится отдельный лист. Если же это невозможно, то список должен быть отделен от других данных рабочего листа по крайней мере одной пустой строкой и одним пустым столбцом.

- Не следует размещать данные слева и справа от списка, поскольку они могут быть скрыты в процессе фильтрации списка.

Над списками можно производить следующие действия:

- Сортировать список.

- Добавлять или изменять данные с помощью формы.

- Фильтровать список таким образом, чтобы были выбраны только те строки, которые удовлетворяют заданному критерию.

- Автоматически вычислять промежуточные итоги.

- Создавать для списка структуру.

- Создавать отчет, который в Excel называется Сводная таблица. С ее помощью можно мгновенно подытожить данные в списке.

- Проверять вводимые в ячейку данные.

Все основные возможности работы со списками включены в пункт меню Данные.

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться: