Контроль как функция менеджмента. Виды контроля и принципы ее осуществления

Контроль как функция менеджмента представляет собой вид управленческой деятельности, обеспечивающий возможностьудержания предприятия на выбранном (запланированном) пути достижения целей путем периодической оценки, сопоставлениятекущих результатов его деятельности с установленными планами (стандартами) и принятия необходимых корректирующихдействий.

Функция контроля может быть определена как процесс, в рамках которого руководство предприятия получает информацию о ходерешения задач по выполнению плана, а также принимает и реализует необходимые корректирующие действия, направленные надостижение целей организации. Реализация контроля включает оценку отклонений от плана, определение их причин и принятиеуправленческих решений по их устранению. Для реализации этой функции на предприятиях создаются соответствующие системыконтроля, которые используют оперативную обратную связь между реальными показателями деятельности предприятия и егопланами для обеспечения удержания предприятия на выбранном (запланированном) пути достижения целей.

Целью функции контроля является формирование информации о ходе выполнения запланированных работ при решении конкретных производственных и социальных задач для своевременного принятия и реализации необходимых управленческих воздействий, направленных на достижение желаемого результата (целей) деятельности подразделений и предприятия в целом. Главной целью создания системы контроля предприятия является обеспечение возможности результативно и эффективно достигать желаемого результата (целей).

Критерием эффективности любой системы контроля служит ее способность обеспечивать реальные возможности (определяемые как организационные и информационные условия) для проведения своевременных корректирующих действий, обеспечивающих достижение целей предприятия, включая и изменение самих целей (при необходимости). В силу этого контроль является неотъемлемым элементом обеспечения эффективной деятельности предприятия.

Содержание функции контроля включает мониторинг реальных результатов деятельности подразделений и предприятия в целом, анализ причин выявленных отклонений этих результатов и конкретные действия по их устранению. Мониторинг предусматривает определение системы показателей, подлежащих контролю, необходимые процедуры и методы их оценки, а также формирование необходимой информации об отклонениях для принятия соответствующих управленческих решений.

Все системы контроля, несмотря на их большое разнообразие, базируются на единой идее обратной связи и на единых элементах реализации функции контроля. К основным элементам функции контроля обычно относят этапы процесса контроля, типовые технологии реализации функции контроля и основные задачи, решаемые контролем для достижения целей предприятия. Содержание работ и использование конкретных технологий при реализации функции контроля определяется основными задачами, решаемыми конкретной системой контроля с учетом специфики объекта контроля и этапа его проведения.

Необходимость функции контроля вытекает из самой сути деятельности предприятия, так как планы и обеспечивающая организация работ по их выполнению всегда содержат неполноту и неопределенность представления деятельности предприятия в будущем. Множество различных факторов изменения внешней среды и обстоятельств внутри самого предприятия также могут помешать достижению желаемого результата. Кроме того, изменения внешних условий и внутренних переменных предприятия могут создавать новые возможности для достижения предприятием более весомого результата (дополнительной экономической или социальной выгоды). Эти и другие проблемы должны быть учтены при организации системы контроля на конкретном предприятии.

Основные задачи функции контроля предусматривают обеспечение своевременного принятия управленческих решений, направленных на достижение целей и развитие предприятия. Задачи включают устранение неопределенностей (связанных с принятием плановых решений, изменениями внешней среды и внутренних факторов предприятия), предупреждение кризисных ситуаций и развитие успеха предприятия, а также обеспечение достаточной широты контроля его деятельности, необходимой для достижения целей.

Обнаружение и устранение неопределенности является первой и наиболее очевидной задачей контроля, вытекающей из определения самой функции. Неопределенности при осуществлении хозяйственной деятельности предприятия связаны с возможными несоответствиями в формулировании целей, организационной структуре и разделении труда, оценке внешней среды и с другими факторами деятельности конкретного предприятия. Изменение факторов внешней среды может привести к необходимости уточнения и корректировки принятых решений. Решение этих и других проблем составляет содержание формулируемых задач при создании системы контроля на конкретном предприятии. Предупреждение возникновения кризисных ситуаций предусматривает своевременное выявление проблем, которые могут развиться в кризис, для принятия неотложных мер по его недопущению.Поддержание успеха состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности предприятия-наиболее эффективно могут способствовать достижению его общих целей. При этом следует учитывать реальные возможности влияния результатов этой деятельности на успех предприятия, а также возможность развития этого успеха за счет концентрации его ресурсов и усилий в этом направлении. Широта контроля отражает, что каждый руководитель обязан осуществлять эту функцию как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Контроль должен осуществляться на всех стадиях процесса управления. Ни одну функцию менеджмента (планирование, организация, мотивация) нельзя рассматривать в отрыве от контроля.

Виды контроля. Выполнение задач контроля предусматривает реализацию трех видов контроля, в том числе проведение предварительного (до начала производственной деятельности), текущего (в процессе реализации задач и достижения целей) и заключительного контроля, который осуществляется после выполнения запланированной работы с целью оценки ее конечных результатов.

Предварительный контроль. Основными средствами осуществления предварительного контроля являются определенные правила, процедуры и линии поведения, которые вырабатываются для обеспечения реализации намеченных планов организации. Строгое выполнение этих правил, процедур и поведения позволяет убедиться в правильной организации и обеспечении будущей деятельности для достижения намеченных целей. Предварительный контроль применяется, как правило, в трех ключевых областях обеспечения хозяйственной деятельности организации: трудовые, материальные и финансовые ресурсы.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Такой контроль проводится как измерение фактических результатов (показателей результативности) после завершения конкретных этапов или элементов работы, направленной на достижение желаемых целей.

Заключительный контроль по принципу организации работ аналогичен текущему контролю. Их различия заключаются в организации обратной связи и измерения результатов деятельности организации. При текущем контроле обратная связь и измерение результатов производятся в процессе текущей деятельности организации. В рамках заключительного контроля обратная связь и результаты учитываются после завершения конкретных (оцениваемых) работ. Заключительный контроль не может повлиять на проблемы достижения целей предприятия при их возникновении в процессе осуществления хозяйственной деятельности, но он решает две другие важные задачи.

1. Полученная в результате заключительного контроля информация о достигнутых результатах используется для планирования при проведении аналогичных работ в будущем. Это позволяет избежать выявленных (или аналогичных) проблем посредством принятия упреждающих решений, а также таких ошибок в будущем.

2. Полученные (измеренные) результаты способствуют объективной мотивации исполнителей (подразделений и руководителей).

Этапы процесса контроля. Реализация функции контроля и его задач осуществляется поэтапно.

На первом этапе обеспечивается установление стандартов и формирование критериев, определяющих конкретные показатели результатов деятельности (результативности) предприятия, которые должны оцениваться в процессе контроля. Реализация этого этапа взаимосвязана с функцией планирования.

На втором этапе проводятся измерение фактически достигнутых результатов, их сопоставление с установленными стандартами и определение отклонений от установленных величин (стандартов). Основными видами работ этого этапа являются определение масштаба допустимых отклонений при измерении, измерение результата, формирование и оценка ее значимости для принятия решения о выявленном отклонении.

На третьем этапе предусматривается определение конкретных действий для вмешательства (невмешательства) в деятельность по реализации целей организации. Проведение необходимых корректировок реализуется в случае, когда достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. При этом менеджер может выбрать одно из трех решений: ничего не предпринимать, пересмотреть стандарт или устранить отклонение.

Решение «ничего не предпринимать» принимается менеджером, когда он уверен в достижении целей организации с учетом обнаруженного несоответствия конкретного показателя (стандарта) в контролируемом элементе. Решение об изменении стандартов должны принимается в случае, когда они оказываются практически недостижимыми в конкретных условиях (внутренних и внешних) функционирования предприятия. При изменении стандарта (стандартов) должно также приниматься решение об изменении соответствующего плана предприятия и/или подразделения. Если отклонение от стандарта не связано с его изменением, то действия должны быть направлены на выявление и устранение истинной причины такого отклонения. Управленческие воздействия могут быть направлены на улучшение тех или иных внутренних переменных организации, совершенствование функций управления или технологических процессов.

Поведенческие аспекты контроля являются побочными результатами реализации функции контроля и выражаются в возможных негативных последствиях поведения людей. Отрицательные последствия проявляются в ориентации поведения сотрудников на контроль, когда выполняются только непосредственно контролируемые работы, а ответственность за конкретные задачи и деятельность предприятия фактически перекладывается на контролера и не обеспечивается в необходимом объеме конкретными исполнителями (и их руководителями). Такая ситуация может сложиться при придании руководством предприятия повышенного (приоритетного) значения процессу и методам контроля. Негативные воздействия контроля могут также выражаться в получении руководителем искаженной информации о деятельности предприятия (отдельных подразделений) и необходимых ресурсах для реализации конкретных задач или занижении самих задач. В таких ситуациях руководитель может не иметь представления о необходимых для достижения целей ресурсах и о реальных возможностях подразделений.

Для того, чтобы избежать негативных воздействий контроля на поведение сотрудников, необходимо учитывать определенные рекомендации: устанавливать задания и стандарты, позитивно воспринимаемые сотрудниками (они должны воспринимать, что используемые руководством оценки реально отражают их работу), обеспечить доброжелательное двухстороннее общение руководителя с сотрудниками в процессе выполнения конкретных работ, избегать чрезмерного контроля, устанавливать жесткие, но достижимые стандарты и вознаграждать исполнителей за их достижение.

Характеристики эффективного контроля. Контроль можно назвать эффективным, когда предприятие фактически достигает целей и обеспечивает свое развитие.

Эффективность контроля определяется его успешностью и полезностью при достижении целей организации, в том числе получением выгод от контроля, сокращением затрат на реализацию и функционирование системы контроля. Для повышения эффективности контроля необходимо исключить его влияние на поведение сотрудников, обеспечить создание условий для выполнения основных задач контроля. При этом определение области и границ контроля должно также учитывать его эффективность и экономичность. Чтобы контроль мог обеспечить достижение целей предприятия, он должен обладать определенными характеристиками.

Характеристики контроля должны отражать способности контроля в решении задач с учетом достижения успеха организации, в том числе стратегическую направленность контроля и его ориентацию на результаты; соответствие делу и своевременность контроля; его гибкость, простоту и экономичность.

Контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, обеспечивающие ее выживание и развитие в будущем.

СИСТЕМА МЕТОДОВ УПРАВЛЕНИЯ

Методы управления - способы, приемы воздействия субъекта на объект управления (не исключая обратного воздействия объекта на субъект), руководителя на коллектив и коллектива на руководителя.
(Управление организацией: Энцикл. слов.-М., 2001)

 

 

Для того, чтобы достичь поставленной цели необходимо воздействовать на членов управляемого коллектива с помощью рычагов и стимулов.

 

Рычаг (стимул) управляющего воздействия - это средство, применение которого позволяет выполнить поставленную задачу.

 

например, чтобы повысить производительность труда на производственном участке, нужно внедрить современное оборудование, создать благоприятные условия труда - это метод, т.е. прием, способствующий достижению высокой производительности труда. Но добиться этого можно только с помощью морального и материального стимулирования труда рабочих - в данном случае это рычаги, позволяющие осуществить намеченную цель.

 

Методы управления можно разделить на 3 группы:

1. Экономические методы управления;

2. Административно-правовые методы управления;

3. Социально-психологические (воспитательные) методы управления.

Рассмотрим подробнее каждый из методов управления.

 

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться: