В документе необходимо соблюдать в соответствии ГОСТом границы (сверху – 20 мм, снизу – 20 мм, слева – 20 мм, справа – 10 мм).

2. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с нового абзаца (средняя длина абзаца 4-6 предложений, однако встречаются абзацы, состоящие из одного предложения).

3. Абзац должен состоять из абзацного зачина, где формулируется тема; абзацной фразы, содержащей основную информацию абзаца; комментирующей части, которая вводится словами поэтому, таким образом, в связи с этим, в результате этого и т.д.

4. Новую тему или новый поворот темы следует выделять красной строкой.

II. Тексты документов должны строго соответствовать ныне действующим правилам орфографии, пунктуации и грамматики.

Обратите внимание!

1. В наименованиях различных учреждений первое слово пишется с большой буквы (Ростовский государственный университет, Всесоюзная торговая палата и др.).

2. Фамилии на - ых/их, - аго/яго и фамилии, созвучные с названием животного или неодушевленного предмета, не склоняются.

3. Русские и иноязычные фамилии, оканчивающиеся на согласный звук, не склоняются, если относятся к женщинам и склоняются, если относятся к мужчинам (ср.: студентке Гладун, но студенту Гладуну).

4. В начале предложения в сложных составных союзах запятая не ставится (Несмотря на то что… // Вследствие того что… и др.).

5. Нельзя соединять причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями в качестве однородных синтаксических членов.

III. В документах нельзя допускать лексических ошибок.

Обратите внимание!

1. Использовать слова и термины можно только в том значении, которое зафиксировано в словаре.

2. Нельзя употреблять просторечные и жаргонные слова.

3. Недопустимы длинные обороты приложенное при этом (правильно: приложенное ), абсолютно новый (правильно: новый ), продолжающиеся далее (правильно: продолжающиеся ) и др.

4. Нельзя по своему усмотрению сокращать слова: правила и стандарты сокращений утверждены гостом.

IV. Соблюдение речевого этикета в языке документов – одно из основных правил делового общения.

Обратите внимание!

1. Объективность содержания должна быть обусловлена нейтральным тоном изложения; не допускается иронизирование, проявление грубости.

2. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту вежливо-официальный оттенок, при указании только имени и отчества обращение приобретает несколько личный характер.

3. Необходимо учитывать потенциальные возможности залоговых конструкций для выражения этической оценки действий, так как замена действительного залога страдательным и наоборот обусловливает изменение смысла (страдательный залог употребляют, когда необходимо подчеркнуть, что факт свершения действия имеет большее значение, чем указание на лицо, свершившее его (оплата гарантируется, сроки выполнения работ срываются, предложение одобрено и др.); действительный залог придает изложению динамизм и употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо как инициатора предпринимаемых действий (руководство вуза планирует трудоустройство своих выпускников и др.).

4. При формулировке просьб, предложений и т.п. принята форма выражения от первого лица множественного числа (Предлагаем Вашему вниманию…; напоминаем, что срок выполнения договора истекает…и др.).

5. Нельзя использовать вычурные обороты с выражением чрезмерной вежливости (например, не откажите в любезности и др.).

Следует помнить, что речевой этикет – важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры адресанта.

Задание 47. Познакомьтесь с формой и реквизитами заявления и составьте заявления: а) о предоставлении очередного отпуска; б) о досрочной сдаче экзаменов в летнюю сессию.

Обратите внимание на то, что наименование Заявителя нужно писать в форме родительного падежа без предлога (допускается и предложное написание). В настоящее время предпочтение отдается написанию слова " заявление" с прописной буквы и без точки.

 

Форма и реквизиты заявления

[1] Адресат (кому)

[2] наименование заявителя (ФИО, адрес, телефон)

[3] Наименование жанра документа

[4] Текст формулировки прав или интересов заявителя и необходимая аргументация.

[5] Список приложений (если есть): 1) …; 2) …; 3) ….

[6] Дата [7] Подпись заявителя

Деловое общение. Стратегия и тактика деловой коммуникации

Деловое общение – это взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т.д.). Стратегия и тактика делового общения – использование определенных приемов, направленных на организацию совместной деятельности людей в рамках межличностной коммуникации.

Кодекс делового общения включает следующие принципы: 1) доминирующий фактор делового общения – интересы дела; 2) в деловом общении необходимо быть партнером, соблюдать принцип равенства и корпоративности: поступай по отношению к своему партнеру так, как хотел бы, чтобы он поступал с тобой; 3) деловое общение требует учитывать индивидуальность партнера: изучай партнера, чтобы использовать знание его индивидуальных особенностей в интересах дела; 4) в деловом общении должна использоваться качественная информация, партнеры не должны обманывать друг друга; 5) информации, которую вы предоставляете партнеру, должно быть достаточно: не больше, но и не меньше, чем требуют интересы дела; 6) информация в деловом общении должна быть целенаправленной, нельзя отклоняться от темы, предмета общения, это экономит ваше время и время вашего партнера; 7) в процессе делового общения информация должна быть отчетливо подана партнеру и адекватно принята им, поэтому необходимо доходчиво объяснить свою позицию и суметь выслушать партнера.

Необходимым условием эффективности делового общения является умение слушать. Слушание представляет собой процесс восприятия, осмысления и понимания речи говорящего.

Различают два вида слушания: нерефлексивный и рефлексивный. Нерефлексивное слушание состоит в умении молчать, не вмешиваться в речь собеседника своими замечаниями. Такое слушание не всегда бывает уместным, потому что молчание может быть ошибочно истолковано как принятие позиции оппонента. Суть рефлексивного слушания заключается в активном вмешательстве в речь собеседника, в создании благоприятных условий для общения, в обеспечении правильного и точного понимания собеседниками друг друга.

Типы собеседников

Особую роль в речевом взаимодействии играет тип собеседника.

Доминантный собеседник стремится завладеть инициативой в речевой коммуникации, не любит, чтобы его перебивали. Он нередко резок, насмешлив, говорит чуть громче, чем другие.

Чтобы добиться цели общения, не рекомендуется перехватывать у доминантного партнера инициативу, перебивать, а также использовать выражения речевого давления. Следует применить стратегию " речевого изматывания": дождавшись паузы, быстро и четко сформулировать свои интересы. Доминантный собеседник будет вынужден уже с ними считаться и как-то оценивать.

Мобильный собеседник не испытывает никаких трудностей в речевой коммуникации. Он легко входит в разговор, говорит много, охотно, интересно, часто перескакивает с темы на тему, не теряется в незнакомой компании.

Ригидный собеседник обычно испытывает трудности при вступлении в речевую коммуникацию. Когда этап вступления в беседу позади, ригидный собеседник четко формулирует свою позицию; он логичен, рассудителен.

Интровертный собеседник не стремится владеть инициативой и готов отдать ее без особых возражений. Он нередко застенчив, скромен, склонен принижать свои возможности. Резкие, грубые фразы могут выбить его из колеи, а присутствие при беседе посторонних лиц заметно сковывает его поведение.

Знание особенностей каждого типа собеседников помогает установить контакт с участниками деловой беседы, позволяет сделать диалог более плодотворным.

⇐ Предыдущая123Следующая ⇒

Поделиться: