Отбор документов для уничтожения производится после составления в порядке, предусмотренном пунктом 80 Правил, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
119. 112. Акт о выделении к уничтожению документов в течение трех месяцев после окончания календарного года представляется для согласования экспертной комиссии, которой проверяется правильность отбора документов для уничтожения (проводится экспертиза ценности документов).
На основании экспертизы ценности документов экспертная комиссия при необходимости может потребовать включения в опись дел постоянного или временного хранения документов, отобранных для уничтожения определяет необходимость исключения отобранных для уничтожения дел из акта о выделении к уничтожению документов.
В случае принятия экспертной комиссией решения об исключении из представленного акта дел его текст изменяется подготовившим данный акт нотариусом (работником), ответственным за делопроизводство.
120. 113. Акт о выделении к уничтожению документов, одобренный согласованный экспертной комиссией, представляется на утверждение в нотариальную палату и территориальный орган (в случае уничтожения дел нотариуса, занимающегося частной практикой) или в территориальный орган (при уничтожении дел государственной нотариальной конторы).
121. 114. Дела, отобранные для уничтожения, должны быть уничтожены нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой в течение тридцати 30 дней со дня утверждения акта.
Дела уничтожаются любым доступным способом, отвечающим требованиям о неразглашении содержащейся в них информации и невозможности восстановления текста уничтоженных документов.
122. 115. На акте о выделении дел для уничтожения к уничтожению документов делается отметка о дате и способе уничтожения дел. Отметка подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - нотариусом, ответственным за делопроизводство, с проставлением даты и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
123. 116. Один экземпляр акта о выделении к уничтожению документов с отметкой об уничтожении дел хранится в делах органа, утвердившего акт, по одному экземпляру передается экспертной комиссии и нотариусу нотариуса, остальные передаются нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату и территориальный орган, а государственной нотариальной конторой - в территориальный орган.
XI. Особенности формирования и оформления отдельных
видов дел
Формирование и оформление наследственных дел
124. 117. Основанием для начала производства по наследственному делу является получение нотариусом первого документа, свидетельствующего об открытии наследства (заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, о принятии мер к охране наследственного имущества, об управлении наследственным имуществом, о вынесении постановления о выплате денежных средств на достойные похороны наследодателя, о выдаче свидетельства о праве собственности пережившего супруга на долю в общем имуществе супругов, о согласии быть исполнителем завещания, о выдаче свидетельства, удостоверяющего полномочия исполнителя завещания, и т.п.д.).
125. 118. Документы, относящиеся к наследственному делу, могут быть представлены нотариусу как на личном приеме, так и по почте.
На личном приеме подлинные документы принимаются нотариусом под расписку, в которой указываются дата принятия и реквизиты каждого документа. Расписка заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (приложение N 3).
(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)
126. 119. Возврат подлинного документа заявителю производится под расписку (приложение N 6), которая может быть оформлена в виде отдельного документа, помещаемого в дело, или в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа.
(п. 126 в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)
127. 120. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется в день поступления в К книге учета наследственных дел (приложение N 21). В случае поступления такого документа по почте он также регистрируется в день поступления в Ж журнале регистрации входящей корреспонденции.
128. 121. Документ, указанный в пункте 124 117 Правил, помещается в наследственное дело, которому а наследственному делу присваивается индивидуальный номер. Номер наследственного дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, присвоенного наследственному делу в соответствии с регистрацией в К книге учета наследственных дел, и года открытия наследственного дела. Например, 20/2005, где 20 - порядковый номер конкретного наследственного дела в соответствии с регистрацией в К книге учета наследственных дел первого документа, поступившего к наследственному делу и послужившему основанием для формирования наследственного дела, 2005 - год открытия наследственного дела.
129. 122. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется одновременно в графе -ах1 и графе 2 К книги учета наследственных дел. Номер, под которым данный документ записан в графе 1 К книги учета наследственных дел, является порядковым номером регистрируемого документа, номер, под которым документ записан в графе 2 К книги учета наследственных дел, является порядковым номером наследственного дела.
130. 123. После присвоения наследственному делу порядкового номера дело регистрируется в Аалфавитной книге учета наследственных дел (приложение N 22).
131. 124. Помимо документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, в К книге учета наследственных дел регистрируются все поступившие к по конкретному наследственному делу заявления, в том числе заявления, поступившие после заведения наследственного дела, оформленные ненадлежащим образом или поступившие с нарушением установленных законом сроков. Например, регистрируются в К книге учета наследственных дел заявления о принятии наследства, поданные по истечении шести 6 месяцев, установленных для принятия наследства; заявления, переданные нотариусу не наследником или направленные по почте, если на них не засвидетельствована подлинность подписи наследника, поскольку данные документы могут служить основанием для отказа в выдаче свидетельства о праве на наследство, если лицо, подавшее ненадлежащее оформленное заявление, не направит нотариусу в установленный срок иное заявление, оформленное в соответствии с законом, или судом не будет восстановлен срок для принятия наследства.
132. 125. При поступлении иных заявлений к наследственному делу, которому уже присвоен порядковый номер, они регистрируются только в графе 1 К книги учета наследственных дел. При этом в графе 3 К книги учета наследственных дел проставляется номер наследственного дела, к по которому поступило заявление.
133. 126. Поручение о принятии мер по охране или по управлению наследственным имуществом, полученное от нотариуса по месту открытия наследства, регистрируется соответственно в К книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества (приложение N 23) или в К книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по управлению наследственным имуществом (приложение N 24).
В случае поступления поручения по почте оно регистрируется в день поступления в Ж журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем - в соответствующей К книге учета заявлений (поручений).
134. 127. Документы, относящиеся к конкретному наследственному делу, помещаются в обложку наследственного дела (приложение N 25).
135. 128. В наследственное дело помещаются все документы, связанные с оформлением наследства конкретного наследодателя (в том числе документы, касающиеся подтверждения полномочий душеприказчика, принятия мер к охране и к управлению наследственным имуществом, экземпляр свидетельства о праве на наследство, документ о выдаче свидетельства о праве на наследство в налоговый орган по установленной форме, экземпляр справки о стоимости имущества, переходящего в собственность граждан в порядке наследования, в случае необходимости представления указанной справки в соответствии с законодательством, запросы суда, соответствующая переписка нотариуса и т.д.).
136. 129. При вынесении нотариусом постановления об отказе в совершении нотариального действия экземпляр постановления помещается в наследственное дело.
(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)
137. 130. По общему правилу производство по наследственному делу считается оконченным, и дело оформляется для временного хранения (глава IX Правил) после выдачи свидетельства о праве на наследство всем наследникам.
