Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Вопрос 1.Основные направления унификации документов на современном этапе.
Унификация (от латинского unus – один + facere – делать) – приведение чего-дибо к единой форме, системе, единообразию. «В технике под унификацией понимают приведение различных видов продукции и средств ее производства к наименьшему числу типоразмеров, мерок, свойств и т.п. Один из методов стандартизации» На наш взгляд, можно выделить четыре ступени унификации документов. К первой ступени отнесем унификацию форматов бумаг (от латинского forma – размер листа карточки). Используемые форматы бумаг предопределяют размеры конвертов, пакетов, папок, ящиков письменных столов, учитываются при конструировании как пишущих машин, так и машин, обрабатывающих документы. Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают, но наибольшее распространение имеют в Европе немецкие форматы, а в США - североамериканские форматы бумаг. Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограничения размеров форматов бумаги для изготовления документов. Форматы обязательны в нашей стране для управленческой документации и сегодня. Эти форматы приняты и ISO (Международной организацией по стандартизации) Помимо форматов бумаг, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил рекомендуемые для служебных документов минимальные размеры полей: левое поле – 20 мм; правое поле – 10 мм; верхнее поле – 20 мм; нижнее поле – 20 мм. Ко второй ступени унификации документов можно отнести унификацию форм документов (от латинского forma – внешний вид, наружность). В словарях слово «форма» определяется как внешние очертания, наружный вид предмета, установленный образец чего-либо, шаблон. В данной статье к унификации форм относятся как закрепление расположения реквизитов документа на листе бумаги и требования к ним, проводимое путем разработки стандартов на системы документации, так и разработка унифицированных форм документов, в которых определена информация, излагаемая в тексте документа. Разработка унифицированных форм документов проводится как на общегосударственном уровне, так и на уровне конкретных организаций. Как третью ступень выделим унификацию теста документа, если нет утвержденной унифицированной формы, то есть определение, какую информацию, в какой последовательности изложить в документе. Другой способ получить необходимую информацию в нужной последовательности – заполнение анкеты. Анкеты - «опросные листы для получения определенных сведений»4. Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет. Еще один способ унифицировать информацию в тексте документа – составление таблиц. Таблица – это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Таблица строится по строго установленной форме. Унифицировать текст документов, создаваемых по часто повторяющимся ситуациям, позволяет разработка трафаретных текстов (шаблонов). Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом. Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере. К унификации текста документа можно отнести также разработку и применение наборов стандартных фраз и выражений (стандартизированные формулы, клише, сложившиеся словосочетания). Яркий пример - утвержденная Постановлением Минтруда РФ № 69 10. 10. 2003 Инструкция по заполнению трудовых книжек, где даны типовые формулировки записей в трудовую книжку увольнения работника. Стандартные речевые конструкции типа на основании приказа…, в связи с выходом Постановления Правительства РФ…вводятся в память машины. К четвертой ступени унификации документов можно отнести понятийную унификацию, то есть упорядочение терминологии. Интеграция научных знаний, необходимость привлечения к разработке определенных проблем специалистов разных научных направлений и взаимное проникновение в языки иностранных слов потребовали однозначности употребляемых понятий, без чего невозможно придти к единому пониманию вопроса и договоренности. Например, так как вопросы документирования нашли отражение во многих законодательных актах, в них соответственно закреплены и определения терминов, используемых в сфере документационного обеспечения управления. Второе направление унификации понятий – разработка стандартов на термины и определения. |
Последнее изменение этой страницы: 2019-04-09; Просмотров: 354; Нарушение авторского права страницы