Постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

17. Компьютерные технологии подготовки документов

Подготовка текстов с использованием компьютерной систе­мы подготовки текстовых докуменитов (СПТД) заключается в последовательном выполнении ряда этапов.

С некоторой долей условности можно выделить:

— набор текста;

— редактирование введенной информации;

— форматирование (оформление) отдельных структурных эле­ментов будущего документа;

— печать документа;

— сохранение текста документа и ведение архива текстов.

Создание и внедрение комплексных систем автоматизации делопроизводства преследует достижение следующих целей.

В области обработки документов:

· обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

· создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

· создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

· обеспечение повышения качества документов, создаваемых в организации;

· исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.

В области контроля за исполнительской дисциплиной:

· обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

· обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

· сокращение сроков прохождения и исполнения документов.

Программные системы автоматизации делопроизводства и документооборота могут быть классифицированы по следующим характеристикам:

· используемым технологиям делопроизводства;

· соответствию основным задачам делопроизводства;

· функциональным характеристикам систем;

· программной реализации;

· стоимостным показателям.

18. Порядок обработки отправляемых документов

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

19. Организация работы с конфиденциальными документами

Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен.

К конфиденциальным относятся документы, имеющие гриф ограничения доступа: «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования».

Размножение конфиденциальных документов производится:

- с разрешения руководства предприятия;

- с ограниченным количеством копий;

- в специально выделенном помещении;

- в присутствии должностного лица, ответственного за документ;

- с немедленным уничтожением бракованных копий.

Запрещается:

- изъятие конфиденциальных документов из дел;

- перемещение их одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов»;

- несанкционированный вынос конфиденциальных документов из офиса. конфиденциальный документ личный состав регистрационный индекс

20. Защита документов, содержащих коммерческую тайну

 Защита служебной и коммерческой тайны (КТ) от неправомерных посягательств может осуществляться на основе норм гражданского, административного либо утоловного права.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

• разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенные к КТ;
• ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;
• ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;
• использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;
• осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ. Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника:

• не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лег после его увольнения, если иной срок не определен трудовым договором;
• соблюдать доведенные до сведения работника требования по защите КТ;
• не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца;
• не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле
работника не менее 5 лет после его увольнения.

Руководителями предприятий (организаций) издается специальный приказ о «Перечне сведений, составляющих КТ предприятия» и мерах по охране этих сведений. Сотрудники предприятия под расписку знакомятся с приказом. Примерный перечень сведений, составляющих КТ предприятия, приведен ниже.

21. Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки документов. В технологию работы с документами входит:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация документов;

· контроль исполнения документов;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов;

· отправка документов;

· систематизация, формирование дел и текущее хранение документов.

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться: