Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Руководителям органов юстиции субъектов РФ



При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

На одном документе может быть напечатано не более четырех адресатов. Перед вторым, третьим и четвертым адресом слово " Копия" не пишется. Если адресатов больше четырех, составитель документа готовит список на рассылку, а на каждом документе указывается только один адрес.

Внутреннее согласование оформляется визой, состоящей из личной подписи визирующего и даты. Если подпись неразборчива, дается ее расшифровка. Виза может быть оформлена и более полно: указание должности визирующего, подпись, ее расшифровка (инициалы и фамилия) и дата.

По образцу визы оформляется также отметка об ознакомлении с документом (ознакомительная виза).

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту, они излагаются на отдельном листе. В этом случае на проекте документа делается отметка: " Замечания прилагаются", ставится подпись и дата.

Место визы — ниже подписи на нижнем поле или на левом поле документа на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения — второй.

Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

В отдельных случаях может ставиться виза на каждом листе документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству.

 

Тексты многих документов до подписания согласовываются с заинтересованными должностными лицами и структурными подразделениями, в том числе с бухгалтерией (главным образом с главным бухгалтером). Согласование — это по существу проверка целесообразности и своевременности документа, соответствия его действующим нормативным актам, реальности выполнения предлагаемого мероприятия т.е. оценка проекта документа.

Согласование может проводиться как внутри учреждения с его отделами или должностными лицами, так и вне его с другими организациями.

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если выполнение документа связано с какими-либо финансовыми затратами, обязательно требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером). Так, в " Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации" указывается: " С главным бухгалтером (бухгалтером) целесообразно согласовывать назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других)".

В " Положении о главных бухгалтерах" документы, подлежащие согласованию с главным бухгалтером, перечислены более подробно. Это кроме приказов по личному составу, договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товароматериальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера (главного бухгалтера) предусмотрена на большом количестве документов. Виды визируемых главным бухгалтером документов должны быть вписаны в его должностную инструкцию.

В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения, но чаще всего проставлением грифа согласования.

Гриф согласования оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа и имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование документом. Например:

СОГЛАСОВАНО

Главный бухгалтер фирмы " Заря"

(подпись)             В.В. Тимофеева

08.08.99

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления

NS 25

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минздрава РФ

NS 01-04/185

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются документ, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек. Место грифа согласования ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне документа.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования. В этом случае на документе перед подписью ставится отметка: Лист согласования прилагается, а на листе согласования указывается, к какому документу этот лист относится.

Согласованный документ направляется для подписания.

В бланке документа отводится место для проставления даты и индекса документа - его важнейших поисковых признаков.

Дата - обязательный реквизит любого документа, в том числе и бухгалтерского. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов - приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления, документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования (визирования), гриф утверждения, резолюция, отметки о получении и исполнении документа, отметка о переносе данных на машинный носитель.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков — шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, 03.04.99. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Словесно-цифровой способ оформления дат (21 мая 1999 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан.

Дата оформляется без кавычек.

Международным стандартом предусмотрена обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например: 1999.03.08.

При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Для внутренних документов (приказов, протоколов) это обычно порядковый номер с начала года (с января по декабрь). Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Регистрацию проводят децентрализованно по группам документов — бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности — в канцелярии, по кадрам — в отделе кадров.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например:

02—15/89, где 02 — индекс структурного подразделения (бухгалтерии), 15-номер дела по номенклатуре, 89-порядковый номер отправляемого документа.

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Например: N 463/162/298.

" Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью".

Важным реквизитом является ссылка на регистрационный номер и дату документа-запроса, на который дается ответ. Этот реквизит появился лишь в 1972 году в ГОСТе. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста письма. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой " На Ваше письмо от 17 мая 1956 г. за № 02-15/89 сообщаем...". Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

При получении ответного документа, по этому реквизиту подбирается копия инициативного документа, на который пришел ответ, подкладывается к полученному ответу и только вместе эти документы идут в работу. В этом случае сразу будет полная информация по вопросу: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.

Подпись - обязательный реквизит служебного документа. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Две и более подписи ставятся также на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Например, договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Для придания юридической силы ряду документов они заверяются печатью. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. На многих документах финансового характера проставление печати обязательно.

В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Изготовление Гербовой печати, также как и бланков с изображением Герба, регулируется Постановлением Правительства Российской Федерации " Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" от 27.12.95 № 1268. В нем указано, что изготовление гербовых печатей могут производить только штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на данный вид деятельности и сертификат о наличии технических возможностей для изготовления печатей на должном качественном уровне. Заказать печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации могут федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы и учреждения, определенные Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050.

Гербовая печать проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.д.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.)35. Перечень документов, на которых ставится гербовая печать, приведен в приложении в конце книги.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а обычно воспроизводится название структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей, сейфов и т.д.

Печать заверяет подлинность документов и может проставляться или на специально отведенном месте (обычно оно обозначено символом " М.П." ) или так, чтобы ее оттиск захватил часть личной подписи и наименования должности лица, подписавшего документ. Оттиск печати должен хорошо читаться.

Обычные служебные письма, не связанные с финансированием, выполняются на бланках и не требуют удостоверения печатью

 

Оформление служебных отметок. Использование печатей и штампов.


Поделиться:



Последнее изменение этой страницы: 2019-04-09; Просмотров: 318; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.026 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь