Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Электронные картотеки баз данных



 Организация поисковой системы по документам.

Регистрация документов

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые таможенным органом - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из ФТС России или направляемые ей, распорядительные документы (приказы начальника управления или таможни по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы и решения коллегии), служебная переписка и др.

(в ред. Приказа ФТС РФ от 30.03.2007 N 383)

. Документы, поступившие из ФТС России, органов государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления, а также организаций, предприятий, таможенных органов и др., поступающих на рассмотрение руководства таможенного органа, распорядительные документы (приказы, распоряжения), переписка за подписью руководства таможенного органа, докладные записки на имя руководства таможенного органа регистрируются и учитываются (приложения 21 и 22) в ОДО.

Протоколы заседаний и решения коллегии, оперативных совещаний у начальника таможенного органа регистрируются в отделе обеспечения деятельности коллегии, организационно-аналитическом отделе и т.п.

Документы, не подлежащие регистрации в ОДО и учитываемые по реестру (приложение 22), регистрируются или учитываются в структурных подразделениях в соответствии с порядком, предусмотренным организационно-методическими документами этих подразделений.

. Документы регистрируются и учитываются в базах данных установленного в ОДО таможенного органа КПС " УКИД-Р". Базами данных являются электронные картотеки, в которые вносятся основные реквизиты регистрируемых (приложение 26) и учитываемых (приложение 29) документов.

Распечатанные экземпляры карточек на внесенные в электронные картотеки документы используются для создания вспомогательных картотек в ОДО и структурном подразделении, куда передается документ на исполнение.

. Регистрация входящих документов

После проставления на входящих документах в соответствии с пп. 4.3.25 и 5.3.1 регистрационного штампа они сортируются для внесения их в электронные картотеки соответствующих баз данных КПС " УКИД-Р":

" Документы вышестоящих таможенных органов";

" Документы организаций, таможен и постов";

абзац исключен с 21 марта 2007 года. - Приказ ФТС РФ от 30.03.2007 N 383;

" Документы реестрового учета".

При вводе основных реквизитов поступивших документов в электронные картотеки баз данных " Документы вышестоящих таможенных органов", " Документы организаций, таможен и постов" осуществляется автоматическое сквозное присвоение регистрационных номеров документов. Присвоенный автоматизированной системой номер документа переносится в регистрационный штамп (приложение 13).

Абзац исключен с 21 марта 2007 года. - Приказ ФТС РФ от 30.03.2007 N 383.

Документы реестрового учета систематизируются по структурным подразделениям таможенного органа, после чего вносятся в электронную картотеку соответствующей базы данных без присвоения им регистрационных номеров (приложение 29). После ввода основных реквизитов в электронные карточки распечатываются два экземпляра реестра (приложение 30), один из которых с распиской ответственного за делопроизводство структурного подразделения в получении остается в ОДО, другой вместе с документами передается в это структурное подразделение.

В электронные карточки баз данных вносятся основные реквизиты документов соответственно указанным в карточке полям (приложение 26). Правила заполнения полей в электронных карточках баз данных приведены в " Руководстве пользователя" КПС " УКИД-Р".

На документы, внесенные в электронные картотеки баз данных (кроме базы " Документы реестрового учета" ), распечатывается единая сокращенная форма РКК (приложение 27) в двух экземплярах. Один экземпляр РКК с распиской ответственного за делопроизводство структурного подразделения в получении документа помещается в картотеку ОДО, другой вместе с документом передается в это подразделение на исполнение.

Регистрация исходящих документов

 Исходящие документы таможенного органа регистрируются централизованно в ОДО.

Перед регистрацией исходящих документов должностные лица ОДО проверяют наличие на документе подписей и соответствующих виз (в том числе и соисполнителей, указанных в резолюции), приложений к документам, фамилии и номера телефона исполнителя, а также правильность написания адресата, номера и даты документа, на который дается ответ.

Исходящие письма-ответы принимаются на регистрацию от ответственных за делопроизводство структурных подразделений только вместе с документами-запросами (основаниями) и экземпляром РКК, полученным подразделением в соответствии с п. 6.2.2. Представленный структурным подразделением экземпляр РКК помещается в валовую картотеку ОДО, а находящийся в указанной картотеке экземпляр РКК изымается и уничтожается.

Документы, оформленные с нарушением требований данной Инструкции, в ОДО не регистрируются и подлежат возврату в структурное подразделение на доработку.

Номер исходящего письма таможенного органа состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и индивидуального порядкового номера по " шахматке" (приложение 31), например:

                                       

01-18/456, где

              01 - обозначение ОДО,

              18 - номер дела по номенклатуре,

              456 - индивидуальный порядковый номер письма;

 

или

 

14-11/128, где

              14 - обозначение структурного подразделения,

              11 - номер дела по номенклатуре,

              128 - индивидуальный порядковый номер письма.

 

Письмам, подписанным руководством таможенного органа, индекс дела присваивается и проставляется должностными лицами ОДО.

Письма за подписью руководителей структурных подразделений поступают на регистрацию в ОДО от ответственных за делопроизводство структурных подразделений с проставленным индексом дела структурного подразделения, в которое будет подшита копия письма, завизированная всеми заинтересованными лицами (далее - визовая копия).

Визовая копия письма должна полностью соответствовать оригиналу письма и не иметь никаких исправлений.

 После проставления исходящего регистрационного номера на оригинале и визовой копии письма визовые копии заверяются штампом " Верно. Инспектор ОДО" с обязательным указанием личной подписи, ее расшифровки и даты, предусмотренных п. 4.3.22.

. При регистрации основные реквизиты исходящих писем вносятся в электронные карточки базы данных " Переписка" (приложение 32) и на каждое письмо распечатывается РКК (приложение 27) (если визовая копия письма подлежит возврату в структурное подразделение, то ответственный за делопроизводство данного подразделения расписывается в РКК за получение копии письма).

Распечатанные РКК составляют в ОДО картотеку исходящих писем таможенного органа.

Если входящий документ исполнен без составления письменного ответа (вопрос решен по телефону, путем личной встречи и т.п.) и формируется в дело структурного подразделения - исполнителя, ответственный за делопроизводство данного подразделения возвращает в ОДО экземпляр РКК, полученный подразделением в соответствии с п. 6.2.2, со всеми необходимыми отметками об исполнении и списании в дело. Представленный структурным подразделением экземпляр РКК помещается в соответствующую картотеку входящих документов, а первоначальный экземпляр РКК из картотеки изымается и уничтожается.

Оригиналы исходящих писем могут выдаваться на руки исполнителям под расписку с разрешения начальника ОДО только в исключительных случаях с целью срочной отправки адресату. В этом случае на копии письма проставляется штамп " Подлинник получен" (приложение 13) с указанием фамилии должностного лица, получившего оригинал письма, его подписи и даты.

. Письмо, подлежащее размножению для рассылки адресатам, должно поступать в ОДО с заполненным и подписанным руководством структурного подразделения списком рассылки.

Организацию работы по копированию (тиражированию) писем в соответствии с рассылкой осуществляет исполнитель. На отправку размноженные экземпляры писем поступают полностью сформированные и сброшюрованные.

 Регистрация внутренних документов

. Регистрация приказов и распоряжений таможенного органа осуществляется ОДО.

Приказы регистрируются порядковыми номерами и в пределах каждого вида приказа:

по основной деятельности;

о командировании, наложении взысканий, предоставлении отпусков (учебных, по личным обстоятельствам) - с добавлением индекса " КМ";

о поощрении, премировании, награждении - с добавлением индекса " П";

о приеме на службу, работу и назначении на должность, зачислении в распоряжение; увольнении со службы, работы и освобождении от должности - с добавлением индекса " К";

по аттестации, присвоению званий, выплате процентных надбавок - с добавлением индекса " А".

Распоряжения нумеруются порядковыми номерами с добавлением индекса " р".

Присвоение порядковых номеров приказам и распоряжениям осуществляется по " шахматке" (приложение 31) и в пределах календарного года.

При регистрации приказов и распоряжений таможенного органа их основные реквизиты вносятся в электронную картотеку базы данных " Приказы, распоряжения" (приложение 33).

Докладные и служебные записки, отчеты о командировках на имя руководства таможенного органа регистрируются в ОДО в базе данных " Протоколы, докладные записки" (приложение 26). Регистрационный номер докладных и служебных записок, отчетов о командировках состоит из порядкового номера с добавлением индекса " дз". Присвоение порядкового номера осуществляется по " шахматке" (приложение 31) и в пределах календарного года. Регистрационный номер проставляется в штампе (приложение 13).

После присвоения регистрационного номера порядок прохождения докладных и служебных записок, отчетов должен соответствовать подразделу 5.5.1:

сотрудники ОДО осуществляют ввод основных реквизитов записок и отчетов в электронные карточки базы данных " Протоколы, докладные записки";

рассмотренные руководством таможенного органа записки и отчеты возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об их возврате, в РКК вносится содержание резолюции, документы ставятся на контроль;

распечатываются два экземпляра РКК, один из которых с распиской ответственного за делопроизводство структурного подразделения в получении остается в ОДО для формирования картотеки записок и отчетов, другой вместе с документом передается в это структурное подразделение на исполнение.

По окончании исполнения докладные, служебные записки со всеми относящимися к ним документами и экземпляром РКК структурное подразделение возвращает в ОДО, где:

в электронные карточки базы данных " Протоколы, докладные записки" вносятся отметки об исполнении;

представленный структурным подразделением экземпляр РКК со сведениями об исполнении помещается в картотеку записок и отчетов, а находящийся в указанной картотеке экземпляр РКК изымается и уничтожается.

Регистрация докладных и служебных записок на имя руководителей структурных подразделений осуществляется ответственными за делопроизводство этих подразделений. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера, присваиваемого по " шахматке" и в пределах календарного года.

Размножение, контроль за исполнением указанных записок осуществляют ответственные за делопроизводство структурных подразделений - исполнителей.

Организация поисковой системы по документам

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в таможенных органах используется КПС " УКИД-Р".

При регистрации документов необходимая информация вносится в КПС " УКИД-Р", включающий в себя электронные картотеки баз данных по входящим документам (" Документы вышестоящих таможенных органов", " Документы организаций, таможен и постов", " Документы реестрового учета" ), исходящим и внутренним документам (" Переписка", " Приказы, распоряжения", " Протоколы, докладные записки", " Другие" ).

(в ред. Приказа ФТС РФ от 30.03.2007 N 383)

По базам данных " Документы вышестоящих таможенных органов", " Документы организаций, таможен и постов", " Приказы, распоряжения", " Протоколы, докладные записки" в ОДО ведутся электронные контрольные картотеки и валовые (на основе РКК) картотеки, по которым осуществляются контроль исполнения и информационно-поисковая работа.

(в ред. Приказа ФТС РФ от 30.03.2007 N 383)

 КПС " УКИД-Р" обеспечивает поиск информации или конкретного документа по реквизитам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и др.).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов.

Порядок защиты и доступа к информации, содержащейся в электронных базах данных ОДО, определяет руководство таможенного органа.

В структурных подразделениях учет документов, поступивших на исполнение из ОДО, осуществляется по РКК (приложение 27), направленных вместе с документами. Указанные РКК составляют основные картотеки структурных подразделений, где карточки систематизируются по исполнителям (отделам) и срокам исполнения документов.

Кроме картотек в структурных подразделениях используется также КПС " УКИД-Р".


 

                                                                  Тема11

  Порядок рассмотрения запросов, предложений, заявлений и жалоб граждан.

11.1. Порядок регистрации (учета), рассмотрения и разрешения письменных обращений граждан.

11.2. Контроль за исполнением поручений по рассмотрению обращений граждан и сроки их рассмотрения.

11.3. Организация приема граждан.

11.4. Работа с обращениями и запросами депутатов.

 

11.1. Порядок регистрации (учета), рассмотрения и разрешения письменных обращений граждан.

 Все поступающие в ГТК России обращения граждан регистрируются (учитываются) в
/Отделе в день их поступления и заносятся в электронную картотеку базы данных " Письма,
заявления граждан" автоматизированной системы " Учет и контроль исполнения документов". В
электронную карточку базы данных вносятся основные реквизиты документов согласно указанным
в карточке полям (приложение 1). На документы, внесенные в электронную картотеку базы данных
" Письма, заявления граждан", распечатывается сокращенная форма регистрационной
контрольной карточки (далее - карточка) в двух экземплярах (приложение 2). Первый экземпляр
карточки, на которой должностное лицо структурного подразделения ГТК РоссииГотвётственное за
делопроизводство, расписывается в получении документов, помещается в контрольную картотеку
Отдела, второй экземпляр вместе с документами передается'в структурное подразделение ГТК
России для^истюлнения.

Регистрационный номер обращения граждан формируется^? начальной буквы фамилии
автора обращения, порядкового номера обращения и буквы " р" или " и" - российские и иностранные
граждане (например, " А-10р", " К-12р", " Ж-2и" ).

Регистрационный номер указывается в штампе ГТК России, который проставляется в нижнем правом углу первого листа обращения.

На коллективных обращениях граждан перед порядковым номером проставляются, соответственно, буквы " КЛ". Регистрация обращений российских и иностранных граждан в электронной картотеке базы данных осуществляется раздельно. Конверты, в которых были присланы обращения граждан, сохраняются, если иначе нельзя установить адрес отправителя или если дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения, а также в других необходимых случаях.


Поделиться:



Последнее изменение этой страницы: 2019-04-09; Просмотров: 347; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.031 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь