Электронные картотеки баз данных

 Организация поисковой системы по документам.

Регистрация документов

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые таможенным органом - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из ФТС России или направляемые ей, распорядительные документы (приказы начальника управления или таможни по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы и решения коллегии), служебная переписка и др.

(в ред. Приказа ФТС РФ от 30.03.2007 N 383)

. Документы, поступившие из ФТС России, органов государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления, а также организаций, предприятий, таможенных органов и др., поступающих на рассмотрение руководства таможенного органа, распорядительные документы (приказы, распоряжения), переписка за подписью руководства таможенного органа, докладные записки на имя руководства таможенного органа регистрируются и учитываются (приложения 21 и 22) в ОДО.

Протоколы заседаний и решения коллегии, оперативных совещаний у начальника таможенного органа регистрируются в отделе обеспечения деятельности коллегии, организационно-аналитическом отделе и т.п.

Документы, не подлежащие регистрации в ОДО и учитываемые по реестру (приложение 22), регистрируются или учитываются в структурных подразделениях в соответствии с порядком, предусмотренным организационно-методическими документами этих подразделений.

. Документы регистрируются и учитываются в базах данных установленного в ОДО таможенного органа КПС " УКИД-Р". Базами данных являются электронные картотеки, в которые вносятся основные реквизиты регистрируемых (приложение 26) и учитываемых (приложение 29) документов.

Распечатанные экземпляры карточек на внесенные в электронные картотеки документы используются для создания вспомогательных картотек в ОДО и структурном подразделении, куда передается документ на исполнение.

. Регистрация входящих документов

После проставления на входящих документах в соответствии с пп. 4.3.25 и 5.3.1 регистрационного штампа они сортируются для внесения их в электронные картотеки соответствующих баз данных КПС " УКИД-Р":

" Документы вышестоящих таможенных органов";

" Документы организаций, таможен и постов";

абзац исключен с 21 марта 2007 года. - Приказ ФТС РФ от 30.03.2007 N 383;

" Документы реестрового учета".

При вводе основных реквизитов поступивших документов в электронные картотеки баз данных " Документы вышестоящих таможенных органов", " Документы организаций, таможен и постов" осуществляется автоматическое сквозное присвоение регистрационных номеров документов. Присвоенный автоматизированной системой номер документа переносится в регистрационный штамп (приложение 13).

Абзац исключен с 21 марта 2007 года. - Приказ ФТС РФ от 30.03.2007 N 383.

Документы реестрового учета систематизируются по структурным подразделениям таможенного органа, после чего вносятся в электронную картотеку соответствующей базы данных без присвоения им регистрационных номеров (приложение 29). После ввода основных реквизитов в электронные карточки распечатываются два экземпляра реестра (приложение 30), один из которых с распиской ответственного за делопроизводство структурного подразделения в получении остается в ОДО, другой вместе с документами передается в это структурное подразделение.

В электронные карточки баз данных вносятся основные реквизиты документов соответственно указанным в карточке полям (приложение 26). Правила заполнения полей в электронных карточках баз данных приведены в " Руководстве пользователя" КПС " УКИД-Р".

На документы, внесенные в электронные картотеки баз данных (кроме базы " Документы реестрового учета" ), распечатывается единая сокращенная форма РКК (приложение 27) в двух экземплярах. Один экземпляр РКК с распиской ответственного за делопроизводство структурного подразделения в получении документа помещается в картотеку ОДО, другой вместе с документом передается в это подразделение на исполнение.

Регистрация исходящих документов

 Исходящие документы таможенного органа регистрируются централизованно в ОДО.

Перед регистрацией исходящих документов должностные лица ОДО проверяют наличие на документе подписей и соответствующих виз (в том числе и соисполнителей, указанных в резолюции), приложений к документам, фамилии и номера телефона исполнителя, а также правильность написания адресата, номера и даты документа, на который дается ответ.

Исходящие письма-ответы принимаются на регистрацию от ответственных за делопроизводство структурных подразделений только вместе с документами-запросами (основаниями) и экземпляром РКК, полученным подразделением в соответствии с п. 6.2.2. Представленный структурным подразделением экземпляр РКК помещается в валовую картотеку ОДО, а находящийся в указанной картотеке экземпляр РКК изымается и уничтожается.

Документы, оформленные с нарушением требований данной Инструкции, в ОДО не регистрируются и подлежат возврату в структурное подразделение на доработку.

Номер исходящего письма таможенного органа состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и индивидуального порядкового номера по " шахматке" (приложение 31), например:

                                       

01-18/456, где

              01 - обозначение ОДО,

              18 - номер дела по номенклатуре,

              456 - индивидуальный порядковый номер письма;

 

или

 

14-11/128, где

              14 - обозначение структурного подразделения,

              11 - номер дела по номенклатуре,

              128 - индивидуальный порядковый номер письма.

 

Письмам, подписанным руководством таможенного органа, индекс дела присваивается и проставляется должностными лицами ОДО.

Письма за подписью руководителей структурных подразделений поступают на регистрацию в ОДО от ответственных за делопроизводство структурных подразделений с проставленным индексом дела структурного подразделения, в которое будет подшита копия письма, завизированная всеми заинтересованными лицами (далее - визовая копия).

Визовая копия письма должна полностью соответствовать оригиналу письма и не иметь никаких исправлений.

 После проставления исходящего регистрационного номера на оригинале и визовой копии письма визовые копии заверяются штампом " Верно. Инспектор ОДО" с обязательным указанием личной подписи, ее расшифровки и даты, предусмотренных п. 4.3.22.

. При регистрации основные реквизиты исходящих писем вносятся в электронные карточки базы данных " Переписка" (приложение 32) и на каждое письмо распечатывается РКК (приложение 27) (если визовая копия письма подлежит возврату в структурное подразделение, то ответственный за делопроизводство данного подразделения расписывается в РКК за получение копии письма).

Распечатанные РКК составляют в ОДО картотеку исходящих писем таможенного органа.

Если входящий документ исполнен без составления письменного ответа (вопрос решен по телефону, путем личной встречи и т.п.) и формируется в дело структурного подразделения - исполнителя, ответственный за делопроизводство данного подразделения возвращает в ОДО экземпляр РКК, полученный подразделением в соответствии с п. 6.2.2, со всеми необходимыми отметками об исполнении и списании в дело. Представленный структурным подразделением экземпляр РКК помещается в соответствующую картотеку входящих документов, а первоначальный экземпляр РКК из картотеки изымается и уничтожается.

Оригиналы исходящих писем могут выдаваться на руки исполнителям под расписку с разрешения начальника ОДО только в исключительных случаях с целью срочной отправки адресату. В этом случае на копии письма проставляется штамп " Подлинник получен" (приложение 13) с указанием фамилии должностного лица, получившего оригинал письма, его подписи и даты.

. Письмо, подлежащее размножению для рассылки адресатам, должно поступать в ОДО с заполненным и подписанным руководством структурного подразделения списком рассылки.

Организацию работы по копированию (тиражированию) писем в соответствии с рассылкой осуществляет исполнитель. На отправку размноженные экземпляры писем поступают полностью сформированные и сброшюрованные.

 Регистрация внутренних документов

. Регистрация приказов и распоряжений таможенного органа осуществляется ОДО.

Приказы регистрируются порядковыми номерами и в пределах каждого вида приказа:

по основной деятельности;

о командировании, наложении взысканий, предоставлении отпусков (учебных, по личным обстоятельствам) - с добавлением индекса " КМ";

о поощрении, премировании, награждении - с добавлением индекса " П";

о приеме на службу, работу и назначении на должность, зачислении в распоряжение; увольнении со службы, работы и освобождении от должности - с добавлением индекса " К";

по аттестации, присвоению званий, выплате процентных надбавок - с добавлением индекса " А".

Распоряжения нумеруются порядковыми номерами с добавлением индекса " р".

Присвоение порядковых номеров приказам и распоряжениям осуществляется по " шахматке" (приложение 31) и в пределах календарного года.

При регистрации приказов и распоряжений таможенного органа их основные реквизиты вносятся в электронную картотеку базы данных " Приказы, распоряжения" (приложение 33).

Докладные и служебные записки, отчеты о командировках на имя руководства таможенного органа регистрируются в ОДО в базе данных " Протоколы, докладные записки" (приложение 26). Регистрационный номер докладных и служебных записок, отчетов о командировках состоит из порядкового номера с добавлением индекса " дз". Присвоение порядкового номера осуществляется по " шахматке" (приложение 31) и в пределах календарного года. Регистрационный номер проставляется в штампе (приложение 13).

После присвоения регистрационного номера порядок прохождения докладных и служебных записок, отчетов должен соответствовать подразделу 5.5.1:

сотрудники ОДО осуществляют ввод основных реквизитов записок и отчетов в электронные карточки базы данных " Протоколы, докладные записки";

рассмотренные руководством таможенного органа записки и отчеты возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об их возврате, в РКК вносится содержание резолюции, документы ставятся на контроль;

распечатываются два экземпляра РКК, один из которых с распиской ответственного за делопроизводство структурного подразделения в получении остается в ОДО для формирования картотеки записок и отчетов, другой вместе с документом передается в это структурное подразделение на исполнение.

По окончании исполнения докладные, служебные записки со всеми относящимися к ним документами и экземпляром РКК структурное подразделение возвращает в ОДО, где:

в электронные карточки базы данных " Протоколы, докладные записки" вносятся отметки об исполнении;

представленный структурным подразделением экземпляр РКК со сведениями об исполнении помещается в картотеку записок и отчетов, а находящийся в указанной картотеке экземпляр РКК изымается и уничтожается.

Регистрация докладных и служебных записок на имя руководителей структурных подразделений осуществляется ответственными за делопроизводство этих подразделений. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера, присваиваемого по " шахматке" и в пределах календарного года.

Размножение, контроль за исполнением указанных записок осуществляют ответственные за делопроизводство структурных подразделений - исполнителей.

Организация поисковой системы по документам

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в таможенных органах используется КПС " УКИД-Р".

При регистрации документов необходимая информация вносится в КПС " УКИД-Р", включающий в себя электронные картотеки баз данных по входящим документам (" Документы вышестоящих таможенных органов", " Документы организаций, таможен и постов", " Документы реестрового учета" ), исходящим и внутренним документам (" Переписка", " Приказы, распоряжения", " Протоколы, докладные записки", " Другие" ).

(в ред. Приказа ФТС РФ от 30.03.2007 N 383)

По базам данных " Документы вышестоящих таможенных органов", " Документы организаций, таможен и постов", " Приказы, распоряжения", " Протоколы, докладные записки" в ОДО ведутся электронные контрольные картотеки и валовые (на основе РКК) картотеки, по которым осуществляются контроль исполнения и информационно-поисковая работа.

(в ред. Приказа ФТС РФ от 30.03.2007 N 383)

 КПС " УКИД-Р" обеспечивает поиск информации или конкретного документа по реквизитам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и др.).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов.

Порядок защиты и доступа к информации, содержащейся в электронных базах данных ОДО, определяет руководство таможенного органа.

В структурных подразделениях учет документов, поступивших на исполнение из ОДО, осуществляется по РКК (приложение 27), направленных вместе с документами. Указанные РКК составляют основные картотеки структурных подразделений, где карточки систематизируются по исполнителям (отделам) и срокам исполнения документов.

Кроме картотек в структурных подразделениях используется также КПС " УКИД-Р".

 

                                                                  Тема11

  Порядок рассмотрения запросов, предложений, заявлений и жалоб граждан.

11.1. Порядок регистрации (учета), рассмотрения и разрешения письменных обращений граждан.

11.2. Контроль за исполнением поручений по рассмотрению обращений граждан и сроки их рассмотрения.

11.3. Организация приема граждан.

11.4. Работа с обращениями и запросами депутатов.

 

11.1. Порядок регистрации (учета), рассмотрения и разрешения письменных обращений граждан.

 Все поступающие в ГТК России обращения граждан регистрируются (учитываются) в
/Отделе в день их поступления и заносятся в электронную картотеку базы данных " Письма,
заявления граждан" автоматизированной системы " Учет и контроль исполнения документов". В
электронную карточку базы данных вносятся основные реквизиты документов согласно указанным
в карточке полям (приложение 1). На документы, внесенные в электронную картотеку базы данных
" Письма, заявления граждан", распечатывается сокращенная форма регистрационной
контрольной карточки (далее - карточка) в двух экземплярах (приложение 2). Первый экземпляр
карточки, на которой должностное лицо структурного подразделения ГТК РоссииГотвётственное за
делопроизводство, расписывается в получении документов, помещается в контрольную картотеку
Отдела, второй экземпляр вместе с документами передается'в структурное подразделение ГТК
России для^истюлнения.

Регистрационный номер обращения граждан формируется^? начальной буквы фамилии
автора обращения, порядкового номера обращения и буквы " р" или " и" - российские и иностранные
граждане (например, " А-10р", " К-12р", " Ж-2и" ).

Регистрационный номер указывается в штампе ГТК России, который проставляется в нижнем правом углу первого листа обращения.

На коллективных обращениях граждан перед порядковым номером проставляются, соответственно, буквы " КЛ". Регистрация обращений российских и иностранных граждан в электронной картотеке базы данных осуществляется раздельно. Конверты, в которых были присланы обращения граждан, сохраняются, если иначе нельзя установить адрес отправителя или если дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения, а также в других необходимых случаях.

⇐ Предыдущая16171819202122232425Следующая ⇒

Поделиться: