Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА



НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ

Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве таможенного органа, передаются на постоянное хранение.

Архив таможенного органа передает на постоянное хранение документы в соответствующий государственный архив, для которого данный таможенный орган - фондообразователь является источником комплектования.

Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим НСА.

Предельный срок временного хранения архивных документов в таможенных органах - 15 лет.

. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.

При угрозе утраты (уничтожения) документов может быть осуществлена досрочная передача документов на постоянное хранение.

Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов таможенным органом по письменному разрешению государственного архива.

При реорганизации таможенного органа его документы подлежат передаче в таможенный орган, являющийся его правопреемником.

При ликвидации таможенного органа, являющегося источником комплектования государственного архива, документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящего таможенного органа. В случае невозможности передачи документов в вышестоящий таможенный орган по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

Документы ликвидируемого таможенного органа, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в пп. 10.3.29 - 10.3.32 настоящей Инструкции.

. Организацию упорядочения документов ликвидируемого таможенного органа, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия.

. Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями таможенного органа и соответствующего архива. В таможенных органах с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет.

Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.

При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд таможенного органа. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности таможенного органа, составе и состоянии документов.

Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке таможенного органа.

Архив таможенного органа принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива осуществляется проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт, устранение обнаруженных дефектов проводится силами таможенного органа.

 Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

                                               Тема 17

 Организация работы служб документационного обеспечения таможенных органов.

17.1. Структура служб

17.2. Задачи, функции, обязанность, права, ответственность, взаимоотношение с другими подразделениями

17.3. Квалификационные требования к должностным лицам таможенного органа, работающим в структуре отдела документационного обеспечения.

 

Структура служб

 Отдел (отделение) документационного обеспечения (далее - ОДО) осуществляет функции документационного обеспечения в таможенном органе.

 ОДО является структурным подразделением таможенного органа и подчиняется непосредственно начальнику таможенного органа.

 В своей работе ОДО руководствуется действующим законодательством; приказами, распоряжениями Федеральной таможенной службы и таможенного органа; положениями о региональном таможенном управлении, таможне, таможенном посте; правилами и указаниями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дела; другими действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела и настоящим положением.

. ОДО возглавляет:

в таможенном управлении - начальник, назначаемый приказом начальника таможенного управления по согласованию с Управлением делами Федеральной таможенной службы;

в таможне - начальник, назначаемый приказом начальника таможни по согласованию с ОДО таможенного управления.

 ОДО имеет круглую печать с обозначением наименования таможенного органа.

 

Задачи и функции

 Основными задачами ОДО являются:

обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможенного органа, их архивное хранение, а также организация работы архива таможенного органа, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том числе подведомственных таможенных органов;

организация методической помощи в работе с документами, в том числе и подведомственным таможенным органам;

обеспечение режима доступа и использования документной информации.

 ОДО в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

организует в целом делопроизводство в таможенном органе;

разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;

принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном органе;

обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможенного органа;

проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству таможенного органа;

оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;

осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов;

организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных таможенных органах;

разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Федеральной таможенной службы методические документы в области документационного обеспечения;

разрабатывает сводную номенклатуру дел таможенного органа, номенклатуру дел ОДО, формирует дела ОДО и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях;

организует работу по приему руководством таможенного органа посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии со специальной инструкцией;

(в ред. Приказа ФТС РФ от 30.03.2007 N 383)

организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством таможенного органа совещаний и заседаний;

организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможенного органа;

осуществляет подготовку документов ОДО к сдаче в архив таможенного органа;

организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности таможенного органа и подведомственных таможенных органов.

 

 Права и ответственность

 

 ОДО имеет право:

осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных органах, о результатах проверок докладывать руководству;

запрашивать у руководителей структурных подразделений и таможенных органов информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения;

вносить руководству таможенного органа предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в аппарате таможенного органа;

участвовать в постановке задач и проектировании автоматизированных информационных систем, связанных с работой ОДО;

возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями требований;

привлекать специалистов структурных подразделений таможенного органа, подведомственных таможенных органов к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива;

участвовать в оперативных совещаниях таможенного органа при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции ОДО.

 Начальник ОДО несет персональную ответственность перед начальником таможенного органа за осуществление задач и функций, предусмотренных настоящим положением.

 Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность должностных лиц ОДО определяются должностными инструкциями, разрабатываемыми на основании настоящего положения.

 

. Взаимоотношения с другими подразделениями

 

ОДО находится в тесном взаимодействии:

со всеми руководителями структурных подразделений таможенного органа - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами; подготовки и представления необходимых руководству документов, использования служебной информации;

с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и др. документов;

с кадровой службой - по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров ОДО;

со службой материально-технического обеспечения - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;

со службами АСУ - по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

 

17.3. Квалификационные требования к должностным лицам таможенного органа, работающим в структуре отдела документационного обеспечения.

Ответственный за делопроизводство структурного подразделения таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства в подразделении.

Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно начальнику соответствующего структурного подразделения.

 Ответственный за делопроизводство назначается приказом по таможенному органу.

 Ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется:

положением о структурном подразделении;

приказами, распоряжениями и другими организационно-распорядительными документами Федеральной таможенной службы и таможенного органа;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

должностной инструкцией.

 Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного органа, правила эксплуатации ПЭВМ.

 

. Права

 

Ответственный за делопроизводство имеет право:

требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов;

не принимать документы на подпись начальника структурного подразделения, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах.

 

 Обязанности

 

 Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов.

 Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан:

принимать документы для структурного подразделения в ОДО, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения, направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;

осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках;

составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов;

принимать документы на подпись начальника структурного подразделения, проверять правильность составления и оформления исходящих документов;

передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в ОДО для отправки;

формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой;

подготавливать документы к последующему хранению и использованию;

передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив таможенного органа;

ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел структурного подразделения на следующий делопроизводственный год;

обеспечивать учет и хранение бланков документов;

давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.

 

 Ответственность

 

Ответственный за делопроизводство несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах и должностной инструкцией.

 

 


Поделиться:



Последнее изменение этой страницы: 2019-04-09; Просмотров: 425; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.053 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь