Microsoft Office Access 2013. Контрольные вопросы

 

       Тема: Создание отчетов Access. Мастер отчетов. Работа с отчетом в режиме конструктора

       Цель: Получить навыки при создании отчётов с помощью мастера, а так же изменять отчёты с помощью конструктора отчётов.

Порядок выполнения работы:

1. Запустите Access и откройте базу данных Заработная_плата, созданную в Лабораторных работах 1-3.

Отчеты предназначены для отображения данных из таблиц и запросов базы данных в «бумажном» варианте. Отличаются от форм тем, что позволяют легко выполнить группировку данных и подведение итогов.

1. Создание отчетов с использованием мастера

На вкладке Создание выберите кнопку Мастер отчетов. Выберите источником данных таблицу Сотрудники. Выберите для включения в запрос поля Должность, Фамилия, Имя, Адрес, Телефон в указанном порядке (см. Рис.17.). Не добавляя уровни группировки, отсортируйте поля по возрастанию должности, затем по возрастанию фамилии, затем имени.

Рис. 17. Сортировка данных 

 

Выберите макет Табличный, любой стиль, задайте имя Сотрудники.

Отчет открывается в режиме просмотра. Обратите внимание на содержание панели инструментов режима просмотра (она называется «Предварительный просмотр»).

Войдите в режим конструктора отчетов, ознакомьтесь с содержанием бланка отчета. Найдите области заголовков, примечаний, колонтитулов. Обратите внимание, что появилась панель элементов управления. Это означает, что инструменты конструктора отчетов такие же, как инструменты конструктора форм. Создание отчета аналогично созданию форм. В области заголовка располагается общий заголовок отчета, в верхнем колонтитуле – заголовки полей, они будут повторены на каждой странице отчета. В области нижнего колонтитула – текущая дата и номера страниц отчета, они тоже будут повторены на каждой странице. Посмотрите, какого типа эти элементы. Для заголовков используется элемент Надпись, для отображения данных элемент Поле. Элемент Линия отделяет область верхнего колонтитула (см. Рис.20.).

Рис. 18. Конструктор отчетов и режим просмотра

 

1. Группировка данных

Для объединения записей в группы (см. Рис.19.) используется команда Группировка из меню Группировка и итоги.

Рис. 19. Группировка данных

 

В отчете Сотрудники записи о сотрудниках должны быть сгруппированы по должностям. Используйте группировку, чтобы добавить в отчет область Группировка, сортировка и итоги. Добавьте группировку по должности  и установите сортировку – Начиная с А. Автоматически появится область Заголовок группы «Должность». Перенесите в область Заголовок группы надпись Должность из верхнего колонтитула, и поле Должность из области данных. Отделите тонкой линией сверху данные о различных группах.

Просмотрите результат в режиме просмотра.

Рис. 20. Группировка данных в отчете. Элемент Линия

 

1. Нумерация записей в отчетах

Для нумерации записей в группе или по всему отчету, необходимо добавить в область данных отчета свободное поле, и задать значения свойства Данные равным формуле =1 (см. Рис.21.). Для свойства Сумма с накоплением нужно установить значение Для группы. Если нужна сквозная нумерация по всему отчету, свойство Сумма с накоплением должно иметь значение Для всего.

Рис. 21. Окно свойств

 

Просмотрите результат в режиме просмотра.

1. Создание отчетов с использованием мастеров. Группировка данных

Используйте Мастер отчетов для построения отчета для таблицы Заработная_плата (см. Рис.22.). Выберите для включения в запрос поля Должность, Фамилия, Имя, Заработная_плата. Добавьте уровень группировки (по должности), отсортируйте по возрастанию фамилии, затем имени. Выберите макет Ступенчатый, любой стиль, задайте имя Заработная_плата.

Рис. 22. Отчет по заработной плате

 

1. Подведение итогов в отчетах

Для подведения итогов по должностям используется команда Итоги  из меню Конструктора Группировка и итоги. В отчете Заработная_плата записи о сотрудниках уже сгруппированы по номерам групп. В область Заголовок группы добавьте вычисляемое поле, чтобы вычислить средние значения оценок группы по всем предметам (функция Avg()). Добавьте надпись Средняя заработная плата. Формат поля Фиксированный, Число десятичных знаков – 2. Отделите тонкой линией снизу данные о различных должностях (см. Рис.23.).

Рис. 23. Отчет по заработной плате с подведением итогов

 

Контрольные вопросы:

1. Как вызвать окно свойств формы?

2. Опишите этапы создания группировки данных в отчетах?

3. Как произвести нумерацию в отчетах?

4. Каковы этапы создания отчета с помощью мастера?

5. Как подвести итог в отчетах?

 

Форма отчета и порядок защиты лабораторного практикума №1:

По итогам пройденных материалов студент должен представить:

1. Письменный отчет по проделанной работе, представленный в виде:

Форма отчета

Отчет по лабораторным работам № 1-4

Тема работы:

                                                        Работу выполнил /Подпись/

                                                        студент:             /Дата/

                                                        Работу принял  /Подпись/

                                                        преподаватель:      /Дата/

2. Компьютерный отчет по проделанной работе.

3. Лабораторная работа подписывается преподавателем после представления экранного изображения выполненной работы и ответа на вопросы.

Лабораторная работа № 5

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: