Защита информации при проведении совещаний и переговоров

Конфиденциальными именуются обычно совещания и переговоры, в процессе которых могут обсуж­даться сведения, составляющие тайну предприятия или его партнеров. Порядок проведения по­добных совещаний и переговоров регламентируется специальными требованиями, обеспечивающими безопасность конфиденциальной информации, которая в процессе этих мероприятий распространяется в разрешенном режиме. Основной угрозой ценной информации является разглашение большего объема сведений о новой идее, продукции или технологии, чем это необходимо.

Причины, по которым информация может разглашаться:

1. Сла­бое знание сотрудниками состава ценной информации и требова­ний по ее защите,

2. Умышленное невыполнение этих требований,

3. Провоцированные и неспровоцированные ошибки сотрудников,

4. Отсутствие контроля за изданием рекламной и рекламно-выставочной продукции и др.

Выделяют следующие этапы проведения конфиденциальных совещаний и переговоров:

 

Разрешение на проведение конфиденциальных совещаний и переговоров с приглашением представителей других организаций и фирм дает директор предприятия. Решение директора о предстоящем конфиденциальном совещании доводится до сведения руководителя секретариата, секретаря-референта, специалиста по защите конфиденциальной информации и начальника службы безопасности. Одновременно с этим составляется список сотрудников сторонних предприятий, которых следует пригласить на это совещание.

Ответственность за обеспечение защиты ценной информации и сохранение тайны предприятия в ходе совещания несет руководитель, организующий данное совещание.

Подготовку конфиденциального совещания осуществляет органи­зующий его руководитель с привлечением сотрудников предприятия, допущенных к работе с конкретной ценной информацией, состав­ляющей тайну предприятия или ее партнеров.

 

В процессе подготовки конфиденциального совещания составляются программа проведения совещания, повестка дня, информационные материалы, проекты решений и список участников совещания по каждому вопросу повестки дня. Все документы, составляемые в процессе подготовки конфиденциального совещания, должны иметь гриф «Конфиденциально», изготовляться и издаваться в соответствии с требованиями инструкции по обработке и хранению конфиденциальных документов. Документы, предназначенные для раздачи участникам совещания, не должны содержать конфиденциальные сведения. Эта информация сообщается участникам совещания устно при обсуждении конкретного вопроса.

Документы, составляемые при подготовке конфиденциального совещания, на котором предполагается присутствие представителей других фирм и организаций, согласовываются с руководителем службы безопасности. Отмеченные им недостатки в обеспечении защиты ценной информации должны быть исправ­лены ответственным организатором совещания. После этого доку­менты утверждаются руководителем, организующим совещание.

Конфиденциальное совещание проводится в специаль­ном помещении и оборудованном сред­ствами технической защиты информации. Доступ в такие помеще­ния сотрудников предприятия и представителей других органи­заций разрешается только руководителем службы безопасности.

Документирование, аудио- и видеозапись конфиденциальных совещаний ве­дутся только по письменному указанию директором предприятия одним из сотрудников, готовивших совещание.

Участникам конфиденциального совещания, независимо от занимаемой должности и статуса на совещании, не разрешается:

1 вносить на совещание фото-, и видеоаппаратуру, компьютеры, магнитофоны, диктофоны и радиотелефоны и другую бытовую аппаратуру и пользоваться ими;

2 делать выписки из документов, используемых при решении вопросов на совещании и имеющих гриф ограничения доступа;

3 обсуждать вопросы, вынесенные на совещание, в местах общего пользования;

По окончании конфиденциального совещания сотрудник службы безопасности осматривает помещение, запирает, опечатывает и сдает под охрану. Документы, принятые на совещании, оформляются, подписываются, при необходимости размножаются и передаются участникам совещания в соответствии с требованиями по работе с конфиденциальными документами предприятия.

На практике местом проведения переговоров часто становятся постоянно действующие и периодические торговые или торгово-промышленные выставки и ярмарки.

Для обеспечения безопасности конфиденциальной информации в рекламно-выставочных материалах следует заблаговременно:

1. Проанализировать множество предполагаемых к изданию материалов с точки зрения возможности извлечения из них ценных конфиденциальных сведений;

2. Разбить информацию на части и распределить их между разными рекламно-выставочными материалами, предназначенными для массового посетителя и посетителей-специалистов;

3. Разбить информацию по видам и средствам рекламы – традиционным бумажным изданиям, электронной рекламе, Web-странице, рекламе в средствах массовой информации и др.

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться: