Распоряжение, решение, постановление, приказ.

- К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания.

    Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один

из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

    Подготовка основных видов распорядительных документов в целом аналогична.  

Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной

стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности

(постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

    Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: "постановляет" ('постановил") - в постановлении; ''решает" {"решил') - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

Этикет делового письма.

- Современное деловое письмо – это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа, а также в форме различного рода подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них.

Для языка деловой переписки характерно стремление к стандартизации, нейтральность тона изложения, смысловая точность, логическая последовательность, убедительность изложения.

Вот несколько советов, как писать деловые письма, чтобы их было легко читать:

Используйте в текстах простые и знакомые всем слова и фразы («улучшить» вместо «повысить качество»).

Широко используйте личные местоимения, такие, как Вы и Им, которые помогут получателю определить свою связь с сообщением.

Виды деловых писем.

- Любое сотрудничество частных предпринимателей или крупных фирм и компаний базируется на менее глобальных, но все же не менее важных в организационном плане документах, которые принято называть деловыми письмами.

 Существует определенная система деловых писем, которая классифицирует их на коммерческие, предназначенные для подготовки к серьезной сделке (письмо-предложение или оферта, письмо запрос, письмо презентация) и некоммерческие, которые носят исключительно правовой, организационный или экономический аспект (письмо-благодарность, гарантийное, информационное, сопроводительное письмо, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо-приглашение, письмо-просьба, письмо-соболезнование).

 Деловые письма не всегда требуют жесткого соблюдения точных делопроизводственных правил, порой вполне допустима свободная форма их составления, особенно это касается некоммерческих писем, часто циркулирующих между предприятиями, учреждениями либо отделами одной фирмы.

 Письма, которые побуждают к какому-либо действию, называются инициативными, а документальную реакцию на них принято считать деловыми письмами-ответами.

 В зависимости от адресата деловые письма подразделяются на циркулярные (направленные сразу нескольким людям) и обычные (предназначенные для одного человека). Они могут затрагивать как один, так и несколько вопросов и называться одноаспектными, либо многоаспектными.

 Деловые письма передаются, как по электронной почте, так и по факсу и в конверте, в зависимости от способа доставки они классифицируются на электронные, факсовые или конвертные.

⇐ Предыдущая123456Следующая ⇒

Поделиться: