Тема 5. ИЗМЕРЕНИЕ И ОЦЕНКА СОСТОЯНИЯ И ХОДА ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ

Тема 5. ИЗМЕРЕНИЕ И ОЦЕНКА СОСТОЯНИЯ И ХОДА ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ

ПРОБЛЕМА

В крупных проектах неформальный контроль трудноосуществим, и формальный официальный контроль становится настоятельной необходимостью.

Оценка проекта и контроль требуют единой системы измерения хода работы над проектом и сравнения результатов контроля с планом проекта.

КОНТРОЛЬ ПРОЦЕССА

Этапы контроля

1. Разработка основного плана.

2. Измерение хода работы.

3. Сравнение плана и фактических результатов.

4. Принятие мер.

Этап 1. Разработка основного плана

Основной план дает нам элементы измерения хода работ.

Распределение работ по этапам проекта определяет работу, как дискретные пакеты работ, связанные с промежуточными результатами и организационными подразделениями.

СХЕМА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

ПРОЕКТОМ

WBS – структурная декомпозиция работ ( Work Breakdown Structure )

OBS – организационная структура ( Organiza tional Breakdown Structure )

Этап 2. Измерение хода работы

Время и сметы являются количественными измерителями хода выполнения работы.

Качественные показатели контролируются в процессе специальных инспекций или уже в процессе фактического использования.

Этап 3. Сравнение плана с фактом

Периодический мониторинг и измерение статуса проекта позволяют сравнить ожидания с фактом.

Обычно отчеты о статусе заслушиваются каждые 1—4 недели.

Этап 4. Принятие мер

Если расхождения с планом значительны, потребуется корректировка, которая вернет проект в соответствие с оригинальным или пересмотренным планом.

МОНИТОРИНГ ВРЕМЕНИ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ

График Ганта, демонстрирующий статус графика

Схема контроля графика проекта

ИНТЕГРИРОВАННАЯ СИСТЕМА СТОИМОСТЬ/ГРАФИК

ПРОБЛЕМА

Системы только лишь сравнивающие факт со сметой не в состоянии измерить, что действительно удалось сделать на затраченные средства.

Такие системы не принимают во внимание параметр времени в управлении.

ИНТЕГРИРОВАННАЯ СИСТЕМА - СТОИМОСТЬ/ГРАФИК

Стадия планирования

1. Определите работу. Сюда входит разработка документов, содержащих следующую информацию:

· масштаб;

· наборы работ;

· подразделения;

· ресурсы;

· сметы для каждого набора работ.

Разработайте график работы и использования ресурсов.

· распределите наборы работ по времени;

· распределите ресурсы по операциям.

Разработайте смету, распределенную по времени, с использованием наборов работ, включенных в операции.

Кумулятивные значения этих смет станут основой и будут называться сметной стоимостью работ (BCWS).

СТАДИЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЕКТА

РАЗРАБОТКА ОПОРНОГО ПЛАНА ПРОЕКТА

Опорный план — это конкретный документ-обязательство; это запланированная стоимость и ожидаемые сроки выполнения работ, с которыми сравнивают фактическую стоимость и фактические сроки выполнения.

СООТНОШЕНИЯ МЕЖДУ ДАННЫМИ, ВХОДЯЩИМИ В ОПОРНЫЙ ПЛАН

ЗАТРАТЫ В ОПОРНОМ ПЛАНЕ

· затраты на труд и затраты на оборудование

· затраты на материалы

· затраты, возникающие в ходе работы над проектом (LOE-Level of Effort).

ПРАВИЛА РАЗМЕЩЕНИЯ ЗАТРАТ В ОПОРНОМ ПЛАНЕ

1. Правило 0/100%. По этому правилу всю стоимость за выполнение работы списывают, когда она полностью завершена.

2. Правило 50/50. Этот подход позволяет списать 50% стоимости сметы работ, когда работа начата, и 50% по завершении.

3. Правило процента выполнения. Этот метод наиболее часто используется управляющими на практике.

1. Правило контрольных точек.

МЕТОД АНАЛИЗА ОТКЛОНЕНИИ

Метод измерения степени завершенности задач проекта сосредоточен на двух ключевых оценках

1.Сравнении приведенной стоимости с ожидаемой по графику стоимостью.

2.Сравнении приведенной стоимости с фактическими затратами.

Эти сравнения можно провести на уровне проекта или на любом другом уровне вплоть до счета издержек.

ГЛОССАРИЙ

BCWS	Budgeted Cost of Work Scheduled. Сметная стоимость работ. Оценка стоимости запланированных ресурсов в кумулятивной основе, разбитой по времени.
BCWP	Budgeted Cost of Work Performed Сметная стоимость выполненной работы. Приведенная стоимость или первоначальная сметная стоимость фактически выполненной работы.
ACWP	Actual Cost of Work Performed Фактическая стоимость выполненной работы. Сумма издержек, связанных с выполнением работы.
SV	Schedule Variance Отклонения в сроках ( BCWP — BCWS )
CV	Cost Variance Отклонения в стоимости ( BCWP — ACWP )
ВАС	Budget at Completion Сметная стоимость по завершении. Общая сметная стоимость опорного плана или счета издержек проекта.
ЕАС	Estimate at Completion Расчетная стоимость по завершении. Включает издержки на настоящий момент плюс пересмотренные расчетные издержки оставшейся части работ
F АС	Forecast at Completion Прогнозируемые расчетные издержки по завершении
VAC	Variation at Completion Отклонения при завершении (ВАС — ЕАС или ВАС — F АС). Показывает ожидаемое фактическое превышение расходов или недоиспользование средств по завершении

РАЗРАБОТКА ОТЧЕТА О СТАТУСЕ: ГИПОТЕТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР

Допущения

1.Допустим, что каждый счет издержек имеет всего один пакет работ, и каждый счет издержек будет представлен в сети в виде операции.

2. Время раннего начала работ в сетевом графике проекта послужит базой для определения значений опорного плана.

3. За исключением тех случаев, когда применяются правила 0/100 и 50/50, значения опорного плана будут обозначены линейно, если особо не будет указано, что они обозначены по-другому (на практике затраты могут быть обозначены как угодно, лишь бы это соответствовало фактическим ожидаемым условиям).

4. С момента начала операции в каждый период будут иметь место фактические затраты, вплоть до завершения операции.

РАЗРАБОТКА ОПОРНОГО ПЛАНА

СЕТЕВОЙ ПЛАН ПРОЕКТА

РАСХОДЫ ПО РЕАЛИЗАЦИИ ОПОРНОГО ПЛАНА ПРОЕКТА

РАЗРАБОТКА ОТЧЕТА О СТАТУСЕ

Таблица отчета о статусе в конце периода 4.

1. Операция 1 завершена.

2. Операции 2,3,4 и 5 — в процессе выполнения.

а) операция 3 имеет продолжительность 5 единиц времени;

б) операция 4 имеет продолжительность 5 единиц времени,

3. Операции 2,3,4,5 и 6 имеют пересмотренные оценки их стоимости.

4. Операция 4 выполнена на 60% по смете в долларах.

5. К операциям 6,7 и 8 еще не приступили, они будут отложены.

ОТЧЕТ О СТАТУСЕ

На рисунке правило приведенной стоимости для каждой операции обозначено заштрихованным кружочком слева.

Операция