Этапы проектирования структуры организации
Процесс формирования организационной структуры состоит из 3 основных этапов:
1. Исследовательский - Формирование общей структурной схемы аппарата управления. Включает в себя:
- определение целей производственно-хозяйственной данной социально-экономической системы и подлежащих решению проблем;
- определение числа уровней в системе управления;
- определение специализации подсистем в том числе функциональная (по выполняемым функциям), продуктовая, технологическая (по видам технологических процессов, работ, операций) и т.д.;
- определение степени централизации и децентрализации полномочий и ответственности на разных уровнях;
- определение основных форм взаимоотношений данной организации с окружающей средой, например, кооперирование с другой организацией по совместному изготовлению продукции, кооперирование по оказанию услуг, кооперирование для наиболее полного использования свободных производственных мощностей и площадей;
- определение требований к экономическому механизму, формам обработки информации, кадровому обеспечению;
2. Технический - Разработка состава основных подразделений и связей между ними. Включает в себя:
- формирование базовых подразделений аппарата управления;
- распределение конкретных задач между ними;
- построение внутриорганизационных связей.
Базовыми подразделениями называют управления, отделы, сектора, бюро и лаборатории, на которые разделяются линейно-функциональные и программно-целевые подсистемы. Причём базовые подразделения могут иметь внутреннюю структуру. Например, финансовая служба может включать планово-финансовый отдел, бухгалтерию, отдел ценных бумаг, отдел организации труда и заработной платы, а коммерческая служба может включать отдел маркетинга и рекламы, отдел материально-технического снабжения, отдел сбыта и транспортный отдел.
3. Рабочий - Регламентация организационной структуры. Включает в себя:
- определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей)
- определение численности подразделений, трудоёмкости основных видов работ и квалификационного состава исполнителей
- распределение задач между исполнителями и установление ответственности за их выполнение
- разработка процедур выполнения управленческих работ в подразделениях
- разработка порядка взаимодействия подразделений при выполнении взаимосвязанных работ
- расчёт затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления.
Проект организационной структуры оформляется в виде комплекта документов и пояснительной записки, которая описывает функционирование подразделений и технологию управления в целом.
Комплект документов включает:
1. Положение об организационной структуре - является одним из главных системообразующих документов, который содержит следующие разделы:
- виды деятельности организации (продукты, услуги, виды бизнеса);
- перечень подсистем, блоков и модулей с указанием их статуса (отдел, бюро, группа и т.д.), целевой ориентацией по какому-либо критерию и перечнем функций, реализацию которых он обеспечивает;
- положения об автономных подсистемах, модулях;
- штатное расписание.
2. Общую схему организационной структуры управления (органиграмму);
3. Линейные карты распределения ответственности - это графическая форма представления информации об организационной структуре и распределении полномочий в ней. Карта позволяет в горизонтальной строке указать все элементы организационной системы, осуществляющие определённую функцию и определить их участие по её выполнению. В вертикальном столбце сосредоточены все функции соответствующего элемента и степень его ответственности. Таким образом, столбец представляет собой компактное описание должностных обязанностей, а горизонтальная строка показывает распределение функций или задач между должностями.
4.Положения о структурных подразделениях;
5.Должностные инструкции;
6.Положение о персонале;
7.Другие инструктивно-методические материалы, в том числе инструкции по выполнению работ.
При проектировании организационной структуры ведущим является системный подход, который включает в себя следующие этапы:
1. Определение объекта исследования и постановки целей;
2. Выявление всех задач, необходимых для реализации целей;
3. Выбор системы критериев для оценки эффективности структуры;
4. Выявление и увязывание в систему функций подразделений и отделов по вертикали и горизонтали;
5. Оптимизация централизации и децентрализации в управлении.
Подход реализуется с помощью методов:
1. Аналогий;
2. Экспертно-аналитических;
3. Структурирования целей;
4. Организационного моделирования;
5. Функционального моделирования.
