СТРУКТУРИЗАЦИЯ РАБОЧИХ ЛИСТОВ.

Цель структуризации заключается в разбиении данных, содержащихся на рабочем листе, на определенные уровни детализации. Используя структуру, легче проводить анализ и сравнение данных.

Если между данными имеется строгая зависимость, то MS Excel позволяет автоматически создать структуру: в этом случае MS Excel ищет ячейки, которые содержат формулы, обобщающие информацию в строках и которые расположены слева. Данные должны быть согласованы в одном направлении. Для выполнения автоматической структуризации все детальные столбцы должны стоять по одну сторону от итоговых, все детальные строки должны находиться по отношению к итоговым либо только снизу, либо – только сверху. Если это условие не соблюдается, то структуру следует создать вручную.

Рабочий лист может содержать только одну структуру, хотя ее можно разделить на несколько частей.

Отображение и скрытие данных структуры может отразиться на частях рабочего листа, которые не участвуют в иерархии, т.к. строки сворачиваются и разворачиваются по всей ширине рабочего листа, а столбцы – по всей высоте рабочего листа.

При выводе структуры по левому и верхнему краю рабочего листа отображаются специальные символы, которые служат для вывода и скрытия уровней детализации.

Символы структуры

Символ структуры	Назначение
+	Кнопка для показа детальных данных
-	Кнопка для скрытия соответствующих детальных данных
Номера уровней	Последовательные уровни для строк и столбцов
Уровень структуры	Все детальные строки или детальные столбцы одного уровня

 

Для автоматического создания структуры следует:

¶ проверить, что в итоговых формулах содержатся ссылки на детальные данные, расположенные в одном направлении относительно итоговых;

¶ для структуризации части рабочего листа необходимо выделить нужный диапазон ячеек; для структуризации всего рабочего листа – выбрать одну ячейку;

¶ воспользоваться командой Данные – Группа и структура – Создание структуры.

¶ При структуризации рабочего листа вручную необходимо:

¶ выделить нужные ячейки строк и столбцов, которые подлежат объединению в структуру, за исключением ячейки с итоговой формулой;

¶ воспользоваться командой Данные – Группа и структура – Группировать;

¶ в случае ошибочных действий или для разгруппировки данных выбрать команду Данные – Группа и структура – Разгруппировать;

¶ команда Данные – Группа и структура – Настройка позволяет указать вид организации документа и создать структуру;

¶ для возврата рабочего листа в исходное состояние следует использовать команду Данные – Группа и структура – Удалить структуру.

Для структурированных данных имеется возможность создавать диаграммы с заданных уровней структуры.

Автоматическое подведение итогов. Итоги необходимы для создания разнообразных отчетов и для обобщения большого количества однотипной информации. Итоги бывают:

¶ простые промежуточные итоги;

¶ сложные промежуточные итоги;

¶ итоги, связанные с вычислением частичных сумм (используется Мастер Частичных сумм).

Промежуточные итоги создаются с помощью команды Данные – Итоги. MSExcel автоматически создает необходимые математические выражения, вставляет строки промежуточных и общих итогов, а также – структурирует данные. Такую информацию легко обрабатывать – форматировать ячейки, создавать диаграммы и т.д.

С помощью операции Итоги можно:

¶ указать способ группировки данных;

¶ вывести промежуточные и общие итоги для одной группы в списке;

¶ вывести промежуточные и общие итоги для нескольких групп в списке;

¶ выполнить расчеты над данными.

Промежуточные итоги подводятся следующим образом (методика подведения итогов).

1. Подготовить список данных и оставить в нем указатель ячейки. Определиться с тем, какие нужны итоги.

2. Провести сортировку по необходимому полю или полям (команда Данные – Сортировка).

3. Подвести итоги (команда Данные – Итоги). При создании вложенных промежуточных итогов следует четко представлять уровни итогов и создавать их в порядке увеличения уровня детализации: сначала – по первому ключу, далее, отключая опцию Заменить текущие итоги, – по вторичному ключу и т.д.

Чтобы убрать Итоги, необходимо установить указатель в список с итогами и воспользоваться командой Данные – Итоги – кнопка Убрать все.

При создании итогов при необходимости можно выполнить следующие действия:

¶ использовать одну операцию для нескольких столбцов данных;

¶ использовать несколько операций для одного набора данных (например, вычислить средне и суммарное значение для столбца с числовыми данными);

¶ подвести итоги по отфильтрованным данным (сначала – отфильтровать, затем – отсортировать по необходимому полю (полям) и, наконец, – подвести итоги;

¶ использование Мастера суммирования (команда Сервис – Мастер – Частичная сумма) позволяет просуммировать только те данные в списке, которые удовлетворяют заданному критерию (например, вычислить сумму продаж для товаров, цена которых больше некоторого значения).

КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ

Один из способов получения итоговой информации является консолидация данных, которая выполняется в соответствии с выбранной функцией обработки.

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Поделиться: