|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Создание новой базы данных с помощью КонструктораСтр 1 из 8Следующая ⇒
Практическое занятие №1 Создание базы данных, ввод и редактирование данных. Взаимосвязи между таблицами Цель: сформировать навыки создания структуры таблицы, ввода, редактирования, поиска и сортировки данных, а также организации связи между таблицами Вид работы: фронтальный. Время выполнения: 2 часа. Теоретический материал Объекты MS Access Основным объектом в БД является таблица, хранящая данные о том или ином предмете реального мира. Запрос - это объект, извлекающий данные из таблиц так, как определено пользователем. С помощью запроса можно выбрать, изменить или сгруппировать какие-либо данные, содержащиеся в одной или нескольких таблицах. Ответ на запрос также выглядит в виде таблицы и называется динамическим набором записей. Когда пользователь изменяет данные динамического набора, то эти изменения тут же производятся и в таблицах. Форма - это объект, служащий для ввода, изменения и просмотра записей в нужном формате. Например, в форме можно определить списки допустимых значений данных, выделить данные цветом или отображать сообщения об ошибках при вводе неверных данных. Несложно организовать отображение результатов вычислений. Форму можно выводить как на экран, так и на печать. Форма может содержать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, а также не связанные с таблицами данные. Для описания формы используется методика визуального программирования. Отчет - это объект, который предназначен для печати данных в определенном пользователем виде. Отчет позволяет сгруппировать записи, подсчитать и вывести как промежуточные, так и полные итоговые значения. Отчет можно оформить, используя разнообразие шрифтов Windows, а также украсив его рисунками и диаграммами. Макрос - это набор из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняет Access без участия пользователя. Например, макрос может при загрузке БД автоматически открыть нужные формы или при нажатии кнопки в форме выполнить некоторое типовое действие (печать формы, открытие другой формы и т.п.). Макросы позволяют автоматизировать часто выполняемые операции и согласовать работу разных объектов практически без программирования в обычном понимании. Макрокоманды выбираются из списка стандартных макрокоманд, например: Открыть объект, Закрыть объект и т.д. Модуль - это набор процедур и функций на языке Visual Basic (Access Basic), которые хранятся вместе как единое целое. Модули обычно используют для создания более сложных информационных систем. Создание новой базы данных с помощью Конструктора После запуска Access нужно щелкнуть на кнопке Новая база данных в окне Microsoft Access и в предложенном диалоговом окне задать имя для файла БД. После этого на экране появляется окно базы данных, из которого можно получить доступ ко всем ее объектам: таблицам, запросам, отчетам, формам, макросам, модулям. Для создания новой таблицы нужно перейти на вкладку Таблица и нажать кнопку Создать. В следующем окне следует выбрать способ создания таблицы - Конструктор. После этого Access выводит окно Конструктора таблицы, в котором задаются имена, типы и свойства полей для создаваемой таблицы. Имя поля не должно превышать 68 символа и в нем нельзя использовать символы ! . [ ] . Каждая строка в столбце Тип данных является полем со списком, элементами которого являются типы данных Access (таблица 1). Тип поля определяется характером вводимых в него данных. Типы данных MS Access Таблица 1
*Кроме вышеперечисленных типов данных в списке есть элемент Мастер подстановок, который позволяет представить значения полей в виде простого или комбинированного списка. Дополнительные свойства такого поля представлены на вкладке Подстановка окна конструктора таблиц. Каждое поле обладает индивидуальными свойствами, по которым можно установить, как должны сохраняться, отображаться и обрабатываться данные. Набор свойств поля зависит от выбранного типа данных. Для определения свойств поля используется бланк Свойства поля в нижней части окна конструктора таблиц. Размер поля - определяется только для текстовых и Memo-полей; указывает максимальное количество символов в данном поле. По умолчанию длина текстового поля составляет 50 символов Формат поля – определяется для полей числового, денежного типа, полей типа Счетчик и Дата / Время. Выбирается один из форматов представления данных. Число десятичных знаков - определяет количество разрядов в дробной части числа. Маска ввода - определяет шаблон для ввода данных. Например, можно установить разделители при вводе телефонного номера Подпись поля - содержит надпись, которая может быть выведена рядом с полем в форме или отчете (данная надпись может и не совпадать с именем поля, а также может содержать поясняющие сведения). Значение по умолчанию - содержит значение, устанавливаемое по умолчанию в данном поле таблицы. Условие на значение - определяет множество значений, которые пользователь может вводить в это поле при заполнении таблицы. Это свойство позволяет избежать ввода недопустимых в данном поле значений. Сообщение об ошибке - определяет сообщение, которое появляется на экране в случае ввода недопустимого значения. Обязательное поле - установка, указывающая на то, что данное поле требует обязательного заполнения для каждой записи. Например, поле Домашнийтелефон может быть пустым для некоторых записей (значение Нет в данном свойстве). А поле Фамилия не может быть пустым ни для одной записи (значение Да). Пустые строки - установка, которая определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк (“ “). Индексированное поле - определяет простые индексы для ускорения поиска записей. Для сохранения структуры таблицы нужно ввести команду Файл/Сохранить и в окне Сохранение ввести имя таблицы. Определение ключевых полей При создании многотабличной базы данных важно правильно определить связи между таблицами и задать ключи. Для того, чтобы определить какое-либо поле таблицы ключевым, нужно установить курсор в строке с именем этого поля и нажать на кнопку Определить ключ Сортировка данных При открытии таблицы Access выводит записи в последовательности, определенной значениями первичного ключа этой таблицы. Если ключ не определен, то записи выходят в последовательности их ввода. Для изменения последовательности записей в таблице используется сортировка. Для сортировки таблицы по значениям только одного поля используются кнопки Сортировка по возрастанию Поиск данных С увеличением количества записей поиск определенной информации усложняется. Access помогает значительно упростить этот процесс. Для проведения поиска в таблице нужно открыть эту таблицу, перейти на любую запись в поле, по которому предполагается вести поиск и выполнить команду Правка/Найти. Появится диалоговое окно Поиск. В поле Образец следует ввести искомое значение. В поле Совпадение можно установить значение Поля целиком. В этом случае Access находит только те записи, значение которых полностью совпадает с искомым. Можно провести поиск, выбрав значение С начала поля или С любой части поля из списка Совпадение. Эти способы поиска самые медленные, но и самые надежные, т.к. не требуют полного соответствия искомого значения указанному. В поле Просмотр нужно указать, с какой записи вести поиск: вверх/вниз от текущей или по всем записям таблицы. По умолчанию регистр при поиске не учитывается, но если при поиске нужно учитывать и способ написания, то нужно включить опцию С учетом регистра. Если требуется провести поиск не только в текущем поле, а во всей таблице, то следует выключить опцию Только в текущем поле. Расширить круг поиска можно, применив символы подстановки: * - заменяет любое количество символов; ? - заменяет только один символ. Например, по образцу *ова будут найдены все фамилии, оканчивающиеся на - ова: Петрова, Иванова, Смирнова. Процесс поиска запускается нажатием кнопки Найти. При обнаружении искомого объекта Access выделяет его, а в строке состояния появляется сообщение Образец поиска обнаружен. Нажав кнопку Найти далее можно найти следующие записи, удовлетворяющие условию поиска. Изменение макета таблицы Под макетом таблицы подразумевают ее представление на экране, или внешний вид. Макет таблицы никак не связан с ее структурой. Для установки параметров макета таблицы используются соответствующие команды меню Формат. 7. Связи между таблицами В СУБД Access реализована возможность хранить в одном файле базы данных все объекты, относящиеся к пользовательской задаче: набор таблиц, запросы, формы и т.д. Причинами размещения данных в нескольких таблицах могут быть следующими: · исключение дублирования данных; · данные должны быть организованы таким образом, чтобы в случае их редактирования каждое изменение делалось только в одном месте; · необходимость группировки данных по их содержанию; · соблюдение принципа модульности – база данных должна быть разбита на несколько унифицированных блоков, которые можно модернизировать по отдельности. Связь между таблицами определяет тип отношения между их полями. Как правило, связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем другой таблицы, которое называют полем внешнего ключа. Связанные поля могут иметь разные имена, однако у них должны быть одинаковые типы данных и одинаковые значения свойств. Access учитывает эти отношения при поиске взаимосвязанных данных во время обработки запросов, форм и отчетов, базирующихся на нескольких таблицах. Типы связей между объектами Связи между любыми двумя таблицами относятся к одному из типов: один-к-одному (1:1) , один-ко-многим (1:М), многие – к – одному (М:1) и многие-ко-многим (М:М). Определение связи таблиц Для определения связей нужно перейти в окно базы данных и выполнить команду Сервис/Схема данных или на панели инструментов нажать кнопку Схема данных В окне Схема данных появятся имена всех указанных таблиц вместе со списками полей. Имена общих полей выделены полужирным шрифтом. Нужно выделить ключевое поле ключевой таблицы, нажать кнопку мыши, перетащить ее курсор на аналогичное поле в связываемой таблице, после чего кнопку мыши отпустить. В результате появится диалоговое окно Связи. В этом окне Access заполнил первую строку именем поля, по которому связывались таблицы. Чтобы в связанных таблицах не нарушалась целостность данных, нужно щелкнуть по флажку Обеспечение целостности данных. После этого Access сделает невозможным запись в неключевую таблицу такого значения общего поля, которого нет в таблице ключевой. После установления целостности данных Access включает две дополнительные опции: Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Если выбрать первую опцию, то при изменении какого-либо значения ключевого поля в ключевой таблице Access автоматически обновит значения этого поля для соответствующих записей во всех связанных таблицах. Выбор второй опции при удалении одной из записей в ключевой таблице приведет к удалению тех записей в таблице со стороны "много", которые имеют такое же значение ключа. Для завершения процесса создания связей, нужно щелкнуть по кнопке Создать. Access нарисует линию между таблицами в окне Схема данных, указывающую на наличие связи между ними. На конце линии у таблицы со стороны "один" будет нарисована цифра 1, а на другом конце, у таблицы со стороны "много" - символ бесконечности Задания: 1. Создать в режиме Конструктор таблицу Техники. 2. Структура таблицы следующая:
3. Определить первичный ключ для таблицы. В данной таблице ключевым является поле Номер. 4. Сохранить структуру таблицы. 5. Занести в таблицу 12 — 15 записей в режиме таблицы. Для поля Группа использовать номера 56,57,58. 6. Отредактировать введенные в таблицу данные: заменить во второй записи фамилию. 7. В поле Дата рождения изменить в первой записи год рождения. 8. Удалить последнюю запись в таблице. 9. Добавить еще две записи. 10. Сохранить таблицу и закрыть ее. 11. Отсортировать таблицу Техники по следующим признакам: - возрастанию в поле Фамилия; - убыванию в поле Группа; - возрастанию в поле Имя и убыванию в полях Номер и Группа. 12. Найти в таблице Техники все записи, удовлетворяющие следующим условиям: - студенты, чьи фамилии начинаются с определенной буквы; - студенты, обучающиеся в одной группе - найти записи для студентов живущих в одном городе и заменить на другой. 13. Изменить макет таблицы Техники: - зафиксировать столбцы Фамилия и Номер. - поле Домашний адрес поставить после поля Отчество; - скрыть столбцы Группа, Дата Рождения; - оставить для столбцов только вертикальную сетку; - установить произвольно цвет фона для записей; - изменить шрифт для записей таблицы на курсив. 14. Создать таблицы СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ. Структура таблиц следующая: СЕССИЯ
СТИПЕНДИЯ
15. Заполнить таблицы данными; оценки в записи ввести на свое усмотрение так, чтобы в записях присутствовали разные комбинации оценок из четырех групп:
16. В поле Результат данные заносить в соответствии с представленной таблицей, например, если в записи три оценки 5 и одна оценка 4, то в результат занести хорошо 1. 17. Поле Процент заполнить в соответствии со следующей таблицей:
18. Сохранить обе таблицы и закрыть их. 19. Установить связь между таблицами Техники и Сессия по полю Номер, активизируя значения, Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. 20. Установить связь между таблицами Стипендия и Сессия по полю Результат, активизируя значения, Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. 21. Закрыть окно Схема данных, при выходе сохранить связи. Контрольные вопросы: 1. Перечислите основные объекты Access. 2. В каких режимах можно создать структуру таблицы в Access? 3. Как отсортировать записи по нескольким полям? 4. Как произвести поиск и замену данных в Access? 5. Как и для чего в СУБД Access создается схема данных?
Практическое занятие №2 Создание запросов Цель: сформировать навыки создания различных видов запросов для однотабличной и многотабличной базы данных. Вид работы: фронтальный. Время выполнения: 2 часа. Теоретический материал 1. Основные определения При работе с таблицами можно в любой момент выбрать из базы данных необходимую информацию с помощью запросов. Запрос - это обращение к БД для поиска или изменения в базе данных информации, соответствующей заданным критериям. С помощью Access могут быть созданы следующие типы запросов: запросы на выборку, запросы на изменение, перекрестные запросы, запросы с параметром, запросы – действия. Одним из наиболее распространенных запросов является запрос на выборку, который выполняет отбор данных из одной или нескольких таблиц по заданным пользователем критериям, не приводящий к изменениям в самой базе данных. Создание запроса Для начала создания запроса следует открыть базу данных, и, перейдя на вкладку Запросы нажать кнопку Создать. Появится окно Новый запрос для выбора способа построения запроса. Конструктор - создает запрос на основе пустого бланка запроса. Простой запрос - создает простой запрос из определенных полей. Перекрестный запрос - создает запрос, данные в котором имеют компактный формат, подобный формату сводных таблиц в Excel. Повторяющиеся записи – создает запрос, выбирающий повторяющие записи из таблицы или простого запроса. Записи без подчиненных - создает запрос, выбирающий из таблицы записи, не связанные с записями из другой таблицы. При выборе Конструктора через диалоговое окно Добавление таблицы добавляются имена таблиц в окно конструктора запроса. Окно Добавление таблицы состоит из трех вкладок, содержащих перечни объектов, предлагаемых программой для проектирования запроса: Таблицы, Запросы и Таблицы и запросы. При выборе вкладки Таблицы следует выделить нужную нам таблицу из предложенного списка и с помощью кнопки Добавить можно добавить несколько таблиц. Имена таблиц должны быть представлены в окне конструктора запроса. Окно конструктора запроса Окно конструктора разделено на две части. В верхней части находятся окна таблиц со списками полей. Имя каждой таблицы отображается в строке заголовка такого окна. Нижняя часть является бланком запроса, или, как его называют, QBE – областью (Query by Example – запрос по образцу). Здесь указываются параметры запроса и данные, которые нужно отобрать, а также определяется способ их отображения на экране. Для перемещения из верхней панели окна в нижнюю и обратно используется клавиша F6. Включение полей в запрос В запрос не следует включать все поля выбранных таблиц. Добавить нужные поля в бланк запроса можно путем перетаскивания их имен из списка, находящегося в верхней части окна конструктора в строку бланка Поле. Еще один способ – двойной щелчок по имени поля. Примечание: Если был установлен флажок Имена таблиц из меню Вид, то во второй строке бланка QBE выйдет на экран имя таблицы, из которой выбрано поле. В строке Вывод на экран флажком помечаются те поля, которые должны быть выведены на экран. В общем случае поля, вводимые в наборе записей запроса, наследуют свойства, заданные для соответствующих полей таблицы. Можно определить другие значения свойств, выполнив команду Свойства из меню Вид: Описание (текст, содержащий описание объекта), Формат поля (представление данных на экране), Число десятичных знаков (для числовых данных, Маска ввода, Подпись (заголовок столбца). Удалить поле из бланка запроса можно клавишей Delete или через меню Правка командой Удалить столбцы. Чтобы удалить таблицу, следует маркировать ее в верхней части окна конструктора запроса, выполнив щелчок по имени, и нажать Delete или в меню Правка командой Удалить. Виды критериев Для создания запроса с несколькими критериями пользуются различными операторами. 3.1 Логическая операция или Можно задать несколько условий отбора, соединенных логическим оператором или (or), для некоторого поля одним из двух способов: 1) можно ввести все условия в одну ячейку строки Условие отбора, соединив их логическим оператором или (or). В этом случае будут выбраны данные, удовлетворяющие хотя бы одному из условий. Например, запись 4 or 5соответствует тому, что будут выбраны фамилии с оценками 4 или 5. 2) ввести второе условие в отдельную ячейку строки или. И если используется несколько строк или, то чтобы запись была выбрана, достаточно выполнения условий хотя бы в одной из строк или. При такой записи условия также будут выбраны фамилии с оценками 4 или 5. 3.2. Логическая операция и Логическая операция и (and) используется в том случае, когда должны быть выполнены оба условия и только в этом случае запись будет выбрана. Например, записав условие >2 and <5 будут выбраны только оценки 3 и 4. Чтобы объединить несколько условий отбора оператором и ( and ), следует привести их в одной строке. Исключить группу данных из состава анализируемых запросом записей позволяет следующий критерий < > 4. В этом случае можно не использовать кавычки. Операторы и и или применяются как отдельно, так и в комбинации. Следует помнить, что условия связанные оператором и выполняются раньше условий, объединенных оператором или. 3.3.Оператор B etween Оператор B etween позволяет задать диапазон значений, например between 10 and 20 Оператор In позволяет задавать используемый для сравнения список значений. Например, in (“первый”,”второй”,”третий”) 3.4. Оператор L ike Оператор L ike полезен для поиска образцов в текстовых полях, причем можно использовать шаблоны: * — обозначает любое количество (включая нулевой) символов; ? — любой одиночный символ; # — указывает, что в данной позиции должна быть цифра. Например, для выбора фамилии, начинающейся с буквы П и с окончанием “ов” можно записать like П*ов Сортировка данных в запросе Данные можно упорядочить по возрастанию или убыванию. Для упорядочения отобранных записей целесообразно воспользоваться возможностями сортировки самого запроса в строке Сортировка окна конструктора запроса. Вычисляемые поля Можно задать вычисления над любыми полями таблицы и сделать вычисляемое значение новым полем в запросе. Для этого в строке Поле бланка QBE вводится формула для вычисления, причем имена полей заключаются в квадратные скобки. Например, =[ Оклад]*0.15 В выражениях можно использовать следующие операторы: - арифметические: * умножение; + сложение; - вычитание; / деление; ^ возведение в степень; - соединение частей текста при помощи знака &, например, =[Фамилия] & “ “&[Имя] В кавычки заключен пробел для того, чтобы запись не была слитной. Итоговые запросы Итоговые запросы значительно отличаются от обычных. В них поля делятся на 2 типа: · поля, по которым осуществляется группировка данных; · поля, для которых проводятся вычисления. Для составления итогового запроса, находясь в режиме конструктора, следует нажать кнопку Групповые операции В результате чего в бланке запроса появится строка Групповая операция. Если для соответствующего поля из списка выбрать функцию Группировка, то при выполнении запроса записи по этому полю группируются по значениям в этом поле, но итог не подводится. Группировка в итоговом запросе производится только по одному полю. Во всех остальных полях вводятся итоговые функции. Access предоставляет ряд функций, обеспечивающих выполнение групповых операций. Можно задать нужную функцию, набрав на клавиатуре ее имя, в строке Групповая операция или выбрав ее из раскрывающегося списка. Основные групповые функции, которыми можно воспользоваться: SUM - вычисляет сумму всех значений заданного поля (для числовых или денежных полей), отобранных запросом; AVG - вычисляет среднее значение в тех записях определенного поля, которые отобраны запросом (для числовых или денежных полей); MIN - выбирает минимальное значение в записях определенного поля, отобранных запросом; MAX – выбирает максимальное значение в записях определенного поля, отобранных запросом; COUNT – вычисляет количество записей, отобранных запросом в определенном поле, в которых значения данного поля отличны от нуля; F I RST - определяет первое значение в указанном поле записей; LAST -. определяет последнее значение в указанном поле записей. Понятие запросов-действий Для быстрого изменения, вставки, создания или удаления наборов данных из базы данных используются управляющие запросы или запросы-действия. Создание запросов-действий аналогично созданию запросов-выборок. Отличие лишь в том, что в режиме конструктора запросов необходимо указать тип действий над выбранными записями. Существует четыре типа запросов-действий: Создание таблицы, обновление, удаление, добавление. Создание таблицы. Этот запрос позволяет сохранить набор данных, вышедших в ответ на запрос, в виде таблицы. Обновление. Используется для того, чтобы обновить значения некоторых полей для всех записей, вышедших в ответ на запрос. Удаление. Используется для удаления всех записей, вышедших в ответ на запрос. Добавление. Используется для добавления данных в имеющуюся таблицу. Запросы на создание таблицы Для сохранения результатов выборки в реально существующей таблице используются запросы на создание таблицы. Это ускоряет доступ к данным, полученным по запросу. Сохранение в виде отдельной таблицы полезно и в том случае, если какие-либо данные нужно хранить в течение длительного времени. Для этого в режиме Конструктора запросов нужно выбрать команду Запрос/Создание таблицы. Access выведет на экран диалоговое окно «Создание таблицы», где нужно указать имя таблицы, в которой будут сохранены результаты выборки. Запрос на удаление записей Этот вид запросов служит для удаления группы записей базы данных, удовлетворяющих определенным условиям. Обычный запрос можно преобразовать в запрос на удаление с помощью команды Запрос/Удаление в режиме Конструктора запросов. При этом в бланке запроса появится строка Удаление, где можно ввести условие для удаления записей. В режиме Конструктора запроса необходимо указать таблицу, в которой будут проводиться удаления. Затем определить критерии и обязательно просмотреть результаты выполнения запроса на выборку. Если в результате запроса присутствуют только подлежащие удалению записи, следует преобразовать его в запрос на удаление. Удаление записей может привести к непредсказуемым результатам, в том числе и к нарушению целостности базы данных, по следующим причинам: · Таблица является частью отношения один-ко-многим · В качестве условия обеспечения целостности данных использована опция Каскадное удаление связанных полей. Если установлена опция Каскадное удаление связанных полей, и вы пытаетесь удалить записи в режиме просмотра таблицы, то получите предупреждение о возможном удалении данных в других таблицах. А при использовании запросов на удаление вы не увидите предупреждения. MS Access выдаст только информацию о количестве удаляемых записей, но ничего не скажет про каскадное удаление. Перекрестные запросы С помощью перекрестного запроса можно более наглядно представить данные итоговых запросов, предусматривающих группировку по нескольким признакам (по двум, в частности). В этом случае значение полей по первому признаку группировки могут стать заголовками строк, а по второму - заголовками столбцов. Для преобразования итогового запроса-выборки необходимо перейти в режим его Конструктора и выполнить команду Запрос/Перекрестный. После этого в бланке запроса строка Вывод на экран будет заменена строкой Перекрестная таблица. В этой строке нужно задать, как будет использовано данное поле в перекрестной таблице: в виде заголовок строк, полей или значений. Существует возможность вывести данные в перекрестной таблице без создания в базе данных отдельного запроса. Для этого следует использовать Мастер сводных данных. В сводной таблице пользователь имеет возможность изменять заголовки строк или столбцов, что позволяет анализировать данные различными способами. В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие как суммы, количество записей и средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в первом столбце таблицы, а второй - в верхней строке. Выполнение запроса Готовый запрос выполняется после щелчка по кнопке 8. Запросы к нескольким таблицам Запросы можно создавать для отбора данных как из одной, так и из нескольких таблиц. Запросы к нескольким таблицам производятся аналогично запросам к однотабличным БД с той лишь разницей, что в окно конструктора запроса добавляются все таблицы, данные которых нужны в запросе. При этом следует учитывать наличие связей между таблицами. Задания: 1. С помощью Конструктора создать запросы, удовлетворяющие условиям: Примечание: В запрос должны быть включены поля Фамилия, Имя, Отчество и те поля, где вводятся критерии. После того как был задан критерий для запроса, запрос нужно выполнить и сохранить под именем, подходящим по смыслу. - фамилии студентов, начинающиеся с определенной буквы (использовать шаблоны); - фамилии студентов, заканчивающиеся на “ов”; - фамилии студентов из одной группы; - фамилии и имена студентов, проживающие в одном из городов; - рассчитать стипендию каждого студента. Минимальная стипендия равна 150 руб. - фамилии студентов, у которых стипендия больше 400 рублей; - подготовить список студентов, сдавших сессию на «отлично». - создать запрос, выводящий список студентов, имеющих хотя бы одну «тройку». - создать запрос, выводящий список студентов, фамилия которых начинается 2. Для запросов с полем типа Дата/время выбрать записи, удовлетворяющие условиям: - дата больше 1.1.80; - фамилии и имена студентов, родившихся в 80-х годах; - вычислить возраст студентов; - фамилии и имена студентов, родившихся в первой половине месяца; 3. Создать итоговый запрос: - оставить в запросе поля Номер, Группа, вычислить максимальное количество студентов для каждой группы (используя Count). 4. Запрос с вычисляемыми полями: - включить в запрос вычисляемое поле, которое является результатом сцепления текстовых полей Фамилия, Имя, Отчество. Назвать поле Ф. И. О. студента. - используя построитель выражений, подсчитать надбавку студентам, равную 15% от стипендии; 5. Запрос на создание таблицы - сделайте запрос выборку к таблице Техники, выбрав тех, кто не получает стипендии. Выполните запрос и просмотрите результат. - перейдите в режим Конструктора для этого запроса и преобразуйте его в запрос для сохранения результатов в виде отдельной таблицы с именем Студенты без стипендии. Для этого нужно в режиме Конструктора запросов ввести команду Запрос/Создание таблицы. 6. Запрос на обновление записей - выберите в копии таблицы Техники всех, кто проживает в определенном городе. Сделав запрос, проверьте правильность отбора записей. - перейдите в режим Конструктора для этого запроса и преобразуйте его в запрос на обновление данных. В строке Обновление задайте новое значение для поля Домашний адрес (например, перепишите его с заглавной буквы или введите сокращенное название города и т.п.). Для просмотра результатов выполнения запроса на обновление записей перейдите в режим просмотра таблицы Техники1. 7. Запрос на удаление записей - создайте запрос на создание таблицы Техники1, в которую поместите данные о стипендии каждого студента , создайте запрос которой удаляет все записи о студентах определенной группы, не получающих никакой стипендии. 8. Перекрестный запрос - создайте перекрестный запрос для таблицы Техники, включив в него поля Домашний адрес, Группа и вычисляемое поле для подсчета количества студентов (функция Count по полю Номер). Поле Группа выберите в качестве заголовка строк, поле Домашний адрес - заголовка столбцов, а вычисляемое поле с количеством студентов – как значения. Выполните запрос и проанализируйте результат. Контрольные вопросы: 1. Что такое запрос? 2. Где записываются критерии условия выбора для запроса? 3. Перечислите основные операторы, используемые в запросе. 4. В чем различие между операторами OR и AND? 5. Назначение итоговых запросов. 6. Назначение построителя выражений. 7. Какие виды вычислений можно произвести в итоговых полях? 8. Как создать запрос на обновление части данных в таблице? 9. Как удалить часть данных в таблице?
Практическое занятие №3 Теоретический материал 1. Основные определения Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Access. Хорошо разработанные формы позволяют работать с приложением даже неподготовленному пользователю. Способы создания форм Для создания формы следует в окне базы данных перейти на вкладку Формы и нажать кнопку Создать, после чего на экране появится окно Новая форма. В данном окне предлагается выбрать источник данных для формы и способ ее создания. Access предлагает следующие способы создания форм: – Конструктор форм. Этот способ позволяет разрабатывать собственные экранные формы с заданными свойствами для просмотра, ввода и редактирования данных. – Мастер форм. Позволяет достаточно быстро создать форму на основе выбранных для нее данных. – Автоформа: в столбец. Позволяет автоматически создать для исходной таблицы/запроса форму, в которой все поля располагаются в один или несколько столбцов. – Автоформа: в ленточная. Позволяет автоматически создать для исходной таблицы/запроса форму, в которой все поля расположены в строку. Названия полей расположены сверху, как в таблице, но каждое значение имеет собственное поле для просмотра. – Автоформа: табличная. Позволяет автоматически создать табличную форму, которая аналогична ленточной, но каждая запись в такой форме находится на отдельной странице. – Диаграмма. Позволяет создавать форму, данные в которой представлены в виде диаграммы. – Сводная таблица. Этот мастер использует Microsoft Excel для создания объекта сводной таблицы, и Microsoft Access для создания формы, в которую внедряется объект сводной таблицы. – Для вариантов создания форм Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная, Автоформа: табличная и Диаграмма необходимо выбрать источник данных для создания формы. Во всех остальных случаях это делать необязательно. Разделы форм При открытии окна Конструктора форма содержит только один раздел - область данных. Помимо этого, она может содержать разделы заголовка и примечания формы, верхний и нижний колонтитулы. Для добавления или удаления разделов формы используются команды Вид/Заголовок/Примечание формы и Вид/Колонтитулы. Каждый раздел отделен горизонтальной линией, на которой написано его название. Создание управляющих кнопок Кнопки используются в форме для выполнения определенного действия или ряда действий. Например, можно создать кнопку, которая будет открывать таблицу, запрос или другую форму. Можно создать набор кнопок для перемещения по записям таблицы, если не устраивают стандартные средства перемещения, предусмотренные в форме. В Access предусмотрено более 30 стандартных кнопок, при создании которых достаточно воспользоваться лишь Мастером по созданию кнопки. Для этого нужно выполнить следующие действия: - установить режим использования мастера на панели элементов; - выбрать инструмент Кнопка на панели элементов и указать местоположение и размер кнопки в форме; - в первом окне Мастера выбрать категорию кнопки и выполняемые ею действия; - если создаваемая кнопка предназначена для работы с другим объектом базы данных (отчетом, таблицей, другой формой), то на втором шаге нужно выбрать необходимый объект; - далее следует выбрать текст или рисунок, размещаемые на кнопке. при размещении рисунка можно воспользоваться кнопкой Обзор.. для выбора рисунка; - на заключительном шаге работы Мастера задается имя создаваемого элемента. Разработка сложных форм Создать форму, позволяющую просматривать и редактировать записи только одной таблицы, довольно просто. Но на практике требуются формы, позволяющие производить одновременный ввод или просмотр данных, хранимых в двух или более связанных таблицах. Но можно создать форму, которая позволит вводить, редактировать и просматривать все эти данные одновременно. В таких случаях для отображения записей основной и подчиненной таблиц можно использовать многотабличную иерархическую форму. Иерархической называется форма, содержащая поля из главной и одной или нескольких подчиненных форм. Подчиненные формы используются для отображения данных из таблиц с отношением “один – ко - многим”. Наиболее простым способом создания иерархической формы является использование Мастера форм. Для создания такой формы нужно: - перейти на вкладку Формы в окне базы данных, нажать кнопку Создать и выбрать в качестве режима создания Мастер форм; - в окне Новая форма в качестве источника записей формы указать таблицу (в иерархических формах базовой всегда является таблица со стороны “много”); - в следующем окне Мастера форм определить главную и подчиненную таблицы. В правой части данного окна диалога отображаются поля таблиц: в верхней части поля главной, а в нижней – поля подчиненной таблицы. Опция Связанные формы предназначена для представления данных без использования подчиненной формы; - далее следует выбрать внешний вид подчиненной формы: табличный или ленточный; - на последующих шагах Мастера форм выбрать стиль, задать имена форм, а также указать режим, в котором будет открыта форма после завершения ее создания. Отчеты Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа. Разделы отчета Пустой макет отчета содержит разделы Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, между которыми находится Область данных. Добавить или удалить верхний и нижний колонтитулы можно с помощью команды Вид - Колонтитулы. При создании отчета можно задать заголовок, который будет напечатан только в самом начале отчета, и примечание, выводимое в конце отчета. Чтобы добавить в отчет эти разделы, выберите команду Вид/Заголовок/примечание отчета. Линейка с делениями по верхнему и левому краям окна отчета помогают планировать расположение данных на странице. Изменить размер любого отдела можно, перетащив его границу. В каждом разделе Access выводит сетку. Создайте меню a. Откройте свою базу данных b. c. Напишите имя Меню d. Появится окно меню
e. Перейдите в Команды выберите в Категории Новое меню справа в Командах появится Новое меню, перетащите его окно
f. Задайте имя пункту меню как Таблица, нажав ПКМ по пункту g. Откройте пункт нового меню
h. В Настройка\Команды выберите пункт Все таблицы и с правого окна перетащите все элементы в меню
Практическое занятие №1 Создание базы данных, ввод и редактирование данных. Взаимосвязи между таблицами Цель: сформировать навыки создания структуры таблицы, ввода, редактирования, поиска и сортировки данных, а также организации связи между таблицами Вид работы: фронтальный. Время выполнения: 2 часа. Теоретический материал Объекты MS Access Основным объектом в БД является таблица, хранящая данные о том или ином предмете реального мира. Запрос - это объект, извлекающий данные из таблиц так, как определено пользователем. С помощью запроса можно выбрать, изменить или сгруппировать какие-либо данные, содержащиеся в одной или нескольких таблицах. Ответ на запрос также выглядит в виде таблицы и называется динамическим набором записей. Когда пользователь изменяет данные динамического набора, то эти изменения тут же производятся и в таблицах. Форма - это объект, служащий для ввода, изменения и просмотра записей в нужном формате. Например, в форме можно определить списки допустимых значений данных, выделить данные цветом или отображать сообщения об ошибках при вводе неверных данных. Несложно организовать отображение результатов вычислений. Форму можно выводить как на экран, так и на печать. Форма может содержать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, а также не связанные с таблицами данные. Для описания формы используется методика визуального программирования. Отчет - это объект, который предназначен для печати данных в определенном пользователем виде. Отчет позволяет сгруппировать записи, подсчитать и вывести как промежуточные, так и полные итоговые значения. Отчет можно оформить, используя разнообразие шрифтов Windows, а также украсив его рисунками и диаграммами. Макрос - это набор из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняет Access без участия пользователя. Например, макрос может при загрузке БД автоматически открыть нужные формы или при нажатии кнопки в форме выполнить некоторое типовое действие (печать формы, открытие другой формы и т.п.). Макросы позволяют автоматизировать часто выполняемые операции и согласовать работу разных объектов практически без программирования в обычном понимании. Макрокоманды выбираются из списка стандартных макрокоманд, например: Открыть объект, Закрыть объект и т.д. Модуль - это набор процедур и функций на языке Visual Basic (Access Basic), которые хранятся вместе как единое целое. Модули обычно используют для создания более сложных информационных систем. Создание новой базы данных с помощью Конструктора После запуска Access нужно щелкнуть на кнопке Новая база данных в окне Microsoft Access и в предложенном диалоговом окне задать имя для файла БД. После этого на экране появляется окно базы данных, из которого можно получить доступ ко всем ее объектам: таблицам, запросам, отчетам, формам, макросам, модулям. Для создания новой таблицы нужно перейти на вкладку Таблица и нажать кнопку Создать. В следующем окне следует выбрать способ создания таблицы - Конструктор. После этого Access выводит окно Конструктора таблицы, в котором задаются имена, типы и свойства полей для создаваемой таблицы. Имя поля не должно превышать 68 символа и в нем нельзя использовать символы ! . [ ] . Каждая строка в столбце Тип данных является полем со списком, элементами которого являются типы данных Access (таблица 1). Тип поля определяется характером вводимых в него данных. Типы данных MS Access Таблица 1
*Кроме вышеперечисленных типов данных в списке есть элемент Мастер подстановок, который позволяет представить значения полей в виде простого или комбинированного списка. Дополнительные свойства такого поля представлены на вкладке Подстановка окна конструктора таблиц. Каждое поле обладает индивидуальными свойствами, по которым можно установить, как должны сохраняться, отображаться и обрабатываться данные. Набор свойств поля зависит от выбранного типа данных. Для определения свойств поля используется бланк Свойства поля в нижней части окна конструктора таблиц. Размер поля - определяется только для текстовых и Memo-полей; указывает максимальное количество символов в данном поле. По умолчанию длина текстового поля составляет 50 символов Формат поля – определяется для полей числового, денежного типа, полей типа Счетчик и Дата / Время. Выбирается один из форматов представления данных. Число десятичных знаков - определяет количество разрядов в дробной части числа. Маска ввода - определяет шаблон для ввода данных. Например, можно установить разделители при вводе телефонного номера Подпись поля - содержит надпись, которая может быть выведена рядом с полем в форме или отчете (данная надпись может и не совпадать с именем поля, а также может содержать поясняющие сведения). Значение по умолчанию - содержит значение, устанавливаемое по умолчанию в данном поле таблицы. Условие на значение - определяет множество значений, которые пользователь может вводить в это поле при заполнении таблицы. Это свойство позволяет избежать ввода недопустимых в данном поле значений. Сообщение об ошибке - определяет сообщение, которое появляется на экране в случае ввода недопустимого значения. Обязательное поле - установка, указывающая на то, что данное поле требует обязательного заполнения для каждой записи. Например, поле Домашнийтелефон может быть пустым для некоторых записей (значение Нет в данном свойстве). А поле Фамилия не может быть пустым ни для одной записи (значение Да). Пустые строки - установка, которая определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк (“ “). Индексированное поле - определяет простые индексы для ускорения поиска записей. Для сохранения структуры таблицы нужно ввести команду Файл/Сохранить и в окне Сохранение ввести имя таблицы. |
Последнее изменение этой страницы: 2019-05-08; Просмотров: 338; Нарушение авторского права страницы
на панели инструментов или ввести команду Правка/Ключевое поле. После этого в строке рядом с именем этого поля появится изображение ключа.
и Сортировка по убыванию 
. 
. После этого Access откроет окно Схема данных и окно Добавление таблицы. В окне Добавление таблицы нужно выделить имена таблиц, добавляемых в схему данных, и нажать на кнопку Добавить. После этого данное окно можно закрыть.
. После закрытия этого окна все установленные связи будут сохранены.
на панели инструментов или воспользоваться командой Групповые операции из меню Вид. 
панели инструментов в режиме Конструктора запросов или при активизации команды Запуск из меню Запрос. В результате будет получена таблица с ответом на заданные условия.
Выполните Сервис/Настройка/Панели инструментов/Создать
