Электронный документооборот в концепции электронного правительства

 

Приоритетным направлением формирования электронного правительства является максимально возможный перевод документооборота и информационного взаимодействия органов государственной власти в электронную форму. Использование электронного документооборота призвано обеспечить эффективное информационное взаимодействие органов власти, что должно повысить качество государственного управления и создать основу для повышения оперативности предоставления и качества государственных услуг.

По данным исследований, 30% времени сотрудников крупных организаций тратится на поиски и согласование документов, 6% бумажных документов безвозвратно теряются, каждый внутренний документ копируется до 20 раз. Переход к электронному документообороту позволяет ускорить и повысить прозрачность движения документов, гарантировать их своевременное рассмотрение, повысить оперативность и обоснованность принимаемых решений, уменьшить при этом количество рутинных операций.

Системы электронного документооборота в том или ином виде присутствуют практически в любой корпоративной информационной системе, они позволяют не только обмениваться документами по каналам связи, но и организовать их хранение, обеспечивают доступ к различным вариантам документа, дают возможность отследить его «жизненный цикл».

Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с документами неуклонно растет. Прослеживается следующая динамика роста (данные РБК):

2002 год — 24 млн. долларов США

2003 год. — 27 млн. долларов США

2004 год. — 52 млн. долларов США

2005 год. — 100 млн. долларов США

2006 год. — 153 млн. долларов США

2007 год. — 230млн. долларов США

Что, в общем - то и не удивительно, поскольку для внедрения электронного документооборота в первую очередь важна его технологическая основа, то есть обеспечение работников ПК. Рынок систем уп­равления документооборотом в нашей стране представлен программными решениями, как российских разработчиков на базе приложений иностранных компаний и на базе собственных разработок, так и несколькими иностранными производителя­ми. Отечественный софт луч­шим образом учитывает специ­фику российского документо­оборота, нежели программное обеспечение иностранных про­изводителей, и дело здесь не в патриотизме, а в несколько дру­гих принципах построения за­падного документооборота, а так же в многообразии сущест­вующих стандартов в различных странах. Вот некоторые из наиболее известных систем электронного документооборота:

1. CompanyMedia, разработчик – компания Интер Траст [11]

Система CompanyMedia состоит из нескольких программных продуктов, которые можно использо­вать независимо друг от друга. Система предназначена для ведения электронно­го документооборота, информационной поддержки организационно-распорядительной и производ­ственно-хозяйственной деятельности.

Система электронного документооборота CompanyMedia в целом позволяет наладить в органи­зации «сквозной» обмен документами (что означает возможность легко проследить движение документов не только внутри одного подразделения, но и между филиалами организации), обеспечивает глобальное их визирование, нормализует контроль исполнения документов и поручений руководства.

CompanyMedia в основном предназначена для крупных и средних государственных учреждений и коммерческих организаций. Вместе с тем, гибкая структура этого программного продукта, модульный принцип построения являются весьма привлекатель­ными и для небольших организаций.

CompanyMedia создавалась компанией «ИнтерТраст» в строгом соответствии с государственными стандар­тами в области делопроизводства. При ее разработ­ке проводились консультации со специалистами Все­российского НИИ документоведения и архивного де­ла (ВНИИДАД). CompanyMedia имеет четыре сертификата качест­ва Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ на системы «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Управление персоналом».

2. Система БОСС-Референт, разработчик - компания АйТи [12]

Система разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти. Система имеет сертификат соответствия ГСДОУ, а ее разработчик, компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001, удостоверяющий систему «…менеджмента качества сертифицированной компании применительно к проектированию, разработке, производству и обслуживанию программных средств для обработки документов и решения организационно-экономических задач…» Система БОСС-Референт, построенная на платформе IBM Lotus Domino/Notes, занимает лидирующие позиции на отечественном рынке.

3. Optima Workflow, разработчик - компания Оптима [13]

Система Optima Workflow предназначена для управления процессами создания, обработки, ти­ражирования и хранения документов или иных ин­формационных объектов, а также для автоматиза­ции основных процедур современного делопроиз­водства и организации документооборота. В сос­тав системы Optima Workflow входят пять програм­мных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимос­ти от методов организации процессов документо­оборота и создания рабочих мест пользователей.

Система Optima Workflow содержит инструмен­ты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обра­ботки, настраиваемые на специфику организа­ции, и не предлагает каких-либо стандартных про­цедур.

4. Documentum, разработчик – компания Documentum Servicies [14]

Система Documentum по функционалу и стоимости можно сравнить с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти систе­мы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота.

Система разработана за рубежом, на российском рынке представлена с 2000 года и российских клиентов пока немного. Система Documentum является системой управления, а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. Фактически из систем электронного документо­оборота Documentum является самой дорогой ориентирована на очень крупные внедрения.

5. LanDocs, разработчик – компания Ланит [15]

Система LanDocs предназначена для автома­тизации процессов управления документами, до­кументооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного про­филя и масштаба. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (прог­раммное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию ва­риант (базовый набор CASE-моделей, специали­зированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обуче­ние пользователей, разработчиков и специалис­тов группы поддержки).

Система LanDocs соответствует стандарту ГСДОУ. Компания Ланит имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001.

6. ДЕЛО, разработчик – компания Электронные Офисные системы [16]

Система «ДЕЛО» разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. «Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией.

Система «ДЕЛО», масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами» и ISO/IEC 17799: 2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»).

Система «ДЕЛО» – тиражируемый " коробочный" продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика

7. Гран-Док, разработчик - Государственное научно-производственное предприятие «Гранит-Центр» [17]

«Гран-Док» - специализированная система автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления, работающих в соответствии с требованиями и стандартами Российского делопроизводства. Система «Гран-Док» успешно прошла сертификационные испытания во ВНИИНМАШ, где было подтверждено полное соответствие системы требованиям нормативных документов. Система имеет сертификат ГОССТАНДАРТА РОССИИ №РОСС RU.ME. 20.H00409 и экспертное заключение Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, в котором отмечено ее высокое качество.

Назначением системы «Гран-Док» является автоматизация процессов работы с документами:

Государственное научно-производственное предприятие «Гранит-Центр» предлагает своим заказчикам три версии системы автоматизированного документооборота и делопроизводства «Гран-Док»:

· Гран-Док – Lite

Гран-Док – Lite – однопользовательская версия системы - предназначена для муниципальных структур управления, имеющих небольшой объем документооборота. Однопользовательский вариант системы предназначен для учета и работы с документами на одном рабочем месте. В состав системы входит облегченная версия Microsoft SQL сервера - MSDE и универсальное рабочее место пользователя. Пользователь обладает правами на работу со всеми документами и классификаторами системы.

· Гран-Док - сетевая версия системы

Гран-Док - сетевая версия системы - предназначена для государственных и муниципальных структур управления с объемом документооборота от 5000 до 30000 документов в год. Необходимо наличие локальной вычислительной сети и большое количество рабочих мест. Количество пользователей системы в каждой организации колеблется от 20 до 150. Сетевая версия системы предоставляет распределенную среду для ввода, хранения и обеспечения доступа к информации. Эта версия системы успешно эксплуатируется с 1997 года. Три префектуры города Москвы используют сетевую Windows – версию системы «Гран-Док» в своей работе.

·Гран-Док - корпоративная версия системы

Гран-Док - корпоративная версия системы - имеет название «Единая система электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа» (ЕС ЭДДО). В апреле 2001 года система «Гран-Док» успешно прошла сертификационные испытания во ВНИИНМАШ, где было подтверждено полное соответствие системы требованиям нормативных документов.

8. ЕВФРАТ-Документооборот разработчик – компания Cognitive Technologies [18]

Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН.

Система позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

С помощью системы можно полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле " Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.

9. PayDox, разработчик – компания Interface Ltd. [19]

PayDox - система управления корпоративными документами. Система имеет расширенные возмож­ности в части работы с финансовыми, платежными документами, что делает ее особенно удобной в орга­низациях банковской, торговой сферы, для промыш­ленных предприятий и аналогичных организаций.

Разработчик программы, компания Interface Ltd. Разработчики системы подчеркивают, что кро­ме собственно функциональности Управления До­кументами (Document Management, DM, электрон­ный документооборот) и Управления Бизнес-Про­цессами (Business Process Management, BPM) важ­нейшим современным требованием к таким систе­мам является наличие в них функциональности Уп­равления Записями (Records Management, RM). Данная функциональность позволяет любому кор­поративному документу или (в более широком смысле) любому требующему учета факту либо со­бытию поставить в соответствие запись (набор ин­формационных реквизитов) в корпоративной базе данных и далее с помощью стандартных средств системы обеспечить ведение этой информации пользователями и получение необходимой отчет­ности. Система PayDox позволяет сочетать функци­ональность системы автоматизации делопроизво­дства и системы управления информацией.

Программа построена полностью на Интернет-технологиях. Развитые встроенные средства за­щиты данных обеспечивают безопасность рабо­ты. Работа с программой осуществляется через web-браузер, например Internet Explorer, который имеется на каждом компьютере. Практически поль­зователям не надо осваивать новую программу, новый интерфейс - они продолжают работать с привычным программным обеспечением Microsoft - MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook Express.

Особенностью системы является развитая ин­теграция с документами MS Office - MS Word и MS Excel. Работа программы строится на исполь­зовании шаблонов документов, в которые авто­матически вставляются необходимые сведения из баз данных. Так, например, регистрационная карточка документа может как просматриваться в стандартном для программы окне Web-браузе­ра, так и быть получена в привычном пользовате­лю виде в формате файла MS Word или MS Excel, при этом реквизиты из карточки документа могут «на лету» подставляться в вызываемый файл MS Word или Excel.

Документы и данные хранятся централизован­но на сервере, где, собственно, и устанавливает­ся сама программа. А поскольку установки прог­раммы непосредственно на рабочие места сот­рудников не требуется, это существенно упро­щает настройку и дальнейшее администрирова­ние системы.

10. ESCOM.DOC, разработчик - ЗАО «Евроменеджмент» [20]

Автоматизированная система электронного документооборота и процессного управления ESCOM.DOC - готовое и высокоэффективное решение для автоматизации потоков документов и контроля исполнения документов, заданий и поручений. Система обладает универсальными и простыми в использовании средствами настройки и конфигурирования, которые позволяют специалистам IT служб и служб делопроизводства предприятия самостоятельной осуществлять адаптацию и масштабирование системы.

Система предназначена для использования руководителями предприятия, менеджерами, секретарями, делопроизводителями, рядовыми сотрудниками - всеми, кто так или иначе вовлечен в процессы документооборота предприятия.

Система обеспечивает работу через Интернет и особенно актуальна для компаний с территориально распределенной структурой, имеющих удаленные подразделения, филиалы, представительства, в том числе и за рубежом. С помощью ESCOM.DOC можно в несколько раз повысить управляемость компанией, сделать процессы документооборота прозрачными и управляемыми.

Система ESCOM.DOC может поставляться в коробочном варианте или в адаптированном к специфике заказчика виде.

11. " Кодекс: Документооборот", разработчик ГП " Центр компьютерных разработок" [21]

Система " Кодекс: Документооборот" - это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях. Система " Кодекс: Документооборот" ориентирована на стандарты и практику Российского делопроизводства и основана на опыте внедрения в подразделениях делопроизводства в органах государственной власти и других организациях.

Одной из особенностей отечественного делопроизводства является разделение должностных функций по работе с документами между руководителями и делопроизводителями. Более того, в подразделениях делопроизводства также существует разделение труда, обычно построенное на работе определенных сотрудников с определенными документопотоками. Структура подсистем " Кодекс: Документооборот" полностью перекрывает это функциональное распределение работ с документами в соответствии с документопотоками. Система " Кодекс: Документооборот" может внедряться как вся в целом, так и отдельными составными частями. Функциональный состав и количество рабочих мест определяется в соответствии с производственной необходимостью и финансовыми возможностями организации. Доступ к документам в системе " Кодекс: Документооборот" возможен с использованием Internet/Intranet технологий. Пользователь, имеющий необходимые права доступа может работать с документами на своем рабочем месте, используя стандартный Интернет-браузер.

При выборе программного продукта следует учитывать размер организации (ведомства, подразделения) и специфику задач. Однако при таком большом количестве разнообразных систем, на данный момент еще не создана универсальная программа, которая бы полностью соответствовала концепции электронного правительства. Разнообразие внедряемых продуктов приводит к несостыковке продуктов, внедренных в разных ведомствах, и обмен информацией возможен только при помощи электронной почты в сети Интернет. Информация в системе является, закрытой не только для общества, но и для другого органа власти. Шаги по преодолению этой проблемы состоят в создании единых баз данных и раскрытии информации, что помогло бы исключить ведомственную разрозненность информации.

В техническом аспекте электронного документооборота также важно наличие электрофицированных сетей, позволяющих организовать доступ к Интернет всех слоев населения даже из самых отдаленных глубинок. Даже самый дорогой программный продукт останется бесполезным и будет использовать не полностью если нет выхода в сеть Интернет и связи, посредством него, со всеми органами власти от Камчатки до Калининграда, взаимодействия с иностранными государствами и с простыми гражданами. Государственным органам власти необходимо строить электронный документооборот, используя ресурсы и возможности Интернета. Эта сеть настолько глобальная, что без ее участия невозможно делать преобразования посредством внедрения ИКТ в государственный и другие секторы, для перехода к информационному обществу. Также необходимо обучение персонала работе с ИКТ. Программа даже самая дорогая просто «бесполезный ярлык на рабочем столе» в неумелых руках.

Электронный документооборот должен быть аналогичен бумажному (традиционному) документообороту в плане его организации и законности. И тут же опять всплывает проблема подтверждения подлинности электронных документов, что бы не говорили об улучшении в этой сфере и плюсах использования ЭЦП, в настоящем ее виде, ясно одно организации не спешат ее использовать, доверяя проверенной рукописной. Органы власти в соответствии с программой электронного правительства, обязаны будет вести электронный документооборот и подписывать все документы ЭЦП. Но государство живет не в вакууме, и все общественные институты находятся в взаимодействии с другими. Следовательно, полный электронный документооборот не наступит в ближайшем обозримом будущем, какие бы программы и законы не принимались. Невозможно все предприятия перевести на электронный документооборот, и снабдить всех граждан ЭЦП. Органы власти будут использовать электронный документооборот только в своей среде. А с внешней средой взаимодействие будет продолжаться как и раньше.

Следующая проблема всех без исключения программных продуктов в том, что они рассматривают процесс архивного хранения электронных документов, как некую базу данных, в которую можно зайти, найти документ, поработать с ним, и отправить его обратно. Для сохранения информации делаются копии на оптических дисках. Но диски на данный момент хранятся не более 10 лет, и регулярно надо производить их проверку. К тому же электронные документы, как и обычные нужно будет сдавать в государственные архивы, срок годности дисков небольшой и получается что вся тяжелая работа лежит на государственных архивах, такая как перепроверка и перезапись, подготовка специальных помещений для хранения. Не надо также забывать про системы безопасности и про постоянное устаревание комплектующих ПК. Получается легкий в управлении электронный документооборот, имеющий много плюсов, скрывает много подводных камней. Попытки использования электронного документооборота для эффективного государственного управление могут обернуться тем, что лет через 20 информация, записанная сегодня будет нечитаемой или несохраненной и пласт человеческой истории исчезнет. А материальные бумажные документы, как пролежали, так и еще пролежат много сот лет. При использовании ИКТ, нужно соблюдать предельную осторожность и использовать комплексы электронных и бумажных документов, постепенно сокращая количество бумажных, но не избавляясь от них все – таки до конца.

 

⇐ Предыдущая1234567Следующая ⇒

Поделиться: