Анализ структуры и динамики производственных запасов

Значение аудиторской проверки операций с товарно-материальными ценностями организации велико. Помимо записей бухгалтерского учета источником информации и товарно-материальных ценностях служит первичная документация: приходные ордера, требования и другие, рассматриваемые нами во второй главе дипломной работы. Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последовательный контроль за движением, сохранностью и последующим использованием материальных ресурсов. Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений рассматриваемого предприятия.

Приступая к проверке аудитору необходимо изучить все нормативные документы, касающиеся порядка приема, учета, хранения и отпуска материальных ценностей, в частности, положения по учету материалов, тары, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, о порядке выдачи доверенностей материально-товарных ценностей и другие.

Основной целью аудиторской проверки является получение достоверности информации:

о наличии, движении и оценке имеющихся в наличии материальных ценностей;

об обеспечении сохранности ценностей и соблюдении установленных нормативов их производственного потребления;

о распределении стоимости израсходованных на производство материальных ценностей по объектам калькулирования.

Методика аудита материальных ценностей содержит ряд этапов.

Рассмотрим каждый из них.

Этап 1. Проверку операций с материальными ценностями рекомендуем начинать с анализа их оценки, так как в фактическую себестоимость приобретения материалов помимо их стоимости по ценам приобретения включаются также: транспортно-заготовительные расходы; уплачиваемые снабженческим организациям комиссионные вознаграждения; таможенные пошлины; оплата услуг сторонним организациям по транспортировке, доставке и хранению ценностей. В то же время аудитор должен проверить, не включались ли в стоимость материалов расходы на содержание складов, отделов снабжения и сбыта производства или расходы на командирование работников для оформления и согласования договоров на поставку материалов, которые должны включаться в состав общехозяйственных расходов.

Этап 2. Он включает три основных вопроса: инвентаризация товарно-материальных ценностей; проверка полноты их оприходования; анализ правильности списания.

Проверка запасов рассматривается обычно как основная часть аудита на тех предприятиях, где их сумма является значительной величиной. Преднамеренное или непреднамеренное искажение количества или оценки данных по запасам мгновенно сказывается как на финансовых результатах предприятия (поскольку оказывает влияние на определение себестоимости реализованной продукции), так и на балансе в целом.

Отсутствие объективной информации о состоянии и стоимостной оценке товарно-материальных ценностей негативно отражается на финансовом состоянии предприятия, поскольку, во-первых, администрация предприятия не имеет возможности точно планировать деятельность предприятия, во-вторых, искажаются показатели финансового состояния предприятия, и внешние пользователи отчетности (кредиторы, банки, инвесторы) не могут объективно судить о рентабельности и платежеспособности предприятия, в-третьих, происходит искажение сумм налогов.

В функции аудитора при проверке товарно-материальных ценностей входят: присутствие при инвентаризации, если запасы значительны и аудитор относится с доверием к ожидаемым результатам; наблюдение за выполнением процедур инвентаризации и идентификации с целью определения степени соответствия их инструкциям, разработанным администрацией, или нормативным законодательным актам; их способности решить тройную задачу: обеспечить точность результатов инвентаризации и отражения последних; устранить двойной счет и обеспечить полноту охвата запасов; выявить устаревшие, медленно оборачивающиеся и поврежденные запасы; проверка правильности подсчета на основе случайной выборки; проверка правильности отнесения операций к отчетному периоду на участках, где осуществляется движение запасов (это необходимо для подтверждения точности и полноты обхвата при инвентаризации); получение удовлетворительных объяснений по поводу несоответствий учетным данным и корректировка последних; проверка правильности оценки фактического объема запасов.

Основным регулирующим документом являются методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 13 июня 2003 года № 49. Отражение инвентаризации в бухгалтерском учете регулируется Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 26 декабря 2004 года № 170.

До проведения инвентаризации аудитору следует запросить документы о результатах инвентаризации за прошлые периоды, проанализировать изменения в количестве и структуре запасов, обсудить с администрацией вопросы организации и проведения контрольно-инвентаризационной работы; ознакомиться с номенклатурой и объемами товарно-материальных ценностей, а также получить информацию обо всех местах их хранения; выявить дорогостоящие объекты и методы их учета; проанализировать систему внутреннего контроля, хранения и документирования движения ценностей; договориться об участии в инвентаризации компетентных специалистов и проинструктировать их.

Сроки и частота проведения инвентаризаций предусмотрены Законом о бухгалтерском учете и отчетности. При смене материально-ответственных лиц, изменении формы собственности предприятия также требуется обязательное ежегодное проведение инвентаризации в конце года, но не ранее 1 октября отчетного года.

Права аудитора при проведении инвентаризации регулируются п. 13 Временных правил аудиторской деятельности в Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации «Об аудиторской деятельности в РФ» от 22 декабря 2003 года № 2263. Следует иметь ввиду, что в обязанности аудитора не входит проведение инвентаризации, так как в Законе о бухгалтерском учете и отчетности эта обязанность возложена на руководителя предприятия.

Аудитору следует убедиться в том, что проведение инвентаризации начинают с получения последнего товарного отчета со всеми документами, а также подписи материально-ответственного лица о том, что все товарно-материальные ценности и все документы как по приходу, так и по расходу им предъявлены.

При проведении инвентаризации аудитор не должен входить в состав инвентаризационной комиссии, но наблюдая за ее работой, он следит за правильностью выполнения процедур, которые позволят правильно идентифицировать запасы, определить их количество. Аудитор проводит контрольные проверки, время от времени сверяя свои записи с записями инвентаризационной комиссии. Прежде всего он обращает внимание на дорогостоящие, устаревшие или поврежденные ценности; исследует, хранятся ли запасы третьим лицам отдельно с тем, чтобы отследить правильность их отражения в учете. На основе этого устанавливается достоверность определения остатков ценностей.

Особое внимание при проведении инвентаризации следует обращать на номера, марки, наименования товарно-материальных ценностей. Иногда при сличении номеров и марок, указанных в паспортах и данных приходных документов, обнаруживается замена нового автомобильного мотора бывшим в употреблении или дорогостоящего дешевым.

При аудите запасов и незавершенного производства их неправильное отражение непосредственно сказывается на финансовых показателях. Необходимо проверить правильность отнесения операций к данному отчетному году, для чего аудитор должен сосредоточиться на ряде моментов.

Планирование и оптимизация объема производственных запасов

Для успешного управления запасами, в каждый момент предприятие располагает нужного вида сырьем и материалами, необходимыми для бесперебойного снабжения производства. Ни больше, ни меньше, а именно столько, сколько нужно для полного удовлетворения запросов производства.

Если ожидается повышенный объем производства и оборотные средства не ограничены, то естественным является желание закупить сырье и материалы впрок. Склад, который полностью заполнен сырьем и материалами, готовыми к немедленному отпуску в производство считается у некоторых руководителей показателем престижности организации.

Многие менеджеры думают, что если закупить сырье и материалов в большом количестве, то организация получит выигрыш вследствие повышения цен на эти виды сырья и материалов. Такой подход не всегда эффективен, т. к. расходы, связанные с хранением партии сырья и материалов, закупленной «про запас», зачастую превышают ценовой выигрыш.

Поэтому при приобретении сырья и материалов «впрок», предприятие автоматически теряет дополнительную прибыль, которую могло бы получить, если бы сырье и материалы приобретались как можно ближе к сроку их отпуска в производство. Эти потери прямо зависят от количества сырья и материалов и сроков их хранения.

Порча при хранении, а также физическое и моральное старение тоже влекут за собой убытки. Конструктивные изменения технологии производства также могут вызвать мгновенное устаревание имеющихся запасов сырья и материалов.

Нежелателен и слишком низкий уровень производственных запасов. Из-за неизбежных задержек, связанных с размещением заказов, перевозками, складской обработкой сырья и материалов, предприятию нельзя закупать сырье и материалы лишь в момент получения заказа производственного цеха. Поддержание запасов на определенном уровне в соответствии с прогнозом выпуска способствует устойчивости и ритмичности отпуска сырья и материалов в производство.

Предприятие всегда должно располагать достаточным количеством сырья и материалов, чтобы без промедления удовлетворять потребности производства, однако нельзя вкладывать большие деньги для создания чрезмерных запасов, которые будут бесполезно лежать на складе.

Оптимальный уровень запасов сырья и материалов представляет собой нечто среднее между уровнями «слишком высоким» и «слишком низким». Запасы нельзя представлять как единую категорию, т. к. поведение различных видов сырья и материалов разнообразно, необходимо контролировать каждое наименование производственных запасов.

Основными элементами управления запасами в целях ускорения оборачиваемости являются: организационная структура сбытовой сети, спрос, стратегия управления, формирование и контроль запасов.

Высокоэффективная снабженческо-заготовительная деятельность возможна в настоящее время только при условии системной организации поступления и отпуска, управления запасами на основе научных методов, компьютеризации учета, статистики, анализа, прогноза, обработки всей документации, позволяющей не только оптимизировать запасы, снизить расходы по хранению, но и значительно ускорить обслуживание запросов производства.

Задачами стратегии управления запасами является бесперебойное снабжение производства при наименьших затратах и максимальном удовлетворении запросов производственных цехов. Все три понятия относительны и требуют установления критериев оптимизации системы управления, т.е. конкретных параметров, к которым следует стремиться.

При выборе стратегии главную роль играют издержки управления запасами. Поскольку затраты, связанные с необходимостью ускорения оборачиваемости, обычно оправданны, то интервалы закупок по этим видам сырья и материалов должны быть максимально сокращены. Активным видам сырья и материалов необходимо уделять как можно больше внимания, и они должны контролироваться с помощью наиболее эффективных систем учета. Если желательно подразделить производственные запасы более чем на две классификационные группы, то нередко прибегают к хорошо известной системе «анализа ABC». По этой системе производственные запасы подразделяются на группы А, В и С. Группа А объединяет наиболее активные в денежном отношении виды запасов, В – запасы средней активности и С – запасы с самым низким уровнем активности. Для классификации по группам А, В и С применяют тот же метод, что и при объемно-стоимостном анализе. Объем годового отпуска в производство сырья и материалов каждого вида умножается на цену, затем сырье и материалы располагаются по убывающей денежной активности. Группа А, как наиболее активная, подвергается самому тщательному контролю, группе В оказывается меньше внимания, а группа С контролируется наименее активно.

Организации вынуждены хранить большую номенклатуру сырья и материалов, которые мало активны в денежном выражении, но должны всегда иметься на складе.

Для определения потребности производства в таких видах сырья и материалов на предстоящий период, а также для усиления контроля за их движением, эти виды сырья и материалов тоже группируют в три и более категории. Анализ, однако, проводится лишь по количеству сырья и материала каждого наименования, без учета стоимости, и решения о периодичности закупок принимаются на основе этого анализа.

Ценность отдельных видов сырья и материалов значительно больше, чем их стоимость или степень их денежной активности. При отсутствии какого-то вида сырья или материала весь процесс производства может попасть под угрозу. Поэтому и дешевые виды сырья и материалов также должны подлежать тщательному контролю. При этом также можно проводить объемно-стоимостной анализ.

Проиллюстрируем движение запасов сырья и материалов в упрощенном варианте.

Предположим, что в течение месяца в производство отпускается 100 кг. какого-либо сырья или материала. Запас пополняется мгновенно в конце месяца, и цикл повторяется заново (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Упрощенная схема движения запаса

Минимальный запас в данном случае составляет 0 кг., максимальный запас – 100 кг., а средний запас – 50 кг. Средний текущий запас является важным показателем для контроля запасов, он определяет среднюю величину средств, вложенных в запасы, и среднюю стоимость их содержания.

Для удовлетворения потребностей производства в любой момент, независимо от задержек в поставках или скачка заказов, в систему управления необходимо включить страховые запасы сырья и материалов.

Существенной частью квалифицированного управления производственными запасами является установление оптимального уровня страховых запасов сырья и материалов. Недостатки в расчетах нормативов страховых запасов приводят к сбоям в обеспечении производственных цехов или к дополнительным расходам по содержанию излишних запасов сырья и материалов. Расчет нормативов страховых запасов сырья и материалов выполняют так же тщательно, как и расчет текущих запасов. Случайный характер факторов, обусловливающих необходимость страховых запасов, предопределяет использование при расчетах аппарата теории вероятности.

Факторы, влияющие на размер страховых запасов, можно подразделить на две группы – связанные с изменениями потребностей производства и факторы, определяемые условиями поставки. Учет первой группы факторов связан с прогнозированием величины производственной потребности и вероятных величин отклонения запросов производства в сырье и материалах в планируемом периоде. Влияние факторов второй группы выражается в отклонениях интервалов поставок сырья и материалов от заданных, из-за нарушений ритмичности оформления заказов, опозданий подачи транспорта, задержек в пути и т. п.

Отклонения такого рода вызываются случайными и не зависящими одна от другой причинами, поэтому моделирование закономерностей этих отклонений выполняют по методологии изучения случайных массовых явлений. Например, выясняется, как часто встречается отклонение интервала поставки сырья и материалов и какова наиболее вероятная величина отклонения. Критерием оптимальности является минимизация расходов на пополнение и содержание запасов сырья и материалов. Для поддержания производственных запасов на определенном уровне необходимо разработать порядок их формирования (установление нормы запаса и правил пополнения) и контроля. Оптимальный размер запасов каждого наименования сырья и материалов определяется с учетом следующих общих принципов:

· для сырья и материалов, острой потребности (группа А) – включение в запас максимального страхового запаса для покрытия любых скачков спроса;

· для сырья и материалов, которые пользуются производственными цехами постоянно (группа В), – включение в запас умеренного страхового запаса;

· для сырья и материалов, потребность в которых возникает у производственных цехов нерегулярного (группа С), – низкий или нулевой уровень страховых запасов.

Для корректировок оптимального размера запаса практикуют:

· частый контроль запасов сырья и материалов группы А;

· периодический контроль запасов сырья и материалов группы В;

· выборочный контроль запасов сырья и материалов группы С.

Соотношение между текущими запасами сырья и материалов, их расходом на производство, пополнением и страховыми запасами рассчитывается для каждого наименования сырья и материала по следующей формуле:

Запас страховой > Запас текущий – Неудовлетворенные заявки + Поставки ожидаемые – Спрос прогнозируемый.

При этом:

Запас текущий = Спрос прогнозируемый * Временной период.

В отношении номенклатуры и объема запасов сырья и материалов, подлежащих хранению, особое внимание уделяется страховым запасам, кроме того, необходимо стараться применять наиболее экономичную систему пополнения запасов.

Заключение

В данной работе были рассмотрены особенности учета, контроля и анализапроизводственных запасов, а также особенности их оценки и признания. Современный этап экономического развития страны характеризуетсязначительным замедлением платежного оборота, вызывающим рост задолженности на предприятиях. Поэтому важной задачей является эффективное управление оборотными активами, направленное на оптимизацию общего его размера. Определены роль и задачи анализа в управлении производственнымизапасами предприятия. Предлагаются общие рекомендации, позволяющие управлять производственными запасами. Во-первых, необходимо постоянно контролировать обеспеченность предприятия производственными запасами. Во-вторых, необходимо рационально использовать эти запасы. В-третьих, следить за движением материальных ценностей. Исследовав учет, контроль и анализ наличия и движения производственных запасов на ЧП СПФ «АГРО» «МСЗ», можно сделать выводы, что данное предприятие ведет бухгалтерский учет и оформляет документацию, согласно законодательной и нормативной базе, соблюдая все требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету и отчетности. На основе данных анализа движения и структуры производственных запасов ОАО “ТОРА”, можно сделать вывод, что анализируемое предприятие имеет рациональную структуру производственных запасов и эффективно их использует в процессе осуществления хозяйственной деятельности. Данное предприятие имеет стабильное развитие, готовая   продукция пользуются высоким спросом и приносят стабильную прибыль. Рекомендации и предложения, указанные нами в дипломной работе будут способствовать организации учета, контроля и экономического анализа использования производственных запасов на более совершенной основе на исследуемом производстве.

Список использованной литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации.

2. Налоговый кодекс Российской Федерации.

3. Федеральный закон от 21 ноября 2005 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

4. Вахрушина М.А. Управленческий учет. Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2002.

5. Волгин В.В. Склад: организация и управление. Практическое пособие. – М.: ИКЦ «Маркетинг», 2002.

6. Годин А.М. Статистика. Учебник. - М.: ИТК «Дашков и К°», 2002.

7. Голиков Е.А. Маркетинг и логистика. Учебное пособие – М.: ИД «Дашков и К», 2002.

8. Дракер П.Ф. Управление нацеленное на результаты/ Пер. с англ. – М, 2004.

9. Друри К. Введение в управленческий и производственный учет. М.: - Аудит, ЮНИТИ, 2003.

10. Иванов А.П. Менеджмент. Учебник. - СПб. Изд. Михайлова В.А., 2002.

11. Ильенкова С.Д. Инновационный менеджмент. Учебник - М. ЮНИТИ, 2004.

12. Ильин А.И. Планирование на ОАО «ТОРА». Учебник. - Мн. Новое знание, 2003г.

13. Карпова Т.П. Управленческий учет. Учебник. - М. ЮНИТИ, 2003.

14. Керимов В.Э. Управленческий учет. Учебник. - М.: ИКЦ «Маркетинг», 2004.

15. Макаренко М.В., Михалина О.М. Производственный менеджмент. Учебное пособие. – М.: Издательство «ПРИОР», 2002.

16. Маркетинг в отраслях и сферах деятельности. Учебник/Под ред. В.А. Алексунина. – М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003.

17. Раицкий К.А. Экономика предприятия. Учебник. - М.: ИТК «Дашков и К°», 2004.

18. Производственный менеджмент. Учебник/Под ред. С.Д. Ильенковой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

19. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. Учебное пособие. - Мн. Новое знание, 2004.

20. Фатхутдинов Р.А. производственный менеджмент. Учебник. - М.: «Дашков и К°», 2003.

21. Шеремет А.Д. Управленческий учет. Учебное пособие. - М.: ФБК - ПРЕСС, 2004.

22. Щиборщ К.В. Бюджетирование деятельности промышленных предприятий России. – М.: Издательство «Дела и Сервис», 2005.

⇐ Предыдущая1234

Поделиться: