Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Основные функции и задачи, выполняемые секретарем-референтом в организации.
Рассмотрим более подробно процесс информационного обеспечения деятельности секретаря-референта общества с ограниченной ответственностью «Издательский дом «Урал». Основные функции, выполняемые секретарем, зафиксированы в должностной инструкции: - ведение документации дирекции предприятия; - организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами; - поиск необходимой руководителю информации; - выполнение оперативных поручений и заданий руководителя; - контроль исполнения документов и поручений руководителя; - бронирование гостиниц, авиабилетов; - планирование рабочего дня руководителя; - организация и участие во встречах и переговорах; - прием посетителей; - прием делегаций; - помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций; - решение административных вопросов в пределах своей компетенции; - работа с оргтехникой. Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря-референта в определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая разрабатывается менеджером по персоналу ООО «Издательский дом «Урал», согласовывается с юрисконсультом ООО «Издательский дом «Урал», и утверждается директором. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора. Далее приводится должностная инструкция секретаря-референта ООО «Издательский дом «Урал».
ООО «Издательский дом УТВЕРЖДАЮ «Урал» Исполнительный директор ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 29.12.2003. Подпись И.И. Торева секретаря-референта генерального директора
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом исполнительного директора. 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности исполнительного директора. 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно исполнительному директору предприятия. 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: - действующим законодательством РФ; - Уставом предприятия; - Положением о функциональных службах предприятия; - правилами трудового распорядка; - приказами (указаниями) руководства предприятия; - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; - настоящей должностной инструкцией. 1.5. Секретарь должен знать: - структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями директора, фамилии руководителей структурных подразделений, основные организации-партнеры и их руководство; - инструкцию по делопроизводству; - государственные стандарты по оформлению управленческих документов; - правила орфографии и пунктуации; - правила эксплуатации организационной и вычислительной техники; - деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию; - правила ведения телефонных переговоров; - правила техники безопасности и противопожарной защиты; - приемы оказания первой медицинской помощи. 1.6. Секретарь должен уметь: - составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы; - пользоваться средствами связи и организационной техникой; - работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, OUTLOOK; - пользоваться базой данных предприятия; - пользоваться возможностями Интернета; - принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы; - редактировать тексты, выполнять корректорскую правку; - вести деловые переговоры. 1.7. Во время отсутствия секретаря-референта исполнительного директора его замещает офис-менеджер структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное исполнительным директором. 2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности исполнительного директора. Для этого секретарь-референт 2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада исполнительному директору. 2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с исполнительным директором. 2.3. По указанию исполнительного директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение. 2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений исполнительного директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения. 2.5. Готовит по поручению исполнительного директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений. 2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись исполнительному директору. 2.7. Готовит по поручению исполнительного директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов. 2.8. Еженедельно готовит для исполнительного директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации. 2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры по ним и информирует исполнительного директора. 2.10. Контролирует сохранность документов в приемной исполнительного директора, правильность формирования дел. 2.11. По указанию исполнительного директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов. 2.12. Организует выполнение указаний и поручений исполнительного директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных. 2.13. Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема. 2.14. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов. 3. ОБЯЗАННОСТИ Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан: 3.1. Сохранять конфиденциальность информации. 3.2. Выполнять распоряжения руководства. 3.3. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов. 3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию. 3.5. Обеспечивать сохранность документов. 4. ПРАВА Секретарь-референт исполнительного директора имеет право: 4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений организации за информацией по вопросам подготовки документов. 4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками. 4.3. Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников структурных подразделений. 4.4. Визировать проекты документов, представляемых на подпись исполнительному директору. 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь-референт исполнительного директора несет ответственность за: 5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов. 5.2. Несохранность конфиденциальной информации. 5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей. 5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации. 5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях. 6. ВЗАИМОСВЯЗИ Секретарь-референт исполнительного директора в своей деятельности взаимодействует: - со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов; - с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов; - с вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов исполнительного директора.
Коммерческий директор Подпись Е.В Салов
С инструкцией ознакомлена
Секретарь-референт Подпись 01.12.2004.
|
Последнее изменение этой страницы: 2019-10-04; Просмотров: 185; Нарушение авторского права страницы