Сочетания клавиш для диалоговых окон

Действие	Клавиши
Отмена текущего задания	ESC
Нажатие кнопки - Или - Установка или снятие флажка - Или - Выбор параметра	ПРОБЕЛ
Выбор команды	ALT + подчеркнутая буква
Нажатие выделенной кнопки	ENTER
Переход назад по параметрам	SHIFT + TAB
Переход назад по вкладкам	CTRL + SHIFT + TAB
Переход вперед по параметрам	TAB
Переход вперед по вкладкам	CTRL + TAB
Открытие папки на одном уровне вверх от папки, выделенной в окне Сохранить как или Открыть.	BACKSPACE
Открытие окна сохранения или поиска в диалоговом окне Сохранить как или Открыть	F4
Обновление диалогового окна Сохранить как или Открыть	F5

Сочетания клавиш для рабочего стола, окна " Мой компьютер" и проводника Windows

Следующие сочетания клавиш используются для работы с выделенными элементами:

Действие	Клавиши
Обход автоматического воспроизведения при вставке компакт-диска	Удерживайте нажатой клавишу SHIFT при вставке компакт-диска
Копирование файла	Удерживайте нажатой клавишу CTRL при перетаскивании файла
Создание ярлыка	Удерживайте нажатыми клавиши CTRL + SHIFT при перетаскивании файла
Удаление элемента без его помещения в корзину	SHIFT + DELETE
Открытие окна Найти: Все файлы	F3
Вызов контекстного меню элемента	Клавиша КОНТЕКСТ
Обновление содержимого окна	F5
Переименование элемента	F2
Выделение всех элементов	CTRL + A
Открытие окна свойств элемента	ALT + ENTER или ALT + двойной щелчок

Клавишу КОНТЕКСТ можно использовать, если у вас имеется клавиатура Microsoft или совмес-тимая с ней клавиатура с клавишей КОНТЕКСТ.

Сочетания клавиш для окна " Мой компьютер" и проводника Windows

Действие	Клавиши
Закрытие выбранной папки и всех родительских папок	Удерживайте нажатой клавишу SHIFT при нажатии кнопки Закрыть (только для окна Мой компьютер)
Возврат в предыдущее окно	ALT + СТРЕЛКА ВЛЕВО
Переход вперед в ранее открытое окно	ALT + СТРЕЛКА ВПРАВО
Просмотр папки на одном уровне сверху	BACKSPACE

Сочетания клавиш для проводника Windows

Действие	Клавиши
Свертывание выделенного элемента, если он развернут - Или - Выделение родительской папки	СТРЕЛКА ВЛЕВО
Свертывание выделенной папки	NUM LOCK + МИНУС (-)
Развертывание выделенного элемента, если он свернут - Или - Выделение первой подпапки	СТРЕЛКА ВПРАВО
Развертывание всех папок под выделенным элементом	NUM LOCK + *
Развертывание выделенной папки	NUM LOCK + ПЛЮС (+)
Переход между левой и правой областью окна	F6

Сочетания клавиш с клавишей WINDOWS

Следующие сочетания клавиш можно использовать, если у вас имеется клавиатура Microsoft или совместимая с ней клавиатура с клавишей Windows.

Действие	Клавиши
Циклические переходы по кнопкам на панели задач	WINDOWS + TAB
Открытие окна Найти: Все файлы	WINDOWS + F
Открытие окна Найти: Компьютер	CTRL + WINDOWS + F
Вывод справки	WINDOWS + F1
Открытие окна Запуск программы	WINDOWS + R
Открытие меню Пуск	WINDOWS
Открытие диалогового окна Свойства: Система	WINDOWS + BREAK
Открытие проводника Windows	WINDOWS + E
Свертывание или восстановление всех окон	WINDOWS + D
Отмена свертывания всех окон	SHIFT + WINDOWS + M

Стандартные программы WINDOWS

Использование программы Kodak Imaging Программа Kodak Imaging позволяет просматри-вать, аннотировать и выполнять основные задачи обработки графических документов, включая факсы и отсканированные изображения.

Использование графического редактора Paint Графический редактор Paint позволяет создавать, изменять и просматривать рисунки. Рисунок, созданный в Paint, можно вставить в другой документ или использовать как фоновый рисунок рабочего стола. Paint позволяет также просматривать и изменять фотографии, снятые сканером.

Обновление Windows 98

Программа обновления Windows Update является интерактивным расширением Windows 98, по-могающим обеспечить более быструю и надежную работу компьютера. Узел обновления Win-dows является центральным хранилищем средств расширения продукта и специальных файлов, подходящих для компьютера пользователя. В число расширений продукта входят пакеты обслу-живания (service pack), системные файлы, драйверы устройств и новые средства Windows 98.

Программа Windows Update показывает примерное время загрузки, а также выводит сообщение, если выбранное обновление уже установлено на компьютере пользователя. Допускается выбор для установки одного или нескольких элементов.

Чтобы открыть Web-узел обновления Windows, нажмите кнопку Пуск и выберите команду Windows Update.

Использование редактора WordPad Текстовый редактор WordPad предназначен для работы с небольшими документами. WordPad поддерживает форматирование документов с использова-нием различных шрифтов и стилей абзаца.

Использование блокнота Блокнот предназначен для создания и редактирования текстовых файлов, не требующих форматирования и не превышающих по размеру 64 Кбайт. Блокнот рабо-тает только с файлами в формате ASCII (простой текст). Если файл требует форматирования текста или превышает по размеру 64 Кбайт, следует использовать текстовый редактор WordPad.

Использование калькулятора Калькулятор имеет два режима работы: обычный, предназна-ченный для простейших вычислений, и инженерный, который обеспечивает доступ ко многим математическим (в том числе и статистическим) функциям.

Использование портфеля Портфель удобен при работе с несколькими копиями одних и тех же документов на разных компьютерах. Он позволяет, например, согласовать между собой копии документов на переносном и настольном компьютерах.

Microsoft Word 97

Возможности Microsoft Word 97

Ниже перечислены основные возможности Word 97 и даны рекомендации по их применению. Следует отметить, что некоторые из них появились еще в Word 95.

Автоматизация выполнения задач и получение помощи

В Word 97 имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач.

Автозамена

Ниже перечислены некоторые типы ошибок, которые могут быть исправлены автоматически при вводе:

· Последствия случайного нажатия клавиши CAPS LOCK (впервые появилась в Word 95). 

· Типичные опечатки в словосочетаниях.

· Грамматически не сочетаемые пары слов.

Автоформат при вводе

В Word предусмотрена возможность автоматического форматирования текста при вводе.

· Автоматическое создание нумерованных и маркированных списков (впервые появилось в Word 95). Например, если в начале первого элемента списка ввести звездочку, будет создан маркированный список.

· Автоматическое создание границ (впервые появилось в Word 95). Например, если ввести три и большее число дефисов (-) или знаков равенства (=) подряд, а затем нажать клавишу ENTER, будет автоматически создана одинарная или двойная граница.

· Автоматическое присвоение тексту встроенных стилей (впервые появилось в Word 95). Например, если завершить строку текста не знаком препинания, а двойным нажатием клавиши ENTER, ей будет автоматически присвоен стиль «Заголовок 1».

· Автоматическое форматирование порядковых номеров и дробей (впервые появилось в Word 95; применимо только к английскому тексту). Например, сочетание «1st» автоматически за-меняется сочетанием, а дробь «1/4» — символом ј.

· Автоматическое оформление сетевых путей и адресов Интернета (например, \\Reports\May\Week1.doc и http: //www.microsoft.com/) как гиперссылок. При выборе гипер-ссылки на адрес Интернета автоматически запускается имеющееся средство просмотра Web и открывается указанная Web-страница. При выборе гиперссылки на сетевой путь автомати-чески запускается программа, необходимая для открытия файла назначения, и открывается указанный файл.

· Автоматическое применение форматирования, используемого для оформления начала первого элемента списка, к началу последующих элементов этого списка.

· Автоматическое изменение начертания символов.

· Автоматическое преобразование последовательности плюсов и дефисов (+----+----+) в таблицу. Каждой паре плюсов (+) соответствует один столбец.

· Автоматическая замена пробелов в начале элемента маркированного или нумерованного списка соответствующим отступом слева.

Автозаполнение

Автоматическое предложение полного варианта слова или фразы после ввода нескольких пер-вых букв. Чтобы принять предложенный вариант, нажмите клавишу ENTER. Ниже перечислены некоторые элементы, к которым применимо автозаполнение:

· текущая дата;

· дни недели;

· названия месяцев;

· имя автора и название организации;

· элементы списка автотекста.

Автореферат

В Word 97 появилась возможность выполнения статистического и лингвистического анализа до-кумента с целью выделения его ключевых положений. На основании этого анализа составляется реферат. Таким образом можно выделить ключевые положения в электронном документе и про-сматривать его с разной степенью детализации или поместить автоматически составленный ре-ферат в отдельный документ. Размер реферата устанавливается пользователем и может варьиро-ваться.

При составлении рефератов необходимо соблюдать законы об авторском праве. Ответственность за точность реферата возлагается не на программу, а на пользователя.

Автоматическое создание и предварительный просмотр стилей

При работе со стилями в Word 97 используйте следующие новые возможности:

· В случае применения нового форматирования к тексту автоматически создается новый стиль.

· В случае изменения форматирования текста соответствующие изменения автоматически вносятся в определение стиля.

· Список стилей на панели форматирования содержит образцы стилей.

Мастер писем

Мастер писем позволяет легко и быстро создать нужное письмо путем выбора готовых элемен-тов письма. Кроме того, раз введенные сведения об адресате (имя, фамилия, адрес, должность и т. п.) автоматически сохраняются. При создании следующего письма этому адресату достаточно будет выбрать его имя из списка; все остальные данные будут добавлены автоматически.

Помощник

Новое средство Office 97 — помощник — использует технологию IntelliSense™. Его основное назначение — автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи. Например, если помощник решит, что вы собираетесь приступить к созданию письма, то предложит запустить мастера писем. Помощник является основным средством получения справочных сведений о работе в Word 97, а также советов по повышению эффективности работы, наглядных примеров и пошаговых инструкций по выполнению конкретных задач.

Проверка правописания

Ниже перечислены основные средства проверки правописания и правки текста, используемые в Word 97.

Средство        Описание

Проверка орфографии при вводе   Проверка грамматики при вводе   Пропуск определенных элементов текста при проверке правописания   Проверка грамматики     Совместная проверка орфографии и грамматики

Проверка на наличие орфографических ошибок по ходу ввода текста и выделение возможных ошибок прямо в документе (впервые появилось в Word 95). Проверка на наличие грамматических ошибок по ходу ввода текста и выделение возможных ошибок прямо в документе. Как и при автоматической проверке орфографии, при проверке грамматики автоматически предлагаются возможные варианты правильного написания. Для вывода списка вариантов следует щелкнуть выделенный текст правой кнопкой мыши. По желанию пользователя при проверке орфографии пропускаются слова, состоящие из прописных букв и/или содержащие цифры. Пропуск имен файлов и адресов Инте-рнета. Выделение ошибок и автоматическое предложение вариантов правильного написания позволяет существенно сократить время правки. По сравнению с предыдущими версиями улучшен синтаксический анализ, более точными стали предлагаемые варианты правильного написания, а также расширен набор грамматических и стилистических правил. В тексте одновременно выполняется поиск и орфографических, и грамматических ошибок. Все ошибки устраняются за один сеанс проверки.

Таблицы, границы и заливка

В Word 97 появились следующие средства, упрощающие работу с таблицами, границами и заливкой.

Таблицы

Рисование таблиц              Ластик    Выравнивание по вертикали   Вертикальная ориентация текста     Изменение размера строки таблицы

Позволяет создавать таблицы — столбцы, строки и ячейки, — рисуя их с помощью мыши, как карандашом. Теперь отдельные ячейки таблицы могут иметь любую ширину и высоту. Позволяет легко удалить границу любой ячейки, строки или столбца таблицы, что дает тот же эффект, что и объединение ячеек. В предыдущих версиях Word можно было объединять только ячейки, находящиеся в одной строке. В Word 97 можно объединять любые соседние ячейки — как по вертикали, так и по горизонтали. Позволяет быстро выровнять содержимое выделенных ячеек таблицы по верхнему или нижнему краю либо по середине ячейки, используя кнопки выравнивания, расположенные на панели инструментов. Если текст в ячейках ориентирован вертикально, назначение этих кнопок меняется автоматически: используйте их для выравнивания по верхнему или нижнему краю либо по центру ячейки. Позволяет расположить вертикально (с поворотом на 90 градусов) текст в ячейках таблиц, надписях и рамках. Это средство может оказаться очень полезным при создании наклеек, а также печатных документов, содержащих сведения об авторских правах и т. п., расположенные вертикально. Позволяет регулировать высоту любой строки непосредственно в таблице посредством перетаскивания границы строки вверх или вниз подобно тому, как можно изменить ширину столбца. Если при перетаскивании удерживать нажатой клавишу ALT, на вертикальной линейке будет показана фактическая высота строки.

Границы и заливка

Средство Новые типы границ           Границы страниц             Границы текста     Заливка текста

Описание Для оформления документов предлагается более 150 раз-личных типов границ, в том числе объемные границы и границы, состоящие из нескольких линий, которые особен-но популярны в профессиональных документах. Позволяет создать границу вокруг каждой страницы. В до-полнение к 150 новым типам границ предлагаются более 160 типов графических границ страницы. Также существу-ет возможность настройки границ страниц. Позволяет при-менить границы к отдельным словам и символам внутри абзаца. При этом можно использовать любые имеющиеся типы границ. Позволяет выделить наиболее важные фрагменты докуме-нта, к которым следует привлечь внимание других пользо-вателей. В Word 97 заливку можно применить не только ко всему абзацу, но и к отдельным словам и символам внутри абзаца. При этом можно использовать любые имеющиеся типы заливки.

Рисование В Word 97 предлагается новый набор графических средств, с помощью которых можно легко украсить текст и рисунки путем добавления объема, тени, текстурных и прозрач-ных заливок, а также автофигур.

Графический редактор Office     Связанные надписи     Обтекание текстом любых объектов

Предоставляет большое число разнообразных инструмен-тов рисования, расположенных на панели инструментов Рисование. Для украшения текста и рисунков предлагают-ся 100 настраиваемых автофигур, 4 вида заливки (многоц-ветная градиентная, узорная, прозрачная и рисунком), а также добавление тени и объема. Графический редактор Office обладает мощными и разнообразными возможностя-ми, он заменил графический редактор Word и применяется во всех приложениях Microsoft Office. Рисунки Графичес-кий редактор Office обеспечивает всю гибкость, необходи-мую для успешной работы с рисунками, Надписи  Надписи используются вместо рамок; к ним применимы все возможности графического редактора Office, в том числе добавление объема, заливки и фона, а также вращение, изменение размеров и обрезка. Для организации перетекания текста между несколькими позициями в документе следует разместить надписи, а за-тем установить между ними связи. При добавлении строк в связанную надпись текст автоматически перетекает в сле-дующую надпись. При удалении строк из надписи в нее перетекает текст из следующей надписи. Документ может содержать несколько составных цепочек надписей. Связи не обязательно должны быть расставлены в прямом на-правлении. Существует возможность обтекания текстом объектов любой формы и размеров. Текст может обтекать объект непосредственно по его контуру.

Просмотр электронных документов

В Word 97 имеется набор разнообразных средств, упрощающих просмотр электронных доку-ментам.

Режим электронного документа               Схема документа               Гиперссылки        Перекрестные гиперссылки                    Фон документа    Анимация текста Переход по объектам          Устройство Microsoft IntelliMouse

Оптимальный режим для просмотра электронных документов на экране. Для изображения текста документа используется более крупный шрифт, а слова переносятся по границе окна. Позволяет мгновенно получить доступ к любой части документа. Окно документа разделяется на две области: в левой части отображается схема документа, а в правой части — текст документа. Схема документа представляет собой изображение структуры документа, составленной по заголовкам. Она позволяет быстро просмотреть структуру документа, перейти к нужной части документа одним щелчком мыши и определить свое положение в документе. Текущее положение в документе выделено на схеме документа контрастным цветом. Установка связи с любым файлом — файлом Microsoft Office, файлом в формате HTML или другим файлом, — расположенным на любом внутреннем или внешнем Web-узле или файловом сервере. Чтобы перейти к месту назначения, достаточно щелкнуть гиперссылку. Word автоматически распознает сетевые пути, а также адреса электронной почты и Интернета, и форматирует их как гиперссылки. Создание в документе, предназначенном для просмотра на экране, «живых» перекрестных ссылок путем преобразования перекрестных ссылок в гиперссылки. Чтобы перейти к тексту, на который указывает гиперссылка, не нужно прокручивать весь документ. Теперь для этого достаточно щелкнуть перекрестную ссылку и перемещаться вперед и назад по связанным абзацам с помощью панели Web. Чтобы сделать документы Word и Web-страницы более привлекательными, используйте различные виды фона, в том числе текстурную заливку. Фон, добавленный с помощью команды Фон (меню Формат), отображается только в режиме электронного документа и не выводится на печать. Добавление эффектов анимации к тексту. Перемещение по объектам, расположенным в документе, с помощью полосы прокрутки. При этом можно выбрать тип объектов, по которым следует осуществлять перемещение: страницы, разделы, примечания, обычные и концевые сноски, поля, таблицы, рисунки, заголовки и исправления. Например, чтобы просмотреть все таблицы в документе, следует выбрать режим Переход по таблицам. Microsoft IntelliMouse — это устройство типа «мышь», позволяющее выполнять прокрутку и изменение масштаба документа. Кроме того, с его помощью можно изменять степень детализации при просмотре документа в режиме структуры или автореферата.

Открытие, создание и сохранение документа.

Открытие документа

Диалоговое окно Открытие документа Word позволяет открывать документы, располагающиеся в различных областях. Можно открывать документы, хранящиеся на жестком диске компьютера или на сетевом диске, к которому имеется доступ. Кроме того, можно открывать документы в сети, даже если связь с сетевым сервером отсутствует, если в сети поддерживаются адреса UNC.

Если документ хранится на жестком диске компьютера или на сетевом диске, к которому имеется доступ для записи, его можно открыть как копию, если для работы требуется не оригинал, а копия. И, независимо от расположения документа, его можно открыть в режиме «только для чтения», что предохраняет оригинал от случайных изменений.

Если для сохранения нескольких вариантов документа используется команда Версии (меню Файл), можно вернуться и открыть предыдущую версию документа.

Создание нового документа

1. В меню Файл выберите команду Создать.

2. Чтобы создать новый документ, выберите вкладку Общие и щелкните дважды значок «Новый документ».

Чтобы создать документ с помощью шаблона или мастера, выберите вкладку, соответствующую типу документа, который требуется создать, и щелкните дважды значок шаблона или мастера, который предполагается использовать.

q Создание письма

Мастер писем Word позволит написать письмо быстро и легко. Мастер предоставляет часто используемые элементы письма ѕ например, приветствия и заключительные слова ѕ которые можно выбрать из списка. Кроме того, в мастере письмо можно структурировать с помощью имеющихся стилей.

1. Чтобы создать письмо с помощью мастера писем, выберите команду Создать в меню Файл, а затем — значок Мастер писем на вкладке Письма и факсы.

2. Следуйте указаниям мастера писем. Чтобы пропустить шаг или перейти к особой панели, выберите соответствующую вкладку.

q Создание служебных записок

Мастер записок помогает быстро создавать списки рассылки, форматировать служебные записки и автоматически добавлять заголовки и другие часто используемые элементы, например дату, тему и инициалы машинистки. Мастер также позволяет рассылать записки по электронной почте или факсу. Последнее возможно только при наличии в компьютере электронной почты или средства для отправления факсимильных сообщений.

1. Выберите команду Создать в меню Файл.

2. Выберите вкладку Записки.

3. Дважды щелкните значок Мастер записок.

4. Следуйте указаниям мастера.

q Создание шаблона

В шаблонах хранятся стандартные тексты, настраиваемые панели инструментов, макросы, сочетания клавиш, стили и элементы списка автотекста. Наиболее простой способ создать шаблон — это открыть документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его как шаблон.

Если сохранить шаблон в папке «Шаблоны», то он появится на вкладке Общие при выборе команды Создать (меню Файл). Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды Создать он появится на вкладке с соответствующим названием.

1. Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ.

2. Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку OK.

3. Выберите команду Сохранить как в меню Файл.

4. Выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла. Это значение автоматически появится при сохранении файла, для которого при создании был установлен тип Шаблон.

5. По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.

6. Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

7. Добавьте текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все элементы, которые не должны появляться в документах.

8. Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

9. Нажмите кнопку Сохранить, а затем выберите команду Закрыть в меню Файл.

q Создание резюме

Мастер резюме помогает организовать сведения об образовании, навыках и опыте работы, необходимые для написания резюме для нужного вида работы. Он предоставляет несколько встроенных заголовков, которые могут быть расположены в произвольном порядке, а также позволяет вставлять дополнительные заголовки. Кроме того, существует возможность создания титульного письма и посылки резюме по электронной почте или факсу. Последнее возможно только при наличии в компьютере электронной почты или средства для отправления факсимильных сообщений.

1. Выберите команду Создать в меню Файл.

2. Выберите вкладку Другие документы.

3. Дважды щелкните значок Мастер резюме.

4. Следуйте указаниям мастера.

q Создание бюллетеней

Мастер бюллетеней помогает создать информационный бюллетень, содержащий несколько столбцов текста, рисунки, заголовки и плавающий текст. После создания бюллетеня в нем можно изменить размер шрифта и другие параметры форматирования, а также добавить графические эффекты и рисунки, которые могут быть как черно-белыми, так и цветными. Кроме того, в бюллетене можно предусмотреть место для почтовых наклеек.

1. Выберите команду Создать в меню Файл.

2. Выберите вкладку Публикации.

3. Дважды щелкните значок Мастер бюллетеней.

4. Следуйте указаниям мастера.

q Быстрое создание писем, записок и других документов

Использование шаблонов и мастеров позволяет экономить время при создании стандартных документов. Часть шаблонов и мастеров устанавливается при выполнении типичной установки, другая часть — только при выборочной установке; некоторые шаблоны поставляются на компакт-дисках с Office 97 ValuPack и через Microsoft Web. Чтобы определить, какие шаблоны и мастера имеются в наличии, выполните следующие действия:

· Запустите программу установки и выберите дополнительные шаблоны и мастера.

· При наличии Microsoft Office на компакт-диске скопируйте требуемые мастера и шаблоны из папки ValuPack\Templates в соответствующую папку, вложенную в папку «Шаблоны» на жестком диске.

· Если компьютер подсоединен к Web, выберите команду Microsoft на Web в меню Справка, а затем — команду Бесплатные материалы. Следуя указаниям с Web-страницы, скопируйте на свой компьютер требуемые шаблоны и мастера.

Вот неполный перечень документов, которые могут быть созданы с помощью шаблонов и мастеров: юридические документы, служебные записки, письма, факсимильные сообщения, отчеты, диссертации, справочники, бюллетени, руководства, брошюры, календари, Web-страницы, расписания, повестки дня, резюме, заказы и счета-фактуры. Убедившись, что требуемый мастер или шаблон установлен, выберите команду Создать в меню Файл, перейдите на вкладку, соответствующую требуемому типу документа, и дважды щелкните необходимый шаблон или мастер.

q Вставка другого документа в открытый документ

1. Установите курсор туда, куда следует вставить другой документ.

2. Выберите команду Файл в меню Вставка.

3. Введите имя файла, который требуется вставить, в поле Имя файла.

Сохранение документа

В редакторе Word предусмотрена возможность сохранения активного документа, то есть документа, с которым в настоящий момент ведется работа, вне зависимости от того, является ли он вновь созданным или нет. Существует возможность сохранения всех открытых документов одновременно. Кроме того, можно сохранить копию активного документа под другим именем и в другом месте.

Документ можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было использовать в других программах. Например, документ Word можно сохранить в формате, предусмотренном в предыдущих версиях Word, Microsoft Works или WordPerfect. В редакторе Word можно открывать документы, созданные в других программах, работать с ними и сохранять их в исходном формате. Документ может быть сохранен с любым расширением без изменения его формата.

В редакторе Word предусмотрено автоматическое сохранение документов. Это дает возможность восстановить документ в случае, если выполнение программы будет прервано по причине сбоя или при внезапном отключении электричества. Если включено автосохранение, внесенные в документ изменения сохраняются во временный файл с указанной частотой. Если при включенном автосохранении программа Word перестала отвечать на сигналы и пришлось перезагрузить компьютер, при повторном запуске Word автоматически открываются временные файлы. Содержимое временных файлов соответствует последним сохраненным автоматически изменениям в документе. Использование автосохранения не избавляет от необходимости сохранять открытый документ обычным способом; временные файлы удаляются при закрытии или сохранении документа.

В редакторе Word можно установить автоматическое создание резервной копии при каждом сохранении документа. Резервная копия представляет собой предыдущую версию документа, что позволяет сохранить как текущие сведения, так и сведения, сохраненные ранее.

Предусмотрена возможность записи нескольких версий документа при сохранении последнего. Если сохранены несколько версий документа, имеется возможность вернуться к предыдущей или более ранней версии и открыть, распечатать или удалить ее.

q Закрытие документа Выберите команду Закрыть в меню Файл. Чтобы закрыть все открытые документы, не завершая работу с программой, нажмите клавишу SHIFT и выберите команду Закрыть все в меню Файл.

q Присвоение имени документу Документу можно присвоить длинное имя, которое служит его описанием. Это упрощает поиск документов. Полное имя файла, включающее имена диска, сервера, промежуточных папок и собственно файла, может включать до 255 символов. Имена файлов не должны содержать следующие символы: правую и левую косую черту (/ и \), знак «больше» (> ), знак «меньше» (< ), звездочку (*), точку (.), вопросительный знак (? ), кавычки («), вертикальную черту (|), двоеточие (: ) или точку с запятой(; ).

q Выбор места для хранения документов По умолчанию при первом открытии диалоговых окон Открытие документа и Сохранение документа после запуска Word текущей является папка «Мои документы». Папка «Мои документы» находится в корневом каталоге и представляет собой удобное место для хранения документов, книг, презентаций, баз данных и других файлов, с которыми обычно приходится работать. Папка «Избранное» подходит для хранения ярлыков часто используемых файлов и папок, в том числе расположенных в удаленных сетевых каталогах. При этом исходные папки и файлы не перемещаются; напротив, ярлык представляет собой ссылку на них. Ярлыки, хранящиеся в папке «Избранное», позволяют быстро перейти к нужному файлу, не тратя время на его поиск.

q Различие между быстрым и полным сохранением Если на вкладке Сохранение диалогового окна Параметры (меню Сервис) установлен флажок Разрешить быстрое сохранение, сохраняются только внесенные в документ изменения. Это требует меньше времени, чем полное сохранение файла, при котором сохраняется весь исправленный документ. Флажок Разрешить быстрое сохранение полезно устанавливать при работе с большими документами. Однако для быстрого сохранения требуется больше места на диске, чем для полного сохранения. При работе с сетевым документом лучше снять флажок Разрешить быстрое сохранение. Полное сохранение документа необходимо производить в следующих случаях:

· перед передачей другим пользователям;

· при завершении работы с документом и при его первом сохранении;

· перед запуском задачи, требующей большого объема памяти, например, поиска текста или составления индекса;

· перед переносом текста в другую программу;

· перед преобразованием текста в другой формат.

q Поиск файлов (программа)

Для поиска файлов на сетевом или жестком диске используйте диалоговое окно Открытие документа (меню Файл). Поиск файла может производиться по имени, типу, дате последнего изменения, по наличию в файле определенного текста или по указанным свойствам файла. Чтобы найти файл по заданным свойствам, например, по имени автора, теме или заголовку, или по свойствам, не относящимся к тексту, например, по дате создания, следует нажать кнопку Отбор. Свойствами файла называются сведения, упрощающие его поиск, такие как описание, имя автора, тема, ключевые слова и т. п.

Некоторые свойства, например размер файла, дата создания и вид файла, добавляются автоматически при сохранении файла. Дополнительные свойства файла, например, описание и ключевые слова, однозначно его определяющие, можно ввести вручную. С помощью этих сведений впоследствии файл будет легче найти.

Условия, используемые в процессе поиска файла, можно сохранить, а также изменить или удалить.

Для ускорения поиска файла с помощью диалогового окна Открытие документа к программам MS Office прилагается служебная программа Поиск файлов. Для ее запуска дважды щелкните значок Поиск файлов на панели управления Windows. В этой программе для ускорения поиска создаются индексы по содержанию и/или по свойствам. Для получения дополнительных сведений об использовании этой программы используйте команды меню Справка в диалоговом окне Поиск файлов.

q Свойства документа

Свойства документов — название, автор, тема, ключевые слова, дата последнего изменения и т. п. — служат для упрощения поиска документов. Свойства можно определить для текущего файла и для любого другого файла Microsoft Office. Кроме того, предусмотрена возможность создания дополнительных свойств файла, которые можно связать с определенными элементами файла. Чтобы не забывать указывать свойства для каждого файла, установите флажок Предлагать заполнение свойств документа на вкладке Сохранение (меню Сервис, команда Параметры).

Ниже перечислены типы свойств файлов.

· Стандартные свойства файла: автор, название, тема и т. п. Для ввода этих свойств предусмотрены специальные поля. Например, всем документам Word, используемым при работе с клиентами, можно присвоить ключевое слово «клиенты», чтобы иметь возможность впоследствии организовывать поиск таких файлов по этому ключевому слову.

· Пользовательские свойства файла. Для файлов можно создать пользовательские свойства, содержащие любое значение, присвоенное файлу, или связанные с определенными элементами файла, например, с именованной ячейкой листа Microsoft Excel, выделенным объектом презентации PowerPoint или закладкой в документе Word. Например, в Microsoft Excel можно создать пользовательское свойство файла, присущее всем файлам бюджета и связанное с ячейкой, содержащей итоговую сумму. Теперь с помощью этого свойства можно организовать поиск файлов бюджета, в которых итоговая сумма превышает определенный уровень.

· Автоматически обновляемые свойства файлов. Статистические данные, такие как размер файла, дата создания и дата последнего изменения, являются свойствами файла, которые регистрируются и обновляются автоматически. Эти свойства позволяют отобрать все файлы, созданные, например, после 3 марта 1996 года или измененные последний раз вчера.

Ввод, перемещение и выделение.

Режим замены

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Правка.

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Поделиться: